Het moeilijkste aan de aanschaf van een eerste intranet is niet het vergelijken van leveranciers. Het is juist weten waarop je ze daadwerkelijk moet beoordelen, aangezien er geen eerdere ervaring is om op terug te vallen en elke verkoopdemo er redelijk indrukwekkend uitziet als je nog niet weet wat er na de lancering vaak misgaat. Bedrijven die een intranet vervangen, beschikken over een vaste lijst met criteria, meestal gevormd door wat er de vorige keer specifiek misging. Wie voor het eerst een intranet aanschaft, begint met een schone lei, waardoor men zich gemakkelijk op de verkeerde zaken richt: een langere lijst met functies, een geliktere interface, een lagere catalogusprijs – geen van deze zaken is een betrouwbare voorspeller of het platform een jaar later nog steeds dagelijks in gebruik zal zijn.
Een nuttigere aanpak is om te toetsen aan de specifieke mankementen die de meeste eerste intranetten ten onder laten gaan, in plaats van aan een algemene checklist met functies. Vijf criteria zijn belangrijker dan de rest.
Hoeveel technische installatie is er daadwerkelijk voor nodig?
Het eerste wat de moeite waard is om te controleren, is in hoeverre de installatie afhankelijk is van IT, en hoeveel er zonder IT kan gebeuren. Veel platforms zien er in een demo eenvoudig uit, maar blijken onder de motorkap toch een flinke technische configuratie te vereisen: een apart identiteitssysteem dat moet worden ingericht, een machtigingsstructuur die helemaal vanaf nul moet worden opgebouwd, single sign-on die een eigen installatie en onderhoud vereist. Voor een bedrijf dat geen speciale IT-middelen over heeft, wordt dit stilletjes de doorslaggevende factor, ongeacht hoe goed het platform er verder uitziet, want een systeem dat niemand kan onderhouden, blijft niet lang bruikbaar.
Een betere toets is of het platform identiteit en machtigingen rechtstreeks kan overnemen van de bestaande productiviteitssuite van een bedrijf, in plaats van een tweede, parallel systeem op te zetten. Een bedrijf dat Google Workspace gebruikt en Happeo evalueert, kijkt bijvoorbeeld naar een platform waarbij inloggegevens, machtigingen en bestandstoegang allemaal rechtstreeks afkomstig zijn uit de reeds bestaande Google Workspace-configuratie, zonder dat er een tweede systeem is dat iemand moet configureren of op de lange termijn gesynchroniseerd moet houden. Die ene ontwerpkeuze neemt een hele categorie technische overhead weg die veel alternatieven simpelweg doorgeven aan degene die na de lancering het platform moet blijven beheren.
Of het aansluit bij de tools die medewerkers al dagelijks gebruiken
Het tweede punt dat moet worden beoordeeld, is of het intranet op een zinvolle manier aansluit bij de tools die medewerkers al gebruiken, of dat het weer een losstaande plek wordt die ze niet mogen vergeten te controleren. Dit is belangrijker voor een eerste intranet dan voor een vervangend intranet, omdat er nog geen bestaande gewoonte is om ‘het intranet te checken’ waarop een nieuw platform kan voortbouwen. Als het intranet niet op natuurlijke wijze aansluit bij de bestaande workflow van een medewerker, ontstaat de gewoonte om het te gebruiken vaak helemaal niet.
Een nuttige, concrete test hiervoor is de zoekfunctie. Bestrijkt de zoekfunctie van het platform alleen de eigen inhoud, of reikt deze ook tot in de tools waarop een bedrijf al vertrouwt voor het dagelijkse werk? De zoekfunctie van Happeo doorzoekt zowel de eigen inhoud als Gmail en Drive vanuit één enkele zoekbalk, zodat een medewerker niet van tevoren hoeft te weten in welk systeem het antwoord op zijn vraag te vinden is. Dat soort diepgaande integratie is een veel sterker signaal voor geschiktheid op de lange termijn dan een platform dat simpelweg een Google Doc als statische link insluit.
Of de structuur flexibel kan zijn naarmate het bedrijf er meer over leert
Het derde punt dat de moeite waard is om te controleren, en dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien, is in hoeverre het platform het toestaat dat de initiële structuur verkeerd is. Een nieuwe gebruiker neemt organisatorische beslissingen die nog niemand in het bedrijf eerder heeft genomen: wat geldt als een blijvend beleid en wat als een snelle update, wie is verantwoordelijk voor welke pagina, hoe moet de inhoud worden gegroepeerd. Sommige van die beslissingen zullen bij de eerste poging verkeerd zijn, bijna per definitie, omdat nog niemand weet waar medewerkers daadwerkelijk naar zullen zoeken.
De platforms die je hier beter kunt vermijden, zijn die welke een bedrijf vastpinnen op een starre structuur die tijdens de eerste installatie is vastgelegd, en waarbij het later veel moeite kost om deze te wijzigen. Waar je in plaats daarvan naar op zoek moet gaan, is een platform dat een redelijke startstructuur biedt zonder dat deze vanaf dag één perfect hoeft te zijn. De kant-en-klare sjablonen van Happeo voor HR, onboarding en algemene beleidsregels bieden een bedrijf een verstandige standaard om mee te beginnen, georganiseerd via Pagina’s, ruimtes en kanalen die aansluiten bij hoe lang een bepaald stukje informatie daadwerkelijk relevant moet blijven, terwijl het platform flexibel genoeg blijft om te reorganiseren naarmate echte gebruikspatronen naar voren komen, in plaats van vast te houden aan de aannames die in de eerste week zijn gedaan.
Wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor het bijhouden van de juistheid?
Het vierde criterium is verantwoordelijkheid, en dit is waarschijnlijk het criterium dat de meeste nieuwe kopers tijdens de evaluatie volledig over het hoofd zien, omdat het geen functie is die duidelijk naar voren komt in een productdemo. Een platform kan er op de lanceringsdag compleet en goed georganiseerd uitzien en toch binnen een jaar achteruitgaan als niemand specifiek verantwoordelijk is voor het actueel houden van een bepaalde pagina zodra de aanvankelijke opwinding is weggeëbd.
Het is de moeite waard om dit rechtstreeks te vragen: kan de verantwoordelijkheid voor specifieke inhoud worden toegewezen aan een specifieke persoon of een specifiek team binnen het platform zelf, en doet het platform iets om inhoud te markeren die verouderd is of geen duidelijke verantwoordelijke meer heeft? Happeo heeft beide functies rechtstreeks in het platform ingebouwd: het wijst individueel eigenaarschap toe aan pagina’s en ruimtes en gebruikt geautomatiseerde tools voor inhoudscontrole om pagina’s aan het licht te brengen die moeten worden herzien. Zo neemt het een aanzienlijk deel van het doorlopende onderhoudswerk voor zijn rekening dat een bedrijf zonder speciale middelen voor handmatige controles anders met de hand zou moeten doen – of, wat waarschijnlijker is, nooit zou toekomen aan het uitvoeren ervan.
Of iemand het over een jaar daadwerkelijk nog zal gebruiken
Het laatste criterium is datgene wat uiteindelijk bepaalt of al het andere ertoe deed: acceptatie. Een snelle, goed gestructureerde lancering die zes maanden later door niemand daadwerkelijk wordt gebruikt, stelt dezelfde mislukking alleen maar uit tot iets later. Het is de moeite waard om hier tijdens de evaluatie direct naar te vragen in plaats van ervan uit te gaan dat het vanzelf wel goed komt, aangezien de gebruiksgegevens van een platform – als een leverancier bereid is deze te delen – een van de eerlijkste signalen zijn die beschikbaar zijn voordat een aankoopbeslissing wordt genomen.
Het gemiddelde wekelijkse gebruikspercentage van Happeo onder zijn klanten is aanzienlijk hoger dan het wereldwijde gemiddelde voor sociale intranetplatforms in het algemeen. Dat verschil is een veelzeggend signaal van wat er daadwerkelijk gebeurt nadat het verkoopproces is afgerond, en het is voor een nieuwe koper een aanzienlijk nuttiger gegeven dan welke afzonderlijke functie op een vergelijkingsblad dan ook. De reputatie van het platform bij derden weerspiegelt hetzelfde patroon vanuit het perspectief van de recensenten: een beoordeling van 4,5 op 5 op G2 op basis van meer dan 150 beoordelingen, waarbij 95% van de recensenten het platform 4 of 5 sterren geeft en er geen beoordelingen met 1 ster zijn geregistreerd.
Beoordelen op wat er misgaat, niet op de lijst met functies
Elk van deze vijf criteria wijst op dezelfde onderliggende vraag: wat gaat er eigenlijk mis met een eerste intranet, en voorkomt dit specifieke platform dat? De meeste mislukken stilletjes, niet door een dramatische storing, maar door IT-kosten waarvoor niemand budget had gereserveerd, een structuur die te star is om aan te passen, inhoud waar niemand verantwoordelijk is voor het onderhoud, of simpelweg een lage acceptatiegraad waardoor een duur platform binnen een jaar vervaagt tot achtergrondruis.
Voor een bedrijf dat zijn eerste intranet evalueert, met name een dat al op Google Workspace is gebouwd, geeft het toetsen van een platform aan deze vijf specifieke risico’s een veel betrouwbaarder beeld dan het vergelijken van functielijsten of het bijwonen van weer een gelikte demo. De ontwerpkeuzes van Happeo, de native overerving van identiteiten, de diepgaande zoekintegratie, de flexibele structuur, de ingebouwde tools voor eigendom en een sterk trackrecord van daadwerkelijk gebruik pakken elk van deze risico’s direct aan. Dit is een wezenlijk ander aanbod dan een platform dat simpelweg beweert aan alle eisen te voldoen, zonder bewijs van hoe het zich houdt nadat de aankoopbeslissing is genomen.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste zaken om op te letten bij het kiezen van een eerste intranetplatform?
Vijf zaken zijn het belangrijkst: in hoeverre de technische installatie afhankelijk is van IT, of het platform aansluit bij de tools die medewerkers al dagelijks gebruiken, of de structuur flexibel mee kan groeien naarmate het bedrijf zich ontwikkelt, of het eigendom van content duidelijk kan worden toegewezen, en of mensen het na een jaar nog daadwerkelijk gebruiken. Samen zijn deze factoren een veel betere voorspeller van succes op de lange termijn dan een checklist met functies.
Waarom is de technische implementatie juist voor een nieuwe koper zo belangrijk?
Omdat een nieuwe koper doorgaans geen speciale IT-middelen over heeft voor het doorlopende onderhoud van het platform. Een platform dat identiteit en machtigingen overneemt van een bestaande productiviteitssuite, in plaats van een apart systeem op te zetten, voorkomt technische overhead die anders zou komen te liggen bij degene die na de lancering het beheer van het platform op zich neemt.
Hoe kan een bedrijf testen of een intranet daadwerkelijk past in de dagelijkse werkprocessen?
Zoeken is een goede praktische test. Als de zoekfunctie van een platform alleen de eigen inhoud doorzoekt en niet doordringt tot tools zoals Gmail of Drive, moeten medewerkers nog steeds onthouden in welk systeem het antwoord staat dat ze nodig hebben, wat de gewoonte om überhaupt het intranet te raadplegen ondermijnt.
Is het een probleem als een bedrijf de aanvankelijke inhoudsstructuur verkeerd opzet?
Niet per se, zolang het platform het mogelijk maakt die structuur later aan te passen. Sommige vroege beslissingen over wat als beleid geldt en wat als snelle update, zijn bij een eerste poging vrijwel gegarandeerd niet perfect. Daarom veroorzaakt een platform dat vanaf dag één een starre structuur oplegt op de lange termijn meer problemen dan een platform dat is gebouwd om flexibel mee te groeien naarmate echte gebruikspatronen zich aftekenen.
Waarom wordt verantwoordelijkheid vaak over het hoofd gezien bij de eerste evaluaties van een intranet?
Omdat het niet iets is dat duidelijk naar voren komt in een productdemo. Een platform kan er op de lanceringsdag compleet en goed georganiseerd uitzien en toch binnen een jaar in kwaliteit achteruitgaan als niemand specifiek verantwoordelijk is voor het up-to-date houden van een bepaalde pagina. Daarom is het de moeite waard om direct te vragen of verantwoordelijkheid kan worden toegewezen en of verouderde inhoud automatisch wordt gemarkeerd.
