Distansarbete är här för att stanna, och även om det finns många fördelar med att arbeta på distans krävs det en medveten ansträngning för att hålla fokus hemma. En av de främsta anledningarna till att arbeta på distans är att man vill tillbringa mer tid hemma och mindre tid på pendling, men mellan familjeåtaganden och hushållssysslor är det lätt att bli distraherad. Nedan följer 10 tips för att hålla fokus när du arbetar hemifrån.
1. Skapa ett hemmakontor
Många moderna kontor är utformade för att maximera medarbetarnas produktivitet, men våra hem saknar dessa innovationer. Utan en fysisk avgränsning som ett kontor eller ett bås är det frestande att arbeta från soffan i vardagsrummet. Att ha en särskild plats för distansarbete ger människor ett bekvämt och lugnt utrymme att arbeta med uppgifter och ringa telefon- eller videosamtal. Helst bör man använda ett extra rum med dörr för att minska bullret – detta är särskilt viktigt om man bor med familjemedlemmar eller rumskamrater och behöver avskildhet.
2. Planera arbetet med att-göra-listor
Appar som Google Kalender kan hjälpa distansarbetare att planera in fasta tider för att arbeta med uppgifter. Om du redan använder Googles samarbetsverktyg och intranätlösningar kan du använda Google Kalender för att skapa ett arbetsschema och ställa in viktiga påminnelser. Med tidsblockering kan användare avsätta tidsperioder för att arbeta med specifika projekt. Glöm inte att räkna in tid för lunchpauser och personliga ärenden, som att hämta barnen från skolan – detta ger distansarbetare möjlighet att upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv.
3. Fastställ bestämda arbetstider
Vissa vänner och familjemedlemmar antar att hemarbete innebär att du har gott om tid för frekventa lunch- eller kaffepauser för att umgås, vilket är anledningen till att distansarbetare behöver lära sig att sätta gränser. När du väl har planerat din arbetsdag, gör ditt bästa för att hålla dig till den. Vissa företag låter medarbetarna välja sina egna arbetstider, så försök ta reda på när du är som mest produktiv – arbetar du bäst tidigt på morgonen eller senare på eftermiddagen? Svaret kan hjälpa dig att fastställa fasta arbetstider.
4. Håll kontakten med kollegor
Ett av de största problemen som distansarbetare står inför är att hålla kontakten med kollegor och teammedlemmar. Sociala intranätlösningar, videokonferenser och chattprogram är några av de bästa ersättningarna för fysiska möten, eftersom de gör det möjligt för teamen att se och prata med varandra samtidigt som de delar presentationer i realtid.
Men bara för att distansarbetande team kan kommunicera när som helst betyder det inte att detta alltid är produktivt. Överdriven kommunikation kan i sig vara en distraktion – distansarbetare bör vara överens om hur mycket tid som ska ägnas åt arbete och hur mycket tid som ska avsättas för att skicka och svara på meddelanden.
5. Hantera dina enheter
Smartphones och andra enheter har blivit oumbärliga verktyg i vår vardag, men de kan orsaka allvarliga distraktioner. För att minska distraktionerna och förbättra produktiviteten vid distansarbete kan medarbetarna behöva blockera åtkomsten till vissa webbplatser under arbetsdagen. Många webbläsartillägg och datorprogram kan blockera sociala medier, streamingtjänster och spelappar under vissa tider på dygnet.
6. Sätt på bakgrundsmusik för att öka koncentrationen
Musik har förmågan att skärpa din koncentration och förbättra ditt humör medan du arbetar. Även om låtar med mycket text kanske inte är det bästa sättet att få saker gjorda, är det att lyssna på lugn bakgrundsmusik ett utmärkt verktyg för att hjälpa medarbetare att fokusera på sina uppgifter samtidigt som störande ljud blockeras. Hörlurar ger också intrycket att man är fokuserad och inte intresserad av vardagliga samtal, vilket är användbart för vuxna som bor i ett delat hushåll.
7. Arbeta utanför hemmet
Ibland har distansarbetare svårt att hålla sig till uppgiften, oavsett om antalet distraktioner känns överväldigande eller bara frustrerande att hantera. Att komma ut ur huset håller medarbetarna pigga genom att ge dem en ny miljö att arbeta i. Lokala kaféer erbjuder till exempel ofta gratis wifi och färre störningar än en traditionell kontorsmiljö, och kontorshotell eller delade kontor erbjuder utrymmen för distansarbetare som inte vill vara ensamma.
8. Klä upp sig
Även om det inte finns någon enskild formel för att bli en effektiv distansarbetare är det avgörande att skapa en rutin. Det innebär att vakna och göra sig i ordning inför dagen. Den enkla handlingen att klä på sig gör det möjligt för den enskilde att övergå från privatlivet till ”arbetsläge”, och det är också ett sätt att se till att man ser professionell ut inför eventuella spontana videosamtal.
9. Använd rätt verktyg för distansarbete
Wi-Fi, molnlagring och andra avancerade digitala verktyg hjälper den genomsnittliga medarbetaren att arbeta hemifrån på ett hållbart sätt. Ett gemensamt företagsintranät är ett av de enklaste sätten för människor att hålla fokus och hålla kontakten med sina team – en digital arbetsplats där man kan komma åt filer, dela uppdateringar och samarbeta i projekt i realtid. När ett företag har implementerat intranätprogramvaran kan medarbetarna logga in från vilken enhet som helst och när som helst, vilket gör det viktigt för distansarbetare att utnyttja den tekniken till fullo för vardagliga uppgifter och för att hitta viktig företagsinformation.
10. Ta en paus
Det är normalt att känna sig stressad när man arbetar hemifrån. Att arbeta under långa perioder leder ofta till utbrändhet, vilket kan orsaka problem som huvudvärk och trötthet. Istället bör medarbetarna ägna en viss tid varje dag åt att ta avstånd från sin arbetsmiljö.
För att upprätthålla balansen mellan arbete och fritid bör du se till att ta små, schemalagda pauser. Res dig upp från skrivbordet och hämta nybryggt kaffe, meditera eller ta en promenad utomhus. Kom ihåg att informera dina team om dina schemalagda pauser, så att de inte försöker störa dig med telefonsamtal eller chattmeddelanden.
Håll fokus när du arbetar på distans
När du arbetar hemifrån finns det flera sätt att hålla fokus och hantera distraktioner. Ta dig tid att hitta de metoder som fungerar bäst för just dig.
Boka en personlig demo på och prata med en av våra medarbetare om intranätlösningar för företag redan idag.
Vanliga frågor
Hur kan jag inreda min hemmiljö för att undvika störningar när jag arbetar?
Börja med ett eget hemmakontor, helst ett extra rum med en dörr som stänger ute buller, särskilt om du bor med familj eller rumskamrater. Lugn bakgrundsmusik kan också hjälpa till att skärpa koncentrationen och stänga ute omgivningsljud, och om hemmet i sig är för störande kan ett kafé eller ett kontorshotell erbjuda en förändring av miljön med färre avbrott.
Vilka förändringar i rutiner och scheman hjälper distansarbetare att hålla sig till uppgifterna?
Att klä sig i lämpliga arbetskläder varje morgon hjälper dig att mentalt gå in i ”arbetsläge”, och att fastställa bestämda arbetstider utifrån när du faktiskt är som mest produktiv ger dagen struktur. Att avsätta tidsblock med ett verktyg som Google Kalender, samt planera in regelbundna pauser och informera ditt team om dem, kompletterar en rutin som faktiskt håller i längden.
Hur kan teknik och digitala verktyg förbättra produktiviteten vid distansarbete?
Ett gemensamt företagsintranät fungerar som en digital arbetsplats där medarbetarna kan samarbeta, dela uppdateringar och komma åt filer i realtid från vilken enhet som helst, och verktyg som videokonferenser och chatt ersätter fysiska möten på ett bra sätt. Det är värt att kombinera detta med tydliga riktlinjer för när man ska kommunicera respektive arbeta i lugn och ro, eftersom ständiga meddelanden i sig kan bli en distraktion.
Är överkommunikation verkligen en risk för distansarbetande team?
Ja – bara för att distansarbetande team kan skicka meddelanden till varandra när som helst betyder det inte att det alltid är produktivt. Att vara tydlig med ditt team om när det är dags för koncentrerat arbete och när du är tillgänglig för meddelanden hjälper till att förhindra att ständiga avbrott motverkar fördelen med att ha snabba kommunikationsverktyg.
