Les écoles et les intranets entretiennent, au mieux, une relation fragile. Les intranets ont la réputation d’être considérés comme démodés, trop « entreprise », ennuyeux et peu pratiques. Or, les établissements scolaires sont un terreau fertile pour la créativité, l’apprentissage, l’épanouissement et le progrès. Ce contraste est l’une des principales raisons pour lesquelles les établissements ont du mal à trouver le moyen d’impliquer les enseignants et le personnel dans un intranet. De plus, la plupart des intranets sont conçus pour les entreprises et les modèles économiques traditionnels. Et bien que bon nombre de besoins soient les mêmes – communications internes centralisées, partage d’informations et mise en relation –, les établissements scolaires se distinguent par la diversité des rôles qui y sont exercés et par les emplois du temps quotidiens des employés qui les font fonctionner.
Une recherche rapide sur Google vous montrera qu’il n’existe pratiquement aucune étude, voire aucune, sur la réussite ou l’échec des intranets scolaires, sans parler de la manière d’en concevoir un qui réponde aux besoins de ses utilisateurs et favorise l’engagement et l’esprit de communauté. Du moins, jusqu’à présent. Happeo a mené une enquête et discuté des réussites (et des échecs) des intranets avec ses clients du secteur de l’éducation, et a mis en lumière certaines données clés dans un nouveau rapport sur ce qui fonctionne et, à l’inverse, ce qui ne fonctionne pas. Voici quelques conclusions clés :
- Les enseignants et le personnel souhaitent disposer d’un intranet.
De nombreux établissements scolaires constatent une stagnation dans l’adoption et l’engagement vis-à-vis de l’intranet, mais lorsque nous avons interrogé nos clients du secteur de l’éducation, nous avons découvert que 97 % d’entre eux consultent leur site intranet au moins une fois par semaine, et 67 % au moins une fois par jour . Les enseignants, le personnel et la direction se retrouvent souvent dispersés entre les salles de classe, les bureaux, les bâtiments et les campus. Ils souhaitent rester informés des actualités, mises à jour et annonces importantes. Ainsi, lorsque les établissements scolaires sont en mesure de leur offrir une expérience intranet adaptée à leurs besoins spécifiques, il est naturel que l’engagement se renforce.
- Leurs rôles varient, et leurs expériences sur l’intranet devraient en faire de même.
Les enseignants, le personnel de soutien et la direction de l’établissement ont des journées très différentes. Les enseignants sont toujours en déplacement et ont très peu de temps pour parcourir un site interne à la recherche d’informations. Ils ont besoin d’un intranet aussi agile qu’eux. Le personnel de soutien travaille dans des bureaux, souvent à l’écart de l’agitation et de l’effervescence qui règnent parmi les élèves et le corps enseignant. Il a besoin d’un moyen de rester connecté et de fournir des informations et des documents essentiels sur les règles en vigueur à ses collègues en classe. La direction a besoin de moyens pour superviser l’activité sur l’ensemble des sites et diffuser les actualités et annonces de premier plan. D’après les retours de nos clients, ces trois rôles clés utilisent les fonctionnalités de manière différente et à des fréquences variables. Globalement, si un intranet scolaire ne parvient pas à offrir toutes ces fonctionnalités en une seule plateforme, son succès en pâtira probablement.
- Il leur faut une identité propre.
L’esprit d’école se manifeste généralement dans tous les aspects de la vie scolaire. Des événements sportifs aux panneaux d’affichage, en passant par les produits dérivés et le site web externe de l’établissement, tout respire le dynamisme et l’énergie. Si le passage à un intranet donne l’impression de faire un bond en arrière d’une ou deux décennies, les établissements risquent d’avoir du mal à mobiliser leurs collaborateurs, sans parler de les encourager à partager leurs propres connaissances et actualités. L’éducation est avant tout une question de progrès ; il est donc essentiel de disposer d’un intranet moderne pour garantir une adoption optimale.
- Trois fonctionnalités essentielles permettent aux établissements scolaires de réussir leur intranet.
Tous postes confondus, les données montrent très clairement qu’il existe trois cas d’utilisation clés qui constituent les fondements d’un intranet scolaire actif et engageant. Premièrement, les utilisateurs ont besoin de communications internes précises. Une affiche comportant des annonces à sens unique ne suffit pas. Le personnel et les enseignants doivent pouvoir réagir, commenter et s’engager dans un dialogue bidirectionnel. Vient ensuite la possibilité de trouver des informations de manière centralisée, fiable et rapide. Finies les recherches fastidieuses auprès des collègues ou le tri des e-mails dans l’espoir que le fichier en question soit bien la version la plus récente. Les intranets doivent offrir la même expérience de recherche fluide et précise à laquelle tous les consommateurs modernes sont habitués. Enfin, les intranets scolaires doivent offrir un espace optimisé pour les actualités et les annonces urgentes et importantes en temps réel, permettant à chaque employé de se sentir informé et au fait de la situation.
- Certains cas d’utilisation sont moins importants.
Dans les intranets d’entreprise traditionnels, les relations sociales et l’intégration (entre autres) constituent deux cas d’utilisation principaux, mais la situation est différente dans les établissements scolaires. L’intégration des enseignants repose en grande partie sur un modèle présentiel, car ceux-ci sont rarement rivés à un écran toute la journée. Près de 60 % des responsables d’établissements interrogés nous ont indiqué que leur intranet n’avait pas amélioré l’intégration. De plus, comme les enseignants et le personnel sont très occupés, ils ne trouvent pas le temps de créer du contenu sur l’intranet qui ne soit pas en rapport avec leur travail.
Ces données, ainsi que d’autres, figurent dans le rapport complet, qui sera disponible le 27 février. À cette date, notre expert produit Happeo ainsi que des experts en éducation de C-Learning et d’Inspire Education Group se réuniront lors d’un webinaire gratuit pour discuter de la manière de créer une expérience intranet réussie pour les établissements scolaires gérés par Google.
Rejoignez-nous pour découvrir des informations utiles et recevoir un exemplaire gratuit du rapport complet « Happeo Education Intranet Data Report 2024 » consacré aux établissements scolaires gérés par Google.
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Foire aux questions
À quelle fréquence le personnel scolaire utilise-t-il réellement son intranet ?
L'enquête menée par Happeo auprès de ses clients du secteur de l'éducation a révélé que 97 % du personnel consulte son intranet au moins une fois par semaine, et 67 % au moins une fois par jour, ce qui témoigne d'une forte demande lorsque l'intranet répond à leurs besoins.
Pourquoi les enseignants, le personnel de soutien et la direction ont-ils besoin d’expériences intranet différentes ?
Les enseignants ont besoin d’un accès rapide et flexible nécessitant peu de temps passé devant l’écran, le personnel de soutien a besoin de documents réglementaires centralisés et d’un lien avec les salles de classe, et la direction a besoin d’une vue d’ensemble et de pouvoir diffuser des annonces de haut niveau ; l’intranet d’un établissement scolaire doit donc répondre différemment aux besoins de ces trois groupes.
Quelles sont les trois fonctionnalités les plus importantes pour un intranet scolaire ?
Les trois fonctionnalités essentielles sont : une communication interne bidirectionnelle précise, une recherche centralisée rapide et fiable, ainsi qu’un espace optimisé pour les actualités et les annonces urgentes en temps réel.
Quels cas d’utilisation de l’intranet sont moins importants pour les établissements scolaires que pour les entreprises classiques ?
L'intégration des nouveaux arrivants et la création de contenu social sont moins importantes pour les établissements scolaires, puisque près de 60 % des responsables ont déclaré que leur intranet n'avait pas amélioré l'intégration des nouveaux arrivants et que les enseignants, très occupés, ont rarement le temps de créer du contenu sans rapport avec leur travail.
