Software di self-service per i dipendenti

La scelta tra un software di self-service per i dipendenti basato su cloud e uno on-premise influisce sui tempi di implementazione, sui controlli di sicurezza, sui requisiti di manutenzione e sul costo totale di proprietà. Il modello di implementazione più adatto dipende dall’infrastruttura IT, dai requisiti di conformità e dal livello di controllo che si desidera esercitare sulla gestione del sistema.

Di seguito è riportato un confronto pratico tra l’implementazione del software di self-service per i dipendenti basato su cloud e quella on-premise.

ESS basato su cloud vs ESS on-premise: differenze chiave

La differenza principale risiede nell’infrastruttura gestita dal fornitore rispetto al controllo IT interno.

• L'ESS basato su cloud punta su una rapida implementazione, aggiornamenti automatici e costi di abbonamento prevedibili.
• L'ESS on-premise si basa su risorse IT interne, un'infrastruttura personalizzata e la piena titolarità dei dati.

Entrambi gli approcci sono in grado di fornire efficaci portali self-service per i dipendenti che consentono loro di gestire le richieste di ferie, accedere alle buste paga e aggiornare i dati personali. Tuttavia, l’esperienza di gestione differisce in modo significativo in termini di onere amministrativo e requisiti tecnici.

Implementazione e configurazione

La complessità dell’implementazione varia notevolmente a seconda dei modelli di distribuzione, influenzando la rapidità con cui i team delle risorse umane possono rendere operative le funzionalità self-service.

Implementazione dell’ESS basato su cloud

Le soluzioni di self-service per i dipendenti basate su cloud richiedono una configurazione minima dell’infrastruttura IT. Il fornitore si occupa del provisioning dei server, dell’installazione del software e della configurazione iniziale, consentendo alle organizzazioni di diventare operative entro 6-12 settimane per le implementazioni standard.

Queste tempistiche accelerate consentono ai dipendenti di portare a termine le attività in qualsiasi momento senza dover attendere lunghi periodi per la realizzazione dell’infrastruttura. Tuttavia, le opzioni di personalizzazione potrebbero essere limitate rispetto alle alternative on-premise.

Implementazione ESS on-premise

Il software self-service on-premise richiede l’installazione di un server interno, la configurazione della rete e l’installazione del software. L’implementazione richiede in genere da 6 a 12 mesi per le organizzazioni di medie dimensioni, ma consente una personalizzazione approfondita dei processi e dei flussi di lavoro delle risorse umane.

I team IT mantengono il pieno controllo sui tempi di implementazione e sull’architettura di sistema. Le organizzazioni con processi di gestione delle retribuzioni complessi o requisiti specifici per l’amministrazione dei benefici spesso preferiscono questo approccio, nonostante i tempi di configurazione più lunghi.

Sicurezza e controllo dei dati

Entrambi i modelli di implementazione gestiscono dati sensibili dei dipendenti, tra cui dati personali, documenti fiscali e informazioni relative alle retribuzioni, rendendo la sicurezza un aspetto fondamentale da considerare.

Sicurezza dell’ESS basato su cloud

I fornitori di servizi cloud implementano misure di sicurezza di livello aziendale, tra cui la crittografia, le certificazioni di conformità (ISO 27001, SOC 2 Tipo II) e le patch di sicurezza automatizzate. Questo modello di responsabilità condivisa spesso va oltre ciò che i team IT interni possono realizzare autonomamente.

Gli aggiornamenti di sicurezza vengono gestiti automaticamente, riducendo il carico di lavoro amministrativo per i professionisti delle risorse umane. Tuttavia, le informazioni sui dipendenti risiedono in data center controllati dai fornitori, il che potrebbe richiedere un'ulteriore verifica di conformità per i settori regolamentati che trattano dati sensibili relativi alle risorse umane.

Sicurezza ESS on-premise

Le organizzazioni mantengono il controllo completo sulle politiche di sicurezza, sull’ubicazione dei dati e sui protocolli di accesso sicuro. I team IT interni gestiscono tutti gli aggiornamenti di sicurezza, le patch e i controlli di accesso ai dati dei dipendenti.

Questo approccio mantiene i dati sensibili dei dipendenti all’interno di un’infrastruttura controllata dall’azienda, rispondendo alle preoccupazioni relative alla sovranità dei dati. Tuttavia, l’efficacia della sicurezza dipende interamente dalle competenze e dalle risorse IT interne. Le organizzazioni devono investire in capacità di sicurezza continue per proteggere il proprio sistema HR principale.

Manutenzione e aggiornamenti

I requisiti di manutenzione continua del sistema differiscono in modo sostanziale tra i vari modelli di implementazione, influenzando le attività amministrative a lungo termine e i risparmi sui costi.

Manutenzione dell’ESS basato su cloud

Gli aggiornamenti software, i miglioramenti delle prestazioni e le patch di sicurezza vengono gestiti automaticamente dai fornitori. Le nuove funzionalità self-service, quali l’accesso mobile potenziato, le capacità di archiviazione dei documenti o gli strumenti di reportistica migliorati, vengono implementate senza il coinvolgimento del reparto IT interno.

Ciò riduce la necessità di personale IT specializzato e consente ai team delle risorse umane di concentrarsi sulla gestione dei talenti e sul coinvolgimento dei dipendenti piuttosto che sull’amministrazione del sistema. I costi di manutenzione sono inclusi nel prezzo dell’abbonamento, garantendo spese prevedibili.

Manutenzione ESS on-premise

I team IT interni gestiscono tutti gli aggiornamenti software, le patch e la manutenzione del sistema per il software self-service on-premise. Le organizzazioni controllano i programmi di aggiornamento e possono testare accuratamente le modifiche prima della distribuzione negli ambienti di produzione.

Questo approccio richiede risorse IT dedicate e competenze specialistiche nell’amministrazione dei sistemi. La manutenzione dell’hardware, i costi di sostituzione e gli aggiornamenti dell’infrastruttura si aggiungono alle spese operative correnti, ma garantiscono il controllo completo sull’esperienza dei dipendenti.

Funzionalità di integrazione

L’integrazione dell’ESS con le soluzioni di gestione delle buste paga esistenti, i sistemi di gestione dei benefici e le piattaforme HRIS determina l’efficacia con cui le organizzazioni possono ridurre l’inserimento manuale dei dati e gli errori nelle buste paga.

Integrazione dell’ESS basata sul cloud

Le soluzioni cloud offrono in genere connettori predefiniti per i più diffusi software HR, piattaforme di gestione delle buste paga come ADP Workforce e sistemi di iscrizione ai benefici. Le integrazioni basate su API consentono la sincronizzazione dei dati in tempo reale, garantendo l’accuratezza delle buste paga e l’aggiornamento delle informazioni sui dipendenti.

La configurazione dell’integrazione è spesso più semplice, anche se le connessioni personalizzate potrebbero richiedere l’assistenza del fornitore. Le organizzazioni hanno una capacità limitata di modificare la logica di integrazione senza il coinvolgimento del fornitore, il che può influire su funzioni HR complesse.

Integrazione ESS on-premise

I sistemi on-premise consentono lo sviluppo di integrazioni personalizzate e il pieno controllo sui flussi di dati tra gli strumenti HR. Le connessioni dirette al database e le integrazioni basate su file permettono alle organizzazioni di creare connessioni secondo specifiche precise.

Questa flessibilità supporta funzionalità di integrazione complesse con sistemi legacy e processi di gestione delle retribuzioni specifici. Tuttavia, la manutenzione dell’integrazione e la risoluzione dei problemi vengono gestite internamente, il che richiede competenze tecniche e investimenti continui.

Struttura dei costi

I diversi modelli di prezzo incidono sia sull’investimento iniziale che sul costo totale di proprietà nel tempo, determinando quale modello di implementazione garantisca un maggiore risparmio sui costi.

Costi dell’ESS basato su cloud

I prezzi basati su abbonamento variano in genere da 5 a 20 dollari al mese per dipendente per gli strumenti di self-service, con costi che aumentano in base al numero di dipendenti e alle funzionalità richieste.

I costi iniziali più contenuti garantiscono pagamenti mensili o annuali prevedibili. I canoni di abbonamento includono le licenze software, l’hosting, la manutenzione e l’assistenza. Questo modello è adatto alle organizzazioni che cercano di ridurre al minimo l’investimento iniziale, fornendo al contempo ai dipendenti risposte immediate alle richieste relative alle risorse umane tramite l’accesso al portale self-service.

Costi dell’ESS on-premise

I costi iniziali più elevati per le licenze, spesso compresi tra 50.000 e 500.000 dollari a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, oltre alle spese per hardware, infrastruttura e implementazione, comportano un investimento iniziale significativo.

I costi ricorrenti includono il personale IT, i contratti di manutenzione (in genere pari al 20-25% del costo annuale delle licenze) e gli aggiornamenti hardware. Tuttavia, il costo totale di proprietà può risultare inferiore per le grandi organizzazioni su un orizzonte temporale di oltre 5 anni, in particolare per quelle che dispongono già di un'infrastruttura esistente e di team IT qualificati.

Considerazioni sulla conformità

I requisiti normativi spesso determinano la scelta dell’implementazione, in particolare per le organizzazioni che gestiscono dati sensibili delle risorse umane in più giurisdizioni.

• Nei settori altamente regolamentati (sanità, finanza, pubblica amministrazione), i requisiti relativi all’ubicazione e al controllo dei dati possono imporre soluzioni on-premise che mantengano i dati dei dipendenti all’interno di un’infrastruttura controllata.
• Negli ambienti aziendali standard, i fornitori di servizi cloud spesso superano le capacità di sicurezza interne grazie a certificazioni di conformità complete.
• Il GDPR, l’HIPAA e le normative specifiche di settore influenzano le decisioni relative all’implementazione, in particolare per quanto riguarda il luogo in cui le informazioni sui dipendenti possono essere archiviate ed elaborate.

Comprendere i requisiti di conformità è essenziale prima di scegliere un modello di implementazione. Le organizzazioni dovrebbero valutare in che modo ciascun approccio supporti la gestione dei documenti, i requisiti di accuratezza dei dati e le esigenze di audit normativo.

Quale scegliere?

Scegliete l’implementazione basata sul cloud se desiderate un’implementazione rapida, costi prevedibili, aggiornamenti automatici e costi IT minimi. Questo approccio funziona bene per le organizzazioni che danno priorità all’accesso tramite dispositivi mobili, consentendo ai dipendenti di richiedere permessi e accedere ai benefici da qualsiasi luogo, riducendo al contempo il carico di lavoro delle risorse umane.

Scegliete l'implementazione on-premise se avete bisogno del massimo controllo sui dati, di personalizzazioni complesse e disponete di competenze IT interne. Le organizzazioni con requisiti di conformità rigorosi, funzioni HR specifiche o investimenti esistenti in infrastrutture traggono spesso vantaggio da questo approccio.

Prendete in considerazione approcci ibridi che combinano la comodità del cloud con il controllo on-premise per i dati sensibili. Alcune organizzazioni conservano i dati sensibili dei dipendenti in sede, mentre utilizzano funzionalità self-service basate sul cloud per le attività di routine delle risorse umane.

Entrambi i modelli di implementazione possono garantire un self-service efficace per i dipendenti se abbinati alla soluzione più adatta alle esigenze dell’organizzazione. L’approccio ottimale bilancia le esigenze di sicurezza, le considerazioni sui costi e l’obiettivo di aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, consentendo al contempo loro di gestire in modo efficiente le proprie informazioni.

Qualunque sia il modello ESS scelto, i dipendenti hanno comunque bisogno di un luogo in cui trovare effettivamente i moduli, le politiche e le guide pratiche ad esso collegati. Prenota una demo per scoprire come l’intranet di Happeo offre ai dipendenti un unico punto di accesso, con funzionalità di ricerca, per i contenuti self-service delle risorse umane insieme a tutto ciò di cui hanno bisogno quotidianamente.

Domande frequenti

Quali sono i tempi di implementazione tra l’ESS cloud e quello on-premise?

L’ESS basato su cloud può in genere diventare operativo entro 6-12 settimane, poiché il fornitore si occupa del provisioning e della configurazione dei server, sebbene le opzioni di personalizzazione siano più limitate. L’ESS on-premise richiede 6-12 mesi per le organizzazioni di medie dimensioni a causa dell’installazione dei server interni e della configurazione della rete, ma consente una personalizzazione approfondita dei processi delle risorse umane.

In che modo la sicurezza e il controllo dei dati differiscono tra i due modelli?

L'ESS basato su cloud opera secondo un modello di responsabilità condivisa, in cui il fornitore si occupa della crittografia, delle patch automatizzate e delle certificazioni come ISO 27001 e SOC 2 Tipo II, sebbene i dati dei dipendenti risiedano in data center controllati dal fornitore. L’ESS on-premise mantiene tutti i controlli di sicurezza e i dati sensibili all’interno della propria infrastruttura, ma la sua efficacia dipende interamente dalla competenza del team IT interno e dagli investimenti continui.

Come si confrontano le strutture dei costi nel lungo termine?

L’ESS basato su cloud costa in genere da 5 a 20 dollari al mese per dipendente, includendo hosting, aggiornamenti e assistenza in costi di abbonamento prevedibili. L’ESS on-premise richiede un investimento iniziale molto più consistente, spesso compreso tra $50.000 e $500.000 per le licenze più l’hardware, sebbene il costo totale di proprietà possa risultare inferiore per le grandi organizzazioni che dispongono di un’infrastruttura esistente su un orizzonte temporale di oltre 5 anni.