Una gestione efficace delle risorse umane è fondamentale per le aziende moderne, e due strumenti chiave in questo ambito sono i sistemi HR (noti anche come HRIS) e le intranet. Pur avendo finalità distinte, questi sistemi possono essere integrati strategicamente per ottimizzare i processi organizzativi. Entrambi i sistemi presentano ambiti in cui eccellono, ambiti in cui non possono realmente sostituirsi a vicenda e modi in cui funzionano meglio se utilizzati insieme.
I punti di forza dei sistemi HR
I sistemi HR mirano a snellire i diversi processi delle risorse umane e fungono da archivio centralizzato per le informazioni relative ai dipendenti. Questi sistemi automatizzano attività di routine quali l’elaborazione delle buste paga, la gestione dei benefici, la gestione delle prestazioni e il monitoraggio delle ferie e dei permessi.
I sistemi HR contribuiscono ad aumentare l’accuratezza e l’accessibilità dei dati, riducendo al minimo gli errori associati alla gestione manuale dei registri e consentendo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su iniziative strategiche.
Il punto di forza del sistema HR risiede nella sua capacità di consolidare i dati, fornendo una visione completa delle informazioni sui dipendenti. Questo database centralizzato facilita il processo decisionale basato sui dati, consentendo ai team HR di analizzare le tendenze e compiere scelte informate in materia di gestione dei talenti.
Dal punto di vista degli utenti, i sistemi HR svolgono anche un ruolo specifico nel loro rapporto di lavoro. I sistemi HR ospitano i documenti relativi alle buste paga e alle imposte, insieme ad altre informazioni relative alle risorse umane, quali le ferie maturate o le informazioni relative alla valutazione delle prestazioni. Gli utenti accedono ai sistemi HR solo quando necessario; essi non fungono da fonte di riferimento per le informazioni relative all’attività aziendale.
Dove le intranet danno il meglio di sé
Le intranet svolgono un ruolo davvero unico nelle organizzazioni rispetto ai sistemi HR. Mentre i sistemi HR ospitano i dati personali individuali di ciascun dipendente e garantiscono il funzionamento regolare e accurato dei dipartimenti delle risorse umane, le intranet servono a uno scopo più ampio sia per l’azienda che per il singolo utente.
Le intranet svolgono alcune funzioni chiave. Innanzitutto, sono una fonte centrale e attendibile di informazioni. Le intranet raccolgono le informazioni importanti dell’organizzazione, sottraendole alle caselle di posta elettronica e alle chat e organizzandole in modo che siano accessibili a tutti i dipendenti tramite una ricerca dinamica e più facili da mantenere aggiornate per garantirne l’affidabilità.
In secondo luogo, le intranet sono il fulcro delle comunicazioni interne, delle notizie e degli aggiornamenti. Quando hai bisogno di rinfrescarti la memoria sull’ultima strategia aziendale, verificare la presenza di annunci importanti o consultare le politiche aziendali, l’intranet è il punto di riferimento.
Infine, l’intranet è uno spazio in cui i team e gli utenti possono condividere conoscenze, imparare gli uni dagli altri e creare una sinergia organizzativa complessiva. Aiuta i team a parlare la stessa lingua, ad allinearsi sui valori e sul marchio e a rafforzare la cultura aziendale.
Nel corso del tempo, e con una maggiore diffusione, la vostra intranet può diventare una "casa digitale" per i dipendenti. Dal reperimento di informazioni importanti relative all’attività aziendale, alla strutturazione della comunicazione interna, fino a unire i team in un’unica organizzazione, diventa il punto di riferimento per la connessione e la condivisione delle conoscenze tra lavoratori remoti e sedi disperse.
Sistemi HR e intranet: creare sinergia
Sebbene i sistemi HR e le intranet svolgano ruoli distinti, la loro integrazione può produrre un effetto sinergico che trasforma la gestione delle risorse umane e le operazioni aziendali in generale, oltre all’esperienza di ciascun dipendente che ne fa uso.
Approfondiamo i modi in cui questi sistemi si completano a vicenda:
Panoramica completa dei dipendenti
Possiamo considerare i sistemi HR come informazioni “back-end” sui dipendenti, che contengono dati unici e sensibili relativi esclusivamente a loro. Il profilo e l’attività di un dipendente su una intranet, invece, rappresentano una visione più “front-end” del dipendente, che include il suo ruolo, il suo lavoro e le sue interazioni all’interno dell’organizzazione. Insieme, disporre di entrambe queste visioni (back-end e front-end) di un dipendente può fornire alla leadership una visione completa del suo impatto, mentre entrambe le piattaforme possono offrire ai dipendenti l’accesso sia alle informazioni private che a quelle relative alla collaborazione tra i team.
In un sistema HR, un dipendente può apparire semplicemente come un nome, uno stipendio e dei punteggi di rendimento. Ma una intranet aiuta a colmare le lacune di un sistema HR e a creare una visione olistica di ogni singolo dipendente, consentendo di entrare rapidamente in contatto con quel dipendente quando necessario.
Le intranet offrono maggiore visibilità alle risorse umane
Mentre i sistemi HR sono strumenti autonomi, integrati in uno stack tecnologico, le intranet possono essere integrate negli strumenti di produttività di qualsiasi organizzazione in modo da favorire il lavoro quotidiano degli utenti. Ad esempio, Happeo si integra profondamente con Google Workspace per raccogliere tutte le informazioni aziendali di cui i tuoi team hanno bisogno per lavorare insieme in modo più semplice ed efficiente, indipendentemente dalla posizione geografica e dal fuso orario.
Un altro vantaggio fondamentale di un’intranet dinamica è la sua capacità di favorire l’adozione di altri strumenti in tutta l’organizzazione, comprese le piattaforme delle risorse umane. Mentre il reparto Risorse Umane utilizza probabilmente le proprie piattaforme specifiche per le informazioni sui dipendenti che non vengono condivise a livello aziendale, le intranet, fungendo da hub di comunicazione, possono essere utilizzate per automatizzare la diffusione delle informazioni relative alle risorse umane e possono anche indirizzare gli utenti verso uno strumento HR più specifico, quando necessario. Ad esempio, se qualcuno sta cercando le buste paga sull’intranet, questa, fungendo da “concierge” dell’organizzazione, lo indirizzerà ad accedere al portale delle risorse umane per ottenere tali informazioni.
L’intranet può indirizzare al sistema delle risorse umane quando necessario, e i dipendenti del reparto risorse umane possono utilizzare l’intranet per comunicare benefici, periodi di iscrizione, opportunità di formazione e altri aggiornamenti importanti. Ciò garantisce una comunicazione coerente in tutta l’organizzazione, riducendo il rischio di malintesi e migliorando la chiarezza complessiva. Le intranet sono un canale visitato più frequentemente per tenere tutti i dipendenti aggiornati sulle novità relative alle risorse umane.
Responsabilizzazione dei dipendenti tramite il self-service
Sia le intranet che i sistemi delle risorse umane offrono ai dipendenti funzionalità di self-service. I sistemi delle risorse umane consentono loro di aggiornare le informazioni personali, richiedere permessi o accedere alle buste paga. Le intranet consentono ai dipendenti di condividere il proprio lavoro, entrare in contatto con i colleghi e acquisire conoscenze senza dover rintracciare un collega o perdere troppo tempo nelle ricerche. In effetti, i sistemi HR e le intranet offrono la stessa esperienza per esigenze diverse, ma entrambi mirano a incoraggiare le azioni in modalità self-service da parte dei dipendenti.
Promuovere ambienti di lavoro collaborativi
Le intranet forniscono strumenti per la collaborazione e possono semplificare la formazione dei team e l’assegnazione dei progetti in qualsiasi team. Unendo le due piattaforme per creare sinergia, le risorse umane possono sfruttare l’intranet per annunciare le nuove assunzioni, riconoscere i risultati raggiunti dai dipendenti e creare spazi in cui i dipendenti possano connettersi e collaborare ai progetti, promuovendo una cultura del lavoro di squadra e dell’innovazione.
Riconoscere le capacità uniche di ciascuno strumento e sfruttarle insieme può creare una solida infrastruttura tecnologica interna che favorisca il successo organizzativo e l’adozione delle intranet da parte degli utenti.
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Domande frequenti
Qual è la differenza tra un sistema HR e una intranet?
Un sistema HR (HRIS) è il sistema di registrazione dei dati dei dipendenti e dei processi HR quali paghe, gestione dei benefit, gestione delle prestazioni e monitoraggio delle assenze. L’intranet è lo spazio condiviso in cui sono disponibili le informazioni aziendali, le notizie e le conoscenze a cui tutti i dipendenti hanno accesso. Il sistema HR contiene dati individuali e riservati, mentre l’intranet ospita informazioni destinate all’intera organizzazione.
Un'intranet può sostituire un sistema HR?
No. L’intranet non gestisce le buste paga, i documenti fiscali, l’amministrazione dei benefici o i dati relativi alle prestazioni, e non è progettata per archiviare dati sensibili di carattere personale. Un sistema HR, a sua volta, non funge da fonte aziendale per politiche, notizie e conoscenze condivise. Ciascuno soddisfa esigenze che l’altro non può soddisfare.
In che modo l’intranet e un sistema HR collaborano?
L’intranet funge da porta d’ingresso e indirizza i dipendenti al sistema HR quando hanno bisogno di documenti personali come le buste paga. I team delle risorse umane possono utilizzare l’intranet per comunicare i benefici, i periodi di iscrizione e le opportunità di formazione, poiché i dipendenti la visitano più spesso rispetto al portale delle risorse umane. Una comunicazione coerente in un unico luogo riduce i malintesi.
Perché i dipendenti visitano l’intranet più spesso del sistema HR?
I dipendenti utilizzano il sistema HR solo quando necessario, per attività quali la verifica delle ferie maturate o il download di una busta paga. L’intranet è invece il luogo in cui trovano le politiche aziendali, le notizie e le informazioni utili per il loro lavoro quotidiano, motivo per cui viene visitata più frequentemente. Ciò la rende il canale più efficace per raggiungere tutti con gli aggiornamenti relativi alle risorse umane.
Cosa possono annunciare o condividere i team delle risorse umane tramite l’intranet?
Esempi comuni sono gli annunci relativi ai benefici, i periodi di iscrizione, le opportunità di formazione, gli aggiornamenti sulle politiche aziendali, la presentazione dei nuovi assunti e il riconoscimento dei risultati raggiunti dai dipendenti. I dati personali dettagliati rimangono nel sistema delle risorse umane.
Sia il sistema delle risorse umane che la rete intranet offrono funzionalità self-service ai dipendenti?
Sì, per esigenze diverse. In un sistema delle risorse umane, i dipendenti possono aggiornare le informazioni personali, richiedere permessi o accedere alle buste paga. In una intranet, i dipendenti possono trovare le conoscenze aziendali, condividere il proprio lavoro e connettersi con i colleghi senza dover rintracciare un collega o dedicare molto tempo alla ricerca.
