Comment un moteur de recherche intranet permet à votre équipe de gagner 20 % de temps

Dans le monde du travail d'aujourd'hui, les technologies qui facilitent une collaboration et une communication efficaces sont essentielles. Les employés ne peuvent plus se contenter de crier à travers les bureaux ni même de se rendre au poste de travail d'un collègue pour obtenir les informations dont ils ont besoin.

Une étude phare réalisée par McKinsey a révélé que les employés passent jusqu’à 1,8 heure par jour — soit 9,3 heures par semaine — à rechercher et à rassembler des informations. Cela représente plus d’une journée de travail entière perdue !

Pour la plupart des environnements de travail à distance et hybrides, l’adage « si ce n’est pas consigné, cela n’a pas eu lieu » donne un aperçu du chaos qui règne généralement sans retenue dans la communication d’entreprise et le partage des connaissances en ligne.

C’est précisément le problème qu’un moteur de recherche intuitif sur l’intranet permet de résoudre .

Qu'est-ce qu'un moteur de recherche intranet ?

Un moteur de recherche intranet permet à une entreprise de stocker, de consulter et de partager des informations avec l'ensemble de ses collaborateurs de manière rapide et efficace. Il s'agit d'un référentiel numérique regroupant toutes les informations et tous les documents essentiels au bon fonctionnement d'une entreprise.

Considérez-le comme un moteur de recherche Google dédié à l'ensemble des documents et informations de votre entreprise. Au lieu de rechercher des informations publiques disponibles sur le World Wide Web — autrement dit, sur Internet —, un moteur de recherche intranet fonctionne à un niveau interne.

Vos documents restent confidentiels et ne sont visibles que par les membres de l'organisation.

Cependant, pour qu’un moteur de recherche intranet soit efficace, il ne doit pas se contenter de permettre aux utilisateurs d’effectuer une recherche. Il doit mettre en avant les informations les plus pertinentes aussi rapidement que possible.

Comprendre l'intention de recherche sur l'intranet

Afin de mettre en avant les informations les plus utiles au moment où vos collaborateurs effectuent une recherche, votre solution de recherche intranet doit d’abord comprendre comment ils recherchent du contenu.

Recherches par mots-clés

Les recherches par mot-clé ont lieu lorsqu'un collaborateur effectue une recherche en se basant sur un thème général ou un tag en rapport avec les informations qu'il recherche.

Il s'agit des méthodes les plus courantes utilisées pour trouver des informations. Par exemple, un collaborateur à la recherche de prévisions trimestrielles peut saisir « prévisions T3 ».

Recherches par type de fichier

Les recherches par type de fichier permettent aux employés d'affiner leur recherche. Par exemple, il peut y avoir plusieurs fichiers contenant des mentions des prévisions trimestrielles.

En recherchant « prévisions T3 » tout en appliquant un filtre pour n'afficher que les fichiers tableurs, les résultats seront affinés, ce qui leur permettra de trouver le fichier précis qu'ils recherchaient de manière plus intuitive et plus efficace.

Recherches par auteur

Un autre modèle de recherche courant consiste à rechercher par auteur d’un document. Voici deux méthodes courantes pour effectuer ce type de recherche :

1. Un employé qui recherche des documents qu'il a lui-même créés ; ou
2. La recherche d'un document rédigé par quelqu'un d'autre.
   
   

La recherche par auteur permet de gagner beaucoup de temps et évite d'avoir à parcourir les dossiers pour essayer de déterminer ou de se rappeler où un fichier est stocké.

Recherches spécifiques à une plateforme

Certains moteurs de recherche intranet peuvent intégrer et synthétiser des informations provenant de diverses plateformes telles que Slack, Jira, Confluence, Google, SharePoint, Microsoft et bien d’autres encore.

Dans ce cas, les collaborateurs peuvent souhaiter filtrer les résultats de leur recherche en fonction de la plateforme sur laquelle ils savent que la communication a eu lieu ou que le document est stocké.

Les critères à prendre en compte pour choisir un moteur de recherche intranet

À ce stade, vous vous demandez peut-être ce qui distingue un moteur de recherche intranet d’un autre. Voici les critères à prendre en compte si vous souhaitez stimuler la productivité et l’engagement de l’ensemble de vos collaborateurs.

Recherche sémantique, contextuelle et prédictive

Il existe différentes façons pour un moteur de recherche de déterminer quelles informations seront les plus utiles à vos collaborateurs au moment de leur recherche.

• Recherche sémantique: elle améliore la précision et la pertinence en tenant compte du contexte et de la signification d’une requête de recherche. Elle permet également de comprendre les fautes de frappe ou les erreurs.
• Recherche contextuelle: elle propose des résultats de recherche personnalisés en tenant compte de l’historique de recherche de l’utilisateur et de la fréquence à laquelle il accède à des fichiers spécifiques.
• Recherche prédictive: elle propose automatiquement des suggestions de mots-clés ou de fichiers pour aider l'utilisateur à trouver ce qu'il cherche avant même qu'il ait fini de saisir sa requête.

Si de nombreux moteurs de recherche intranet utilisent des techniques de recherche sémantique et contextuelle, chez Happeo, nous allons plus loin en combinant ces trois approches et en plaçant la recherche prédictive au cœur de l’expérience utilisateur.

Recherche fédérée

Fini les recherches sur plusieurs plateformes pour trouver la bonne information. Ces moments où un collaborateur a une vague idée de l’information qu’il recherche, mais ne se souvient pas exactement sur quelle plateforme elle se trouvait, peuvent s’avérer très inefficaces.

Alors qu’il aurait normalement dû effectuer plusieurs recherches sur Slack, Jira, ZenDesk et d’autres outils internes, la recherche fédérée propose une interface unique qui affiche tous les résultats.

Grâce à la recherche fédérée, l’interface de votre moteur de recherche s’intègre à tous vos autres outils essentiels pour créer une expérience de recherche intuitive, partout où le travail s’effectue au sein de votre organisation.

Recherche filtrable

En permettant aux utilisateurs de filtrer les résultats par critères tels que les auteurs, les types de fichiers et les plateformes sur lesquelles les informations sont disponibles, ils peuvent passer au crible des milliers de documents en quelques secondes. Cela affine également la recherche et aide à mettre au jour les informations spécifiques recherchées.

Les meilleurs moteurs de recherche d'intranet utilisent des filtres pour permettre aux collaborateurs de trouver facilement et intuitivement exactement ce dont ils ont besoin, sans interrompre le fil de leurs pensées ni détourner leur attention au milieu d'une tâche.

Recherche sécurisée

Il va sans dire que l'intranet de votre entreprise doit être sécurisé et respecter les dernières normes en matière de protection des données. Cependant, vous pouvez également opter pour une plateforme qui vous offre un niveau plus fin de contrôle et de gouvernance sur qui peut accéder à quelles informations.

Parmi les principales fonctionnalités de sécurité à prendre en compte, on peut citer :

• Contrôle d’accès: autorisez des utilisateurs spécifiques à accéder à certaines données en synchronisant votre compte Google Groups ou Azure AD
• Gouvernance: renforcez le contrôle de votre intranet depuis un panneau d’administration unique et intuitif
• Stockage sécurisé des données: un stockage cloud sécurisé permet à votre intranet de bénéficier d’une infrastructure hautement évolutive et d’une protection de premier ordre
• Chiffrement: chiffrez les données en transit afin d’empêcher toute personne non autorisée d’y accéder
• Anonymisation: anonymisez les résultats afin d’empêcher toute fuite d’informations sensibles ou personnelles
• Responsabilité: configurez votre intranet d’entreprise pour enregistrer toutes les recherches et actions, afin de fournir une trace claire de responsabilité
• Conformité: garantissez la conformité au RGPD, aux protocoles ISO et aux autres politiques de sécurité
• Certification ISO 27001: il s'agit de la norme internationale permettant aux organisations de gérer leur sécurité de l'information

La conformité en matière de protection des données est essentielle dans tout système de stockage d’informations, en particulier avec les recherches fédérées sur l’intranet qui permettent d’accéder à des informations sur plusieurs plateformes. C’est pourquoi, chez Happeo, nous ne prenons pas la sécurité à la légère.

Analyse des recherches

Il est important de comprendre comment les utilisateurs effectuent leurs recherches et de déterminer précisément le gain de temps qu’ils réalisent grâce à des technologies de recherche intranet intuitives. C’est là que l’analyse des recherches fournit des informations sur des aspects tels que :

• Nombred'utilisateurs uniques de la recherche: découvrez combien de personnes ont utilisé le moteur de recherche de l'intranet
• Temps passé sur les résultats ouverts : découvrez combien de temps les utilisateurs ont passé sur la page de résultats de recherche
• Taux de réussite et d’échec : déterminez si les utilisateurs ont trouvé ce dont ils avaient besoin
• Termes de recherche : identifiez précisément ce que votre équipe recherche
• Filtres d'analyse : filtrez les termes par service ou unité organisationnelle
• Termes de recherche tendance : découvrez quelles sont les recherches les plus populaires à tout moment
• Temps moyen nécessaire pour trouver des résultats : découvrez combien de temps il faut en moyenne pour trouver des informations

Avantages des moteurs de recherche intranet

Les avantages d’un intranet peuvent se résumer à une série de micro-moments. De précieuses secondes et minutes sont perdues lorsque les informations ne sont pas facilement accessibles. Pris isolément, ces moments peuvent sembler « sans gravité ». Mais lorsqu’ils s’accumulent, à raison de plusieurs par jour et par collaborateur, puis à l’échelle de l’ensemble de votre effectif, ces micro-moments peuvent avoir des effets dévastateurs sur la productivité.

La productivité et l'engagement sont sans aucun doute les principales raisons d'envisager de mettre à niveau le moteur de recherche de votre intranet afin d'étouffer cet effet boule de neige dans l'œuf et de faire en sorte que ces micro-moments restent brefs et agréables, comme le souhaitent vos collaborateurs.

1. Des collaborateurs plus productifs

Des études sur la productivité ont montré que , dans 44 % des cas, ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui s’interrompent. Le temps passé à rechercher des informations n’est pas seulement du temps perdu, mais contribue également à ces auto-interruptions qui nuisent à la productivité.

Plus votre équipe sera capable de trouver rapidement des données, plus elle sera productive. Vous aussi, vous pouvez réduire au minimum le nombre d’interruptions inutiles et booster la productivité grâce à la puissance des moteurs de recherche intuitifs sur l’intranet.

2. Des collaborateurs plus engagés

Personne n’a envie de passer des heures à passer au crible des centaines de fichiers pour trouver une seule petite information pertinente.

Cette perte de temps entraîne une baisse de l'engagement des employés et une fatigue mentale. Ne serait-il pas préférable de réorienter leur énergie mentale, non pas vers la recherche d'informations, mais vers les tâches où ils peuvent appliquer ou analyser ces informations ? Oui, nous le pensons aussi.

Il est beaucoup plus facile de maintenir l’engagement et la motivation des collaborateurs lorsqu’ils peuvent trouver les informations dont ils ont besoin de manière plus intuitive, ce qui permet d’éliminer les frustrations fréquentes liées à une mauvaise expérience de recherche sur l’intranet.

Une seule recherche pour toutes les autres

Tous les moteurs de recherche intranet ne se valent pas. Mais en vous appuyant sur la puissance d’un moteur de recherche intranet intuitif, conçu pour faire gagner 20 % de temps à vos collaborateurs, votre personnel pourra enfin se concentrer davantage sur ce qui compte vraiment.

Voici les fonctionnalités essentielles à prendre en compte pour votre moteur de recherche intranet :

• Possibilité d’effectuer des recherches de différentes manières
• Filtrage intuitif par auteur, type de fichier et plateforme
• Recherche intégrée et fédérée sur toutes les plateformes utilisées pour le travail
• Des analyses de recherche permettant d’évaluer l’efficacité des parcours de recherche de vos collaborateurs

Chez Happeo, nous optimisons chaque aspect de la recherche sur l'intranet afin d'aider votre entreprise à récupérer le temps généralement perdu à rechercher des informations. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez découvrir dès aujourd'huinotre solution innovante !

Foire aux questions

Qu'est-ce qu'un moteur de recherche intranet ?

Un moteur de recherche intranet permet aux collaborateurs de stocker, de trouver et de partager des informations d'entreprise rapidement et efficacement. Il fonctionne comme une version privée d'un moteur de recherche Web, en indexant les documents et les informations de votre entreprise de manière à ce que seules les personnes au sein de l'organisation puissent y accéder.

En quoi un moteur de recherche intranet diffère-t-il d'une recherche sur le Web public ?

Un moteur de recherche public explore l'ensemble de l'Internet, tandis qu'un moteur de recherche intranet fonctionne uniquement au sein de votre organisation. Vos documents restent confidentiels, et les résultats les plus pertinents s'affichent en premier pour les personnes autorisées à les consulter.

Quels types de recherches les employés effectuent-ils sur un intranet ?

Les employés ont généralement recours à des recherches par mot-clé pour trouver des informations sur un sujet donné, à des recherches par type de fichier pour affiner les résultats (par exemple, aux feuilles de calcul), à des recherches par auteur pour trouver des documents qu'ils ont eux-mêmes créés ou que leurs collègues ont créés, et à des recherches spécifiques à une plateforme pour se concentrer sur un outil tel que Slack, Jira ou Google Drive.

Que dois-je rechercher dans un moteur de recherche d'intranet ?

Recherchez une recherche sémantique qui comprend le sens et gère les fautes de frappe, une recherche contextuelle qui personnalise les résultats, ainsi que des suggestions prédictives au fur et à mesure que les utilisateurs saisissent leur requête. Une recherche fédérée sur vos autres outils, des filtres par auteur, type de fichier et plateforme, ainsi que des contrôles de sécurité rigoureux sont également importants. Happeo, par exemple, combine ces trois approches de recherche avec une recherche fédérée sur les outils connectés.

Comment la recherche sur l'intranet garantit-elle la sécurité des informations de l'entreprise ?

Un moteur de recherche intranet sécurisé utilise un contrôle d’accès afin que les utilisateurs ne voient que ce qu’ils sont autorisés à voir, souvent grâce à une synchronisation avec Google Groups ou Azure AD. Il doit également offrir un chiffrement des données en transit, des résultats anonymisés si nécessaire, un journal des recherches et des actions à des fins de responsabilité, ainsi que la conformité à des normes telles que le RGPD et la norme ISO 27001.

Comment puis-je savoir si mon moteur de recherche intranet fonctionne correctement ?

Les statistiques de recherche indiquent le nombre d'utilisateurs, le temps qu'ils passent à consulter les résultats et s'ils trouvent ce dont ils ont besoin. Elles révèlent également les termes de recherche les plus courants et les plus tendance, filtrés par service si nécessaire, ainsi que le temps moyen nécessaire pour trouver une information.