Le società di servizi finanziari si trovano ad affrontare una tensione specifica: le normative spesso impongono di conservare per anni i dati relativi alle transazioni e alle comunicazioni con i clienti, mentre i dipendenti devono poter recuperare tali informazioni istantaneamente e il reparto IT deve garantirne la sicurezza contro eventuali violazioni. Una moderna intranet basata sul cloud risolve direttamente questo problema: centralizza i dati sottoponendoli a rigorosi controlli di accesso, rendendo al contempo la ricerca sufficientemente veloce da far sì che conformità e usabilità non siano più in contrasto tra loro.
Non si tratta più della intranet on-premise e poco intuitiva di un decennio fa. Una intranet cloud ben progettata funge da unica fonte di verità per l’organizzazione, offrendo al contempo ai team distribuiti un modo per collaborare e rimanere in contatto.
Perché le società di servizi finanziari investono in soluzioni intranet
Un investimento nell’intranet porta benefici concreti in cinque modi specifici per gli istituti finanziari.
Supporta il passaggio al lavoro ibrido e da remoto. Il settore dei servizi finanziari è stato storicamente lento nell’adottare strumenti adatti al lavoro da remoto, ma la pandemia ha imposto questo cambiamento e la maggior parte degli istituti non ha intenzione di tornare completamente indietro. Un’intranet cloud offre ai dipendenti distribuiti uno spazio condiviso in cui collaborare, comunicare e rimanere in contatto indipendentemente dalla loro ubicazione.
Riduce il rischio di informazioni errate o obsolete. I file salvati sui desktop locali e condivisi come allegati e-mail creano rapidamente confusione: i messaggi vanno persi e i dipendenti duplicano il lavoro alla ricerca della versione “giusta”. Un’intranet sincronizza automaticamente i documenti sul cloud, così i colleghi lavorano sulla stessa versione aggiornata invece di dover cercare tra le cartelle dei download.
Consente la conformità agli standard e alle normative di settore. Il dipendente medio del settore dei servizi finanziari ha accesso a circa 11 milioni di file fin dal primo giorno di lavoro, il che rappresenta di per sé un rischio significativo per la sicurezza. Una moderna intranet consente di impostare autorizzazioni granulari che controllano esattamente chi può visualizzare, creare e gestire contenuti specifici, rendendo la governance un processo semplice anziché un aspetto secondario.
Aumenta la produttività dei dipendenti. Ogni minuto trascorso alla ricerca di un documento è un minuto non dedicato al lavoro vero e proprio. Una rete intranet riunisce tutto ciò di cui i dipendenti hanno bisogno in un'unica posizione centrale e di facile consultazione.
Migliora il coinvolgimento dei dipendenti. I dipendenti che lavorano da remoto o in modalità ibrida spesso si sentono distaccati dalla cultura aziendale. Una rete intranet ben strutturata offre a quella cultura uno spazio in cui vivere e diffondersi concretamente, anziché affidarsi a interazioni casuali in ufficio che ormai non avvengono più così spesso.
9 caratteristiche fondamentali da ricercare in una intranet per i servizi finanziari
Non tutte le piattaforme intranet sono progettate per gestire le esigenze specifiche del settore dei servizi finanziari. Ecco cosa valutare.
Gestione delle conoscenze sicura e conforme alle normative. Verificate in particolare la presenza della certificazione ISO 27001: si tratta di un audit esterno che conferma che i processi di sicurezza di un fornitore soddisfano rigorosi standard internazionali, anziché una semplice dichiarazione autoattestata.
Funzionalità di ricerca universale. I dipendenti del settore finanziario hanno spesso bisogno di documenti che possono risalire a diversi anni fa. Una piattaforma dotata di una potente funzione di ricerca universale consente ai dipendenti di trovare ciò di cui hanno bisogno, indipendentemente dal fatto che si trovi sull’intranet, su un’unità condivisa o su un desktop locale, evitando così di dover cercare separatamente in ogni singolo sistema.
Rigorosi controlli di governance. Scegliete una piattaforma che vi consenta di impostare autorizzazioni personalizzate a livello di singola pagina, canale o contenuto — idealmente con la possibilità di basare tali autorizzazioni sui Google Groups esistenti, in modo che la gestione degli accessi non diventi un’attività manuale e ricorrente.
Un elenco dei dipendenti consultabile tramite ricerca. Man mano che una parte sempre più ampia della forza lavoro passa al lavoro da remoto o ibrido, diventa essenziale disporre di un elenco completo consultabile per nome, ruolo, e-mail o sede, semplicemente per consentire ai dipendenti di sapere con chi stanno lavorando.
Gestione del ciclo di vita dei contenuti. Cercate una piattaforma che segnali le pagine non più aggiornate e sia in grado di archiviare automaticamente i contenuti obsoleti, poiché verificare manualmente l’accuratezza di una vasta base di conoscenze non è realistico su larga scala.
Strumenti di comunicazione interna. Canali segmentati per le notizie a livello aziendale rispetto a quelli dedicati a team o reparti specifici consentono di mantenere le comunicazioni mirate anziché sovraccariche, con reazioni e conferme di lettura che attestano l’effettiva ricezione dei messaggi.
Funzionalità di collaborazione sociale. I canali non servono solo per le attività ufficiali: gli spazi dedicati alle interazioni informali tra i team sono fondamentali per contrastare l’isolamento che i dipendenti che lavorano da remoto o in modalità ibrida spesso segnalano.
Pagine iniziali personalizzate. Una piattaforma che consente ai dipendenti di personalizzare la propria pagina iniziale e il proprio feed di notizie riduce il disordine e mantiene le informazioni più rilevanti in primo piano per ogni persona.
Analisi dei contenuti e degli utenti. Le analisi che mostrano gli utenti attivi e le prestazioni di canali o pagine specifici consentono di verificare effettivamente se l’intranet funziona, anziché limitarsi a supporlo.
In che modo Happeo supporta in modo specifico i servizi finanziari
Happeo è progettato per conciliare le due priorità che gli istituti finanziari devono garantire contemporaneamente: accesso rapido alle informazioni e sicurezza rigorosa.
La rubrica del personale e l’organigramma generato automaticamente da Happeo aiutano i dipendenti che lavorano da remoto a capire chi sono i loro colleghi e come è strutturata l’organizzazione, mentre i Canali collaborativi offrono ai team uno spazio per comunicare e condividere idee. Grazie alla ricerca universale, i dipendenti trovano ciò di cui hanno bisogno con pochi clic, senza più dover cercare tra gli allegati delle e-mail per individuare la versione più recente di un file.
Happeo è certificato ISO 27001, il che significa che i suoi processi di sicurezza, il personale e la tecnologia sono stati sottoposti a verifiche esterne secondo rigorosi standard internazionali. Per quanto riguarda l’implementazione, il tempo di avvio tipico di Happeo è di 6-8 settimane, un tempo rapido rispetto alla media del settore.
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Domande frequenti
Perché le società di servizi finanziari hanno bisogno proprio di una intranet?
Le società di servizi finanziari devono conciliare i rigidi requisiti normativi che impongono la conservazione dei dati per anni con l’esigenza dei dipendenti di recuperare tali informazioni istantaneamente. Una moderna intranet basata su cloud risolve questo problema archiviando i dati in modo sicuro grazie a autorizzazioni granulari, garantendo al contempo una ricerca veloce, e supporta inoltre i modelli di lavoro ibrido e da remoto che il settore ha adottato sempre più spesso a partire dalla pandemia.
In che modo una intranet contribuisce alla conformità e alla sicurezza dei dati nel settore finanziario?
Il dipendente medio del settore dei servizi finanziari ha accesso a circa 11 milioni di file fin dal primo giorno di lavoro, il che rappresenta un rischio significativo per la sicurezza in assenza di controlli adeguati. Una moderna intranet affronta questo problema attraverso autorizzazioni granulari che regolano chi può visualizzare, creare e gestire i contenuti, in combinazione con certificazioni di terze parti come la ISO 27001, che verificano che i processi di sicurezza soddisfino rigorosi standard internazionali.
A quali funzionalità dovrebbero dare priorità gli istituti finanziari nella scelta di una intranet?
Le funzionalità più importanti sono una gestione delle conoscenze sicura e conforme (idealmente certificata ISO 27001), la ricerca universale in più posizioni di archiviazione, controlli di governance granulari, un elenco dei dipendenti consultabile e una gestione del ciclo di vita dei contenuti che contrassegni o archivi automaticamente le pagine obsolete. Strumenti di comunicazione interna, funzionalità di collaborazione sociale e analisi dell’utilizzo completano gli aspetti che un istituto finanziario dovrebbe valutare.
Quanto tempo occorre in genere per lanciare una intranet per i servizi finanziari? Le tempistiche variano a seconda del fornitore, ma un’implementazione rapida e ben supportata può richiedere solo da 6 a 8 settimane, anziché i mesi che richiederebbe una configurazione tradizionale on-premise. Cercate un fornitore che offra un onboarding strutturato e l’automazione delle autorizzazioni integrata con il vostro sistema di gestione delle identità esistente, poiché ciò accelera l’implementazione senza compromettere i controlli di sicurezza richiesti dal settore dei servizi finanziari.
