Thuiswerken heeft ongetwijfeld zo zijn voordelen, maar dat geldt ook voor het gevoel verbonden te zijn met je collega’s. Uit talloze onderzoeken is gebleken hoe gunstig een hecht team is, van een hogere productiviteit tot een lager personeelsverloop. Uit een onderzoek van de Harvard Business Review bleek zelfs dat medewerkers die zich gewaardeerd voelen, beter presteren.
Jaime Cannon is directeur Employee Experience bij Super Coffee. Met zes jaar ervaring als lerares weet Jaime het een en ander over communicatie. Ze deelde een paar tips en trucs met ons over hoe je je personeel verbonden kunt houden in tijden van thuiswerken.
Nieuwe medewerkers verwelkomen bij werken op afstand — wat je wel en niet moet doen
Jaime vertelt ons dat je er niet zomaar van uit moet gaan dat mensen weten hoe ze contact moeten maken: “De eerste stap is het inzetten van de juiste digitale hulpmiddelen, maar je kunt er niet zomaar van uitgaan dat het vanzelf gaat. Mensen hebben dat duwtje in de rug nodig om uit hun comfortzone te stappen, en ze moeten zich daarbij veilig voelen.”
"Hetzelfde geldt voor verandermanagement. Wanneer je updates of nieuws verspreidt waarvan je team op de hoogte moet zijn, ga er dan niet vanuit dat iedereen de zaken op dezelfde manier interpreteert als het bedrijf. Breng het nieuws op een manier die feedback uitnodigt en mensen de kans geeft om vragen of suggesties te delen. Je wilt dat mensen hun mening delen, want je weet nooit wat er zich afspeelt in hun specifieke invloedssfeer waar je zelf geen rekening mee hebt gehouden. En zorg ervoor dat je bij het invoeren van feedbackmogelijkheden ook rekening houdt met nieuwe medewerkers."
"Zorg ervoor dat de communicatielijnen echt openstaan zodat mensen er gebruik van kunnen maken, en probeer een cultuur te bevorderen waarin mensen zich gesterkt voelen om dat te doen. Er valt veel te zeggen voor beide zaken: je moet de middelen hebben om het te doen, maar je moet ook de mentaliteit hebben om een cultuur op te bouwen waarin het oké is dat mensen zaken via de hiërarchie naar boven doorgeven in plaats van alleen maar naar beneden.”
Dit komt neer op:
- Zorg wel voor een cultuur van transparante communicatie
- Kies de beste tools voor digitale communicatie
- Betrek nieuwe medewerkers erbij en moedig hen aan om openlijk te communiceren
- Ga er niet vanuit dat mensen weten hoe ze contact moeten leggen
Wat is het belangrijkste onderdeel van de levenscyclus van een medewerker?
Menselijke verbondenheid blijft gedurende de hele loopbaan van een medewerker een constante factor. Het is niet eenvoudig om die verbondenheid levend te houden, zowel met medewerkers die er al vanaf het begin bij zijn als met degenen die net zijn begonnen — Super Coffee heeft medewerkers die er al zes jaar werken, en nieuwkomers die nog geen enkele collega persoonlijk hebben ontmoet.
Jaime legt uit: “Een cruciaal onderdeel van de werknemerservaring en de levenscyclus van een medewerker wanneer je aan een nieuwe baan begint, is het leggen van die menselijke band. En dit wordt nog belangrijker – en uitdagender – bij het werken op afstand. We proberen voortdurend na te denken over welke mogelijkheden er virtueel bestaan, maar ook over toekomstige mogelijkheden om persoonlijk contact te leggen. Het is belangrijk om te onthouden dat er een aspect van menselijke verbinding moet zijn, wil dit zich vertalen naar de digitale wereld. Het belangrijkste is dat je de juiste balans vindt, zodat mensen het gevoel hebben dat ze erbij horen. Daarvoor moet je ervoor zorgen dat mensen zich snel op hun gemak voelen, want je vraagt hen om belangrijk werk te doen, en dat is moeilijk via een scherm.”
Probeer niet altijd ‘het op te lossen’
Luisteren is soms belangrijker dan oplossen. Als manager ligt de verantwoordelijkheid om sommige van deze problemen op te lossen bij jou — maar soms moet je je niet richten op het oplossen van problemen, maar op het ernaar luisteren.
Jaime legt uit: "Het kan een uitdaging zijn om gewoon te luisteren. Maar soms gaat het erom mensen de ruimte te geven om te praten en niet per se te proberen het op te lossen. Mensen willen gehoord worden – het gaat erom hen de ruimte te geven om te praten en hun verhaal te delen."
"Er zijn inderdaad zaken die om actie vragen. Maar wanneer mensen in een geïsoleerde wereld leven, willen ze gewoon erkend worden en weten dat wat ze ook doormaken, het oké is."
We hebben allemaal al genoeg virtuele vergaderingen meegemaakt en hebben er misschien geen zin meer in. Maar soms kan een telefoontje, gewoon om te praten en ervaringen uit te wisselen, een wereld van verschil maken.
Geef het goede voorbeeld
Zichtbare betrokkenheid van het management verlaagt de drempel voor alle anderen. "Soms kan het voor medewerkers een beetje intimiderend zijn om iets te posten op het sociale intranet van hun bedrijf", zegt Jaime. "Maar hoe vaker ze zien dat hun directe leidinggevende, het topmanagement of de oprichters van het bedrijf open vragen stellen en reacties delen, hoe meer de drempel wordt verlaagd. Ik denk dat mensen zich dan meer op hun gemak zullen voelen om dat te doen en zich bloot te geven. De meeste mensen hebben al een favoriet socialemediaplatform waarop ze zich op hun gemak voelen om te communiceren. Het gaat erom dat reeds bestaande potentieel aan te boren en mensen op intern niveau te betrekken.”
Laat jezelf zien, bouw vertrouwen op, forceer niets
Jaime sluit af met een wijze raad: „Als je het gedrag dat je van anderen verwacht zelf kunt voorleven, zullen mensen zich meer op hun gemak voelen om mee te doen. Ik plaats veel dingen op ons sociale intranet die ik niet per se op mijn LinkedIn of Instagram zou delen. Als mensen zien dat ik hen vraag om zich kwetsbaar op te stellen terwijl ik dat zelf ook doe, denk ik dat dat voor iedereen vertrouwen en een gevoel van verbondenheid binnen het bedrijf zal opwekken. Je kunt een gevoel van verbondenheid niet afdwingen, maar je kunt het wel stimuleren."
Veelgestelde vragen
Hoe kunnen managers nieuwe medewerkers op afstand effectief verwelkomen en inwerken?
Zorg voor transparante communicatiekanalen en bied actieve ondersteuning, in plaats van ervan uit te gaan dat er vanzelf een band ontstaat. Breng bedrijfsnieuws op een manier die actief uitnodigt tot vragen en feedback, en houd de communicatielijnen in beide richtingen open, zodat medewerkers zich gesterkt voelen om ideeën aan te dragen in plaats van alleen maar instructies te ontvangen.
Wat is de beste manier voor leidinggevenden die op afstand werken om vertrouwen op te bouwen en betrokkenheid te stimuleren?
Geef het goede voorbeeld. Wanneer medewerkers regelmatig zien dat managers, topmanagers en oprichters berichten plaatsen en reageren op het sociale intranet van het bedrijf, wordt het voor alle anderen veel minder intimiderend om hetzelfde te doen. Leiders die oprechte kwetsbaarheid tonen, in plaats van alleen maar gepolijste updates, wekken doorgaans dieper vertrouwen en een sterker gevoel van verbondenheid binnen het team.
Hoe moeten managers omgaan met problemen van medewerkers en uitdagingen op het gebied van virtuele communicatie?
Geef prioriteit aan actief luisteren in plaats van meteen elk probleem te willen oplossen. In een werkomgeving op afstand of in afzondering willen medewerkers vaak gewoon gehoord en erkend worden. Door gesprekken te reserveren die puur bedoeld zijn om ervaringen te delen en contact te maken – in plaats van om problemen op te lossen – kan het welzijn aanzienlijk worden verbeterd, ook al voelen virtuele vergaderingen al vermoeiend aan.
Waarom is menselijk contact juist belangrijker, en niet minder, in een omgeving waarin op afstand wordt gewerkt?
Werken op afstand neemt de toevallige persoonlijke momenten weg die vroeger automatisch verbinding creëerden, waardoor het zowel uitdagender als belangrijker wordt om bewust verbinding te creëren. Het vinden van een balans tussen mogelijkheden voor virtuele verbinding en toekomstige persoonlijke ontmoetingen zorgt ervoor dat zowel ervaren medewerkers als kersverse nieuwkomers het gevoel krijgen dat ze er echt bij horen.
