Een schoolintranet moet net zo uniek zijn als de leerlingen en het personeel die het vertegenwoordigt. Als uw intranet dus strenge beperkingen kent of een onhandige gebruikerservaring biedt waardoor gebruikers geen toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben in de weinige tijd die ze gedurende de dag hebben, leidt dit tot een lage acceptatiegraad, een gebrek aan betrokkenheid en gefrustreerde gebruikers.
Een sector waar dit feit algemeen bekend en begrepen is, is het onderwijs. Gebruikers op scholen en universiteiten hebben het druk en zitten vaak niet continu achter een computerscherm, zoals gebruikers in andere sectoren. Ze geven les aan en gaan in dialoog met studenten, en delen hun kennis en informatie. Ze hebben een intranet nodig dat aansluit bij hun werkplek, even boeiend is en geschikt is voor hun doel. Bovendien is het onderwijs doorgaans een sterk gereguleerde sector, waarin beleid, procedures en documentatie de basis vormen van het operationele model en van cruciaal belang zijn voor de dagelijkse routine van de meeste medewerkers.
Als experts op het gebied van intranetten heeft Happeo onderzoek gedaan naar onze klanten in het onderwijs en de markt om inzicht te krijgen in de behoeften van onderwijsinstellingen op het gebied van kennisbeheer, en om te achterhalen hoe een intranet moet worden opgezet en uitgerust om aan de unieke behoeften van scholen te voldoen.
Belangrijkste doelstellingen voor schoolintranetten
Uit ons onderzoek is gebleken dat 67% van de docenten, het management en het ondersteunend personeel dagelijks het intranet bezoekt en 95% wekelijks. Dit betekent dat schoolmedewerkers één centrale plek willen hebben voor al hun behoeften, om op de hoogte te blijven en in contact te blijven met collega’s.
Ongeacht hun functie of doel gebruiken medewerkers in het onderwijs het intranet voornamelijk om informatie te delen, informatie te zoeken, nieuws en mededelingen te plaatsen, het organigram te raadplegen en de inhoud van de site te beheren. Om deze toepassingen te ondersteunen, zijn er drie pijlers die bepalend zijn voor het succes van een intranet voor scholen.
Eén enkele bron van waarheid
Onderwijzers moeten kunnen beschikken over één betrouwbare plek waar ze nauwkeurige en consistent actuele beleidsregels, documentatie en kennisbeheer kunnen vinden. Door intranetpagina’s te gebruiken om belangrijke informatie te verzamelen en deze te ordenen in een overzichtelijke, gebruiksvriendelijke indeling, wordt frustratie verminderd en blijven alle docenten en medewerkers op één lijn.
Een centraal HR-beheersysteem kan ook helpen om de kloof tussen schoolgebouwen of campussen te dichten, waardoor docenten en medewerkers gelijke toegang krijgen tot uniforme personeelsinformatie. Daarnaast is het inzetten van een intranet voor tools en integraties, zoals leerbeheersystemen voor opleidingen, de beste manier om bijscholing en compliance-trainingen voor iedereen op één plek bij te houden en te beheren.
Gestructureerde interne communicatie
Wanneer er nieuws en mededelingen moeten worden gedeeld, is gestructureerde interne communicatie nodig om ervoor te zorgen dat de informatie wordt gezien door iedereen die deze nodig heeft. Vaak werken intranetten met ad-hoccommunicatie die wordt verspreid in de hoop dat deze de juiste mensen bereikt, vaak met weinig succes.
Om gestructureerde communicatie te ondersteunen die docenten op verschillende locaties met uiteenlopende roosters kan bereiken, is het belangrijk dat de communicatiefunctie van een intranet qua menustructuur en benaming eenvoudig en duidelijk te navigeren is. Het hebben van speciale kanalen voor gerichte communicatie vermindert ook onnodige ruis en verspreidt relevante informatie voor elke gebruiker. Ten slotte heeft het creëren van een functie voor tweerichtingscommunicatie een grote invloed op de acceptatie, betrokkenheid en tevredenheid van schoolmedewerkers. Door functies zoals reacties, discussiethreads en reacties mogelijk te maken, ontstaat er ruimte voor dialoog, verbinding en kunnen de stemmen van medewerkers goed tot uiting komen.
Een moderne, gebruiksvriendelijke interface
Scholen bruisen van het leren, de persoonlijkheid, de groei en het plezier; het intranet van een school moet datzelfde uitstralen. Een intranet dat moeilijk te navigeren is en een saai ontwerp heeft, draagt niet bij aan een grotere betrokkenheid van gebruikers. En als gebruikers niet betrokken zijn, krijgen ze niet de informatie die ze nodig hebben en delen ze ook hun eigen kennis niet.
Er zijn enkele belangrijke functies die kunnen bijdragen aan een gebruiksvriendelijke ervaring voor gebruikers van het schoolintranet, waarbij een krachtige zoekmachine de meest gevraagde functie is. Niets verpest de ervaring op een intranet meer dan het moeten doorzoeken van zoekresultaten, bestanden en documenten om de benodigde informatie te vinden. Intranetten zijn in de eerste plaats knooppunten voor belangrijke informatie, dus ze moeten zo zijn opgezet dat juist dat eenvoudig is. AI kan helpen de zoekfuncties te verbeteren, zodat er samengestelde antwoorden worden geboden in plaats van alleen maar lijsten met resultaten.
Daarnaast moet het intranet snel zijn. Docenten en medewerkers hebben geen tijd voor een trage ervaring. Ze moeten in zo kort mogelijke tijd toegang hebben tot de informatie, tussen de lessen door, tijdens een voorbereidingsuur of tijdens de lunch. Een modern intranet moet gelijke tred kunnen houden met het tempo van de gebruiker.
Ten slotte hoeft een modern schoolintranet niet saai te zijn. Een intranet met een esthetisch aantrekkelijk ontwerp dat aansluit bij de huisstijl verbetert de gebruikersbetrokkenheid aanzienlijk door een positieve en professionele sfeer te creëren. Het verbetert de gebruikerservaring, wekt vertrouwen en versterkt de identiteit en waarden van de organisatie. Consistente huisstijl zorgt voor herkenbaarheid en vertrouwdheid, wat regelmatige bezoeken stimuleert en het algemene gebruik vergroot.
Het succes van elk intranet ligt in het vermogen om zich aan te passen aan de unieke behoeften van de gebruikers, en schoolintranetten onderscheiden zich van intranetten in andere sectoren. Happeo weet hoe het een digitale thuisbasis voor scholen moet opbouwen die veelvoorkomende knelpunten oplost en onderwijzers bij elkaar brengt, en blijft zich inzetten voor het bieden van intranetoplossingen die onderwijzers ondersteunen, betrokkenheid bevorderen en de leerervaring naar een hoger niveau tillen.
Ontdek meer over de intranetoplossingen van Happeo voor scholen, of neem vandaag nog rechtstreeks contact op met een expert om uw specifieke doelstellingen te bespreken.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak gebruiken schoolmedewerkers hun intranet?
Uit onderzoek blijkt dat 67% van de docenten, het management en het ondersteunend personeel dagelijks het intranet bezoekt, en 95% doet dit wekelijks, waardoor het een centraal knooppunt is om contact te houden en op de hoogte te blijven.
Wat zijn de drie pijlers van een succesvol schoolintranet?
Een succesvol schoolintranet heeft één centrale bron van informatie nodig voor beleid en documentatie, gestructureerde interne communicatie die het personeel op alle locaties en ongeacht hun rooster bereikt, en een moderne, gebruiksvriendelijke interface.
Waarom is de zoekfunctie zo belangrijk voor schoolintranetten?
Een krachtige zoekfunctie is de meest gevraagde functie voor schoolintranetten, omdat docenten tussen de lessen door of tijdens pauzes maar weinig tijd hebben, en een door AI aangestuurde zoekfunctie kan zorgvuldig geselecteerde antwoorden weergeven in plaats van lange lijsten met resultaten.
Hoe ondersteunt een schoolintranet de interne communicatie?
Een schoolintranet ondersteunt de communicatie via speciale kanalen voor gerichte berichten, duidelijke navigatie en labels, en interactieve functies zoals reacties en likes waarmee medewerkers hun stem kunnen laten horen.
