La parte più difficile nell’acquisto della prima intranet non è confrontare i fornitori, bensì sapere su quali criteri valutarli effettivamente, dato che non si ha alcuna esperienza precedente a cui attingere e ogni demo di vendita sembra ragionevolmente convincente se non si sa già cosa tende ad andare storto dopo il lancio. Le aziende che sostituiscono una intranet dispongono già di un elenco di criteri, solitamente determinato da ciò che ha fallito in modo specifico l’ultima volta. Chi acquista per la prima volta parte da zero, il che rende facile concentrarsi sugli aspetti sbagliati: un elenco più lungo di funzionalità, un'interfaccia più accattivante, un prezzo di listino più basso, nessuno dei quali è in grado di prevedere in modo affidabile se la piattaforma sarà ancora in uso quotidiano un anno dopo.
Un approccio più utile consiste nel valutare in base alle specifiche modalità di fallimento che affondano la maggior parte delle prime intranet, piuttosto che a una generica lista di controllo delle funzionalità. Cinque criteri contano più degli altri.
Quanta configurazione tecnica richiede effettivamente
La prima cosa che vale la pena verificare è quanto della configurazione dipenda dall’IT e quanto possa essere realizzato senza di esso. Molte piattaforme sembrano semplici in una demo, ma poi si rivelano richiedere una vera e propria configurazione tecnica sottostante: un sistema di identità separato da configurare, una struttura di autorizzazioni da costruire da zero, un single sign-on che richiede una propria configurazione e manutenzione. Per un’azienda che non dispone di risorse IT dedicate da dedicare a questo, questo aspetto diventa silenziosamente il fattore decisivo, indipendentemente da quanto la piattaforma possa sembrare valida sotto altri aspetti, perché un sistema che nessuno è in grado di mantenere non rimane utile a lungo.
Il test migliore consiste nel verificare se la piattaforma sia in grado di ereditare identità e autorizzazioni direttamente dalla suite di produttività esistente dell’azienda, anziché creare un secondo sistema parallelo. Un’azienda che utilizza Google Workspace e sta valutando Happeo, ad esempio, sta esaminando una piattaforma in cui l’accesso, le autorizzazioni e l’accesso ai file derivano tutti direttamente dalla configurazione di Google Workspace già in uso, senza un secondo sistema che qualcuno debba configurare o mantenere sincronizzato nel tempo. Questa singola scelta progettuale elimina una categoria di oneri tecnici che molte alternative si limitano a trasferire a chiunque si ritrovi a gestire la piattaforma dopo il lancio.
Se si integra con gli strumenti che i dipendenti utilizzano già quotidianamente
Il secondo aspetto da valutare è se l’intranet si integri in modo significativo con gli strumenti che i dipendenti già utilizzano, oppure se diventi l’ennesimo luogo isolato che bisogna ricordarsi di controllare. Questo aspetto è più importante per una prima intranet che per una che va a sostituire quella esistente, poiché non c’è un’abitudine consolidata di “controllare l’intranet” su cui una nuova piattaforma possa basarsi. Se l’intranet non si inserisce in modo naturale nel flusso di lavoro esistente di un dipendente, l’abitudine di usarla spesso non si forma affatto.
Un test utile e concreto in questo caso è la ricerca. La ricerca della piattaforma si limita ai propri contenuti o si estende agli strumenti su cui l’azienda già fa affidamento per il lavoro quotidiano? La ricerca di Happeo copre i propri contenuti insieme a Gmail e Drive da un'unica barra, quindi un dipendente non ha bisogno di sapere in anticipo quale sistema contenga la risposta alla sua domanda. Quel livello di integrazione è un segnale significativamente più forte di compatibilità a lungo termine rispetto a una piattaforma che si limita a incorporare un documento Google Doc come link statico.
Se la struttura è in grado di adattarsi man mano che l’azienda apprende
Il terzo aspetto da verificare, e che è facile trascurare, è quanto la piattaforma sia tollerante nei confronti di errori nella struttura iniziale. Chi acquista per la prima volta sta prendendo decisioni organizzative che nessuno in azienda ha mai preso prima: cosa conta come politica duratura rispetto a un aggiornamento rapido, chi è responsabile di quale pagina, come dovrebbero essere raggruppati i contenuti. Alcune di queste decisioni saranno sbagliate al primo tentativo, quasi per definizione, perché nessuno sa ancora cosa cercheranno effettivamente i dipendenti.
Le piattaforme da evitare in questo caso sono quelle che vincolano l’azienda a una struttura rigida stabilita durante la configurazione iniziale, con notevoli difficoltà nel modificarla in seguito. Ciò che vale invece la pena cercare è una piattaforma che offra una struttura di partenza ragionevole senza richiedere che sia perfetta fin dal primo giorno. I modelli predefiniti di Happeo per le risorse umane, l’onboarding e le politiche comuni offrono all’azienda un punto di partenza sensato, organizzato tramite Pagine, Spazi e Canali che rispecchiano per quanto tempo una determinata informazione debba effettivamente essere rilevante, pur rimanendo sufficientemente flessibili da poter essere riorganizzate man mano che emergono i modelli di utilizzo reali, anziché rimanere vincolate alle ipotesi formulate nella prima settimana.
Chi è effettivamente responsabile di garantirne l’accuratezza
Il quarto criterio è la titolarità, ed è probabilmente quello che la maggior parte di chi acquista per la prima volta tralascia completamente durante la valutazione, poiché non è una caratteristica che emerge chiaramente in una demo del prodotto. Una piattaforma può sembrare completa e ben organizzata il giorno del lancio, ma può comunque deteriorarsi nel giro di un anno se nessuno è specificamente responsabile di mantenere accurata una determinata pagina una volta che l’entusiasmo iniziale si è affievolito.
Vale la pena chiedere direttamente: la responsabilità di contenuti specifici può essere assegnata a una persona o a un team specifico all’interno della piattaforma stessa, e la piattaforma fa qualcosa per segnalare i contenuti che sono diventati obsoleti o che hanno perso un responsabile chiaro? Happeo integra entrambe le funzionalità direttamente nella piattaforma, assegnando la responsabilità delle pagine e degli spazi individualmente e utilizzando strumenti automatizzati di monitoraggio dello stato dei contenuti per individuare le pagine che necessitano di revisione, svolgendo così una parte significativa del lavoro di manutenzione continua che un’azienda senza risorse dedicate per le verifiche manuali dovrebbe altrimenti svolgere a mano o, più probabilmente, non riuscirebbe mai a portare a termine.
Se qualcuno lo userà davvero tra un anno
L’ultimo criterio è quello che, in definitiva, determina se tutto il resto abbia avuto importanza: l’adozione. Un lancio rapido e ben strutturato che nessuno utilizza effettivamente sei mesi dopo non fa altro che rimandare lo stesso fallimento a una data leggermente successiva. Vale la pena porsi questa domanda direttamente durante la valutazione, piuttosto che dare per scontato che la situazione si risolva da sola, poiché i dati di utilizzo di una piattaforma, se il fornitore è disposto a condividerli, rappresentano uno dei segnali più attendibili disponibili prima di prendere una decisione di acquisto.
Il tasso medio di utilizzo settimanale di Happeo tra la sua base clienti è significativamente superiore alla media globale delle piattaforme di intranet sociale in generale. Questo divario è un segnale significativo di ciò che accade realmente al termine del processo di vendita, ed è un dato di gran lunga più utile per chi acquista per la prima volta rispetto a qualsiasi singola funzionalità riportata in una scheda comparativa. La reputazione della piattaforma presso terze parti riflette lo stesso andamento dal punto di vista dei recensori: un punteggio di 4,5 su 5 su G2 su oltre 150 recensioni, con il 95% dei recensori che le assegna 4 o 5 stelle e nessuna recensione a 1 stella registrata.
Valutare in base ai fallimenti, non all’elenco delle funzionalità
Ognuno di questi cinque criteri rimanda alla stessa domanda di fondo: cosa va effettivamente storto con una prima intranet e questa piattaforma specifica riesce a evitarlo? La maggior parte fallisce in sordina, non a causa di qualche malfunzionamento drammatico, ma a causa di costi IT non previsti nel budget, di una struttura troppo rigida per essere adattata, di contenuti di cui nessuno è responsabile della manutenzione, o semplicemente di uno scarso utilizzo che trasforma una piattaforma costosa in rumore di fondo nel giro di un anno.
Per un’azienda che sta valutando la propria prima intranet, in particolare se già basata su Google Workspace, verificare una piattaforma alla luce di questi cinque rischi specifici fornisce un quadro molto più affidabile rispetto al confronto tra elenchi di funzionalità o alla visione di un’altra demo ben curata. Le scelte progettuali di Happeo, l’ereditarietà nativa delle identità, la profonda integrazione della ricerca, la struttura flessibile, gli strumenti di gestione integrati e una solida storia di utilizzo effettivo affrontano direttamente ciascuno di questi aspetti, il che rappresenta una proposta significativamente diversa rispetto a una piattaforma che si limita a dichiarare di soddisfare tutti i requisiti senza fornire prove di come si comporti una volta presa la decisione di acquisto.
Domande frequenti
Quali sono gli aspetti più importanti da considerare nella scelta della prima piattaforma intranet?
Cinque aspetti sono fondamentali: in che misura la configurazione tecnica dipende dal reparto IT, se la piattaforma si integra con gli strumenti che i dipendenti utilizzano già quotidianamente, se la struttura è in grado di adattarsi man mano che l’azienda evolve, se la proprietà dei contenuti può essere chiaramente assegnata e se le persone continuano effettivamente a utilizzarla dopo un anno. Nel loro insieme, questi fattori predicono il successo a lungo termine molto meglio di una semplice lista di funzionalità.
Perché la configurazione tecnica è così importante proprio per chi acquista per la prima volta?
Perché chi acquista per la prima volta di solito non dispone di risorse IT dedicate da destinare alla manutenzione continua della piattaforma. Una piattaforma che eredita identità e autorizzazioni da una suite di produttività esistente, anziché creare un sistema separato, evita di generare un sovraccarico tecnico che altrimenti ricadrebbe su chiunque si occupi della gestione della piattaforma dopo il lancio.
Come può un’azienda verificare se un’intranet si integra effettivamente nei flussi di lavoro quotidiani?
La ricerca è un buon test pratico. Se la funzione di ricerca di una piattaforma copre solo i propri contenuti anziché estendersi a strumenti come Gmail o Drive, i dipendenti devono comunque ricordarsi in quale sistema si trova la risposta di cui hanno bisogno, il che mina fin dall’inizio l’abitudine di consultare l’intranet.
È un problema se un’azienda sbaglia la struttura iniziale dei contenuti?
Non necessariamente, purché la piattaforma consenta di modificare tale struttura in un secondo momento. Alcune decisioni iniziali su cosa sia da considerarsi una politica aziendale e cosa invece un semplice aggiornamento sono quasi certamente imperfette al primo tentativo; pertanto, una piattaforma che impone una struttura rigida fin dal primo giorno causa più problemi a lungo termine rispetto a una progettata per adattarsi man mano che emergono i reali modelli di utilizzo.
Perché la responsabilità della gestione viene spesso trascurata durante le prime valutazioni dell’intranet?
Perché non è un aspetto che emerge chiaramente durante la demo di un prodotto. Una piattaforma può sembrare completa e ben organizzata il giorno del lancio e tuttavia deteriorarsi nel giro di un anno se nessuno è specificamente responsabile di mantenere aggiornata una determinata pagina; ecco perché vale la pena chiedere direttamente se è possibile assegnare la responsabilità dei contenuti e se i contenuti obsoleti vengono segnalati automaticamente.
