In elke organisatie schuilt een verborgen schat aan informatie die grotendeels onopgemerkt blijft: ‘tribal knowledge’. Deze term verwijst naar de collectieve ervaringen, vaardigheden, inzichten en expertise die informeel tussen medewerkers worden uitgewisseld. Maar hier zit het addertje onder het gras: wanneer medewerkers die al lang in dienst zijn het bedrijf verlaten, nemen ze deze onschatbare kennis vaak mee. De vraag die dan overblijft, is: hoe kun je deze cruciale informatie behouden voordat ze de deur uitloopt?
Wat is tribale kennis, en waarom is het zo belangrijk?
Als je ooit op je eerste dag bij een nieuwe baan hebt geworsteld met de kantoorprinter of hebt geprobeerd uit te vinden hoe de koffiemachine werkt, weet je dat het antwoord zelden in het personeelshandboek staat: het komt van een collega. Dat is tribale kennis in de praktijk: de ongeschreven, op ervaring gebaseerde knowhow die ervoor zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Van kleine, praktische tips tot cruciale processen: dit soort kennis wordt opgedaan door jarenlange praktijkervaring. Het zit vaak in de hoofden van mensen in plaats van in documentatie. Of het nu gaat om een specifieke workflow die in de loop der tijd is geperfectioneerd of om kennis over de voorkeuren van klanten: tribale kennis speelt een belangrijke rol in productiviteit, efficiëntie en algeheel succes. Als deze kennis niet wordt vastgelegd en gedeeld, kan dit leiden tot hiaten in de bedrijfsvoering, met verwarring, inefficiëntie en een trage start voor nieuwe medewerkers tot gevolg.
Een van de grootste risico’s waarmee organisaties te maken hebben, is het verlies van deze kennis wanneer ervaren medewerkers met pensioen gaan of een nieuwe uitdaging aangaan. Wanneer een medewerker vertrekt zonder zijn of haar onschatbare inzichten over te dragen, gaan die lessen met hem of haar mee. Bovendien kan tribale kennis door de mazen van het net glippen als uw organisatie geen solide proces voor kennisoverdracht heeft, en pas aan het licht komen als het te laat is.
Stappen om tribale kennis te behouden voordat deze verloren gaat
De vraag is dan: hoe kunt u deze essentiële kennis behouden en beschermen? Hier volgen enkele praktische stappen die u kunt nemen:
Documenteer alles (en maak het gemakkelijk toegankelijk)
Moedig medewerkers aan om hun processen, tips, trucs en geleerde lessen vast te leggen in een toegankelijk formaat. Creëer gedeelde digitale ruimtes, zoals kennisbanken(bijvoorbeeld in Happeo), waar medewerkers deze informatie kunnen opslaan en gemakkelijk terugvinden. Gebruik sjablonen of handleidingen om het documentatieproces te standaardiseren, zodat het eenvoudig te volgen en bij te werken is. Door medewerkers bijvoorbeeld gedetailleerde stapsgewijze instructies te laten opstellen voor complexe taken, handleidingen voor het oplossen van problemen of zelfs eenvoudige best practices, kun je tijd besparen wanneer nieuwe medewerkers of teams met uitdagingen worden geconfronteerd. In veel gevallen, wanneer de kennis zeer specifiek is, moet inhoud voorrang krijgen boven vorm: sta een meer informele manier van kennisopslag toe; hierop kan later altijd worden voortgebouwd.
Mentorschaps- en meeloopprogramma’s
Het koppelen van ervaren medewerkers aan nieuwe medewerkers is een van de beste manieren om ‘tribale kennis’ door te geven. Via mentorschap en meelopen kunnen doorgewinterde medewerkers hun inzichten in realtime delen, waardevolle context bieden en vragen beantwoorden die niet in een handleiding te vinden zijn. Het stelt medewerkers ook in staat om de bedrijfscultuur en ongeschreven regels te leren kennen, die vaak over het hoofd worden gezien in trainingsprogramma’s.
Maak checklists voor kennisoverdracht
Zet een proces voor kennisoverdracht op wanneer een medewerker op het punt staat te vertrekken. Dit omvat het opstellen van een checklist met zijn of haar taken, verantwoordelijkheden en de cruciale informatie die hij of zij tijdens zijn of haar tijd bij het bedrijf heeft opgedaan. Door (overdreven) gedetailleerde zelfdocumentatie van cruciale processen aan te moedigen, zorg je ervoor dat zelfs als de medewerker vertrekt, de belangrijke details niet met hem of haar meegaan. Maak deze checklist tot een vast onderdeel van de vertrekprocedure. Het hebben van dit proces helpt degenen die achterblijven ook om zich minder ongerust te voelen en beter voorbereid te zijn op de overgang.
Gebruik samenwerkingstools
Maak gebruik van samenwerkingstools zoals wiki’s, gedeelde documenten en zelfs video-opnames waarmee medewerkers hun kennis in realtime kunnen vastleggen. Tools zoals Google Docs, Trello en Happeo maken naadloze samenwerking en documentatie mogelijk.
Bevorder een cultuur van kennisdeling
Bevorder een open cultuur waarin medewerkers worden aangemoedigd om hun kennis en ervaring met elkaar te delen. Erken en beloon degenen die de tijd nemen om hun processen vast te leggen, anderen te helpen en bij te dragen aan de teamkennis. Organiseer sessies voor kennisuitwisseling om medewerkers de kans te geven inzichten uit te wisselen, of maak gebruik van een Happeo-kanaal voor ‘snelle tips’.
Voer regelmatig ‘kennisaudits’ uit
Zorg ervoor dat je kennisoverdrachtsproces regelmatig wordt bijgewerkt. Voer audits of beoordelingen uit om kennislacunes of gebieden te identificeren waar nog steeds cruciale informatie ontbreekt. Neem periodiek contact op met medewerkers om te controleren of ze de documentatie hebben bijgewerkt, of dat er nieuwe kennis is die moet worden gedeeld.
Conclusie
Tribale kennis is een ongelooflijke bron die, mits goed benut, de efficiëntie en het succes op lange termijn van uw team kan vergroten. Maar als u deze kennis niet actief in stand houdt, loopt u het risico waardevolle inzichten te verliezen telkens wanneer een medewerker vertrekt. Door een cultuur van kennisdeling te bevorderen, effectieve overdrachtsmethoden te implementeren en de juiste tools te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat tribale kennis een aanwinst blijft voor uw organisatie, ongeacht wie er komt of gaat.
Veelgestelde vragen
Wat is tribale kennis en waarom is het belangrijk?
Tribale kennis is de ongeschreven, op ervaring gebaseerde knowhow die medewerkers in de loop van de tijd opbouwen en informeel delen, en het is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat de dagelijkse bedrijfsvoering soepel verloopt, ook al is het zelden vastgelegd in officiële documentatie.
Wat gebeurt er als tribale kennis niet wordt vastgelegd voordat een medewerker vertrekt?
Als tribale kennis niet wordt vastgelegd, verdwijnt deze samen met de medewerker, waardoor er hiaten in de bedrijfsvoering ontstaan die zich uiten in verwarring, inefficiëntie en een tragere inwerkperiode voor degene die de functie overneemt.
Wat zijn effectieve manieren om tribale kennis te behouden?
Effectieve manieren om 'tribal knowledge' te behouden zijn onder meer het documenteren van processen in een toegankelijke kennisbank, het koppelen van ervaren medewerkers aan nieuwe medewerkers via mentorschap en meelopen, en het opstellen van checklists voor kennisoverdracht voordat iemand vertrekt.
Hoe kunnen organisaties kennisdeling tot onderdeel van hun cultuur maken?
Organisaties kunnen een cultuur van kennisdeling opbouwen door medewerkers te erkennen die hun processen documenteren, door regelmatig sessies voor kennisdeling te organiseren en door periodieke kennisaudits uit te voeren om hiaten op te sporen voordat deze een probleem worden.
