La maggior parte delle guide sulle intranet non è pensata per chi ne acquista una per la prima volta. Sono rivolte alle aziende che stanno sostituendo la loro seconda o terza intranet, che sanno già cosa significa “governance dei contenuti” e dispongono di un reparto IT in grado di gestire la migrazione. Se questa è la tua prima intranet, la situazione è diversa. Non stai risolvendo un pasticcio preesistente. State cercando di evitare che se ne crei uno.
Questo cambia le priorità. Chi acquista per la prima volta non ha bisogno della piattaforma con l’elenco di funzionalità più lungo. Ha bisogno di una piattaforma che non si trasformi, nel giro di pochi mesi, in un secondo sistema non gestito: un altro accesso da configurare, un’altra struttura di autorizzazioni da mantenere sincronizzata, un’altra cosa di cui nessuno si fa carico.
A cosa serve realmente un’intranet
Se si va oltre il linguaggio di marketing, un'intranet è fondamentalmente un problema di ricerca e archiviazione. Le persone riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno e le informazioni rimangono accurate una volta pubblicate? I feed social, gli organigrammi e i forum sono secondari rispetto a questo. Una piattaforma può sembrare ben rifinita e tuttavia fallire nella sua funzione di base se la ricerca è carente o se nessuno è responsabile di mantenere aggiornati i contenuti.
Per una prima configurazione, questo è il criterio da applicare a qualsiasi opzione: ciò riduce il numero di sistemi che la vostra azienda deve gestire, oppure ne aggiunge uno?
I vantaggi di rimanere all’interno dello stack esistente
Se la vostra azienda utilizza Google Workspace, questo aspetto è più importante di quanto sembri. La maggior parte delle piattaforme intranet si collega a Google Workspace tramite un “bridge”: un connettore che sincronizza le autorizzazioni e replica gli account utente, e che deve essere mantenuto al passo con qualsiasi modifica apportata da Google. Questo bridge funziona bene in una demo. Le difficoltà emergono in seguito, quando un utente lascia l’azienda e deve essere rimosso da due sistemi anziché da uno solo, oppure quando la ricerca nell’intranet non copre lo stesso ambito di Drive e Gmail, costringendo gli utenti a ricordare in quale sistema si trova un determinato documento.
Un numero più ristretto di piattaforme si basa direttamente su Google Workspace invece di collegarsi ad esso. L’identità, le autorizzazioni e l’accesso ereditano dall’account Google che l’utente possiede già. Non c’è un secondo database utenti da mantenere sincronizzato né una schermata di accesso separata che possa creare confusione. Per un’azienda senza un reparto IT dedicato o un amministratore di intranet, questo non è tanto un optional quanto la differenza tra una piattaforma che funziona da sola e una che diventa silenziosamente il lavoro part-time di qualcuno.
Happeo è una delle opzioni più completamente native in questo ambito. Non considera Google Workspace come un’integrazione da configurare. Autorizzazioni, Single Sign-On e ricerca attingono direttamente dalla configurazione Google esistente dell’azienda, e un documento o un foglio di calcolo di Google inserito all’interno di una pagina si aggiorna in tempo reale invece di rimandare a Drive. I contenuti sono organizzati in tre categorie: materiale di riferimento permanente come politiche e documenti di inserimento, spazi specifici per i team e aggiornamenti di breve durata. Ciò offre a chi effettua la configurazione iniziale una semplice risposta integrata a una domanda che altrimenti causerebbe settimane di lieve confusione: dove va effettivamente inserita questa informazione. Include inoltre indicatori di base sullo stato dei contenuti che evidenziano le pagine che nessuno ha aggiornato da un po’ di tempo, aspetto che per una prima intranet è più importante di quanto possa sembrare. Il rischio maggiore nel primo anno di solito non è un lancio mal riuscito, ma un lancio ben riuscito che poi nessuno mantiene nel tempo.
Le alternative più leggere
Non tutte le prime intranet devono risolvere fin dal primo giorno problemi di scalabilità o di governance a lungo termine. Vale la pena conoscere un paio di opzioni proprio perché sono più semplici:
Google Sites non comporta costi aggiuntivi se si è già abbonati a Google Workspace e offre le funzionalità di base: un generatore di pagine con accesso nativo ai file di Drive e a Calendar. Non dispone di una vera e propria funzione di ricerca al di là di ciò che è presente nella pagina corrente, né di analisi dei dati, né di nulla che assomigli al monitoraggio della proprietà. Per un team di cinque persone che ha bisogno di una sola pagina condivisa con link e politiche aziendali, questo non è un problema insormontabile. Per qualsiasi esigenza che vada oltre questo, diventa il secondo sistema che questa guida sta cercando di aiutarti a evitare, perché superarlo significa migrare di nuovo tutto, prima di quanto vorresti.
Per un team che desidera l’opzione più semplice possibile sia su Google che su Microsoft, senza bisogno di una struttura complessa o di un monitoraggio della proprietà, uno strumento multipiattaforma leggero può rappresentare una soluzione provvisoria ragionevole. Quella semplicità è anche il suo limite massimo: non appena avrete bisogno di una ricerca vera e propria, del rilevamento dei contenuti obsoleti o di una chiara attribuzione delle responsabilità, vi ritroverete di fronte alla stessa questione che una prima intranet dovrebbe risolvere.
Cosa verificare effettivamente prima di decidere
Le affermazioni delle guide all’acquisto sono facili da fare e semplici da smentire. Due rapidi test consentono di andare oltre la maggior parte delle strategie di marketing prima di impegnarsi in qualsiasi cosa.
Per prima cosa, trascinate un documento in una pagina e osservate cosa succede. Se si aggiorna in tempo reale e l’anteprima viene visualizzata correttamente, l’integrazione è effettiva. Se invece rimanda semplicemente a Drive o SharePoint, si tratta di un collegamento esterno piuttosto che di una connessione nativa. Questo non è automaticamente un motivo di esclusione, ma non è ciò che solitamente si intende con "progettato per Google Workspace" o "progettato per Microsoft 365".
In secondo luogo, cerca qualcosa che sai esistere sia nella tua posta elettronica che nel tuo archivio file, direttamente dalla barra di ricerca dell’intranet. Se non vengono visualizzati risultati da entrambe le fonti, l’uso quotidiano comporterà più passaggi da un’app all’altra di quanto suggerito dalla pagina di vendita.
La decisione finale
Per una prima intranet, la piattaforma vincente di solito non è quella con l’elenco di funzionalità più lungo. È quella che non richiede a nessuno di starle sempre dietro. Se la vostra azienda utilizza esclusivamente Google Workspace, Microsoft 365 o una combinazione di entrambi, è preferibile optare per una piattaforma costruita nativamente per la vostra configurazione piuttosto che integrata con essa; Happeo ne è l’esempio più evidente, poiché copre nativamente entrambi gli ecosistemi. Google Sites rimane una valida alternativa se le vostre esigenze sono davvero limitate.
L’errore da evitare non è scegliere la piattaforma sbagliata. La maggior parte di queste, tecnicamente, funzionerà per un po’. È sceglierne una che si trasformi silenziosamente in un onere amministrativo che nessuno aveva previsto, il che di solito coincide con il momento in cui la prima intranet diventa la prima intranet che ora dovrete sostituire.
Domande frequenti
È necessario un team IT per configurare una intranet aziendale?
Non necessariamente, ma dipende dalla piattaforma. Una piattaforma costruita nativamente per gli strumenti esistenti dell’azienda (Google Workspace, Microsoft 365 o entrambi) eredita identità e autorizzazioni dagli account già in uso, quindi l’installazione consiste principalmente in una configurazione piuttosto che in un progetto tecnico. Una piattaforma che si collega tramite un livello di integrazione separato richiede solitamente una configurazione più manuale e una manutenzione continua.
Quanto tempo richiede in genere la prima implementazione di una intranet?
Per un piccolo team su una piattaforma integrata nativamente, una configurazione di base può essere operativa in pochi giorni. Il tempo maggiore viene solitamente dedicato ai contenuti, non alla piattaforma stessa: decidere cosa va dove, migrare i documenti esistenti e mettere a punto la prima serie di pagine prima del lancio.
Qual è la differenza tra una intranet e il semplice utilizzo di cartelle su un disco condiviso?
Principalmente la ricerca e la titolarità. Le cartelle condivise non indicano chi è responsabile di un documento né se questo sia ancora aggiornato, e la ricerca è solitamente limitata ai nomi dei file. Un’intranet è progettata per rispondere a entrambe le esigenze: rende i contenuti reperibili in base al loro contenuto effettivo e assegna alle pagine un proprietario chiaro, in modo che i contenuti obsoleti vengano individuati anziché accumularsi silenziosamente.
Uno strumento gratuito come Google Sites è sufficiente per la prima intranet di un’azienda?
Per un team molto piccolo con poche pagine, sì. Quando un’azienda avrà bisogno di una ricerca vera e propria, del monitoraggio della proprietà dei contenuti o di analisi sull’utilizzo, probabilmente supererà i limiti di un generatore di pagine gratuito, e spostare tutto su una nuova piattaforma in un secondo momento richiede più lavoro che scegliere fin dall’inizio una piattaforma con spazio per crescere.
Un’azienda deve sapere se utilizzerà Google Workspace o Microsoft 365 a lungo termine prima di scegliere una intranet?
No, se la piattaforma supporta entrambe le soluzioni in modo nativo. Alcune piattaforme intranet funzionano altrettanto bene sia su Google Workspace che su Microsoft 365, il che significa che un'azienda non deve necessariamente legarsi a un ecosistema piuttosto che a un altro solo per ottenere una ricerca adeguata, i permessi e l'integrazione dei file. Il rischio deriva principalmente dalla scelta di una piattaforma nativa di un solo ecosistema, mentre l'ambiente effettivo dell'azienda è misto o non ancora definito.
