Communicatie speelt een cruciale rol bij de betrokkenheid van medewerkers. Hoewel video’s in korte tijd een grote impact kunnen hebben en vormgeving complexe informatie toegankelijker kan maken, blijft schrijven de standaardmethode voor communicatie op grote schaal.
Veel interne communicatiemedewerkers hebben een achtergrond in de journalistiek. Veel HR-medewerkers hebben een achtergrond in de psychologie. Geen van beiden is per se gewend aan het schrijven van online content.
Je intranetsoftware staat misschien niet op het World Wide Web en is misschien niet voor iedereen toegankelijk — maar dat maakt je medewerkers niets uit. Sommige delen zien eruit als een website, andere delen als een socialemediaplatform. Dat soort indruk wekt een verwachting: „verspil mijn tijd niet, geef me wat relevant is.” Daarom hebben we een lijst met tips samengesteld, rechtstreeks uit beroemde literatuur, die je zullen helpen om je teksten voor je intranet beter dan ooit te maken.
14 tips voor het schrijven van inspirerende intranetartikelen
1. Schrijf eenvoudig
Zorg er bij het schrijven voor het intranet voor dat je niet schrijft om de juristen van je bedrijf tevreden te stellen — kies voor een informele toon met eenvoudige taal. Maak je geen zorgen dat je het ‘te simpel maakt’: eenvoudig, duidelijk en beknopt schrijven wordt als intelligenter beschouwd dan taal waarvoor je een synoniemenwoordenboek nodig hebt om het te begrijpen.
2. Geef een goede beschrijving
Wanneer je bijvoorbeeld kwartaalresultaten op je intranetplatform communiceert, zorg er dan voor dat je de percentages in context plaatst. Cijfers zeggen niets zonder woorden, want woorden brengen het verhaal tot leven.
3. Gebruik humor
Humor is een van de beste manieren om communicatie memorabel te maken. Overdrijf het alleen niet – als het onverwacht is, raakt het de juiste snaar. Maar je schrijft nog steeds voor het intranetplatform van je organisatie, niet voor een café.
4. Sluit af met een open vraag
Sluit je berichten op het intranet af met een open vraag. Het is een snelle en eenvoudige manier om reacties uit te lokken.
5. Houd het kort
De Gettysburg Address bestond uit slechts 272 woorden. Je hebt geen meesterwerk nodig om je punt duidelijk te maken – en de CEO ook niet. Korte, to-the-point inhoud is de ideale lengte voor de meeste intranetartikelen.
6. Test je schrijfvaardigheid
Een geweldige manier om je schrijfvaardigheid voor intranetplatforms te testen, is door je boodschap te schrijven zoals je dat van nature zou doen, en vervolgens alle bijvoeglijke naamwoorden te schrappen. Stel je voor dat je publiek per alinea maar een beperkte capaciteit aan hersencellen heeft — elk woord dat ze lezen neemt de capaciteit van één hersencel in beslag. Hoe meer hersencellen ongebruikt blijven, hoe meer denkkracht je publiek overhoudt om je boodschap te onthouden en ermee te spelen. Vooral woorden als ‘heel’ of ‘vaak’ zouden alarmbellen moeten doen rinkelen.
Nadat je gewend bent geraakt aan deze uitgeklede manier van schrijven, voeg dan één of twee bijvoeglijke naamwoorden toe — maar zorg ervoor dat ze betekenisvol zijn. Als je ‘internationaal bedrijf’ zegt in plaats van gewoon ‘bedrijf’, moet het bijvoeglijk naamwoord ‘internationaal’ er met een reden staan — bijvoorbeeld om een Unique Selling Point (USP) over te brengen.
7. Gebruik vragen in je boodschap
Het onderbreken van de tekst met vragen is een geweldige manier om de aandacht van je lezer weer vast te houden. Vermijd echter gesloten vragen — als de lezer in zijn hoofd een ongewenst antwoord geeft (‘nee’ terwijl je ‘ja’ wilde), ben je hem kwijt.
8. ‘Stel je voor’ – het woord dat je absoluut moet gebruiken
Gebruik het woord ‘stel je voor’. John Lennon heeft bewezen dat het een van de krachtigste woorden in de Engelse taal is. Lezers van je intranetplatform zullen zich meer betrokken voelen en gemotiveerder zijn om je bericht te lezen en erop te reageren.
9. Schrijf in een actieve stijl
Schrijf altijd in de actieve vorm wanneer je een artikel voor het intranet opstelt. "Zodat we onze klanten zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn" moet worden "om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn." Je wilt niet suggereren, je wilt overtuigen. "Een probleem wordt door hem opgelost" moet worden "hij lost het probleem op". Waarom? Omdat hij er nu mee bezig is, en je wilt dat gevoel van urgentie overbrengen. Werkwoorden die eindigen op -ing (tegenwoordige voltooid deelwoord) duiden meestal op passiviteit.
10. Gebruik slechts één call-to-action
Neem nooit meer dan één oproep tot actie (CTA) op in één communicatiestuk. Eén is memorabel, twee is een vergelijking, drie is een voorstel, vier of meer is een lijst.
11. Wees expliciet
Zeg het duidelijk, zodat niemand je boodschap verkeerd kan interpreteren — je kunt er niet op rekenen dat de lezer je volledige aandacht schenkt, of dat hij de impliciete en contextuele kennis van je bericht begrijpt.
12. Ritme
Ritme — de grote onderscheidende factor. Het ademt. Het leeft. Het boeit. Ritme is het verschil tussen een ‘goede’ en een ‘geweldige’ tekst. De beat? De lengte van je zinnen. De alinea’s zijn de maten. Wil je winnen? Schrijf dan met ritme.
Zie je wat we daar deden? ‘Ritme is het verschil tussen een ‘goede’ en een ‘geweldige’ tekst’ is het enige punt in die alinea, maar we gebruiken een openingszin, een drievoudige klap en een metafoor om het memorabel te maken. We buigen de regels een beetje door een gesloten vraag te stellen, maar we eindigen er niet mee, dus we hoeven niet bang te zijn de lezer kwijt te raken. In plaats daarvan sluiten we de tekst meteen af met een CTA.
13. Vermijd het woord „dat“ aan het einde van je zin
Bijna elk deel van een zin dat eindigt met het woord ‘dat’ kan worden geschrapt. ‘Een van die gebeurtenissen die uiteindelijk tot verandering leiden’ zou moeten zijn ‘deze gebeurtenis leidde tot verandering’ — en als we kieskeurig willen zijn, schrappen we ‘uiteindelijk’ ook.
14. Vertel, verkoop niet
Intranetartikelen moeten zo gezaghebbend en overtuigend zijn dankzij alle verbazingwekkende feiten die je hebt verzameld, dat je niet hoeft te ‘verkopen’ — met al die mooie bijvoeglijke naamwoorden — om iemand te overtuigen.
Wil je meer weten?
"On Writing Well" is een van de beroemdste boeken, boordevol nuttige tips en best practices voor het schrijven van non-fictie. Lees daarna ook eens "The Adweek Copywriting Handbook" van Joseph Sugarman. Een groot deel ervan kun je negeren – vooral de stukken over lange teksten – maar de delen die gaan over het psychologische effect van woorden zijn zelfs vandaag de dag nog relevant. Zijn regel over wat de eerste zin moet doen (je ertoe aanzetten de tweede te lezen!) is ook van onschatbare waarde.
Dompel je ten slotte, na die twee boeken, onder in "Sin and Syntax". Dit boek gaat meer over copywriting, het spelen met woorden en het doorbreken van regels – zowel grammaticale regels als de hierboven genoemde. Het maakt van schrijven een kunstvorm, zonder overbodige opsmuk. Als je deze boeken in de loop van de tijd leest, zou je schrijven voor een sociale intranetoplossing moeten veranderen van overbodig naar zinvol met ‘On Writing Well’, van zinvol naar boeiend met ‘The Adweek Copywriting Handbook’, en van boeiend naar onvergetelijk met ‘Sin and Syntax’.
Boek een demo op en spreek vandaag nog met een van onze teamleden over intranetoplossingen voor bedrijven.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik mijn intranetartikelen boeiender maken voor medewerkers?
Begin met een informele toon en eenvoudige taal — eenvoudig schrijven wordt vaak als intelligenter ervaren dan ingewikkeld jargon. Zet gegevens of percentages in de juiste context met beschrijvende woorden, strooi er wat subtiele humor doorheen, sluit af met een open vraag en schrijf in de actieve vorm om urgentie en overtuiging over te brengen.
Wat is de beste manier om mijn intranetinhoud te structureren en op te maken?
Houd het kort — je hebt geen literair meesterwerk nodig om je boodschap over te brengen. Schrijf eerst op een natuurlijke manier een concept, schrap vervolgens bijna alle bijvoeglijke naamwoorden en laat alleen die over die echt betekenis hebben. Beperk je tot één oproep tot actie per artikel, wees expliciet in plaats van te vertrouwen op impliciet begrip, en varieer de lengte van de zinnen om ritme te creëren.
Welke boeken kunnen me helpen mijn schrijfvaardigheid voor interne communicatie te verbeteren?
"On Writing Well" is een veel aanbevolen startpunt voor de basisprincipes van het schrijven van non-fictie. "The Adweek Copywriting Handbook" van Joseph Sugarman behandelt het psychologische effect van specifieke woorden, waaronder de regel dat de enige taak van je eerste zin is om iemand ertoe te brengen de tweede te lezen. "Sin and Syntax" richt zich op het spelen met woorden en het opzettelijk doorbreken van grammaticale regels, waardoor schrijven meer een kunstvorm wordt.
Waarom is het zo belangrijk om de passieve vorm te vermijden bij het schrijven voor het intranet?
De actieve vorm straalt urgentie en overtuiging uit, terwijl passieve constructies de boodschap vaak afzwakken en het meer als een suggestie dan als een uitspraak laten overkomen. "Hij lost het probleem op" klinkt direct en alsof het op dat moment gebeurt, terwijl "een probleem wordt opgelost door hem" de lezer afstand laat nemen van datzelfde gevoel van dynamiek.
