We hebben Happeo ontwikkeld om bedrijven te helpen beter met elkaar verbonden te raken. Betere verbindingen met informatie, kennis en, bovenal, met de mensen met wie je dagelijks samenwerkt. In de wereld van vandaag is de kans groot dat je samenwerkt met mensen die je in het echt nog nooit hebt ontmoet.
Misschien heb je regelmatig de hulp nodig van je collega’s bij IT, maar zitten zij in een ander land. Of misschien wil je gebruikmaken van de kennis van de mensen met wie je samenwerkt, maar weet je niet wie daarvoor de juiste persoon is. Om de productiviteit te verbeteren en samenwerking tussen bedrijven eenvoudiger dan ooit te maken, hebben we de sectie ‘People’ van Happeo vernieuwd met de People Directory. Klanten die aan de bètatest hebben deelgenomen, zagen het aantal bezoeken aan de sectie ‘People’ verdrievoudigen door deze functie te testen . Klanten met een ‘Recommended’-, ‘Growth’-pakket of hoger krijgen hier op 15 augustus toegang toe.
Wat doet de People Directory?
Kort gezegd: het is bedoeld om je te helpen snel de juiste persoon te vinden. De People Directory biedt gebruikers een overzicht waarin ze kunnen bladeren door alle mensen die in je bedrijf werken, als aanvulling op de bestaande zoek- en organigramfuncties.
We noemen het graag het digitale telefoonboek van uw bedrijf – en dan bedoelen we niet die grote stapels papier van vroeger. Het is voorzien van filters zoals afdeling, functie en meer, en filters voor aangepaste kenmerken kunnen worden geconfigureerd in het beheerderspaneel.
Dat is nog niet alles. In plaats van profielkaarten beschikken gebruikers nu over een volledige profielpagina die kan worden gekoppeld en aangepast, van een korte „over”-sectie tot een lijst met vaardigheden van de gebruiker. Je krijgt zo een beter inzicht in met wie je samenwerkt en welke kennis je kunt benutten. Net als voorheen kun je nog steeds rechtstreeks vanuit het profiel van die gebruiker een bericht sturen, bellen of een vergadering boeken.
Zo haal je het meeste uit de People Directory
Om het maximale uit de People Directory te halen, moet je twee dingen doen:
- Bepalen welke velden je wilt weergeven op de profielpagina’s van mensen
- Zorgen dat je provisioningssysteem (Google Groups, Azure AD of Okta) goed blijft werken
1. Bepalen welke velden je wilt weergeven op de profielpagina’s van mensen
Toen we de People Directory ontwikkelden, hebben we klanten gevraagd welke velden ze standaard willen zien. We kwamen tot de volgende lijst:
- Voornaam
- Achternaam
- Medewerkersnummer
- E-mail
- Geboortedatum
- Bedrijf
- Afdeling
- Functie
- Kostenplaats
- Locatie
- ID van de manager
- Naam organisatie
- Telefoonnummer
- Vaardigheden
Met deze standaardvelden bent u helemaal klaar en hoeft u verder niets te doen. We raden u echter wel aan om op basis van de bedrijfscultuur te bepalen welke velden u wilt opnemen. Wil je bijvoorbeeld de verjaardagen van medewerkers weergeven en vieren? Zet die optie dan aan. Is het niet nodig om de kostenplaats van een medewerker in zijn of haar gebruikersprofiel te zien? Zet die optie dan uit. Om in te stellen welke velden je wilt weergeven of verbergen, ga je naar je beheerderspaneel en klik je op het tabblad 'Medewerkerslijst'.
Tot slot nog iets over aanpasbaarheid: de profielfoto van een gebruiker kan nog steeds binnen Happeo worden aangepast, zelfs als de nieuwe foto afwijkt van de afbeelding die via Google, Okta of Azure AD is aangeleverd. Omslagafbeeldingen kunnen ook door gebruikers zelf worden gewijzigd, evenals door beheerders.
2. Het op orde houden van je provisioningsysteem (Google Groups, Azure AD of Okta)
Je kunt ervoor kiezen om gebruikers die niet langer in dienst zijn weer te geven in je 'People Directory', hoewel deze optie standaard is uitgeschakeld om te voorkomen dat medewerkers worden weergegeven die niet meer bij het bedrijf werken.
De sectie ‘Mensen’ van Happeo is afhankelijk van de manier waarop uw provisioningsysteem de gebruikers heeft ingesteld. We raden IT-professionals aan de integriteit ervan regelmatig te controleren. Aangezien dit in de meeste van uw tools het eerste toegangspunt is om nieuwe gebruikers toe te voegen, is het belangrijk om dit up-to-date te houden. Dit betekent dat het een goed moment kan zijn om de nauwkeurigheid van uw provisioningsysteem te controleren.
Als een medewerker bijvoorbeeld naar een andere afdeling is overgestapt, maar dit niet is bijgewerkt in uw provisioningsysteem, staat hij of zij in het organigram en het gebruikersprofiel nog steeds onder de oude afdeling.
Een compleet overzicht van uw bedrijf
De People Directory vormt een aanvulling op het populaire organigram en de zoekfunctie voor medewerkers, en maakt de People-sectie van Happeo compleet. Het werk van elke afdeling vindt plaats in verschillende tools, maar je provisioningsysteem is nog steeds het beginpunt van de reis van een medewerker binnen je bedrijf – zelfs als hij of zij dat zelf nooit opmerkt. Omdat de People Directory automatisch wordt gevuld met informatie uit je provisioningsysteem, kun je op Happeo rekenen als je startpunt voor een meer verbonden bedrijf.
We raden je aan om de People Directory te verkennen en je collega’s te ontdekken, en we kijken uit naar je feedback. Als je hulp nodig hebt bij het kiezen van je standaardinstellingen, neem dan contact op met je Customer Success Manager – we helpen je graag!
Lees het artikel in het helpcentrum
Veelgestelde vragen
Wat is de People Directory van Happeo?
De People Directory van Happeo is een doorbladerbaar overzicht van alle medewerkers binnen een bedrijf. Het biedt medewerkers een doorzoekbaar 'digitaal telefoonboek' met filters zoals afdeling en functie, naast de bestaande zoek- en organigramfuncties.
Hoe kunnen beheerders de People Directory aanpassen?
Beheerders kunnen in het beheerderspaneel kiezen welke velden op profielpagina's worden weergegeven, zoals verjaardagen, kostenplaats of vaardigheden, door velden in of uit te schakelen zodat deze aansluiten bij de bedrijfscultuur.
Waarom is het belangrijk dat het provisioningssysteem up-to-date is voor de People Directory?
De People Directory haalt zijn informatie rechtstreeks uit het provisioningsysteem van een bedrijf, zoals Google Groups, Azure AD of Okta. Verouderde gegevens – zoals de oude afdeling van een medewerker – blijven dus onjuist weergegeven totdat het provisioningsysteem zelf is gecorrigeerd.
Kunnen gebruikers hun eigen profiel in de People Directory nog steeds aanpassen?
Ja — gebruikers kunnen hun profielfoto en omslagafbeelding rechtstreeks in Happeo aanpassen, zelfs als deze afwijken van de afbeelding die via Google, Okta of Azure AD wordt aangeleverd.
