Quali piattaforme intranet non richiedono risorse IT per la configurazione?

La maggior parte dei fornitori di soluzioni intranet vi dirà che la propria piattaforma è facile da configurare. Pochi, invece, vi spiegheranno da cosa dipenda effettivamente questa “facilità”, che di solito comporta un impegno tecnico minore rispetto a quanto la piattaforma lasci inizialmente intendere. Molti processi di configurazione che sembrano semplici in una demo di vendita si rivelano in realtà richiedere un coinvolgimento concreto del reparto IT una volta firmato il contratto: configurare il Single Sign-On, creare una struttura di autorizzazioni, collegare un servizio di directory, risolvere eventuali problemi che si verificano durante le prime settimane di utilizzo effettivo. Per un'azienda che non dispone di un reparto IT dedicato a cui affidare tale lavoro, la "facile configurazione" e la "configurazione effettiva" possono rivelarsi due esperienze molto diverse.

Il modo onesto per valutare la situazione non è chiedersi se una piattaforma sia facile da usare una volta che è in funzione. È invece chiedersi specificamente quale lavoro tecnico debba essere svolto prima che possa funzionare, e chi sia tenuto a farlo.

Da dove deriva effettivamente la dipendenza dall’IT durante la configurazione

La dipendenza dall’IT nella fase di configurazione tende a derivare da tre fonti, ed è opportuno nominarle esplicitamente perché compaiono in quasi tutti i confronti tra piattaforme, anche quando il linguaggio di marketing le sorvola.

La prima riguarda l’identità e l’accesso. Ogni intranet deve sapere chi sono i propri utenti e cosa sono autorizzati a visualizzare, e le piattaforme gestiscono questo aspetto in uno dei due modi seguenti: o creano una propria directory utenti separata che qualcuno deve popolare e mantenere, oppure ereditano tali informazioni direttamente da un sistema già in uso nell’azienda. Il primo approccio comporta un vero e proprio lavoro di configurazione: l’assegnazione manuale dei diritti a ogni dipendente o la creazione di un’integrazione per sincronizzare automaticamente gli account; si tratta esattamente del tipo di attività che finisce sulla scrivania del team IT, indipendentemente da come sia stata presentata durante la trattativa di vendita.

Il secondo approccio è il single sign-on. Per consentire ai dipendenti di effettuare l’accesso con le credenziali che già utilizzano, anziché dover creare e ricordare una nuova password, di solito è necessario configurare una connessione tra l’intranet e il provider di identità esistente dell’azienda. Si tratta di un vero e proprio lavoro di configurazione tecnica, spesso indicato nella documentazione del fornitore come una "fase di configurazione rapida", ma che richiede comunque una persona con una reale competenza tecnica per essere completato correttamente.

Il terzo aspetto riguarda la migrazione e la struttura dei contenuti. Anche una piattaforma che non comporta un lavoro complesso sul backend può comunque richiedere un notevole sforzo da parte del reparto IT se l’impostazione della struttura effettiva delle pagine, dei modelli e delle autorizzazioni richiede lo sviluppo di script tecnici o l’elaborazione di dati in blocco per poter essere avviata. Una piattaforma che richiede una persona che abbia dimestichezza con le console di amministrazione e i file di configurazione per realizzare anche solo la versione iniziale dell’intranet ha di fatto semplicemente spostato la dipendenza dall’IT dalla schermata di accesso al livello dei contenuti.

Happeo, dove la configurazione non richiede un secondo sistema per essere realizzata

Happeo affronta direttamente tutti e tre questi aspetti, in gran parte evitandoli piuttosto che risolvendoli. Per un’azienda che utilizza già Google Workspace o Microsoft 365, collegare Happeo a quell’ambiente esistente è un processo guidato e supportato da consulenti, piuttosto che un progetto che un team IT interno deve programmare e gestire da solo. Ciò è possibile proprio perché Happeo non crea un sistema separato di identità o autorizzazioni che debba essere popolato. Eredita entrambi direttamente da ciò che l’azienda ha già in funzione, quindi non c’è alcuna directory utenti da creare, nessuna fase di provisioning manuale e nessun sistema separato che debba essere mantenuto sincronizzato con i dati di identità reali dell’azienda in futuro.

Il Single Sign-On funziona allo stesso modo. I dipendenti accedono a Happeo utilizzando le stesse credenziali Google o Microsoft che già utilizzano per la posta elettronica e l’archiviazione dei file, il che significa che non c’è alcun sistema di autenticazione separato che qualcuno debba configurare, per cui risolvere eventuali problemi o spiegare ai dipendenti confusi durante l’implementazione. Questa singola scelta progettuale elimina quella che in genere è una delle parti tecnicamente più complesse di qualsiasi configurazione di intranet, semplicemente evitando di introdurre fin dall’inizio un secondo sistema che la richieda.

Per quanto riguarda i contenuti e la struttura, Happeo viene fornito con modelli predefiniti e strutturati per le risorse umane, l’onboarding, le politiche IT e altre categorie comuni, in modo che un’azienda non debba partire da zero né aver bisogno di qualcuno con competenze tecniche per creare da zero un’architettura delle informazioni. Pagine, Spazi e Canali offrono un chiaro schema predefinito per l’organizzazione delle informazioni, mentre la creazione o la modifica delle pagine avviene tramite un semplice editor “drag-and-drop” che un addetto alla comunicazione o un generalista delle risorse umane può utilizzare direttamente, senza bisogno di esperienza di sviluppo o familiarità con la console di amministrazione per rendere la piattaforma operativa.

Vale la pena soffermarsi in modo specifico su questa parte della configurazione, perché è solitamente qui che l’affermazione di una piattaforma secondo cui «non è richiesto alcun intervento IT» si rivela valida o crolla silenziosamente. Quando un amministratore senza competenze tecniche si mette per la prima volta a creare uno Spazio o a impaginare una Pagina, la differenza tra un’interfaccia “drag-and-drop” e qualcosa che richiede di intervenire su HTML, CSS o su una console delle autorizzazioni fa tutta la differenza del mondo. Il generatore di pagine di Happeo funziona proprio come una presentazione o un semplice generatore di siti web: un amministratore aggiunge blocchi di testo, immagini, file incorporati o link, li dispone visivamente e vede il risultato aggiornarsi in tempo reale, senza scrivere codice né aver bisogno dell’aiuto di qualcun altro per ottenere un layout corretto. La creazione di un nuovo canale per gli aggiornamenti del team segue la stessa logica: bastano pochi clic per configurarlo e iniziare a pubblicare, invece di dover passare attraverso una fase di configurazione che richiede l’intervento di un amministratore.

L’impostazione dei permessi, ovvero decidere chi può visualizzare o modificare i contenuti, avviene tramite lo stesso tipo di menu intuitivo, anziché attraverso un sistema di controllo degli accessi separato che richiede la comprensione di come è strutturato il backend della piattaforma. Il risultato è che la persona effettivamente responsabile delle comunicazioni interne o dei contenuti delle Risorse Umane può costruire, adattare e mantenere la struttura dell’intranet autonomamente fin dal primo giorno, anziché inviare una richiesta e attendere che qualcun altro apporti la modifica.

Happeo formalizza tutto questo in un processo di implementazione in cinque fasi, talvolta indicato internamente come metodo HAPPY: comprensione degli obiettivi specifici dell’azienda, definizione della struttura dei contenuti, creazione della piattaforma e formazione del team interno, fase pilota con i primi utenti e lancio completo con un chiaro trasferimento di responsabilità. Ogni fase è supportata da un consulente di implementazione dedicato, il che è particolarmente importante per le aziende prive di risorse IT, poiché significa che le decisioni tecniche necessarie vengono gestite da un esperto di
Happeo, anziché richiedere all’azienda di disporre di tale competenza al proprio interno. Per la maggior parte dei clienti, questo processo porta al lancio completo in un arco di tempo compreso tra le sei e le otto settimane, senza richiedere un coinvolgimento continuo del reparto IT in nessuna fase di tale periodo.

Ciò che accade dopo il lancio è importante tanto quanto la configurazione stessa, ed è qui che la pretesa di indipendenza dall’IT si conferma o crolla silenziosamente. Una piattaforma facile da configurare ma che richiede un amministratore tecnico per ogni modifica continua dei contenuti non ha in realtà risolto il problema di fondo, poiché la dipendenza dall’IT si manifesta semplicemente qualche settimana più tardi invece che durante l’implementazione iniziale.

Happeo evita tutto ciò lasciando la gestione e la modifica dei contenuti nelle mani di chi li crea effettivamente. Pagine e spazi specifici possono essere assegnati a team specifici, e strumenti automatizzati di monitoraggio dello stato dei contenuti segnalano le pagine obsolete o prive di un responsabile chiaro, svolgendo una parte significativa del lavoro di manutenzione continua che altrimenti ricadrebbe su chiunque si ritrovi a gestire la piattaforma una volta svanito l’entusiasmo iniziale. La gestione di tutto ciò non richiede alcuna competenza tecnica.

I risultati si vedono nell’utilizzo effettivo. Il tasso medio di utilizzo settimanale di Happeo tra la sua base clienti si attesta intorno al 78%, una cifra che, secondo l’azienda, è ben al di sopra del tasso di adozione medio di circa il 31% tipico delle piattaforme di intranet sociale in generale, sebbene questo specifico confronto provenga dai dati pubblicati dalla stessa Happeo piuttosto che da ricerche indipendenti. Ciò che è verificabile in modo indipendente è la reputazione della piattaforma tra gli utenti effettivi: una valutazione di 4,5 su 5 su G2 sulla base di oltre 150 recensioni, con il 95% dei recensori che assegna 4 o 5 stelle e nessuna recensione da 1 stella registrata, un risultato solido e costante per una categoria in cui la configurazione macchinosa e i requisiti amministrativi rigidi sono motivo di lamentele comuni.

Cosa chiedere ai fornitori prima di firmare qualsiasi cosa

Le demo di vendita sono pensate per mostrare la piattaforma sotto la luce migliore, il che rende facile uscire con l’impressione che «non serva l’IT», impressione che però svanisce al primo contatto con l’implementazione effettiva. Alcune domande dirette tendono a distinguere la vera indipendenza dall’IT da un’affermazione che regge solo durante la demo.

Vale la pena chiedere in particolare: la piattaforma gestisce una propria directory degli utenti o eredita identità e autorizzazioni direttamente dalla configurazione esistente di Google Workspace o Microsoft 365 dell’azienda? Un fornitore che deve spiegare un processo di provisioning separato, anche se semplificato, sta descrivendo un sistema con un onere IT continuo, indipendentemente da come tale onere venga presentato.

Vale la pena chiedere chi configura il Single Sign-On (SSO) e se si tratta di un’operazione di configurazione una tantum o di qualcosa che richiede attenzione periodica man mano che il provider di identità dell’azienda cambia nel tempo. Un fornitore che menziona un ticket di assistenza o un contatto tecnico per la risoluzione dei problemi relativi all’SSO sta dicendo, indirettamente, che il sistema non è completamente indipendente dall’IT.

Vale la pena chiedere di vedere l’interfaccia effettiva per la creazione delle pagine, non solo un esempio già pronto.

Il divario tra l’affermazione «è possibile creare pagine facilmente» e l’osservare qualcuno senza competenze tecniche crearne effettivamente una in tempo reale, senza dover passare a uno strumento diverso o ricorrere a un amministratore, tende a essere rivelatore. Se il fornitore non può o non vuole mostrare direttamente quella fase, vale la pena considerare tale riluttanza come un dato significativo.

Vale la pena chiedere cosa succede a una pagina dopo che la persona che l’ha creata cambia ruolo o lascia l’azienda. La titolarità viene trasferita automaticamente, viene segnalato in qualche modo che il contenuto necessita di revisione, oppure rimane semplicemente lì finché qualcuno alla fine non si accorge che è obsoleto? Questa domanda tende a mettere in luce se una piattaforma sia stata effettivamente progettata pensando a una manutenzione a lungo termine che non richieda l’intervento del reparto IT, oppure se l’unica cosa ottimizzata fosse la facilità di configurazione.

Vale inoltre la pena chiedere di conoscere clienti di riferimento specificamente simili alla propria azienda in termini di dimensioni e risorse tecniche, piuttosto che i clienti più grandi o quelli che ricevono il maggior supporto da parte del fornitore. Una piattaforma che funziona bene per un’impresa con personale dedicato alla intranet non si comporta necessariamente allo stesso modo per un’azienda che non dispone affatto di una funzione IT.

Come si presenta realmente una vera indipendenza dall’IT

Il test più chiaro per capire se una piattaforma evita davvero la dipendenza dall’IT è ciò che accade diciotto mesi dopo, una volta che la persona che ha gestito la configurazione iniziale è passata a un altro progetto, piuttosto che qualsiasi cosa contenuta nella presentazione di vendita stessa. Le piattaforme che hanno silenziosamente creato un secondo sistema di identità, una struttura di autorizzazioni separata o una gestione dei contenuti che richiede competenze tecniche tendono a diventare, alla fine, un problema per il reparto IT, indipendentemente dal fatto che questo fosse o meno il piano originale.

Per un’azienda che utilizza già Google Workspace o Microsoft 365, Happeo evita questo esito proprio perché non è mai stato, fin dall’inizio, un secondo sistema. La configurazione si basa sull’infrastruttura già esistente anziché richiedere un progetto tecnico di diverse settimane; la gestione continua dei contenuti rimane nelle mani di chi li crea, anziché passare attraverso un amministratore; e i dati di utilizzo e di valutazione della piattaforma stessa suggeriscono che questo modello regge ben oltre la fase iniziale di implementazione. Si tratta di un’affermazione significativamente diversa rispetto a una piattaforma che si limita a pubblicizzarsi come facile da usare, poiché è supportata da ciò che deve effettivamente accadere a livello tecnico prima che chiunque possa effettuare l’accesso, non solo dall’aspetto dell’interfaccia una volta effettuato l’accesso.

Domande frequenti

Un’azienda può configurare una intranet senza alcun coinvolgimento del reparto IT? In linea di massima sì, a condizione che la piattaforma sia progettata per ereditare identità e autorizzazioni da un sistema esistente anziché crearne uno proprio. Durante qualsiasi implementazione si presentano comunque alcune decisioni tecniche da prendere, motivo per cui un processo di implementazione guidato con un consulente dedicato tende a funzionare meglio rispetto al presupposto che un team di comunicazione o delle risorse umane possa gestire ogni caso limite completamente da solo.

Chi è solitamente responsabile dell’intranet una volta che questa è indipendente dall’IT? Di solito il reparto di comunicazione interna, le risorse umane o una funzione generalista simile, piuttosto che il reparto IT. È il design della piattaforma a determinare se ciò sia sostenibile: se la creazione delle pagine, la gestione delle autorizzazioni e l’assegnazione della titolarità avvengono tutte tramite interfacce non tecniche, quel team può realisticamente gestire la piattaforma in autonomia anche molto tempo dopo il lancio.

Evitare il coinvolgimento dell’IT significa sacrificare la sicurezza o la governance? No, se la piattaforma eredita la propria struttura delle autorizzazioni dal sistema di identità esistente dell’azienda. In tale configurazione, la sicurezza è forte quanto la configurazione sottostante di Google Workspace o Microsoft 365 già in atto, che in genere è mantenuta secondo standard più elevati rispetto a quelli di un sistema su misura realizzato specificamente per l’intranet.

Quanto tempo richiede in genere un’implementazione senza l’intervento del reparto IT? Per le piattaforme basate su questo tipo di integrazione nativa, la maggior parte delle implementazioni presso i clienti richiede un periodo compreso tra le sei e le otto settimane dall’avvio al lancio completo, secondo i dati di implementazione riportati dalla stessa Happeo. Tale tempistica include la strutturazione dei contenuti e la formazione del team interno, non solo la connessione tecnica in sé.