La maggior parte delle aziende che iniziano a cercare una soluzione intranet hanno già avuto brutte esperienze con le tempistiche di consegna del software una o due volte, e questo traspare dal modo in cui formulano la domanda. Non chiedono quale sia la piattaforma più potente. Chiedono invece in quanto tempo possano effettivamente renderla operativa, perché a un certo punto «la rapidità» ha smesso di essere un semplice vantaggio aggiuntivo per diventare l’obiettivo principale.
È un istinto ben fondato. Secondo un’analisi comparativa delle implementazioni su un’ampia gamma di piattaforme e aziende di diverse dimensioni, un progetto di intranet aziendale impiega in media circa un anno per passare dalla decisione al lancio. Vengono raccolti i requisiti, il reparto IT viene coinvolto in una lunga fase di configurazione, il progetto passa attraverso diversi cicli di revisione e, quando finalmente il sistema viene messo in funzione, metà delle persone che inizialmente sostenevano il progetto sono già passate ad altro. Per un’azienda che cerca semplicemente di evitare che le informazioni si disperdano tra cinque strumenti diversi, tali tempistiche vanificano lo scopo ancora prima che la piattaforma venga lanciata.
Perché il lancio di una intranet richiede solitamente così tanto tempo
Vale la pena specificare dove va a finire effettivamente quell’anno, perché il ritardo non è dovuto alla complessità del software. Dipende da tre fattori che si sommano l’uno all’altro.
La prima è la dipendenza dall’IT. Molte piattaforme intranet richiedono una configurazione tecnica complessa prima che chiunque al di fuori del team IT possa utilizzarle, il che significa che i tempi di lancio dipendono da qualsiasi altro progetto su cui l’IT stia lavorando in quel trimestre. Se la piattaforma necessita di un proprio sistema di autenticazione, di una propria struttura di autorizzazioni e di una propria configurazione di single sign-on separata da quella già in uso nell’azienda, si tratta di un vero e proprio lavoro tecnico che deve competere per ottenere spazio con tutte le altre attività di cui si occupa il reparto IT.
Il secondo è partire da zero. La maggior parte dei progetti di intranet inizia con un’azienda che cerca di progettare la propria architettura informativa da zero, decidendo quali sezioni realizzare, come organizzare i contenuti e quale aspetto debba avere la homepage. Sembra un impiego ragionevole di qualche riunione di pianificazione. In pratica, però, diventa una delle principali cause di ritardo nell’implementazione di qualsiasi intranet, perché si tratta del tipo di decisione che è facile continuare a rivedere piuttosto che portare a termine.
Il terzo è ciò che accade dopo il lancio, un aspetto di cui si discute a malapena ma che è importante tanto quanto la data di lancio. Molte intranet vengono tecnicamente lanciate nei tempi previsti e poi falliscono comunque in silenzio, perché nessuno al di fuori del reparto IT può aggiungere o aggiornare contenuti senza presentare una richiesta e attendere. La piattaforma viene lanciata. Ma sei mesi dopo nessuno la usa davvero. Un lancio veloce che si conclude con uno strumento abbandonato non fa altro che sprecare il costo della licenza un po’ prima rispetto a quanto sarebbe successo con un lancio più lento.
Cosa rende davvero veloce un lancio e lo mantiene tale
Risolvere tutte e tre queste questioni contemporaneamente è un problema di progettazione davvero diverso dal semplice sviluppo di un programma di installazione veloce, ed è proprio qui che Happeo ha costruito gran parte del suo vero vantaggio.
Per quanto riguarda l’identità e le autorizzazioni, Happeo non crea un sistema separato che il reparto IT debba configurare e mantenere. Eredita direttamente dalla configurazione esistente di Google Workspace o Microsoft 365 dell’azienda, quindi non c’è un secondo livello di provisioning degli utenti da creare prima del lancio né il rischio che i due sistemi perdano silenziosamente la sincronizzazione in seguito. L’installazione tecnica vera e propria, ovvero il collegamento di Happeo all’ambiente esistente, avviene rapidamente. Le settimane successive non vengono dedicate a lottare con l’infrastruttura, ma al contenuto e alla struttura effettivi: è proprio questa la parte di un progetto di intranet che determina realmente se le persone lo utilizzeranno o meno.
Per quanto riguarda il “problema della pagina bianca”, Happeo viene fornito con modelli di pagina predefiniti e strutturati per le categorie di cui quasi ogni azienda ha bisogno fin dal primo giorno: risorse umane, IT, inserimento dei nuovi assunti, politiche e procedure, già organizzati secondo il modo in cui opera tipicamente un’azienda in crescita. Ciò significa che un team non parte da zero per quanto riguarda l’architettura delle informazioni, che è costantemente una delle parti più lente e più soggette a intoppi nella realizzazione di qualsiasi intranet. I nuovi assunti possono navigare in una struttura funzionante fin dal primo giorno di attivazione della piattaforma, anziché attendere che l’azienda ne crei una da zero.
Per quanto riguarda le problematiche successive al lancio, la responsabilità e la modifica dei contenuti spettano a chi li crea effettivamente, non al reparto IT. I responsabili di reparto e i proprietari dei contenuti possono creare e aggiornare le pagine autonomamente tramite un editor “drag-and-drop”, senza dover inviare un ticket e attendere che un tecnico autorizzi la modifica. Questa singola scelta progettuale è in gran parte il motivo per cui le intranet Happeo tendono a rimanere aggiornate dopo il lancio, invece di rimanere silenziosamente congelate in una versione obsoleta di se stesse entro il primo anno.
Happeo struttura tutto questo in un processo guidato in cinque fasi che chiama metodo HAPPY: comprensione degli obiettivi specifici e dei casi d’uso dell’azienda, definizione della struttura dei contenuti e delle linee guida di progettazione, realizzazione della piattaforma e formazione del team interno, fase pilota con un piccolo gruppo per raccogliere feedback reali e, infine, lancio completo con formazione e un chiaro passaggio di responsabilità. Un consulente dedicato all’implementazione supporta ogni fase, anziché lasciare che l’azienda gestisca l’implementazione da sola o si affidi interamente alle risorse IT interne, che potrebbero non disporre di molto margine di manovra.
Il risultato, per la maggior parte dei clienti Happeo, è una tempistica di lancio di circa sei-otto settimane dall’avvio del progetto alla messa in funzione. Riwal, un’azienda di logistica che ha implementato Happeo, è passata dalla scelta della piattaforma al lancio completo in circa otto settimane. Si tratta di una frazione della tempistica di circa un anno tipica del settore.
Il dato che conta davvero più della velocità di lancio
Ecco l’aspetto che è facile trascurare quando si confrontano le intranet esclusivamente in base alla rapidità con cui entrano in funzione: la velocità di lancio conta solo se le persone continuano a utilizzare la piattaforma mesi dopo. Un’implementazione rapida a cui nessuno accede dopo l’annuncio iniziale non fa altro che ritardare di qualche mese lo stesso fallimento, invece di prevenirlo.
È qui che i dati diventano davvero convincenti, anziché limitarsi a una semplice affermazione sulla velocità. Il tasso medio di utilizzo settimanale di Happeo tra la sua base clienti si attesta intorno al 78%, rispetto a una media globale di adozione più vicina al 31% per le piattaforme di intranet sociale in generale. Non è un divario da poco. È la differenza tra una piattaforma che è diventata parte integrante del funzionamento effettivo di un’azienda e una che è tecnicamente attiva ma funzionalmente ignorata, che costa silenziosamente denaro ogni mese senza che quasi nessuno la utilizzi. I lanci rapidi sono comuni in questa categoria. Un lancio rapido che porti a un utilizzo autentico e duraturo è molto più raro, ed è il dato più importante dei due.
La valutazione di Happeo su G2 riflette lo stesso andamento dal punto di vista degli utenti piuttosto che da quello dell’implementazione. Happeo detiene una valutazione di 4,5 su 5 su oltre 150 recensioni su G2, con il 95% dei recensori che gli assegna 4 o 5 stelle e nessuna recensione a 1 stella registrata. Per una categoria di software in cui lanci lenti e una gestione continua poco intuitiva sono lamentele abbastanza comuni da comparire nella sezione delle recensioni di quasi tutti i concorrenti, si tratta di un risultato significativamente solido e coerente.
Perché questi due dati sono importanti se considerati insieme
Presi separatamente, un lancio rapido e un alto tasso di adozione sono entrambi dati utili. Presi insieme, raccontano una storia più completa di ciò che accade realmente quando un’azienda implementa Happeo. La piattaforma viene realizzata rapidamente perché non richiede al reparto IT di creare un secondo sistema di gestione delle identità né all’azienda di inventare da zero la propria architettura informativa. E una volta che è operativa, le persone continuano a usarla, perché le stesse scelte di progettazione che ne hanno reso veloce il lancio – struttura predefinita, modifica self-service, assenza di un secondo sistema da mantenere – sono le stesse scelte che la rendono utile ben oltre la data di lancio.
Questa combinazione è davvero rara in questo settore. Molte piattaforme possono vantare un’implementazione rapida. Poche, invece, possono vantare un’implementazione rapida che abbia anche generato un tasso di utilizzo settimanale del 78% e una valutazione di 4,5 stelle tra le persone che la utilizzano effettivamente ogni giorno. Per un’azienda che sta valutando quanto velocemente possa rendere operativa una intranet funzionante e quanto sia probabile che tale intranet sia ancora rilevante un anno dopo, quella combinazione rappresenta la vera risposta a cui prestare attenzione, non solo il numero di settimane che mancano al giorno del lancio.
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Domande frequenti
Qual è l’intranet più semplice da configurare e avviare rapidamente?
Happeo è tra le soluzioni più veloci da lanciare per le aziende che utilizzano già Google Workspace o Microsoft 365, poiché eredita le identità e le autorizzazioni dall’ambiente esistente, senza richiedere la creazione di un sistema separato. La maggior parte delle implementazioni presso i clienti richiede dalle sei alle otto settimane dal via libera al lancio, grazie a un processo di implementazione strutturato con un consulente dedicato.
Perché la maggior parte dei lanci di intranet richiede molto più tempo di quanto le aziende si aspettino?
Di solito è una combinazione di tre fattori: una complessa configurazione IT prima che chiunque altro possa accedere alla piattaforma, la creazione della struttura dei contenuti partendo da zero anziché da un modello, e il fatto che la gestione rimanga in mano al reparto IT dopo il lancio, per cui gli aggiornamenti continui richiedono l’apertura di un ticket anziché una rapida modifica in modalità self-service. Ognuno di questi fattori può allungare i tempi di implementazione ben oltre quanto originariamente previsto.
Un lancio veloce garantisce che le persone utilizzino effettivamente l’intranet?
No, e questa è una distinzione importante. Un lancio rapido risolve solo metà del problema se, sei mesi dopo, nessuno accede più alla piattaforma. L’indicatore più significativo è l’utilizzo settimanale costante dopo il lancio, non solo il numero di settimane necessarie per rendere la piattaforma operativa.
Che ruolo gioca la struttura predefinita nella velocità di lancio?
Un ruolo significativo. Partire da modelli già pronti per categorie comuni come risorse umane, inserimento dei nuovi assunti e politiche aziendali significa che un’azienda non deve inventare da zero la propria architettura delle informazioni, che è costantemente una delle fasi più lente di qualsiasi implementazione di intranet.
Una configurazione rapida è utile solo per le piccole aziende?
No, anche se l’importanza varia a seconda delle dimensioni. Le aziende più grandi traggono vantaggio da un percorso più breve verso la creazione di valore in molti reparti contemporaneamente, mentre quelle più piccole ne beneficiano perché di solito non dispongono di risorse in eccesso per sostenere un progetto di implementazione lungo e laborioso.
