Hur kunskapen hanteras påverkar alla delar av organisationen – människor, processer, produkter och tjänster. Och precis som med allt annat spelar det roll hur den lagras.
Idag tittar vi på hur ett kunskapshanteringssystem kan göra skillnaden mellan en produktiv och en improduktiv personalstyrka.
- Samarbete
Information och kunskap kan – och används oftast – för samarbete. Att dela dem är kärnan i samarbetet – det är där diskussionen börjar, där idéer föds, uppgifter fördelas och alla börjar bidra. Det går som smort när människor har tillgång till samma information, men ofta har de inte det.
Med hundratals dokumentversioner som cirkulerar och teammedlemmar som inte är säkra på vilken som är den senaste kan samarbetet (och kommer troligtvis att) bli rörigt (för att uttrycka det milt). Informationssilor är ett annat hinder för att bygga en samarbetskultur, vilket hindrar teammedlemmarna från att fatta välgrundade beslut.
En informationssilo är en isolerad informationsenhet som inte fritt kan samverka med relaterade informationsflöden. Det är också den utmaning inom kunskapshantering som 54 % av organisationerna står inför och som kan kosta dem upp till 1,5 miljoner dollar per år. Siloer inom kommunikation och samarbete kan också leda till:
- Bristande samstämmighet bland medarbetarna
- Att teammedlemmarna har olika prioriteringar
Kunskapshanteringssystem hjälper dig att skapa en kultur för kunskapsdelning där kunskapen är tillgänglig för alla inom organisationen. Det gör kunskapen tillgänglig för att underlätta samarbetet – det blir enkelt att hitta informationen, den är välorganiserad och alla kan utgå från den.
- Beslutsprocessen
Nämnde vi något om att fatta välgrundade beslut? Programvara för kunskapshantering sprider information så att den blir tillgänglig för alla i organisationen. Så... vilken inverkan har kunskapshantering på beslutsfattandet?
- Det skapar en gemensam källa till sanning som tillhandahåller aktuell information som används i beslutsprocessen.
- Det gör processerna smidiga genom att påskynda tillgången till information. Att ha flera dokumentversioner som cirkulerar utan tydlig ordning skapar förvirring. Det sparar tid som medarbetarna hellre skulle ägna åt att vara produktiva.
Vad innebär det? Bättre beslut fattas snabbare.
- Gör din interna kommunikation till en enda källa till sanning
När du hör ”kunskapshantering” får du förmodligen känslan av att det handlar om att organisera torra fakta. Men det handlar inte bara om att lagra och dela filer, utan också om den kommunikation som kretsar kring detta. Oavsett om det gäller statisk eller dynamisk kommunikation innebär kunskapsdelning öppenhet.
Hur ser transparens ut vid kunskapsdelning uppifrån och ner?
- Kunskapen är platsoberoende
- Resurserna är tillgängliga för alla när som helst
- Demokratiserad innehållsskapande
- Förenklad projektledning
- Avdelningssidor och automatiserad introduktion: om Susan från marknadsavdelningen är ny i teamet och ännu inte är bekant med HR-riktlinjerna kan hon hitta dem på sidorna, där statisk information placeras. Hon skulle inte behöva slösa tid på att bläddra oändligt i Slack i hopp om att någon har lagt upp information om det.
För att säkerställa att det inte bara är organisationen som kommunicerar med sina medarbetare, utan även att medarbetarna kan dela sina tankar och åsikter med företaget, behöver kunskapshanteringssystem – i sin roll som gemensamma kommunikationshubbar – även stödja bottom-up-kommunikation. Så vilken inverkan har bottom-up-kommunikation på kunskapsdelningen?
- Kanaler med dynamisk kommunikation är den plats där medarbetarna kan dela kunskap och diskutera den i kommentarerna.
- Medarbetarna uttrycker sina åsikter, ger feedback och delar med sig av sina insikter.
- När medarbetarna känner sig delaktiga och uppdaterade om vad som händer i företaget blir de mer produktiva.
- Kanaler med dynamisk kommunikation är den plats där medarbetare kan dela kunskap och föra meningsfulla diskussioner kring den i kommentarerna.
- En övergång från en ”fråga”-kultur till en ”sök”-kultur
Vi slår vad om att du har haft (eller har just nu!) den där personen på företaget som alltid ber dig skicka en länk till dokument eller mappar eftersom hen aldrig vet hur man hittar dem, och du hjälper alltid till eftersom det är det man gör när man är snäll, men tänk dig nu att det är hela personalens inställning. Då har du att göra med en ”fråga”-kultur i motsats till en ”sök”-kultur.
Sökningskulturer frodas där informationen är organiserad på ett sätt som gör det snabbt och enkelt att hitta den; följaktligen behöver folk inte fråga runt eftersom de vet hur de ska hitta det de letar efter på egen hand. Det är den bästa kulturen att bygga upp när det gäller kunskapshantering, men också den svåraste – och kunskapshanteringssystemet finns till för att hjälpa dig att påverka den kulturella förändringen:
- Det fungerar som organisationens eget wiki-verktyg och gör den kunskap som dina medarbetare behöver lättillgänglig, så att alla kan fokusera på sina egna uppgifter. Med andra ord har kunskapshantering en direkt inverkan på produktiviteten.
- Det förhindrar kunskapsförlust. Kunskapen finns fortfarande tillgänglig även efter att medarbetare har lämnat organisationen. Utan en ordentlig kunskapsbas försvinner medarbetarens kunskap när hen slutar.
- Det hjälper dig att säga vad du vill säga. Du vill att dina värderingar, din kultur och dina resurser ska vara starka och beständiga. Det bästa kunskapshanteringssystemet blir ett verktyg för ditt företag att styra berättelsen och erbjuda en enda sanningkälla för alla medarbetare.
Så här kan man sammanfatta det
När verksamheten växer ökar också den kunskap som delas. Hur du hanterar den har stor betydelse – det avgör hur information hittas, delas och lagras i din organisation. Dina medarbetare är delaktiga i denna process, och hur de interagerar med kunskapen syns i deras arbete: från dagliga uppgifter till deras motivation och engagemang för innehållet.
Vanliga frågor
Hur förbättrar ett kunskapshanteringssystem samarbetet? Ett kunskapshanteringssystem ger alla tillgång till samma information istället för utspridda dokumentversioner och informationssilos, vilket vanligtvis gör samarbetet rörigt och hindrar teammedlemmarna från att fatta välgrundade beslut.
Vad är en informationssilo, och varför är den viktig? En informationssilo är en isolerad informationsenhet som inte fritt kan kopplas samman med relaterade informationsflöden. Det är en vanlig utmaning inom kunskapshantering, och det kan också leda till bristande samordning bland medarbetarna och felaktigt anpassade prioriteringar mellan teamen.
Hur påverkar kunskapshanteringen beslutsfattandet? Den skapar en enda tillförlitlig källa med aktuell information och påskyndar åtkomsten till den informationen istället för att låta människor behöva söka igenom flera dokumentversioner, vilket innebär att bättre beslut fattas snabbare.
Vad är skillnaden mellan kunskapsdelning uppifrån och ned och nedifrån och upp? Delning uppifrån och ned gör resurser som riktlinjer och statisk information platsoberoende och tillgänglig för alla när som helst, medan delning nedifrån och upp sker i kanaler där medarbetarna diskuterar, ger feedback och delar insikter, vilket gör att människor känner sig mer sammankopplade och produktiva.
Vad är skillnaden mellan en ”fråga”-kultur och en ”sök”-kultur? I en ”fråga”-kultur förlitar sig medarbetarna på att kollegor ska hänvisa dem till dokument eftersom de inte kan hitta dem på egen hand. I en ”sök”-kultur är informationen så väl organiserad att människor själva kan hitta det de behöver, vilket är den svårare men mer produktiva kulturen att bygga upp.
Vad händer med kunskapen när en medarbetare lämnar organisationen? Utan en ordentlig kunskapsbas försvinner medarbetarens kunskap tillsammans med hen. Ett kunskapshanteringssystem förhindrar detta kunskapsbortfall genom att hålla informationen tillgänglig och sökbar även efter att medarbetaren har slutat.
