Il modo in cui viene gestita la conoscenza influisce su ogni aspetto dell’organizzazione: persone, processi, prodotti o servizi. E, come per qualsiasi altra cosa, anche il modo in cui viene archiviata è importante.
Oggi analizzeremo in che modo un sistemadi gestione della conoscenza fa la differenza tra una forza lavoro produttiva e una improduttiva.
- Collaborazione
Le informazioni e la conoscenza possono essere – e spesso lo sono – utilizzate per la collaborazione. La loro condivisione è al centro della collaborazione: è da lì che parte la discussione, dove nascono le idee, vengono assegnati i compiti e tutti iniziano a dare il proprio contributo. Tutto fila liscio quando le persone hanno accesso alle stesse informazioni, ma spesso non è così.
Con centinaia di versioni di documenti che circolano e i membri del team che non sono sicuri di quale sia quella più recente, la collaborazione può (e molto probabilmente lo farà) diventare caotica (a dir poco). I silos informativi sono un altro ostacolo alla creazione di una cultura collaborativa, impedendo ai membri del team di prendere decisioni pienamente informate.
Un silo informativo è un'informazione isolata che non può interagire liberamente con i flussi di informazioni correlate. Rappresenta inoltre la sfida nella gestione della conoscenza che il 54% delle organizzazioni deve affrontare e che può costare loro fino a 1,5 milioni di dollari all’anno. I silos di comunicazione e collaborazione possono inoltre portare a:
- Mancanza di allineamento tra i dipendenti
- Priorità diverse tra i membri del team
I sistemi di gestione della conoscenza aiutano a creare una cultura della condivisione delle conoscenze in cui queste siano accessibili a tutti all’interno dell’organizzazione. Mantengono le conoscenze pronte per facilitare la collaborazione: rendono le informazioni facili da trovare, ben organizzate e accessibili a tutti.
- Processo decisionale
Abbiamo già accennato alla possibilità di prendere decisioni informate? Il software di gestione della conoscenza distribuisce le informazioni per renderle accessibili a tutti i membri dell’organizzazione. Quindi... qual è l’impatto della gestione della conoscenza sul processo decisionale?
- Crea un'unica fonte di verità che fornisce informazioni aggiornate utilizzate nel processo decisionale.
- Rende i processi più agili accelerando l’accesso alle informazioni. Avere più versioni di un documento che circolano senza un ordine chiaro crea confusione. Ciò fa risparmiare tempo che le persone preferirebbero dedicare alla produttività.
Qual è la differenza? Si prendono decisioni migliori in tempi più rapidi.
- Rendere la vostra comunicazione interna un'unica fonte di verità
Quando si sente parlare di “gestione della conoscenza”, probabilmente si ha l’impressione che si tratti solo di organizzare informazioni aride. Ma non si tratta solo di archiviazione e condivisione di file, bensì anche della comunicazione che ruota attorno a esse. Che si tratti di comunicazione statica o dinamica, la condivisione della conoscenza equivale a trasparenza.
Come si manifesta la trasparenza nella condivisione delle conoscenze dall’alto verso il basso?
- La conoscenza non dipende dalla posizione
- Le risorse sono accessibili a tutti in qualsiasi momento
- Creazione democratizzata dei contenuti
- Gestione dei progetti semplificata
- Pagine dedicate ai reparti e inserimento automatizzato dei nuovi assunti: se Susan del reparto Marketing è nuova nel team e non ha ancora familiarità con le politiche delle Risorse Umane, può trovarle nelle Pagine, dove vengono raccolte le informazioni statiche. Non perderebbe tempo a scorrere all’infinito su Slack nella speranza che qualcuno ne abbia parlato.
Per garantire che non sia solo l’organizzazione a comunicare con i propri dipendenti, ma che anche i dipendenti possano esprimere i propri pensieri e le proprie opinioni all’azienda, i sistemi di gestione della conoscenza, in quanto hub di comunicazione bidirezionale, necessitano anche di una comunicazione dal basso verso l’alto. Qual è quindi l’impatto della comunicazione dal basso verso l’alto sulla condivisione delle conoscenze?
- I canali con comunicazione dinamica sono il luogo in cui i dipendenti possono condividere conoscenze e avviare discussioni al riguardo nei commenti.
- I dipendenti esprimono le proprie opinioni, forniscono feedback e approfondimenti.
- Quando i dipendenti si sentono coinvolti e aggiornati su ciò che accade in azienda, sono più produttivi.
- I canali con comunicazione dinamica sono il luogo in cui i dipendenti possono condividere conoscenze e avviare discussioni significative al riguardo nei commenti.
- Il passaggio da una cultura del “chiedere” a una cultura della “ricerca”
Scommettiamo che nella vostra azienda c’è stata (o c’è ancora!) quella persona che vi chiede sempre di inviarle un link a documenti o cartelle perché non sa mai come trovarli, e voi la aiutate sempre perché è così che ci si comporta per gentilezza, ma ora immaginate che questo sia l’approccio di tutta la vostra forza lavoro. È in quel caso che avete a che fare con una cultura del “chiedere” anziché con una cultura del “cercare”.
Le culture della ricerca prosperano laddove le informazioni sono organizzate in modo da renderne facile e veloce la ricerca; di conseguenza, le persone non hanno bisogno di chiedere in giro perché sanno come trovare da sole ciò che stanno cercando. È la cultura migliore da costruire quando si tratta di gestione della conoscenza, ma è anche la più difficile – e il sistema di gestione della conoscenza è qui per aiutarvi a realizzare questo cambiamento culturale:
- Funge da strumento wiki interno all’organizzazione, rendendo facilmente reperibili le conoscenze di cui il personale ha bisogno, in modo che tutti possano concentrarsi sul proprio lavoro. In altre parole, la gestione della conoscenza ha un impatto diretto sulla produttività.
- Impedisce la perdita di conoscenza. Le conoscenze rimangono disponibili anche dopo che le persone lasciano l’organizzazione. Senza un’adeguata base di conoscenze, quando un dipendente se ne va, le sue conoscenze se ne vanno con lui.
- Ti aiuta a comunicare ciò che vuoi comunicare. Vuoi che i tuoi valori, la tua cultura e le tue risorse siano solidi e costanti. Il miglior sistema di gestione della conoscenza sarà uno strumento che consentirà alla tua azienda di controllare la narrazione e offrire un'unica fonte di verità a tutti i dipendenti.
Ecco il punto fondamentale
Quando l’azienda cresce, cresce anche la conoscenza condivisa. Il modo in cui la gestisci ha un impatto significativo: determina come le informazioni vengono individuate, condivise e archiviate nella tua organizzazione. I tuoi collaboratori sono coinvolti in questo processo, e il modo in cui interagiscono con la conoscenza si riflette nel loro lavoro: dalle attività quotidiane fino alla loro motivazione e al loro coinvolgimento nei confronti dei contenuti.
Domande frequenti
In che modo un sistema di gestione della conoscenza migliora la collaborazione? Un sistema di gestione della conoscenza offre a tutti l’accesso alle stesse informazioni, invece che a versioni di documenti sparse e a silos di informazioni, che in genere rendono la collaborazione disorganizzata e impediscono ai membri del team di prendere decisioni pienamente informate.
Che cos’è un “silo informativo” e perché è importante? Un “silo informativo” è un’informazione isolata che non può collegarsi liberamente con i flussi di informazioni correlati. Si tratta di una sfida molto diffusa nella gestione della conoscenza e può anche portare a un disallineamento tra i dipendenti e a priorità non allineate tra i team.
In che modo la gestione delle conoscenze influisce sul processo decisionale? Crea un’unica fonte di verità con informazioni aggiornate e accelera l’accesso a tali informazioni, evitando che le persone debbano setacciare diverse versioni di documenti; ciò significa che si prendono decisioni migliori in tempi più rapidi.
Qual è la differenza tra la condivisione della conoscenza "top-down" e quella "bottom-up"? La condivisione "top-down" rende risorse come le politiche e le informazioni statiche indipendenti dalla sede e accessibili a tutti in qualsiasi momento, mentre la condivisione "bottom-up" avviene in canali in cui i dipendenti discutono, forniscono feedback e condividono intuizioni, il che mantiene le persone più connesse e produttive.
Qual è la differenza tra una cultura del “chiedere” e una cultura della “ricerca”? In una culturadel “chiedere”, i dipendenti si affidano ai colleghi affinché li indirizzino verso i documenti, poiché non riescono a trovarli da soli. In una cultura della “ricerca”, le informazioni sono organizzate in modo sufficientemente chiaro da consentire alle persone di trovare autonomamente ciò di cui hanno bisogno: si tratta di una cultura più difficile da costruire, ma anche più produttiva.
Cosa succede alla conoscenza quando un dipendente lascia l’organizzazione? Senza un’adeguata base di conoscenze, le conoscenze di un dipendente se ne vanno insieme a lui. Un sistema di gestione della conoscenza previene tale perdita mantenendo le informazioni disponibili e ricercabili anche dopo la sua partenza.
