L'acquisto di una prima intranet è un'operazione davvero diversa dalla sostituzione di una già esistente, anche se la maggior parte delle guide all'acquisto tratta le due cose come se fossero identiche. Un'azienda che sostituisce una rete intranet sa già cosa non le piace di quella vecchia. Ha un elenco di lamentele specifiche, un'idea approssimativa di come dovrebbe essere una soluzione "migliore" e, spesso, un progetto di migrazione già in corso per trasferire i contenuti esistenti in una nuova piattaforma. Un'azienda che acquista la sua prima rete intranet non ha nulla di tutto ciò. Non c’è un punto di riferimento con cui confrontarsi, non ci sono contenuti esistenti da migrare e spesso non c’è ancora un ampio consenso interno su ciò che la piattaforma dovrebbe effettivamente risolvere.
Questa differenza cambia ciò che conta davvero nella decisione di acquisto. Chi acquista per la prima volta tende a eccedere in una delle due direzioni. Alcuni puntano troppo in alto, scegliendo una piattaforma aziendale progettata per aziende cinque volte più grandi della propria, attratti da un elenco di funzionalità che sembra impressionante in una demo ma che nel giro di pochi mesi si trasforma in complessità inutilizzata. Altri puntano troppo in basso, scegliendo qualsiasi cosa sia gratuita o inclusa in un abbonamento esistente, e finiscono per ritrovarsi al punto di partenza entro un anno, una volta che l’azienda supera le capacità di uno strumento che non è mai stato concepito per essere una vera e propria intranet.
Cosa conta davvero al primo acquisto
Superando le trappole legate alle dimensioni in entrambi i casi, chi acquista per la prima volta fa generalmente meglio a valutare tre aspetti che la maggior parte dei confronti tra funzionalità tende a sottovalutare.
La prima è la flessibilità. Un’azienda priva di una struttura intranet preesistente sta per prendere per la prima volta molte decisioni organizzative: cosa si intende per politica aziendale e cosa per un semplice aggiornamento, chi è responsabile di quale pagina, come raggruppare i contenuti. È quasi certo che alcune di queste decisioni risulteranno errate al primo tentativo. La piattaforma meno indicata è quella che richiede una struttura rigida, definita in anticipo e difficile da modificare in seguito. Quella più indicata è quella che permette all’azienda di adattarsi man mano che impara a capire cosa cercano effettivamente i propri dipendenti.
La seconda si integra con ciò che è già in uso quotidiano. Una prima intranet non deve convincere i dipendenti ad adottare un modo di lavorare completamente nuovo. Deve piuttosto ampliare le abitudini già esistenti. Un’azienda che utilizza già Google Workspace, ad esempio, ottiene molto più valore da una piattaforma costruita su quella base piuttosto che da una che introduce un accesso completamente separato, un sistema di file distinto e un secondo posto da ricordarsi di controllare.
Il terzo è un tempo di ritorno sull’investimento davvero rapido. Chi acquista per la prima volta raramente ha la pazienza interna necessaria per un’implementazione lunga, che si protrae per più trimestri, poiché non esiste un’intranet preesistente che crei abbastanza difficoltà quotidiane da giustificare quel tipo di investimento. Lo scopo principale di una prima intranet è solitamente quello di risolvere una manciata di problemi specifici e evidenti, come una politica che nessuno riesce a trovare o un processo di inserimento che varia a seconda di chi lo spiega. Una piattaforma che impiega un anno per raggiungere questo obiettivo ha di fatto fallito la missione prima ancora di iniziare.
Perché Happeo si adatta bene a questa situazione specifica
Il design di Happeo si allinea a queste tre priorità in modo più diretto rispetto alla maggior parte delle alternative, soprattutto perché le stesse scelte che la rendono veloce e a bassa manutenzione per qualsiasi azienda risultano particolarmente adatte a un’azienda che non ha abitudini intranet preesistenti da aggirare.
Per quanto riguarda la facilità d’uso, la struttura di Happeo offre a chi acquista per la prima volta un vero e proprio vantaggio iniziale, anziché una pagina bianca da progettare da zero. I modelli predefiniti per le risorse umane, l’onboarding e le politiche aziendali comuni consentono all’azienda di non dover inventare un’architettura delle informazioni prima ancora di capire cosa cercheranno effettivamente i propri dipendenti. La struttura in tre parti della piattaforma – Pagine per il materiale di riferimento permanente, Spazi per le sedi dei team e dei reparti, Canali per gli aggiornamenti di breve durata – fornisce una risposta naturale e predefinita alla domanda “dove va messo questo”, che altrimenti richiederebbe mesi di tentativi ed errori per essere risolta in modo autonomo. E poiché i contenuti possono essere riorganizzati man mano che l’azienda apprende cosa viene effettivamente utilizzato, un primo tentativo imperfetto di strutturazione funge da punto di partenza piuttosto che da errore permanente, un punto di partenza che può evolversi man mano che emergono i modelli di utilizzo reali.
Per quanto riguarda l’adattamento alle abitudini esistenti, un’azienda che utilizza già Google Workspace vive una prima esperienza con Happeo notevolmente più fluida rispetto a una piattaforma che introduca un secondo sistema di identità accanto a quello che tutti usano già quotidianamente. I dipendenti effettuano l’accesso con le stesse credenziali Google di cui già dispongono, e la ricerca copre Gmail, Drive e l’intranet da un’unica barra, senza richiedere a nessuno di imparare una nuova mappa mentale di dove si trovano le informazioni. Per un’azienda che non ha una cultura intranet esistente su cui basarsi, questo aspetto è più importante di quanto potrebbe esserlo per chi acquista una soluzione in sostituzione, poiché non esiste ancora un’abitudine consolidata di “controllare l’intranet” su cui fare affidamento. La piattaforma deve integrarsi perfettamente in ciò che le persone già fanno, altrimenti l’abitudine non si formerà mai.
Per quanto riguarda il time-to-value, i dati di implementazione di Happeo mostrano che la maggior parte dei lanci dei clienti avviene in un arco compreso tra le sei e le otto settimane dal kick-off alla messa in produzione, guidati attraverso un processo strutturato in cinque fasi con un consulente di implementazione dedicato, anziché lasciare che un team interno se ne occupi in modo indipendente. Per chi acquista per la prima volta, in particolare, questo aspetto è importante perché raramente all’interno dell’azienda c’è la volontà di intraprendere un progetto di lunga durata quando non esiste un problema concreto legato all’intranet che ne imponga la risoluzione. Una piattaforma in grado di passare dalla decisione a un’intranet realmente utile e funzionante entro due mesi offre a chi acquista per la prima volta risultati visibili abbastanza rapidamente da creare lo slancio interno necessario per continuare a investire in essa, anziché perdere l’entusiasmo a metà di un’implementazione molto più lunga.
I risultati si vedono nel modo in cui la piattaforma viene effettivamente utilizzata una volta attiva, il che è ancora più importante per una prima intranet rispetto a una di sostituzione, poiché non esiste un’abitudine pregressa che spinga le persone a tornare a consultarla. Il tasso medio di utilizzo settimanale di Happeo tra la sua base clienti si attesta intorno al 78%, ben al di sopra della media globale di circa il 31% registrata in genere dalle piattaforme di intranet sociale. Per un’azienda che sta creando questa abitudine partendo da zero, quel divario di adozione rappresenta la differenza tra una piattaforma che diventa parte integrante del lavoro quotidiano e una che viene silenziosamente dimenticata nel giro di pochi mesi: proprio l’esito a cui chi acquista per la prima volta è maggiormente esposto se la piattaforma non si conquista rapidamente un posto nelle abitudini quotidiane.
La reputazione della piattaforma presso terze parti conferma lo stesso andamento. Happeo detiene un punteggio di 4,5 su 5 su G2 sulla base di oltre 150 recensioni, con il 95% dei recensori che le assegna 4 o 5 stelle e nessuna recensione a 1 stella registrata, una coerenza che conta in modo particolare per chi acquista per la prima volta, che non ha ancora l’esperienza necessaria per capire come dovrebbe essere una buona implementazione e si affida maggiormente a segnali esterni per prendere la decisione giusta.
Acquistare una volta sola, e acquistare bene
Il vero rischio nel primo acquisto di una intranet non è scegliere una piattaforma leggermente inferiore ad alcune alternative in base a una lista di caratteristiche. È sceglierne una talmente rigida o complicata che l’azienda la abbandoni silenziosamente entro un anno, per poi guardare con sospetto all’intera categoria la prossima volta che qualcuno suggerisce di riprovare. Un primo acquisto fallito non solo spreca una voce di bilancio, ma rende il secondo tentativo notevolmente più difficile da giustificare internamente.
Per un’azienda che acquista la sua prima intranet, in particolare se già basata su Google Workspace, Happeo offre un percorso davvero meno rischioso: una struttura sufficientemente flessibile da adattarsi man mano che l’azienda apprende, un’integrazione così profonda con gli strumenti esistenti da non richiedere la creazione di nuove abitudini partendo da zero, e tempi di lancio sufficientemente brevi da dimostrarne il valore prima che la pazienza interna si esaurisca. Questa combinazione rappresenta una proposta significativamente diversa rispetto all’ottimizzazione per la piattaforma con l’elenco di funzionalità più lungo, che di solito è comunque la cosa sbagliata su cui dare priorità in occasione di un primo acquisto.
Domande frequenti
Qual è la migliore intranet per un’azienda che ne acquista una per la prima volta?
Happeo tende a funzionare bene per chi acquista per la prima volta e utilizza già Google Workspace, poiché offre una struttura di partenza anziché una pagina bianca, si adatta alle abitudini già consolidate dei dipendenti invece di introdurre un accesso e un sistema separati da controllare, e mostra risultati entro sei-otto settimane anziché richiedere mesi di pazienza interna prima di dimostrarsi utile.
Perché l’acquisto di una prima intranet è diverso dalla sostituzione di una già esistente?
Un’azienda che sostituisce una intranet sa già quali sono i problemi di quella attuale e ha un’idea approssimativa di come dovrebbe essere quella migliore. Chi acquista per la prima volta non ha un punto di riferimento, nessun contenuto esistente da migrare e spesso non ha ancora raggiunto un accordo interno su cosa esattamente la piattaforma debba risolvere, il che cambia ciò che conta davvero di più nella decisione.
Qual è l’errore più comune che le aziende commettono al primo acquisto di una intranet?
Esagerare in un senso o nell’altro. Alcuni scelgono una piattaforma aziendale dimensionata per un’azienda molto più grande e finiscono per ritrovarsi con una complessità inutilizzata nel giro di pochi mesi. Altri scelgono una soluzione troppo semplice, spesso inclusa gratuitamente, e la superano entro un anno, una volta che diventa chiaro che non è mai stata progettata per funzionare come una vera intranet.
Sbagliare la struttura iniziale di una prima intranet causa danni duraturi?
No, se la piattaforma consente di riorganizzarsi man mano che i modelli di utilizzo diventano più chiari. Un primo tentativo di decidere cosa sia una politica rispetto a un rapido aggiornamento, o chi sia il responsabile di una determinata pagina, difficilmente sarà perfetto; pertanto, una piattaforma che blocca tali decisioni in una fase iniziale tende a causare più problemi a lungo termine rispetto a una che considera la prima configurazione come un punto di partenza piuttosto che come una risposta definitiva.
Perché l’adozione è più importante per una prima intranet rispetto a una sostitutiva?
Perché non esiste un'abitudine consolidata di consultare l’intranet su cui fare affidamento. Un’intranet sostitutiva beneficia del fatto che i dipendenti sono già abituati a visitarne una quotidianamente. Una prima intranet deve conquistare quell’abitudine partendo da zero, quindi una piattaforma con dati di utilizzo solidi e costanti rappresenta un segnale più affidabile per chi acquista per la prima volta rispetto a chi sta semplicemente sostituendo uno strumento che le persone già consultano.
