Als je in de jaren ’90 of begin jaren 2000 een bedrijfsintranet hebt gebruikt, spreekt het concept je waarschijnlijk niet bepaald aan. Die oude systemen waren vaak log, verwarrend en gewoonweg onaangenaam om doorheen te navigeren.
Maar we hebben een lange weg afgelegd sinds die stoffige oude programma’s die niemand wilde gebruiken, en de bedrijfsintranetten van vandaag zijn van een heel andere orde. Ze zijn boeiend, esthetisch aantrekkelijk en zitten boordevol functies die samenwerken een fluitje van een cent maken.
Lees verder voor zeven voordelen van bedrijfsintranetten en enkele praktijkvoorbeelden die laten zien hoe krachtig deze systemen kunnen zijn.
Maar eerst even een korte definitie.
Wat is een bedrijfsintranet?
Een bedrijfsintranet is een beveiligd netwerk dat alleen toegankelijk is voor mensen binnen een organisatie. Het belangrijkste doel ervan is om medewerkers een ruimte te bieden waar ze bestanden kunnen delen, kunnen communiceren en kunnen samenwerken. Bedrijfsintranetten zijn bijzonder waardevol in de huidige wereld van werken op afstand en hybride werken, waarin collega’s tools nodig hebben om op afstand effectief samen te werken.
Waarom heb je een bedrijfsintranet nodig? 7 belangrijke voordelen
Hier zijn zeven voordelen die de beste bedrijfsintranetten een organisatie kunnen bieden:
1. Verhoogt de betrokkenheid van medewerkers
Bedrijfsintranetten stellen medewerkers in staat elkaar te leren kennen, zelfs als ze mijlenver van elkaar verwijderd zijn. Dit helpt hen zich verbonden te voelen met hun organisatie, waardoor de betrokkenheid toeneemt en zelfs het personeelsbehoud wordt bevorderd.
Elk intranet is anders, maar de beste zijn voorzien van sociale en samenwerkingsfuncties zoals gedeelde kanalen, berichten en reacties, die helpen om iedereen met elkaar te verbinden.
2. Bevordert betere communicatie
De beste bedrijfsintranetten stellen medewerkers op alle niveaus in staat om berichten, reacties en artikelen te delen, waardoor een cultuur van open communicatie over de hele linie wordt bevorderd.
Veel oplossingen kunnen ook worden geïntegreerd met tools zoals Slack of Microsoft Teams, zodat u rechtstreeks vanuit uw intranetplatform een bericht naar een collega kunt sturen. Uw intranet wordt zo uw alles-in-één-tool voor betere, effectievere communicatie.
3. Maakt het delen van informatie mogelijk
Een bedrijfsintranet is de perfecte plek voor medewerkers om informatie op te slaan, te delen en te raadplegen. Alles, van bedrijfsbeleid tot gedeelde agenda’s en uw medewerkerslijst, kan (en moet) op uw bedrijfsintranet worden opgeslagen.
Op deze manier weten je medewerkers altijd waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, zonder dat ze nog hoeven te zoeken in gedeelde mappen of door pagina’s met e-mails hoeven te scrollen om die ene bijlage te vinden.
4. Verhoogt de productiviteit
Heb je ooit een belangrijke taak moeten uitvoeren, maar raakte je afgeleid door het zoeken naar de juiste versie van een document? Of moest je van tabblad wisselen om op een bericht van een collega te reageren, waardoor je uiteindelijk helemaal afdwaalde?
Wanneer alles – van je communicatiemiddelen tot de bestanden en informatie die je nodig hebt – op één plek staat, wordt het leven een stuk eenvoudiger. Met andere woorden: een bedrijfsintranet is de sleutel tot een productiever, gestroomlijnder en rustiger werkleven.
5. Bevat krachtige zoekmogelijkheden
Volgens een rapport van McKinsey besteedt de gemiddelde werknemer ongeveer 20% van zijn werkweek aan het zoeken naar en verzamelen van informatie. Dit is niet alleen vervelend, maar ook een enorme verspilling van de tijd van je medewerkers.
De beste intranetoplossingen voor bedrijven beschikken over krachtige zoekfunctionaliteit waarmee je tegelijkertijd in e-mails, op je intranetplatform en op je gedeelde schijven kunt zoeken, zodat je medewerkers de benodigde bestanden binnen enkele seconden kunnen vinden. Happeo gaat nog een stap verder met zijn door AI aangestuurde Knowledge Engine, die inhoud markeert die ontbreekt, verouderd of inconsistent is, zodat de antwoorden die medewerkers vinden, betrouwbaar zijn.
6. Biedt verbeterde beveiliging
Medewerkersgegevens, klantdossiers, uiterst vertrouwelijke bedrijfsstrategieën: vrijwel elk bedrijf heeft te maken met een bepaalde hoeveelheid vertrouwelijke informatie, en een goed bedrijfsintranet biedt een veilige plek om deze op te slaan.
Bij Happeo worden alle gegevens bijvoorbeeld veilig opgeslagen in Google Cloud, zodat je profiteert van beveiligingsprotocollen van topkwaliteit. Je kunt ook toegangscontroles instellen om ervoor te zorgen dat alleen de juiste personen de meest gevoelige delen van je intranet kunnen zien.
7. Vermindert het aantal e-mails
Het voortdurend ontvangen van e-mails kan je uit je werkritme halen, je denkprocessen onderbreken en je dag in het algemeen verstoren, maar een bedrijfsintranet kan hier uitkomst bieden.
Het gebruik van een intranet betekent een overstap van een ‘vraagcultuur’ naar een ‘zoekcultuur’. Simpel gezegd: je collega’s hoeven elkaar niet langer te overspoelen met e-mails, omdat ze in plaats daarvan kunnen zoeken naar de informatie die ze nodig hebben.
Hoe gebruiken bedrijven bedrijfsintranetten?
Om je te helpen begrijpen hoe een intranet een organisatie kan helpen, volgen hier enkele voorbeelden van hoe echte klanten succes hebben geboekt met het bedrijfsintranet van Happeo.
Om fusies te vergemakkelijken
Inspire Education Group is een organisatie die is ontstaan uit een fusie tussen twee hogescholen. De groep zag de fusie als een kans om nieuwe en efficiëntere communicatiemethoden in te voeren en lanceerde daarom het bedrijfsintranet van Happeo om de twee voorheen afzonderlijke entiteiten met elkaar te verbinden.
Met Happeo hoopte IEG het aantal interne e-mails te verminderen, de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar informatie te verkorten en de zichtbaarheid van hun leidinggevenden te verbeteren – een belangrijke uitdaging in het onderwijs.
Met Happeo slaagde de groep erin iedereen met elkaar te verbinden door belangrijke inhoud te delen en de kracht van hun sterke organisatiecultuur te benutten.
De overgang naar een ‘remote-first’-model
Eind 2020 bereidde ActivTrak zich voor om een ‘remote-first’-bedrijf te worden. Het bedrijf had een tool nodig waarmee medewerkers op afstand konden communiceren en samenwerken. Ook moesten ze hun bedrijfscultuur behouden, wat in een omgeving met werken op afstand een uitdaging kan zijn.
Met behulp van Happeo creëerde ActivTrak een overzichtelijke kennisbank waar mensen op afstand konden samenwerken en informatie konden vinden. Ze maakten ook optimaal gebruik van de sociale functies van Happeo door medewerkers aan te moedigen elkaar te leren kennen, zelfs als ze elkaar nog nooit persoonlijk hadden ontmoet.
Om wereldwijde teams te verenigen
Riwal is een wereldwijd opererend bedrijf met 2.600 medewerkers, verspreid over 75 vestigingen in 16 landen. Het bedrijf had een platform nodig om zijn personeelsbestand te verenigen, waaronder een groot aantal medewerkers zonder vaste werkplek, zoals vrachtwagenchauffeurs en technici.
Met Happeo kon Riwal zijn hele personeelsbestand met elkaar verbinden dankzij de integratie van het platform met Google Translate, waardoor medewerkers van alle nationaliteiten momenten van verbinding kunnen delen met collega’s over de hele wereld. Dankzij de mobiele app van Happeo is Riwal er ook in geslaagd om contact te leggen met zijn medewerkers zonder vaste werkplek.
Om de communicatie tussen afdelingen te verbeteren
MINT Dentistry is een consortium van meer dan 60 tandartspraktijken in de regio’s Dallas en Houston. Het bedrijf schakelde Happeo in om de haperende communicatie en het gebrek aan betrokkenheid onder medewerkers aan te pakken; zij voelden zich over het algemeen niet verbonden met collega’s op andere locaties.
Sinds de lancering van het Happeo-intranet heeft MINT Dentistry een enorme toename in betrokkenheid gezien, zowel binnen teams als tussen afdelingen. Het organigram helpt medewerkers te begrijpen hoe iedereen in het geheel past, terwijl functies zoals reacties op berichten en ‘likes’ zorgen voor een vertrouwde, socialemedia-achtige ervaring.
Bekijk een bedrijfsintranet in de praktijk
Wilt u weten hoe een bedrijfsintranet zoals Happeo uw organisatie zou kunnen transformeren? Meld u aan voor een gratis, gepersonaliseerde demo om Happeo in actie te zien.
Veelgestelde vragen
Wat is een bedrijfsintranet?
Een bedrijfsintranet is een beveiligd netwerk dat alleen toegankelijk is voor mensen binnen een organisatie, waardoor medewerkers één plek hebben om bestanden te delen, te communiceren en samen te werken.
Wat zijn de voordelen van een bedrijfsintranet?
Een bedrijfsintranet verhoogt de betrokkenheid, verbetert de communicatie, centraliseert informatie, verhoogt de productiviteit, maakt informatie gemakkelijk doorzoekbaar, beschermt vertrouwelijke gegevens en vermindert het interne e-mailverkeer.
Hoe zorgt een bedrijfsintranet voor minder e-mails?
Het zorgt ervoor dat teams overschakelen van een ‘vraagcultuur’ naar een ‘zoekcultuur’: in plaats van collega’s te e-mailen voor informatie, zoeken medewerkers op het intranet en vinden ze de informatie zelf.
Hoe gebruiken bedrijven Happeo als bedrijfsintranet?
Klanten van Happeo gebruiken het om teams na fusies met elkaar te verbinden, over te stappen op ‘remote-first’-werken, wereldwijde en mobiele medewerkers samen te brengen en de communicatie tussen afdelingen en locaties te verbeteren.
