In ogni organizzazione esiste un vero e proprio tesoro nascosto di informazioni che passa spesso inosservato: il “sapere tribale”. Questo termine si riferisce alle esperienze, alle competenze, alle intuizioni e alle conoscenze collettive che vengono condivise in modo informale tra i dipendenti. Ma ecco il problema: quando i dipendenti di lunga data lasciano l’azienda, spesso portano con sé questo sapere inestimabile. La domanda che rimane, quindi, è: come è possibile preservare queste informazioni fondamentali prima che escano dalla porta?
Che cos’è la «conoscenza tribale» e perché è così importante?
Se avete mai trascorso il vostro primo giorno in un nuovo lavoro alle prese con la stampante dell’ufficio o cercando di capire come funziona la macchina del caffè, sapete bene che la risposta raramente si trova nel manuale del dipendente: viene da un collega. Ecco la conoscenza tribale in azione: il know-how non scritto, basato sull’esperienza, che garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane. Da piccoli consigli pratici a processi fondamentali, questo tipo di conoscenza si acquisisce attraverso anni di esperienza sul campo. Spesso risiede nelle menti delle persone piuttosto che nella documentazione. Che si tratti di un flusso di lavoro specifico perfezionato nel tempo o della conoscenza delle preferenze dei clienti, la conoscenza tribale svolge un ruolo fondamentale nella produttività, nell’efficienza e nel successo complessivo. Se non viene raccolta e condivisa, può creare lacune nelle operazioni dell’organizzazione, causando confusione, inefficienza e un avvio lento per i nuovi assunti.
Uno dei rischi maggiori che le organizzazioni devono affrontare è la perdita di queste conoscenze quando i dipendenti con maggiore esperienza vanno in pensione o cambiano lavoro. Quando un dipendente se ne va senza trasferire le proprie preziose intuizioni, quelle conoscenze se ne vanno con lui. Inoltre, se la vostra organizzazione non dispone di un solido processo di trasferimento delle conoscenze, il sapere tribale può sfuggire all’attenzione, per poi diventare evidente solo quando è troppo tardi.
Misure per preservare il sapere tribale prima che vada perduto
La domanda è quindi: come è possibile preservare e proteggere queste conoscenze essenziali? Ecco alcune misure pratiche che potete adottare:
Documentate tutto (e rendete le informazioni facilmente accessibili)
Incoraggiate i dipendenti a documentare i propri processi, consigli, trucchi e lezioni apprese in un formato accessibile. Create spazi digitali condivisi come le basi di conoscenza, ad esempio su Happeo, dove i dipendenti possano archiviare e recuperare facilmente queste informazioni. Utilizzate modelli o guide per standardizzare il processo di documentazione in modo che sia facile da seguire e aggiornare. Ad esempio, chiedere ai dipendenti di creare istruzioni dettagliate passo dopo passo per attività complesse, guide alla risoluzione dei problemi o anche semplici best practice può far risparmiare tempo quando i nuovi dipendenti o i nuovi team devono affrontare delle sfide. In molti casi, quando le conoscenze sono estremamente specifiche, il contenuto dovrebbe avere la precedenza sulla forma: consentite un’archiviazione più informale delle conoscenze, che potrà sempre essere ampliata in seguito.
Programmi di mentoring e affiancamento
Affiancare i dipendenti esperti ai neoassunti è uno dei modi migliori per trasmettere le conoscenze dell’organizzazione. Attraverso il mentoring e l’affiancamento, i lavoratori esperti possono condividere le loro intuizioni in tempo reale, offrendo un contesto inestimabile e rispondendo a domande a cui non si trova risposta in un manuale. Ciò consente inoltre ai dipendenti di conoscere la cultura aziendale e le regole non scritte, che spesso vengono trascurate nei programmi di formazione.
Creare liste di controllo per il trasferimento delle conoscenze
Quando un dipendente si appresta a lasciare l’azienda, predisponete un processo di trasferimento delle conoscenze. Ciò include la creazione di una checklist dei suoi compiti, delle sue responsabilità e delle informazioni fondamentali che ha accumulato durante la sua permanenza in azienda. Incoraggiare una documentazione autonoma (anche eccessivamente) dettagliata dei processi cruciali garantirà che, anche se il dipendente se ne va, i dettagli importanti non se ne vadano con lui. Rendi questa checklist una parte standard della procedura di uscita. Avere questo processo in atto aiuta anche chi rimane a sentirsi meno ansioso e più preparato per la transizione.
Utilizzate strumenti di collaborazione
Sfruttate strumenti di collaborazione come wiki, documenti condivisi e persino registrazioni video in cui i dipendenti possano documentare le proprie conoscenze in tempo reale. Strumenti come Google Docs, Trello e Happeo consentono una collaborazione e una documentazione senza soluzione di continuità.
Promuovete una cultura della condivisione delle conoscenze
Promuovi una cultura aperta in cui i dipendenti siano incoraggiati a condividere le proprie conoscenze ed esperienze tra loro. Riconosci e premia coloro che dedicano tempo a documentare i propri processi, ad aiutare gli altri e a contribuire alle conoscenze del team. Organizza sessioni di condivisione delle conoscenze per dare ai dipendenti l’opportunità di scambiarsi spunti, oppure crea un canale Happeo dedicato ai «consigli veloci».
Effettuare regolarmente "audit delle conoscenze"
Assicurati che il processo di trasferimento delle conoscenze venga aggiornato regolarmente. Effettua verifiche o valutazioni per identificare le lacune o le aree in cui mancano ancora informazioni fondamentali. Verifica periodicamente con i dipendenti se hanno aggiornato la documentazione o se ci sono nuove conoscenze da condividere.
In conclusione
La conoscenza tribale è una risorsa incredibile che, se sfruttata correttamente, può aumentare l’efficienza del vostro team e garantirne il successo a lungo termine. Ma se non la preservate attivamente, rischiate di perdere preziose intuizioni ogni volta che un dipendente lascia l’azienda. Promuovendo una cultura della condivisione delle conoscenze, implementando pratiche di trasferimento efficaci e utilizzando gli strumenti giusti, potrete garantire che la conoscenza tribale rimanga una risorsa per la vostra organizzazione, indipendentemente da chi entra o esce.
Domande frequenti
Che cos’è la conoscenza tribale e perché è importante?
La conoscenza tribale è il know-how non scritto, basato sull’esperienza, che i dipendenti accumulano nel tempo e condividono in modo informale; è importante perché garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anche se raramente è documentata ufficialmente.
Cosa succede se la conoscenza tribale non viene documentata prima che un dipendente lasci l’azienda?
Quando la conoscenza tribale non viene documentata, se ne va insieme al dipendente, creando lacune operative che si traducono in confusione, inefficienza e un inserimento più lento per chiunque subentri nel suo ruolo.
Quali sono i modi efficaci per preservare la conoscenza tribale?
Tra i modi efficaci per preservare la conoscenza tribale vi sono la documentazione dei processi in una base di conoscenze accessibile, l’affiancamento dei dipendenti più esperti ai nuovi assunti attraverso il tutoraggio e l’affiancamento sul campo, e la creazione di liste di controllo per il trasferimento delle conoscenze prima che qualcuno lasci l’azienda.
In che modo le organizzazioni possono rendere la condivisione delle conoscenze parte integrante della propria cultura?
Le organizzazioni possono costruire una cultura della condivisione delle conoscenze valorizzando i dipendenti che documentano i propri processi, programmando sessioni regolari di condivisione delle conoscenze e conducendo verifiche periodiche delle conoscenze per individuare le lacune prima che diventino un problema.
