Se avete utilizzato una intranet aziendale negli anni ’90 o nei primi anni 2000, probabilmente il concetto non vi riempie di entusiasmo. Quei vecchi sistemi erano spesso macchinosi, confusi e semplicemente sgradevoli da navigare.
Ma abbiamo fatto molta strada da quei vecchi programmi polverosi che nessuno voleva usare, e le intranet aziendali di oggi sono di tutt’altra natura. Sono coinvolgenti, esteticamente gradevoli e ricche di funzionalità che rendono la collaborazione un gioco da ragazzi.
Continua a leggere per scoprire i sette vantaggi delle intranet aziendali e alcuni casi d’uso reali che dimostrano quanto possano essere potenti questi sistemi.
Ma prima, una breve definizione.
Che cos’è una rete intranet aziendale?
Una intranet aziendale è una rete sicura accessibile solo alle persone all’interno di un’organizzazione. Il suo scopo principale è fornire uno spazio in cui i dipendenti possano condividere file, comunicare e collaborare. Le intranet aziendali sono particolarmente preziose nell’odierno mondo del lavoro da remoto e ibrido, in cui i colleghi hanno bisogno di strumenti per lavorare insieme in modo efficace a distanza.
Perché è necessaria una intranet aziendale? 7 vantaggi chiave
Ecco sette vantaggi che le migliori intranet aziendali possono offrire a un’organizzazione:
1. Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti
Le intranet aziendali consentono ai dipendenti di conoscersi, anche quando si trovano a miglia di distanza. Questo li aiuta a sentirsi legati alla propria organizzazione, migliorando il coinvolgimento e favorendo persino la fidelizzazione.
Ogni intranet è diversa, ma quelle migliori sono dotate di funzionalità social e collaborative come canali condivisi, post e reazioni, che aiutano a mettere tutti in contatto tra loro.
2. Promuove una migliore comunicazione
Le migliori intranet aziendali consentono ai dipendenti a tutti i livelli di condividere post, commenti e articoli, promuovendo una cultura di comunicazione aperta a tutti i livelli.
Molte soluzioni si integrano anche con strumenti come Slack o Microsoft Teams, consentendoti di inviare un messaggio a un collega direttamente dalla tua piattaforma intranet. La tua intranet diventa così uno strumento completo per una comunicazione migliore e più efficace.
3. Consente la condivisione delle informazioni
Una intranet aziendale è il luogo perfetto in cui i dipendenti possono archiviare, condividere e accedere alle informazioni. Tutto, dalle politiche aziendali ai calendari condivisi fino all’elenco dei dipendenti, può (e dovrebbe) essere archiviato nella vostra intranet aziendale.
In questo modo, i dipendenti sanno sempre dove cercare le informazioni di cui hanno bisogno, senza dover più setacciare le unità condivise o scorrere pagine di e-mail alla ricerca di un singolo allegato.
4. Aumenta la produttività
Ti è mai capitato di avere un lavoro importante da svolgere ma di distrarti cercando la versione giusta di un documento? O di dover passare da una scheda all’altra per rispondere a un messaggio di un collega, finendo per perdere completamente la concentrazione?
Quando tutto, dagli strumenti di comunicazione ai file e alle informazioni di cui hai bisogno, si trova in un unico posto, la vita diventa molto più semplice. In altre parole, una intranet aziendale è la chiave per una vita lavorativa più produttiva, snella e serena.
5. Offre potenti funzionalità di ricerca
Secondo un rapporto di McKinsey, un dipendente medio dedica circa il 20% della propria settimana lavorativa alla ricerca e alla raccolta di informazioni. Non solo è fastidioso, ma rappresenta anche un enorme spreco di tempo per i tuoi dipendenti.
Le migliori soluzioni di intranet aziendale sono dotate di potenti funzionalità di ricerca che consentono di effettuare ricerche contemporaneamente nelle e-mail, nella piattaforma intranet e nelle unità condivise, in modo che i dipendenti possano trovare i file di cui hanno bisogno in pochi secondi. Happeo fa un passo in più con il suo Knowledge Engine basato sull’intelligenza artificiale, che segnala i contenuti mancanti, obsoleti o incoerenti, in modo che le risposte trovate dai dipendenti siano affidabili.
6. Garantisce una maggiore sicurezza
Dati dei dipendenti, registrazioni dei clienti, strategie aziendali top-secret: quasi ogni azienda deve gestire una certa quantità di informazioni riservate, e una buona intranet aziendale offre un luogo sicuro e protetto in cui archiviarle.
Con Happeo, ad esempio, tutti i dati sono archiviati in modo sicuro su Google Cloud, consentendovi di beneficiare di protocolli di sicurezza di altissimo livello. È inoltre possibile impostare controlli di accesso per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare le parti più sensibili della vostra intranet.
7. Riduce il numero di e-mail
Ricevere email in continuazione può farti perdere il ritmo di lavoro, interrompere i tuoi processi di pensiero e, in generale, mandare all’aria la tua giornata, ma una intranet aziendale può aiutarti.
Utilizzare una intranet significa passare da una cultura della richiesta a una cultura della ricerca. In parole povere, i tuoi colleghi non avranno bisogno di bombardarsi a vicenda con e-mail, perché potranno invece cercare le informazioni di cui hanno bisogno.
In che modo le aziende utilizzano le intranet aziendali?
Per aiutarti a comprendere in che modo una intranet possa aiutare un’organizzazione, ecco alcuni esempi di come clienti reali abbiano raggiunto il successo grazie alla intranet aziendale di Happeo.
Per facilitare le fusioni
Inspire Education Group è un’organizzazione nata dalla fusione di due istituti di istruzione superiore. Considerando la fusione come un’opportunità per implementare metodi di comunicazione nuovi e più efficienti, il gruppo ha lanciato l’intranet aziendale di Happeo per collegare le due entità precedentemente separate.
Con Happeo, IEG sperava di ridurre il numero di e-mail interne inviate, diminuire il tempo dedicato alla ricerca di informazioni e migliorare la visibilità della propria leadership, una sfida fondamentale nel settore dell’istruzione.
Grazie a Happeo, il gruppo è riuscito a mettere in contatto tutti i collaboratori condividendo contenuti importanti e sfruttando la forza della propria solida cultura organizzativa.
Verso un modello “remote-first”
Alla fine del 2020, ActivTrak si stava preparando a diventare un’azienda “remote-first”. L’azienda aveva bisogno di uno strumento che consentisse ai dipendenti di comunicare e collaborare a distanza. Doveva inoltre preservare la propria cultura aziendale, cosa che può risultare impegnativa in un ambiente di lavoro a distanza.
Grazie a Happeo, ActivTrak ha creato una base di conoscenze ben organizzata dove le persone potessero collaborare da remoto e trovare informazioni. Ha inoltre sfruttato al massimo le funzionalità social di Happeo, incoraggiando i dipendenti a conoscersi meglio, anche se non si erano mai incontrati di persona.
Per unire i team globali
Riwal è un’azienda globale con 2.600 dipendenti distribuiti in 75 uffici in 16 paesi. L’azienda aveva bisogno di una piattaforma per unire la propria forza lavoro, che comprende un gran numero di lavoratori non sedentari come autisti di camion e tecnici.
Con Happeo, Riwal è riuscita a mettere in contatto l’intera forza lavoro grazie all’integrazione della piattaforma con Google Translate, che permette ai dipendenti di tutte le nazionalità di condividere momenti di interazione con i colleghi in tutto il mondo. Grazie all’app mobile di Happeo, Riwal è riuscita a entrare in contatto anche con i propri lavoratori sul campo.
Per migliorare la comunicazione tra i reparti
MINT Dentistry è un consorzio di oltre 60 studi dentistici nelle aree di Dallas e Houston. L’azienda si è rivolta a Happeo per risolvere i problemi di comunicazione frammentaria e il senso di disimpegno tra i dipendenti, che in genere non si sentivano in contatto con i colleghi delle altre sedi.
Da quando ha lanciato la propria intranet aziendale Happeo, MINT Dentistry ha registrato un enorme aumento del coinvolgimento, sia all’interno dei team che tra i reparti. L’organigramma aiuta i dipendenti a comprendere come tutti si inseriscano nel quadro generale, mentre funzionalità come i commenti ai post e le reazioni offrono un’esperienza familiare, simile a quella dei social media.
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Domande frequenti
Che cos’è una intranet aziendale?
Una intranet aziendale è una rete sicura accessibile solo alle persone all’interno di un’organizzazione, che offre ai dipendenti un unico spazio per condividere file, comunicare e collaborare.
Quali sono i vantaggi di una intranet aziendale?
Una intranet aziendale aumenta il coinvolgimento, migliora la comunicazione, centralizza le informazioni, aumenta la produttività, facilita la ricerca delle informazioni, garantisce la sicurezza dei dati riservati e riduce il volume delle e-mail interne.
In che modo una rete intranet aziendale riduce il numero di e-mail?
Fa passare i team da una cultura della richiesta a una cultura della ricerca: invece di inviare e-mail ai colleghi per chiedere informazioni, i dipendenti effettuano una ricerca nell’intranet e trovano le informazioni da soli.
In che modo le aziende utilizzano Happeo come intranet aziendale?
I clienti di Happeo lo utilizzano per mettere in contatto i team dopo le fusioni, passare a un modello di lavoro che privilegia il telelavoro, unire le forze lavoro globali e quelle che non dispongono di una postazione fissa e migliorare la comunicazione tra reparti e sedi.
