I principali vantaggi di una intranet sono l’aumento della produttività, una maggiore collaborazione e l’archiviazione centralizzata dei documenti, mentre i principali svantaggi sono i rischi per la sicurezza, i costi di implementazione e la gestione continua necessaria per garantirne l’efficacia. La scelta di una intranet come soluzione adeguata per la vostra azienda dipende dal fatto che tali benefici superino o meno l’impegno concreto e costante richiesto per mantenerla operativa.
Vantaggi delle intranet
Aumenta la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti
Una rete intranet riunisce la forza lavoro in un unico spazio in cui i dipendenti possono essere ascoltati e le loro opinioni prese in considerazione. Una ricerca di Gallup ha rilevato che il 65% dei dipendenti statunitensi non è coinvolto nel proprio lavoro, mentre una ricerca del McKinsey Global Institute ha rilevato che la produttività aumenta del 20-25% nelle aziende in cui i dipendenti sono sinceramente in sintonia tra loro e con l’azienda. Raccogliere tutto ciò di cui i dipendenti hanno bisogno in un unico hub centrale elimina inoltre la necessità costante di passare da una piattaforma all’altra, aumentando ulteriormente il guadagno in termini di produttività.
I contenuti generati dagli utenti sono una componente fondamentale per mantenere il coinvolgimento dei dipendenti: anziché messaggi statici e imposti dall’alto, una intranet moderna favorisce il dialogo bidirezionale tra i reparti, offrendo ai dipendenti un canale di espressione autentico e garantendo che la piattaforma stessa mantenga la propria rilevanza nel tempo.
Fornisce una piattaforma social integrata
Introdurre modelli familiari dei social media nell’ambiente di lavoro offre vantaggi concreti: l’82% dei dipendenti ritiene che i social media possano migliorare i propri rapporti con i colleghi, mentre il 60% ritiene che favoriscano il processo decisionale sul posto di lavoro. Profili personalizzati, una homepage con funzione di ricerca e reazioni come “Mi piace”, commenti e menzioni aiutano i dipendenti a entrare in contatto e a costruire un autentico senso di comunità, anche quando lavorano da remoto.
Una ricerca dell’Harvard Business Review ha rilevato che i social media all’interno e all’esterno dell’azienda riducono i costi e aumentano la capacità delle persone di coordinarsi in modo produttivo di propria iniziativa — una dinamica che una intranet sociale è specificamente progettata per supportare.
Migliora la collaborazione e la comunicazione
La condivisione dei documenti, i commenti e la modifica collaborativa consentono ai dipendenti di lavorare insieme sui progetti indipendentemente dalla distanza fisica. Una intranet ben strutturata supporta sia gli spazi di collaborazione specifici per reparto sia la comunicazione interdipartimentale, mettendo in luce conoscenze che altrimenti rimarrebbero isolate. Questa attenzione alla comunicazione tende inoltre ad aumentare la trasparenza, segnalando chiaramente che una comunicazione efficace è una vera priorità per l’azienda.
Integra strumenti esterni
Una intranet è pensata per fungere da hub per tutti gli strumenti già utilizzati dall’azienda: Google Workspace, Slack, Trello e piattaforme simili possono in genere essere tutte riunite in un unico spazio. Questo abbatte direttamente i silos: strumenti scollegati significano che i dati esistono separatamente nei vari sistemi, dove possono andare persi o essere duplicati, mentre gli strumenti integrati mantengono le informazioni ottimizzate e riducono il tempo che i dipendenti perdono passando da una piattaforma all’altra per portare a termine un singolo compito.
Consente la personalizzazione del software
Un’intranet personalizzabile consente di svilupparla in base alle esigenze specifiche della propria azienda anziché adottare un modello generico, e le opzioni di branding aiutano a unificare l’immagine visiva dell’azienda. Molti fornitori possono personalizzare ulteriormente il proprio software su richiesta, e le migliori intranet moderne consentono ai dipendenti di apportare modifiche autonomamente senza bisogno dell’intervento del reparto IT o di consulenze esterne — evolvendosi insieme all’organizzazione anziché rimanere statiche.
Include l’archiviazione dei documenti
L’archiviazione centralizzata dei documenti, abbinata a un motore di ricerca efficace, elimina le ore che i dipendenti perdono a cercare un file in una base di conoscenze disorganizzata. Oltre ai documenti di lavoro, anche elementi come il manuale del dipendente e i moduli per le ferie diventano facili da trovare autonomamente, rendendo i dipendenti più autosufficienti e liberando i colleghi a cui altrimenti verrebbe chiesto direttamente.
Disponibile sempre e ovunque
Le intranet basate sul cloud sono accessibili da qualsiasi dispositivo dotato di connessione a Internet, il che è fondamentale per i dipendenti che viaggiano o lavorano lontano dalla propria scrivania. La maggior parte delle intranet offre anche un'app mobile dedicata, il che è importante considerando quanto tempo le persone trascorrono già sui propri telefoni: le notifiche mobili e i feed di notizie personalizzati mantengono i dipendenti aggiornati sulle novità aziendali ovunque si trovino.
Svantaggi delle intranet
Rischi per la sicurezza
Centralizzare tutti i dati e le informazioni importanti di un’azienda in un unico posto concentra anche il rischio nel caso in cui quel sistema venga compromesso. I fornitori investono molto nella sicurezza dei propri sistemi, ma da parte dell’azienda sono comunque necessarie una corretta configurazione del gateway o del firewall e un “codice di condotta” interno ben definito per l’utilizzo dell’intranet.
Sovraccarico di informazioni
Senza un'organizzazione mirata, una intranet può accumulare così tanti contenuti da diventare fonte di confusione anziché di aiuto. I dipendenti che si sentono sopraffatti tendono a evitare del tutto la piattaforma, vanificando così lo scopo: la intranet finisce per ricreare lo stesso problema di informazioni disperse che avrebbe dovuto risolvere.
Tempi e costi
I tempi di implementazione variano notevolmente da azienda ad azienda, indipendentemente da quanto il marketing di un fornitore possa farli sembrare rapidi e semplici. Oltre alla fase iniziale di lancio, la formazione dei dipendenti e la nomina di responsabili dedicati ai diversi aspetti della piattaforma richiedono tempo, e la manutenzione continua può comportare costi ricorrenti. Vale la pena chiedere direttamente a qualsiasi fornitore quali siano i costi aggiuntivi che potrebbero emergere dopo l’implementazione, non solo il prezzo indicato.
Gestione continua
Un’intranet non funziona da sola. Alcune piattaforme richiedono dipendenti dedicati specificatamente alla gestione delle attività all’interno del sistema, e trovare, formare e responsabilizzare queste persone rappresenta di per sé uno sforzo continuo. I contenuti, in particolare, necessitano di una gestione continua per evitare lo stesso sovraccarico di informazioni descritto sopra.
Difficoltà di implementazione e adozione
Un’intranet troppo difficile da navigare semplicemente non verrà utilizzata, indipendentemente dalla quantità di informazioni preziose che contiene. Una ricerca di Deloitte ha rilevato che solo circa il 25% dei dipendenti utilizza effettivamente i social network aziendali, e il fattore decisivo è quasi sempre la pertinenza e la facilità d’uso piuttosto che il numero di funzionalità. Scegliere una piattaforma che si adatti davvero allo stile di comunicazione della vostra azienda e preparare i dipendenti con largo anticipo rispetto al lancio è più importante di qualsiasi singola funzionalità.
Aggiornamenti continui e problemi software
Una piattaforma che non viene aggiornata regolarmente tende a ricadere in quella sensazione di staticità e obsolescenza da cui le intranet dovrebbero invece allontanarsi. I bug sono una parte normale di qualsiasi software, ma vale la pena riconsiderare un fornitore privo di un solido supporto clienti e di una storia di aggiornamenti regolari prima di impegnarsi.
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Domande da porre durante l’analisi delle esigenze relative all’intranet
Se i vantaggi superano le sfide per la vostra organizzazione, il passo successivo è un’autentica analisi delle esigenze prima di iniziare a valutare i fornitori. Ecco alcune domande utili:
- Con quale frequenza utilizzate la vostra intranet attuale, se ne avete una?
- Se l’utilizzo è scarso, qual è il motivo e come si potrebbe migliorare?
- Quali strumenti aiuterebbero effettivamente i dipendenti a svolgere le loro attività quotidiane?
- Qual è lo stile di comunicazione della vostra azienda e in che modo comunicano attualmente i dipendenti?
- Avete dei referenti interni che potrebbero guidare questa implementazione o dovete creare un team apposito?
- Quanto potrebbe essere difficile il processo di adozione per il vostro personale specifico?
- Qual è il vostro budget per l’implementazione?
- Chi condurrà la formazione e come sarà strutturata?
- Entro quanto tempo dovete rendere la piattaforma operativa?
- Quanto tempo interno è realisticamente possibile dedicare a questo progetto?
- Quali problemi specifici individuate già che un'intranet potrebbe risolvere direttamente?
Tenete sempre presente l’obiettivo finale: puntate a risultati quantificabili che possiate trasformare in un vero e proprio obiettivo aziendale. Vale anche la pena raccogliere opinioni da ogni livello dell’organizzazione, non solo dagli stakeholder e dai manager, poiché il successo di una intranet dipende in ultima analisi dal fatto che le persone che la utilizzano quotidianamente la trovino utile.
Domande frequenti
In che modo una intranet può contribuire a migliorare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti?
Una intranet aumenta la produttività e il coinvolgimento unificando la forza lavoro in un hub centrale dove tutto ciò che serve per il lavoro quotidiano è accessibile in un unico posto, eliminando il continuo passaggio da un'applicazione all'altra. Le ricerche indicano che i dipendenti connessi sono più produttivi del 20-25%, e dare ai dipendenti una voce autentica attraverso la comunicazione bidirezionale e i contenuti generati dagli utenti mantiene il coinvolgimento e la soddisfazione più elevati nel tempo.
In che modo un’intranet favorisce le relazioni sociali e la collaborazione tra il personale?
Una intranet favorisce le relazioni sociali funzionando come una piattaforma social interna: profili personalizzati, reazioni e commenti consentono ai dipendenti di instaurare relazioni in modo naturale, il che è importante poiché l’82% dei dipendenti ritiene che gli strumenti social migliorino i rapporti tra colleghi. Oltre alla socializzazione, le stesse funzionalità favoriscono una vera e propria collaborazione attraverso la modifica condivisa dei documenti e la comunicazione tra i reparti, che fa emergere conoscenze altrimenti confinate in silos.
Quali sono i rischi o gli svantaggi principali legati all’implementazione di una intranet?
I rischi più significativi riguardano la sicurezza, poiché centralizzare i dati aziendali in un unico luogo concentra anche il rischio in caso di compromissione, e il mancato utilizzo, poiché una piattaforma confusa o irrilevante semplicemente non verrà utilizzata, indipendentemente dalle sue funzionalità. Anche i costi e la gestione continua sono fattori da considerare: i tempi di implementazione variano a seconda dell’azienda e il mantenimento di una rete intranet efficiente e ben organizzata richiede un’attenzione costante, non si tratta di una configurazione una tantum.
Cosa dovrebbe prendere in considerazione un’azienda quando effettua un’analisi delle esigenze relative all’intranet?
Un’analisi delle esigenze dovrebbe valutare gli attuali modelli di utilizzo e le cause sottostanti, lo stile di comunicazione dei dipendenti, il budget, le tempistiche realistiche e chi, all’interno dell’azienda, possa promuovere il progetto. È fondamentale che coinvolga i dipendenti di ogni livello dell’organizzazione, non solo le parti interessate e i dirigenti, poiché il successo di una intranet dipende in ultima analisi dal fatto che le persone che la utilizzano quotidianamente la trovino davvero utile.
