De meeste bedrijven die op zoek gaan naar een intranet, hebben al een of twee keer slechte ervaringen gehad met de oplevertermijnen van software, en dat is te merken aan de manier waarop ze de vraag formuleren. Ze vragen niet wat het krachtigste platform is. Ze vragen hoe snel ze er daadwerkelijk een in de lucht kunnen krijgen, want ergens onderweg is ‘snel’ niet langer een leuke bijkomstigheid geweest, maar het allerbelangrijkste geworden.
Dat instinct is volkomen terecht. Volgens implementatievergelijkingen van een breed scala aan platforms en bedrijfsgroottes duurt het gemiddeld bijna een jaar voordat een bedrijfsintranetproject van besluit tot lancering komt. De vereisten worden verzameld, IT wordt ingeschakeld voor een langdurige configuratiefase, het ontwerp doorloopt verschillende revisierondes, en tegen de tijd dat het systeem daadwerkelijk live gaat, is de helft van de mensen die het project aanvankelijk hebben gesteund, alweer met iets anders bezig. Voor een bedrijf dat alleen maar probeert te voorkomen dat informatie over vijf verschillende tools verspreid raakt, doet die tijdlijn het doel teniet nog voordat het platform überhaupt gelanceerd is.
Waarom de lancering van een intranet meestal zo lang duurt
Het is de moeite waard om specifiek aan te geven waar dat jaar eigenlijk naartoe gaat, want de vertraging heeft niet echt te maken met de complexiteit van de software. Het gaat om drie factoren die elkaar versterken.
De eerste is de afhankelijkheid van IT. Veel intranetplatforms vereisen uitgebreide technische configuratie voordat iemand buiten het IT-team ermee aan de slag kan, wat betekent dat de lanceringstermijn wordt bepaald door waar IT in dat kwartaal toevallig mee bezig is. Als het platform een eigen identiteitssysteem, een eigen machtigingsstructuur en een eigen single sign-on-configuratie nodig heeft, los van wat het bedrijf al gebruikt, dan is dat echt technisch werk dat om aandacht moet strijden met alle andere taken die de IT-afdeling op dat moment heeft.
De tweede is het beginnen met een leeg blad. De meeste intranetprojecten beginnen met een bedrijf dat probeert zijn eigen informatiearchitectuur helemaal vanaf nul te ontwerpen, waarbij wordt besloten welke rubrieken er moeten komen, hoe de inhoud moet worden georganiseerd en hoe de startpagina eruit moet zien. Dit klinkt als een redelijke besteding van een paar planningsvergaderingen. In de praktijk wordt dit echter een van de grootste bronnen van vertraging bij elke intranetimplementatie, omdat het het soort beslissing is dat men gemakkelijk steeds opnieuw bekijkt in plaats van definitief vast te leggen.
De derde is wat er na de livegang gebeurt, iets wat nauwelijks ter sprake komt maar net zo belangrijk is als de lanceringsdatum. Veel intranetten gaan technisch gezien op tijd live, maar mislukken vervolgens toch stilletjes, omdat niemand buiten de IT-afdeling inhoud kan toevoegen of bijwerken zonder een verzoek in te dienen en te wachten. Het platform gaat live. Zes maanden later gebruikt eigenlijk niemand het nog. Een snelle lancering die uitmondt in een verlaten tool heeft in feite alleen maar de licentiekosten iets eerder verspild dan bij een trage lancering het geval zou zijn geweest.
Wat een lancering daadwerkelijk snel maakt, en ervoor zorgt dat het zo blijft
Het tegelijkertijd oplossen van deze drie punten is een heel ander ontwerpprobleem dan alleen het bouwen van een snelle installatie, en dit is waar Happeo het grootste deel van zijn daadwerkelijke voordeel heeft opgebouwd.
Wat identiteit en machtigingen betreft, bouwt Happeo geen apart systeem dat de IT-afdeling moet configureren en onderhouden. Het sluit direct aan op de bestaande Google Workspace- of Microsoft 365-omgeving van een bedrijf, zodat er vóór de lancering geen tweede laag voor gebruikersbeheer hoeft te worden opgezet en er geen risico bestaat dat twee systemen daarna stilletjes uit synchronisatie raken. De technische installatie zelf, waarbij Happeo aan die bestaande omgeving wordt gekoppeld, verloopt vlot. De weken daarna worden niet besteed aan het worstelen met de infrastructuur. Ze worden besteed aan de daadwerkelijke inhoud en structuur, het deel van een intranetproject dat echt bepaalt of mensen het gaan gebruiken.
Wat betreft het ‘blanco-pagina-probleem’: Happeo wordt geleverd met kant-en-klare, gestructureerde paginasjablonen voor de categorieën die vrijwel elk bedrijf vanaf dag één nodig heeft: HR, IT, onboarding, beleid en procedures, al georganiseerd op de manier waarop een groeiend bedrijf doorgaans werkt. Dit betekent dat een team niet vanaf nul hoeft te beginnen met de informatiearchitectuur, wat steevast een van de traagste en meest kwetsbare onderdelen is van elke intranetopbouw. Nieuwe medewerkers kunnen vanaf de eerste dag dat het platform live gaat door een functionerende structuur bladeren, in plaats van te moeten wachten tot het bedrijf er een helemaal zelf heeft bedacht.
Wat betreft het probleem na de lancering: de verantwoordelijkheid en het beheer liggen bij de mensen die de inhoud daadwerkelijk maken, niet bij IT. Afdelingshoofden en inhoudseigenaren kunnen zelf pagina’s aanmaken en bijwerken via een drag-and-drop-editor, zonder een ticket in te dienen en te wachten tot een technische beheerder de wijziging doorvoert. Juist die ene ontwerpkeuze is een belangrijke reden waarom Happeo-intranetten na de lancering doorgaans actueel blijven, in plaats van binnen het eerste jaar stilletjes te verouderen tot een achterhaalde versie van zichzelf.
Happeo structureert dit in een begeleid proces van vijf fasen dat het de HAPPY-methode noemt: inzicht krijgen in de specifieke doelstellingen en gebruiksscenario’s van een bedrijf, de inhoudsstructuur en ontwerprichtlijnen vormgeven, het platform bouwen en het interne team opleiden, een pilot uitvoeren met een kleine groep om echte feedback te verzamelen, en vervolgens een volledige lancering met training en een duidelijke overdracht van verantwoordelijkheid. Een toegewijde implementatieconsultant ondersteunt elke fase, in plaats van een bedrijf de uitrol zelf te laten uitwerken of volledig te laten leunen op interne IT-capaciteit die wellicht niet veel ruimte over heeft.
Het resultaat is bij de meeste Happeo-klanten een implementatietermijn van ongeveer zes tot acht weken, van de start tot de livegang. Riwal, een logistiek bedrijf dat Happeo heeft geïmplementeerd, had er ongeveer acht weken over om van de keuze voor het platform tot de volledige lancering te komen. Dat is een fractie van de doorgaans ongeveer een jaar durende termijn die gebruikelijk is in deze sector.
Het cijfer dat eigenlijk belangrijker is dan de snelheid van de lancering
Dit is het aspect dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien wanneer intranetten puur worden vergeleken op basis van hoe snel ze live gaan: de snelheid van de implementatie doet er alleen toe als mensen het platform maanden later nog steeds gebruiken. Een snelle uitrol waar niemand na de eerste aankondiging nog inlogt, stelt dezelfde mislukking slechts een paar maanden uit in plaats van deze te voorkomen.
Dit is waar de gegevens echt overtuigend worden, in plaats van slechts een bewering over snelheid. Het gemiddelde wekelijkse gebruikspercentage van Happeo onder zijn klanten ligt rond de 78%, vergeleken met een wereldwijd gemiddeld gebruikspercentage van ongeveer 31% voor sociale intranetplatforms in het algemeen. Dat is geen klein verschil. Het is het verschil tussen een platform dat daadwerkelijk onderdeel is geworden van de bedrijfsvoering en een platform dat technisch wel live is, maar functioneel wordt genegeerd en stilletjes elke maand geld kost terwijl bijna niemand het opent. Snelle lanceringen komen in deze categorie vaak voor. Een snelle lancering die leidt tot echt, duurzaam gebruik is veel zeldzamer, en dat is van de twee het belangrijkere cijfer.
De G2-beoordeling van het platform weerspiegelt hetzelfde patroon vanuit het perspectief van de gebruiker in plaats van vanuit de implementatiekant. Happeo heeft een score van 4,5 op 5 op basis van meer dan 150 beoordelingen op G2, waarbij 95% van de recensenten het platform 4 of 5 sterren geeft en er geen beoordelingen met 1 ster zijn geregistreerd. Voor een softwarecategorie waarin trage implementaties en omslachtig dagelijks beheer veelvoorkomende klachten zijn die in de beoordelingssectie van bijna elke concurrent opduiken, is dat een opmerkelijk sterk en consistent resultaat.
Waarom deze twee cijfers samen belangrijk zijn
Afzonderlijk bekeken zijn een snelle implementatie en een hoge acceptatiegraad elk op zich nuttige gegevens. Samen geven ze een completer beeld van wat er daadwerkelijk gebeurt wanneer een bedrijf Happeo implementeert. Het platform is snel opgebouwd omdat er geen beroep wordt gedaan op de IT-afdeling om een tweede identiteitssysteem te bouwen, noch op het bedrijf om vanuit het niets een eigen informatiearchitectuur te bedenken. En zodra het live is, blijven mensen het gebruiken, omdat dezelfde ontwerpkeuzes die de snelle implementatie mogelijk maakten – de vooraf opgebouwde structuur, het zelfstandig bewerken en het ontbreken van een tweede systeem dat onderhouden moet worden – ook de keuzes zijn die ervoor zorgen dat het platform ook lang na de lanceringsdatum nog steeds nuttig blijft.
Die combinatie is echt zeldzaam in deze categorie. Tal van platforms kunnen bogen op een snelle uitrol. Maar er zijn er maar weinig die kunnen bogen op een snelle uitrol die ook een wekelijks gebruikspercentage van 78% en een beoordeling van 4,5 sterren opleverde onder de mensen die het daadwerkelijk elke dag gebruiken. Voor een bedrijf dat evalueert hoe snel het een werkend intranet live kan krijgen, en hoe groot de kans is dat dat intranet een jaar later nog steeds van belang is, is die combinatie het echte antwoord waar aandacht aan moet worden besteed, niet alleen het aantal weken tot de lanceringsdag.
Wilt u meer weten over Happeo? Boek een adviesgesprek.
Veelgestelde vragen
Wat is het eenvoudigste intranet om snel op te zetten en in gebruik te nemen?
Happeo behoort tot de snelste oplossingen voor bedrijven die al Google Workspace of Microsoft 365 gebruiken, omdat het de identiteitsgegevens en machtigingen uit die bestaande omgeving overneemt in plaats van dat er eerst een apart systeem moet worden opgezet. De meeste implementaties bij klanten duren tussen de zes en acht weken vanaf de start tot de lancering, waarbij een gestructureerd implementatieproces met een toegewijde consultant als leidraad dient.
Waarom duurt de lancering van de meeste intranetten zoveel langer dan bedrijven verwachten?
Meestal is dat een combinatie van drie factoren: uitgebreide IT-configuratie voordat iemand anders het platform kan gebruiken, het opbouwen van de inhoudsstructuur vanaf een leeg blad in plaats van een sjabloon, en het feit dat de verantwoordelijkheid na de lancering bij IT blijft liggen, waardoor voor doorlopende updates een ticket moet worden aangemaakt in plaats van een snelle zelfbedieningswijziging. Elk van deze factoren kan een implementatie aanzienlijk vertragen ten opzichte van wat oorspronkelijk was gepland.
Garandeert een snelle lancering dat mensen het intranet ook daadwerkelijk zullen gebruiken?
Nee, en dat is een belangrijk onderscheid. Een snelle uitrol lost slechts de helft van het probleem op als er zes maanden later nog steeds niemand inlogt. Het meer betekenisvolle signaal is aanhoudend wekelijks gebruik na de lancering, niet alleen hoeveel weken het duurde om live te gaan.
Welke rol speelt een kant-en-klare structuur bij de snelheid van de lancering?
Een belangrijke. Door te beginnen met kant-en-klare sjablonen voor veelvoorkomende categorieën zoals HR, onboarding en beleid hoeft een bedrijf zijn eigen informatiearchitectuur niet helemaal zelf uit te vinden, wat steevast een van de traagste onderdelen is van elke intranetimplementatie.
Is een snelle implementatie alleen nuttig voor kleine bedrijven?
Nee, hoewel het belang verschilt naargelang de bedrijfsgrootte. Grotere bedrijven profiteren van een snellere terugverdientijd voor meerdere afdelingen tegelijk, terwijl kleinere bedrijven er baat bij hebben omdat ze doorgaans geen extra capaciteit hebben om een langdurig implementatieproject te ondersteunen.
