De manier waarop kennis wordt beheerd, heeft invloed op elk aspect van een organisatie: mensen, processen, producten of diensten. En net als bij alles geldt ook hier dat de manier waarop kennis wordt opgeslagen van belang is.
Vandaag bekijken we hoe een kennismanagementsysteem het verschil maakt tussen productieve en onproductieve medewerkers.
- Samenwerking
Informatie en kennis kunnen – en worden meestal ook – gebruikt voor samenwerking. Het delen ervan vormt de kern van samenwerking: hier begint de discussie, ontstaan ideeën, worden taken toegewezen en draagt iedereen zijn steentje bij. Dat verloopt vlekkeloos wanneer mensen toegang hebben tot dezelfde informatie, maar vaak is dat niet het geval.
Met honderden documentversies die rondzwerven en teamleden die niet zeker weten welke de meest recente is, kan samenwerking (en zal deze hoogstwaarschijnlijk) rommelig worden (op zijn zachtst gezegd). Informatiesilo’s vormen een ander obstakel voor het opbouwen van een samenwerkingscultuur, waardoor teamleden geen volledig geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.
Een informatiesilo is een stukje geïsoleerde informatie dat niet vrij kan aansluiten op gerelateerde informatiestromen. Het is ook de uitdaging op het gebied van kennisbeheer waarmee 54% van de organisaties te maken heeft en die hen tot wel 1,5 miljoen dollar per jaar kan kosten. Communicatie- en samenwerkingssilo’s kunnen ook leiden tot:
- Gebrek aan afstemming onder medewerkers
- Teamleden met verschillende prioriteiten
Kennisbeheersystemen helpen u een cultuur van kennisdeling te creëren waarin kennis beschikbaar is voor iedereen binnen de organisatie. Ze zorgen ervoor dat kennis altijd beschikbaar is om samenwerking te vergemakkelijken – de informatie is gemakkelijk te vinden, goed georganiseerd en iedereen kan er direct mee aan de slag.
- Besluitvormingsproces
Hadden we het al gehad over het nemen van weloverwogen beslissingen? Kennisbeheersoftware verspreidt informatie zodat deze voor iedereen in de organisatie toegankelijk is. Dus... wat is de invloed van kennisbeheer op de besluitvorming?
- Het creëert één enkele betrouwbare bron die actuele informatie biedt die wordt gebruikt in het besluitvormingsproces.
- Het maakt processen flexibeler door de toegang tot informatie te versnellen. Als er meerdere versies van documenten in omloop zijn zonder duidelijke volgorde, leidt dat tot verwarring. Dat bespaart tijd die mensen liever besteden aan productief werk.
Wat is het verschil? Er worden sneller betere beslissingen genomen.
- Maak van uw interne communicatie één enkele bron van waarheid
Als je ‘kennisbeheer’ hoort, krijg je waarschijnlijk het gevoel dat het alleen maar gaat om het ordenen van droge stukjes informatie. Maar het gaat niet alleen om het opslaan en delen van bestanden, het gaat ook om de communicatie eromheen. Of het nu gaat om statische of dynamische communicatie: het delen van kennis staat gelijk aan transparantie.
Hoe ziet transparantie eruit bij kennisuitwisseling van bovenaf?
- Kennis blijft locatieonafhankelijk
- Bronnen zijn voor iedereen op elk moment toegankelijk
- Gedemocratiseerde contentcreatie
- Vereenvoudigd projectbeheer
- Afdelingspagina's en geautomatiseerde onboarding: als Susan van Marketing nieuw is in het team en nog niet bekend is met het HR-beleid, kan ze dit vinden op Pages, waar statische informatie wordt geplaatst. Ze hoeft geen tijd te verspillen met eindeloos scrollen in Slack in de hoop dat iemand er iets over heeft gepost.
Om ervoor te zorgen dat niet alleen de organisatie met haar medewerkers communiceert, maar ook medewerkers hun gedachten en meningen met hun bedrijf delen, hebben kennisbeheersystemen als hubs voor wederzijdse communicatie ook bottom-up communicatie nodig. Wat is dan de impact van bottom-up communicatie op het delen van kennis?
- Kanalen met dynamische communicatie zijn de plek waar medewerkers kennis kunnen delen en daarover discussies kunnen voeren in de reacties.
- Medewerkers uiten hun mening, geven feedback en delen inzichten.
- Wanneer medewerkers zich betrokken voelen en op de hoogte zijn van wat er in het bedrijf gebeurt, zijn ze productiever.
- Kanalen met dynamische communicatie zijn de plek waar medewerkers kennis kunnen delen en er in de reacties zinvolle discussies over kunnen voeren.
- Een verschuiving van een ‘vraagcultuur’ naar een ‘zoekcultuur’
We durven te wedden dat je wel eens die ene persoon in je bedrijf hebt gehad (of nu nog hebt!) die je altijd vraagt om een link naar documenten of mappen te sturen, omdat hij of zij nooit weet hoe die te vinden is, en dat je altijd helpt omdat dat nu eenmaal ‘aardig’ is, maar stel je nu eens voor dat dit de aanpak is van je hele personeelsbestand. Dan heb je te maken met een ‘vraag’-cultuur in plaats van een ‘zoek’-cultuur.
Zoekculturen gedijen waar informatie zo is georganiseerd dat deze snel en gemakkelijk te vinden is; daardoor hoeven mensen niet rond te vragen, omdat ze zelf weten hoe ze kunnen vinden wat ze zoeken. Het is de beste cultuur om op te bouwen als het gaat om kennismanagement, maar het is ook de moeilijkste – en het kennismanagementsysteem is er om je te helpen die cultuuromslag te bewerkstelligen:
- Het fungeert als de eigen wiki-tool van een organisatie, waardoor de kennis die uw medewerkers nodig hebben gemakkelijk vindbaar is, zodat iedereen zich op zijn of haar eigen werk kan concentreren. Met andere woorden: kennismanagement heeft een directe invloed op de productiviteit.
- Het voorkomt kennisverlies. Kennis blijft beschikbaar, ook nadat mensen de organisatie hebben verlaten. Zonder een goede kennisbank verdwijnt de kennis van een medewerker samen met hem of haar wanneer deze vertrekt.
- Het helpt je te zeggen wat je wilt zeggen. Je wilt dat je waarden, je cultuur en je middelen sterk en consistent zijn. Het beste kennismanagementsysteem is een hulpmiddel waarmee je bedrijf de toon bepaalt en één enkele bron van waarheid biedt aan alle medewerkers.
Waar het op neerkomt
Naarmate het bedrijf groeit, groeit ook de gedeelde kennis. De manier waarop je dit beheert, is van groot belang — het bepaalt hoe informatie wordt gevonden, gedeeld en opgeslagen binnen je organisatie. Je medewerkers zijn bij dit proces betrokken, en de manier waarop zij omgaan met kennis is terug te zien in hun werk: van dagelijkse taken tot aan hun motivatie en betrokkenheid bij de inhoud.
Veelgestelde vragen
Hoe verbetert een kennisbeheersysteem de samenwerking? Een kennisbeheersysteem geeft iedereen toegang tot dezelfde informatie in plaats van versnipperde documentversies en informatiesilo’s, die samenwerking doorgaans bemoeilijken en teamleden beletten weloverwogen beslissingen te nemen.
Wat is een informatiesilo en waarom is dit van belang? Een informatiesilo is een stukje geïsoleerde informatie dat niet vrij kan aansluiten op gerelateerde informatiestromen. Het is een wijdverbreid probleem binnen kennisbeheer en kan ook leiden tot een gebrek aan afstemming onder medewerkers en niet-op elkaar afgestemde prioriteiten tussen teams.
Hoe beïnvloedt kennisbeheer de besluitvorming? Het creëert één enkele betrouwbare bron met actuele informatie en versnelt de toegang tot die informatie, in plaats van dat mensen door meerdere documentversies moeten spitten. Dit betekent dat er sneller betere beslissingen worden genomen.
Wat is het verschil tussen top-down en bottom-up kennisdeling? Bij top-down kennisdeling worden bronnen zoals beleidsregels en statische informatie locatieonafhankelijk en voor iedereen op elk moment toegankelijk, terwijl bottom-up kennisdeling plaatsvindt in kanalen waar medewerkers discussiëren, feedback geven en inzichten delen, waardoor mensen meer met elkaar verbonden en productiever blijven.
Wat is het verschil tussen een ‘vraag’-cultuur en een ‘zoek’-cultuur? In een ‘vraag’-cultuur vertrouwen medewerkers erop dat collega’s hen naar documenten wijzen, omdat ze die zelf niet kunnen vinden. In een ‘zoek’-cultuur is de informatie zo goed georganiseerd dat mensen zelf kunnen vinden wat ze nodig hebben; dit is de moeilijkere, maar productievere cultuur om op te bouwen.
Wat gebeurt er met kennis wanneer een medewerker de organisatie verlaat? Zonder een goede kennisbank gaat de kennis van een medewerker met hem of haar mee. Een kennismanagementsysteem voorkomt dat verlies door informatie beschikbaar en doorzoekbaar te houden nadat de medewerker is vertrokken.
