De belangrijkste voordelen van een intranet zijn een hogere productiviteit, betere samenwerking en gecentraliseerde documentopslag, terwijl de belangrijkste nadelen bestaan uit veiligheidsrisico’s, implementatiekosten en het voortdurende beheer dat nodig is om het intranet bruikbaar te houden. Of een intranet de juiste keuze is voor uw bedrijf, hangt af van de vraag of die voordelen opwegen tegen de daadwerkelijke, voortdurende inspanningen die nodig zijn om het in stand te houden.
Voordelen van intranetten
Verhoogt de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers
Een intranet brengt het personeel samen in één ruimte waar medewerkers gehoord worden en hun mening kenbaar kunnen maken. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat 65% van de Amerikaanse werknemers niet betrokken is bij het werk, terwijl uit onderzoek van het McKinsey Global Institute blijkt dat de productiviteit met 20-25% toeneemt in bedrijven waar medewerkers oprecht met elkaar en met het bedrijf verbonden zijn. Door alles wat medewerkers nodig hebben op één centrale plek onder te brengen, hoeft men niet voortdurend tussen platforms te schakelen, wat de productiviteitswinst nog verder vergroot.
Door medewerkers zelf gegenereerde inhoud is een belangrijk onderdeel van wat medewerkers betrokken houdt — in plaats van statische, van bovenaf opgelegde berichten ondersteunt een modern intranet tweerichtingscommunicatie tussen afdelingen, waardoor medewerkers een echt uitlaatklep krijgen en het platform zelf op de lange termijn relevant blijft.
Biedt een ingebouwd sociaal platform
Het integreren van vertrouwde patronen uit sociale media op de werkplek biedt concrete voordelen: 82% van de medewerkers is van mening dat sociale media hun relaties met collega's kunnen verbeteren, en 60% vindt dat het de besluitvorming op de werkplek ondersteunt. Gepersonaliseerde profielen, een doorzoekbare startpagina en reacties zoals likes, reacties en vermeldingen helpen medewerkers om contact te leggen en een echt gemeenschapsgevoel op te bouwen, zelfs wanneer ze verspreid zijn over verschillende locaties.
Uit onderzoek van de Harvard Business Review blijkt dat sociale media binnen en buiten de onderneming de kosten verlagen en de mogelijkheden van individuen vergroten om op eigen initiatief productief samen te werken — een dynamiek die een sociaal intranet juist specifiek is ontworpen om te ondersteunen.
Verbetert samenwerking en communicatie
Door het delen van documenten, het plaatsen van reacties en het gezamenlijk bewerken kunnen medewerkers samenwerken aan projecten, ongeacht de fysieke afstand. Een goed opgezet intranet ondersteunt zowel afdelingsspecifieke samenwerkingsruimtes als afdelingsoverschrijdende communicatie, waardoor kennis naar voren komt die anders in silo's zou blijven. Deze focus op communicatie zorgt doorgaans ook voor meer transparantie en geeft duidelijk aan dat effectieve communicatie een echte prioriteit is voor het bedrijf.
Integreert externe tools
Een intranet is bedoeld als knooppunt voor alle tools die een bedrijf al gebruikt — Google Workspace, Slack, Trello en soortgelijke platforms kunnen doorgaans allemaal in één ruimte worden samengebracht. Dit breekt silo’s direct af: losstaande tools zorgen ervoor dat gegevens verspreid over verschillende systemen staan, waar ze verloren kunnen gaan of gedupliceerd kunnen worden, terwijl geïntegreerde tools de informatie gestroomlijnd houden en de tijd besparen die medewerkers verliezen aan het schakelen tussen platforms om één taak af te ronden.
Maakt softwareaanpassing mogelijk
Met een aanpasbaar intranet kunt u de omgeving afstemmen op de specifieke behoeften van uw bedrijf in plaats van een generieke sjabloon te gebruiken, en dankzij brandingopties wordt de visuele identiteit van het bedrijf versterkt. Veel aanbieders kunnen hun software op verzoek verder op maat maken, en de beste moderne intranetten stellen medewerkers in staat om zelf aanpassingen te doen zonder dat ze daarvoor IT of extern advies nodig hebben — waardoor het intranet met de organisatie meegroeit in plaats van statisch te blijven.
Inclusief documentopslag
Gecentraliseerde documentopslag met een effectieve zoekmachine voorkomt dat medewerkers urenlang moeten zoeken naar een bestand in een ongeorganiseerde kennisbank. Naast werkdocumenten zijn zaken als het personeelshandboek en verlofformulieren gemakkelijk zelf te vinden, waardoor medewerkers zelfstandiger worden en collega’s worden ontlast die anders rechtstreeks om hulp zouden worden gevraagd.
Altijd en overal beschikbaar
Cloudgebaseerde intranetten zijn toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding, wat van groot belang is voor medewerkers die reizen of buiten kantoor werken. De meeste intranetten bieden ook een speciale mobiele app, wat belangrijk is gezien de hoeveelheid tijd die mensen al op hun telefoon doorbrengen — mobiele meldingen en gepersonaliseerde nieuwsfeeds houden medewerkers op de hoogte van bedrijfsnieuws, waar ze ook zijn.
Nadelen van intranetten
Beveiligingsrisico
Door alle belangrijke gegevens en informatie van een bedrijf op één plek te centraliseren, wordt ook het risico geconcentreerd als dat systeem wordt gehackt. Aanbieders investeren fors in de beveiliging van hun systemen, maar een goede gateway- of firewallconfiguratie en een duidelijk omschreven interne „gedragscode“ voor het gebruik van het intranet blijven aan de kant van het bedrijf noodzakelijk.
Informatie-overload
Zonder een doordachte organisatie kan een intranet zoveel inhoud verzamelen dat het eerder verwarrend dan nuttig wordt. Medewerkers die zich overweldigd voelen, hebben de neiging het platform helemaal te mijden, wat het doel tenietdoet — het intranet creëert uiteindelijk opnieuw hetzelfde probleem van versnipperde informatie dat het juist had moeten oplossen.
Tijd en kosten
De implementatietermijnen variëren aanzienlijk per bedrijf, ongeacht hoe snel en eenvoudig het in de marketing van een leverancier ook klinkt. Naast de initiële implementatie kost het tijd om medewerkers op te leiden en toegewijde beheerders aan te stellen voor verschillende aspecten van het platform, en kan het doorlopende onderhoud terugkerende kosten met zich meebrengen. Het is de moeite waard om elke leverancier rechtstreeks te vragen naar eventuele extra kosten die na de implementatie kunnen opduiken, en niet alleen naar de prijs die in de advertentie wordt genoemd.
Doorlopend beheer
Een intranet draait niet vanzelf. Sommige platforms vereisen medewerkers die zich specifiek bezighouden met taakbeheer binnen het systeem, en het vinden, opleiden en verantwoordelijk houden van die mensen is een voortdurende inspanning op zich. Met name de inhoud vereist voortdurend beheer om de hierboven beschreven informatie-overload te voorkomen.
Moeilijke implementatie en acceptatie
Een intranet dat te moeilijk te navigeren is, wordt simpelweg niet gebruikt, hoe veel waardevolle informatie het ook bevat. Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat slechts ongeveer 25% van de medewerkers daadwerkelijk gebruikmaakt van sociale netwerken binnen de onderneming, en de doorslaggevende factor is bijna altijd de relevantie en het gebruiksgemak, in plaats van het aantal functies. Het kiezen van een platform dat echt aansluit bij de communicatiestijl van uw bedrijf, en het goed voorbereiden van medewerkers ruim voor de lancering, is belangrijker dan welke afzonderlijke functie dan ook.
Voortdurende updates en softwareproblemen
Een platform dat niet regelmatig wordt bijgewerkt, neigt terug te vallen in de statische, verouderde sfeer waar intranetten juist van af willen. Bugs zijn een normaal onderdeel van elke software, maar een aanbieder zonder degelijke klantenondersteuning en een trackrecord van regelmatige updates is het overwegen waard voordat u zich vastlegt.
Boek een demo om te zien hoe Happeo deze afwegingen in evenwicht brengt.
Vragen die je moet stellen tijdens de behoefteanalyse voor je intranet
Als de voordelen voor uw organisatie opwegen tegen de uitdagingen, is de volgende stap een grondige behoefteanalyse voordat u leveranciers gaat beoordelen. Nuttige vragen zijn onder meer:
- Hoe vaak gebruikt u uw huidige intranet, als u dat heeft?
- Als het gebruik laag is, wat is dan de reden daarvoor en hoe kan dit worden verbeterd?
- Welke tools zouden medewerkers daadwerkelijk helpen bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken?
- Wat is de communicatiestijl van uw bedrijf en hoe communiceren medewerkers momenteel?
- Zijn er interne voorvechters die deze implementatie zouden kunnen leiden, of moet u dat team nog samenstellen?
- Hoe moeilijk zal het implementatieproces waarschijnlijk zijn voor uw specifieke medewerkers?
- Wat is uw budget voor de implementatie?
- Wie verzorgt de training en hoe ziet die eruit?
- Hoe snel moet het platform operationeel zijn?
- Hoeveel interne tijd kan er realistisch gezien voor dit project worden gereserveerd?
- Welke specifieke problemen ziet u nu al die een intranet direct zou kunnen verbeteren?
Houd het einddoel altijd in het oog — streef naar meetbare resultaten die u kunt omzetten in een concrete bedrijfsdoelstelling. Het is ook de moeite waard om meningen te verzamelen op elk niveau van de organisatie, niet alleen van belanghebbenden en managers, aangezien het succes van een intranet uiteindelijk afhangt van de vraag of de mensen die het dagelijks gebruiken, het waardevol vinden.
Veelgestelde vragen
Hoe kan een intranet de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers helpen verbeteren?
Een intranet verhoogt de productiviteit en betrokkenheid door het personeel samen te brengen op een centraal platform waar alles wat nodig is voor het dagelijkse werk op één plek toegankelijk is, waardoor het voortdurend schakelen tussen applicaties overbodig wordt. Onderzoek wijst uit dat betrokken medewerkers 20-25% productiever zijn, en door medewerkers een echte stem te geven via tweerichtingscommunicatie en door gebruikers gegenereerde content blijven de betrokkenheid en tevredenheid op de lange termijn hoger.
Op welke manieren ondersteunt een intranet sociale contacten en samenwerking tussen medewerkers?
Een intranet bevordert sociale verbondenheid door te functioneren als een intern sociaal platform — dankzij gepersonaliseerde profielen, reacties en opmerkingen kunnen medewerkers op natuurlijke wijze relaties opbouwen. Dit is belangrijk, aangezien 82% van de medewerkers van mening is dat sociale tools de relaties met collega’s verbeteren. Naast het leggen van sociale contacten ondersteunen dezelfde functies daadwerkelijke samenwerking door middel van het gezamenlijk bewerken van documenten en afdelingsoverschrijdende communicatie, waardoor kennis naar boven komt die anders in silo’s gevangen zou blijven.
Wat zijn de grootste risico's of nadelen bij het implementeren van een intranet?
De belangrijkste risico’s zijn beveiliging – aangezien het centraliseren van bedrijfsgegevens op één plek ook het risico concentreert als deze gegevens worden gecompromitteerd – en het uitblijven van acceptatie, omdat een platform dat verwarrend of irrelevant is simpelweg niet zal worden gebruikt, ongeacht de functies ervan. Ook de kosten en het doorlopende beheer zijn reëel — de implementatietermijnen variëren per bedrijf, en het onderhouden van een gezond, goed georganiseerd intranet vereist voortdurende aandacht in plaats van een eenmalige installatie.
Waar moet een bedrijf rekening mee houden bij het uitvoeren van een behoefteanalyse voor het intranet?
Een behoefteanalyse moet de huidige gebruikspatronen en de onderliggende oorzaken daarvan evalueren, evenals de communicatiestijl van medewerkers, het budget, realistische tijdschema’s en wie binnen het bedrijf het project kan aansturen. Cruciaal is dat medewerkers van elk niveau van de organisatie hierbij worden betrokken, niet alleen belanghebbenden en managers, aangezien het succes van een intranet uiteindelijk afhangt van de vraag of de mensen die het dagelijks gebruiken het echt nuttig vinden.
