Gran parte del coinvolgimento dei dipendenti ruota attorno alla comunicazione. Sebbene i video possano avere un forte impatto in poco tempo e il design possa rendere più facile sintetizzare informazioni complesse, il metodo principale per la comunicazione su larga scala rimane ancora la scrittura.
Molti addetti alla comunicazione interna provengono dal mondo del giornalismo. Molti professionisti delle risorse umane hanno una formazione in psicologia. Nessuno dei due gruppi è necessariamente abituato a scrivere contenuti online.
Il vostro software intranet potrebbe non trovarsi sul World Wide Web e potrebbe non essere accessibile a tutti, ma ai vostri dipendenti non importerà. Alcune parti assomiglieranno a un sito web, altre a una piattaforma di social media. Questo tipo di impressione crea delle aspettative: «Non farmi perdere tempo, dammi ciò che è rilevante». Ecco perché abbiamo stilato un elenco di consigli, tratti direttamente da opere letterarie famose, che vi aiuteranno a migliorare più che mai i vostri testi per l’intranet.
14 consigli per scrivere articoli stimolanti per la rete intranet
1. Scrivi in modo semplice
Quando scrivi per l’intranet, assicurati di non scrivere per compiacere i legali della tua azienda: opta per un tono colloquiale con un linguaggio semplice. Non preoccuparti di “semplificare troppo”: scrivere in modo semplice, chiaro e conciso viene interpretato come più intelligente rispetto a un linguaggio che richiede un dizionario dei sinonimi per essere compreso.
2. Descrivi bene
Quando comunichi, ad esempio, i risultati trimestrali sulla tua piattaforma intranet, assicurati di contestualizzare le percentuali. I numeri non significano nulla senza le parole, perché sono le parole a dare vita alla storia.
3. Usate l’umorismo
L'umorismo è uno dei modi migliori per rendere la comunicazione memorabile. Basta non esagerare: quando è inaspettato, fa centro. Ma ricordate che state scrivendo per la piattaforma intranet della vostra organizzazione, non per un bar.
4. Concludi con una domanda aperta
Sulla piattaforma intranet, concludi le tue comunicazioni con una domanda aperta. È un modo semplice e veloce per stimolare i commenti.
5. Siate concisi
Il discorso di Gettysburg contava solo 272 parole. Non serve un capolavoro per esprimere il proprio pensiero — e lo stesso vale per l’amministratore delegato. Contenuti brevi e concisi sono la lunghezza ideale per la maggior parte degli articoli pubblicati sull’intranet.
6. Metti alla prova le tue capacità di scrittura
Un modo fantastico per mettere alla prova le tue capacità di scrittura per le piattaforme intranet è quello di scrivere il tuo messaggio come faresti naturalmente, per poi eliminare tutti gli aggettivi. Immagina che il tuo pubblico abbia una capacità limitata di cellule cerebrali per paragrafo: ogni parola che leggono occupa la capacità di una cellula cerebrale. Più cellule cerebrali rimangono inutilizzate, maggiore è la capacità mentale che il tuo pubblico ha a disposizione per ricordare e riflettere sul tuo messaggio. Soprattutto parole come “molto” o “spesso” dovrebbero farti suonare un campanello d’allarme.
Dopo esserti abituato a questo modo essenziale di scrivere, inserisci uno o due aggettivi, ma assicurati che siano ricchi di significato. Se dici “azienda internazionale” anziché semplicemente “azienda”, l’aggettivo “internazionale” dovrebbe esserci per un motivo ben preciso — ad esempio, per comunicare un punto di forza unico (USP).
7. Inserisci delle domande nel tuo messaggio
Intervallare il testo con delle domande è un ottimo modo per stimolare nuovamente l’attenzione del lettore. Evita però le domande chiuse: se il lettore risponde mentalmente in modo indesiderato («no» quando volevi un «sì»), lo avrai perso.
8. «Immagina»: la parola da usare assolutamente
Usa la parola “immagina”. John Lennon ha dimostrato che è una delle parole più potenti della lingua inglese. I lettori della tua piattaforma intranet si sentiranno più coinvolti e motivati a leggere e a rispondere al tuo messaggio.
9. Scrivete con un tono di voce attivo
Scrivi sempre con un tono attivo quando redigi qualsiasi articolo su una intranet. “In modo da poter servire al meglio i nostri clienti” dovrebbe diventare “per servire al meglio i nostri clienti”. Non devi suggerire, devi convincere. “Un problema viene risolto da lui” dovrebbe essere “lui sta risolvendo il problema”. Perché? Perché ci sta lavorando proprio ora e tu vorrai trasmettere quel senso di urgenza. I verbi che terminano in -ing (presente progressivo) indicano solitamente passività.
10. Utilizza un solo invito all’azione
Non includere mai più di un invito all’azione (CTA) in un unico messaggio. Uno è memorabile, due è un confronto, tre è una proposta, quattro o più è un elenco.
11. Siate espliciti
Spiega chiaramente il concetto in modo che nessuno possa fraintendere ciò che intendi: non puoi fare affidamento sulla piena attenzione del lettore, né sulla sua conoscenza implicita e contestuale del tuo messaggio.
12. Ritmo
Il ritmo: il grande elemento di differenziazione. Respira. Vive. Affascina. Il ritmo è la differenza tra un testo “buono” e uno “eccezionale”. Il battito? La lunghezza delle tue frasi. I paragrafi sono le misure. Vuoi avere successo? Scrivi con ritmo.
Hai notato cosa abbiamo fatto? “Il ritmo è la differenza tra un testo ‘buono’ e uno ‘fantastico’” è l’unico punto di quel paragrafo, ma usiamo un’affermazione iniziale, un triplo colpo di effetto e una metafora per renderlo memorabile. Infrangiamo le regole ponendo una domanda chiusa, ma non concludiamo con essa, quindi non c’è il rischio di perdere il lettore. Al contrario, proseguiamo immediatamente con una CTA per concludere il testo.
13. Evita la parola “that” alla fine della frase
Quasi ogni parte di una frase che termina con la parola “that” può essere eliminata. “Uno di quegli eventi che alla fine portano al cambiamento” dovrebbe essere “questo evento ha portato al cambiamento” — e, se vogliamo essere pignoli, eliminiamo anche “alla fine”.
14. Informate, non vendete
Gli articoli dell’Intranet dovrebbero essere così autorevoli e convincenti, grazie a tutti i fatti straordinari che hai raccolto, da non aver bisogno di “vendere” — con tutti quei bellissimi aggettivi — per convincere qualcuno.
Vuoi saperne di più?
"On Writing Well" è uno dei libri più famosi, ricco di consigli utili e best practice sulla scrittura di contenuti di saggistica. Dopo averlo letto, dai un'occhiata a "The Adweek Copywriting Handbook" di Joseph Sugarman. Gran parte del libro può essere ignorata — specialmente le parti dedicate ai testi lunghi — ma i passaggi che trattano dell’effetto psicologico delle parole sono rilevanti anche oggi. Anche la sua regola su ciò che dovrebbe fare la prima frase (spingerti a leggere la seconda!) è di inestimabile valore.
Infine, dopo questi due libri, immergiti in "Sin and Syntax". Questo libro verte maggiormente sul copywriting, sul gioco con le parole e sull’infrangere le regole — sia quelle grammaticali che quelle elencate sopra. Trasforma la scrittura in una forma d’arte, senza fronzoli. Leggendo questi libri nel corso del tempo, dovresti vedere la tua scrittura per una soluzione di intranet aziendale passare da superflua a significativa con “On Writing Well”, da significativa a coinvolgente con “The Adweek Copywriting Handbook” e da coinvolgente a indimenticabile con “Sin and Syntax”.
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Domande frequenti
Come posso rendere i miei articoli sull’intranet più coinvolgenti per i dipendenti?
Inizia con un tono colloquiale e un linguaggio semplice: uno stile semplice viene spesso percepito come più intelligente rispetto al gergo tecnico complesso. Metti in contesto eventuali dati o percentuali con parole descrittive, aggiungi un tocco di umorismo sottile, concludi con una domanda aperta e scrivi in forma attiva per trasmettere urgenza e convinzione.
Qual è il modo migliore per strutturare e redigere i contenuti della mia intranet?
Sii conciso: non serve un capolavoro letterario per trasmettere il tuo messaggio. Scrivi prima una bozza in modo naturale, poi elimina quasi tutti gli aggettivi, reintroducendo solo quelli che hanno un significato concreto. Limitati a un unico invito all’azione per ogni articolo, sii esplicito piuttosto che fare affidamento su un’intesa implicita e varia la lunghezza delle frasi per creare ritmo.
Quali libri possono aiutarmi a migliorare la mia scrittura nelle comunicazioni interne?
"On Writing Well" è un punto di partenza ampiamente consigliato per le basi della scrittura di saggistica. "The Adweek Copywriting Handbook" di Joseph Sugarman tratta l’effetto psicologico di parole specifiche, inclusa la regola secondo cui l’unico compito della prima frase è quello di indurre il lettore a leggere la seconda. "Sin and Syntax" si concentra sul gioco di parole e sulla violazione deliberata delle regole grammaticali, trasformando la scrittura in qualcosa di più simile a una forma d’arte.
Perché evitare la voce passiva è così importante nella scrittura per l’intranet?
La voce attiva trasmette urgenza e convinzione, mentre le costruzioni passive tendono ad attenuare un messaggio e a farlo sembrare un suggerimento piuttosto che un'affermazione. "Sta risolvendo il problema" suona immediato e in corso d'azione, mentre "un problema viene risolto da lui" allontana il lettore da quella stessa sensazione di slancio.
