Il lavoro da remoto presenta indubbiamente dei vantaggi, ma lo stesso vale per il senso di connessione con i colleghi. Innumerevoli studi hanno dimostrato quanto sia vantaggioso avere una forza lavoro coesa, da una maggiore produttività a un minor turnover del personale. Uno studio dell’Harvard Business Review ha persino rilevato che i dipendenti che si sentono apprezzati ottengono risultati migliori.
Jaime Cannon è la direttrice dell’Employee Experience presso Super Coffee. Con un’esperienza di 6 anni come insegnante, Jaime ne sa qualcosa di comunicazione. Ha condiviso con noi alcuni consigli e suggerimenti su come mantenere la coesione del personale in tempi di lavoro da remoto.
Accogliere i nuovi dipendenti quando si lavora da remoto: cosa fare e cosa non fare
Jaime ci dice che non si dovrebbe dare per scontato che le persone sappiano come connettersi: «Il primo passo è mettere a disposizione gli strumenti digitali giusti, ma non si può presumere che le cose avvengano da sole. Le persone hanno bisogno di una spinta per uscire dalla loro zona di comfort e devono sentirsi al sicuro per farlo».
"Lo stesso vale per la gestione del cambiamento. Quando diffondete aggiornamenti o notizie di cui il vostro team deve essere a conoscenza, non date per scontato che tutti interpretino le cose nello stesso modo in cui le interpreta l’azienda. Presentate le novità in modo da incoraggiare il feedback e dare alle persone l’opportunità di condividere eventuali domande o suggerimenti. È importante che le persone si esprimano, perché non si può mai sapere cosa stia accadendo nella loro specifica sfera di influenza che non avete preso in considerazione. Inoltre, è fondamentale tenere a mente i nuovi assunti quando si implementano opportunità di feedback."
«Mantieni davvero aperte le linee di comunicazione affinché le persone possano trarne vantaggio e cerca di promuovere una cultura in cui le persone si sentano libere di farlo. C’è molto da dire su entrambi questi aspetti: devi avere i mezzi per farlo, ma poi devi anche avere la mentalità per costruire una cultura in cui sia accettabile che le persone facciano risalire le informazioni lungo la catena gerarchica, anziché limitarsi a trasmetterle solo verso il basso."
In sintesi:
- Creare una cultura della comunicazione trasparente
- Scegliete gli strumenti migliori per la comunicazione digitale
- Includete e incoraggiate i nuovi arrivati a comunicare apertamente
- Non dare per scontato che le persone sappiano come connettersi
Qual è la parte più importante del ciclo di vita di un dipendente?
Il legame umano rimane una costante durante tutto il ciclo di vita del dipendente. Mantenere vivo questo legame sia con i dipendenti che sono in azienda fin dall’inizio sia con quelli che sono appena entrati non è facile: Super Coffee ha dipendenti che lavorano lì da sei anni e neoassunti che non hanno ancora incontrato di persona nessun collega.
Jaime spiega: «Una parte cruciale dell’esperienza dei dipendenti e del ciclo di vita lavorativo, quando si inizia un nuovo lavoro, è stabilire quel legame umano. E questo diventa ancora più importante, e impegnativo, quando si lavora da remoto. Cerchiamo costantemente di pensare a quali opportunità esistano virtualmente, ma anche a future occasioni per incontrarci di persona. È importante ricordare che deve esserci un aspetto di connessione umana affinché questa possa tradursi nel mondo digitale. Ma soprattutto, si tratta di trovare quell’equilibrio che garantisca alle persone il senso di appartenenza. Per questo, bisogna concentrarsi sul far sentire le persone a proprio agio il più rapidamente possibile, perché si sta chiedendo loro di svolgere un lavoro importante, e questo è difficile da fare attraverso uno schermo.”
Non cercare sempre di “risolvere il problema”
A volte ascoltare è più importante che risolvere. In qualità di manager, la responsabilità di risolvere alcuni di questi problemi ricadrà su di te — eppure, a volte, la tua attenzione non dovrebbe concentrarsi sulla risoluzione dei problemi, ma sull’ascoltarli.
Jaime spiega: «A volte può essere una sfida limitarsi ad ascoltare. Ma a volte si tratta semplicemente di dare alle persone lo spazio per parlare, senza cercare necessariamente di risolvere il problema. Le persone vogliono essere ascoltate: si tratta di dare loro lo spazio per esprimersi e condividere».
«Ci sono certamente questioni che richiedono un intervento. Ma quando si vive in un mondo isolato, le persone vogliono semplicemente sentirsi riconosciute e sapere che qualunque cosa stiano attraversando va bene così.»
Abbiamo tutti avuto la nostra dose di riunioni virtuali e forse non ne vorremmo altre. Ma a volte fare una telefonata solo per parlare e condividere può fare davvero la differenza.
Dare l’esempio
Una partecipazione visibile da parte della dirigenza abbassa le barriere per tutti gli altri. «A volte per i dipendenti può essere un po’ intimidatorio pubblicare post sulla rete intranet aziendale», afferma Jaime. «D’altra parte, più vedono il loro responsabile diretto, i dirigenti di alto livello o i fondatori dell’azienda pubblicare domande aperte e condividere le risposte, più il velo si solleverà. Penso che le persone si sentiranno più a loro agio nel farlo e nell’esprimersi apertamente. La maggior parte delle persone ha già la propria piattaforma social preferita, sulla quale si sente a proprio agio nell’interagire. Si tratta di attingere a quel potenziale preesistente e di coinvolgere le persone a livello interno.”
Mettiti in gioco, crea fiducia, non forzare nulla
Jaime ci lascia con un consiglio finale: «Se riesci a dare l’esempio del comportamento che chiedi, le persone si sentiranno più a loro agio nel partecipare. Pubblico molte cose sulla nostra intranet aziendale che non condividerei necessariamente sul mio LinkedIn o Instagram. Se le persone vedono che chiedo loro di mostrarsi vulnerabili mentre io stesso lo sono, penso che questo ispiri fiducia e un senso di appartenenza all’azienda in tutti. Non si può forzare il senso di appartenenza, ma lo si può incoraggiare.”
Domande frequenti
In che modo i manager possono accogliere e integrare efficacemente i nuovi dipendenti che lavorano da remoto?
Stabilite canali di comunicazione trasparenti e fornite un supporto attivo, invece di dare per scontato che il legame si crei naturalmente. Presentate le novità aziendali in modo da invitare attivamente a porre domande e fornire feedback, e mantenete aperte le linee di comunicazione in entrambe le direzioni, in modo che i dipendenti si sentano incoraggiati a proporre idee anziché limitarsi a ricevere direttive.
Qual è il modo migliore per i leader che gestiscono team da remoto di instaurare un clima di fiducia e incoraggiare il coinvolgimento?
Date l’esempio. Quando i dipendenti vedono regolarmente i manager, i dirigenti di alto livello e i fondatori pubblicare post e rispondere sulla intranet aziendale, diventa molto meno intimidatorio per tutti gli altri fare lo stesso. I leader che mostrano una vulnerabilità genuina, anziché limitarsi a pubblicare aggiornamenti perfetti, tendono a ispirare una fiducia più profonda e un senso di appartenenza più forte in tutto il team.
Come dovrebbero i manager gestire i problemi dei dipendenti e le sfide legate alla comunicazione virtuale?
Dare priorità all’ascolto attivo piuttosto che cercare immediatamente di risolvere ogni problema. In un ambiente di lavoro a distanza o isolato, spesso i dipendenti desiderano semplicemente essere ascoltati e riconosciuti; dedicare delle chiamate esclusivamente alla condivisione e alla creazione di legami, piuttosto che alla risoluzione dei problemi, può migliorare significativamente il benessere, anche se le riunioni virtuali risultano già di per sé faticose.
Perché il legame umano conta di più, e non di meno, in un ambiente di lavoro a distanza?
Il lavoro a distanza elimina quei momenti casuali di incontro di persona che un tempo creavano automaticamente un legame, rendendo più difficile, ma anche più importante, crearne uno in modo consapevole. Trovare un equilibrio tra le opportunità di connessione virtuale e i futuri momenti di incontro di persona è ciò che aiuta sia i dipendenti di lunga data che i nuovi assunti a sentirsi davvero parte integrante dell’azienda.
