Ensimmäisen intranetin hankinnan vaikein osa ei ole toimittajien vertailu. Vaikeinta on tietää, millä perusteilla niitä tulisi oikeastaan arvioida, sillä aiempaa kokemusta ei ole, ja jokainen myyntiesittely vaikuttaa varsin vaikuttavalta, ellei jo tiedä, mitä ongelmia käyttöönoton jälkeen yleensä ilmenee. Intranetin uusivat yritykset ovat jo valmiiksi laatineet kriteerilistan, joka yleensä perustuu siihen, mikä viimeksi meni pieleen. Ensimmäistä kertaa ostavat yritykset aloittavat tyhjältä pöydältä, minkä vuoksi on helppo keskittyä vääriin asioihin: pidempään ominaisuuslistaan, tyylikkäämpään käyttöliittymään tai alhaisempaan hintaan – joista mikään ei luotettavasti ennusta, onko alusta vielä päivittäisessä käytössä vuoden kuluttua.
Hyödyllisempi lähestymistapa on arvioida järjestelmää niiden erityisten epäonnistumistapojen perusteella, jotka upottavat useimmat ensimmäiset intranetit, eikä yleisen ominaisuusluettelon perusteella. Viisi kriteeriä on muita tärkeämpiä.
Kuinka paljon teknistä asennustyötä se tosiasiassa vaatii
Ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa, kuinka suuri osa asennuksesta riippuu IT-osastosta ja kuinka suuri osa voidaan hoitaa ilman sitä. Monet alustat näyttävät demossa yksinkertaisilta, mutta vaativatkin taustalla todellista teknistä konfigurointia: erillisen tunnistusjärjestelmän käyttöönottoa, alusta alkaen rakennettavaa käyttöoikeusrakennetta sekä kertakirjautumista, joka vaatii oman asennuksensa ja ylläpitonsa. Yritykselle, jolla ei ole ylimääräisiä IT-resursseja käytettävissään, tästä tulee hiljalleen ratkaiseva tekijä riippumatta siitä, kuinka hyvältä alusta muuten näyttää, sillä järjestelmä, jota kukaan ei voi ylläpitää, ei pysy hyödyllisenä pitkään.
Parempi testi on se, voiko alusta periä tunnistetiedot ja käyttöoikeudet suoraan yrityksen olemassa olevasta tuottavuusohjelmistopaketista sen sijaan, että rakennettaisiin toinen, rinnakkainen järjestelmä. Esimerkiksi Google Workspacea käyttävä yritys, joka arvioi Happeoa, tarkastelee alustaa, jossa kirjautuminen, käyttöoikeudet ja tiedostojen käyttöoikeudet periytyvät suoraan jo käytössä olevasta Google Workspace -asetuksista ilman, että kenenkään tarvitsee konfiguroida toista järjestelmää tai pitää sitä synkronoituna ajan mittaan. Tämä yksi suunnittelupäätös poistaa sellaisen teknisen lisätaakan, jonka monet vaihtoehdot yksinkertaisesti siirtävät sen vastuulle, joka jää ylläpitämään alustaa sen käyttöönoton jälkeen.
Sopiiiko se työntekijöiden jo päivittäin käyttämiin työkaluihin
Toinen arvioitava asia on, yhdistyykö intranet merkityksellisellä tavalla työntekijöiden jo käyttämiin työkaluihin vai tuleeko siitä vain yksi lisää erillinen paikka, jonka tarkistamisen täytyy muistaa. Tällä on suurempi merkitys ensimmäiselle intranetille kuin korvaavalle, koska uudelle alustalle ei ole olemassa valmiita tapoja ”tarkistaa intranetiä”. Jos intranet ei sovi luonnollisesti työntekijän nykyiseen työnkulkuun, tapana käyttää sitä usein ei muodostu lainkaan.
Hyödyllinen ja konkreettinen testi tässä on haku. Kattaako alustan haku vain sen oman sisällön, vai ulottuuko se myös työkaluihin, joita yritys jo käyttää päivittäisessä työssään? Happeon haku kattaa oman sisällön sekä Gmailin ja Driven yhdestä hakupalkista, joten työntekijän ei tarvitse tietää etukäteen, missä järjestelmässä vastaus kysymykseensä löytyy. Tällainen integroinnin syvyys on merkittävästi vahvempi merkki pitkän aikavälin sopivuudesta kuin alusta, joka vain upottaa Google Doc -asiakirjan staattisena linkkinä.
Voiko rakenne joustaa yrityksen oppimisen myötä
Kolmas tarkistamisen arvoinen asia, joka on helppo jättää huomiotta, on se, kuinka suvaitsevainen alusta on alkuperäisen rakenteen virheiden suhteen. Ensimmäistä kertaa ostava tekee organisaatiopäätöksiä, joita kukaan yrityksessä ei ole aiemmin tehnyt: mikä lasketaan pysyväksi käytännöksi ja mikä pikapäivitykseksi, kuka omistaa minkäkin sivun ja miten sisältö tulisi ryhmitellä. Jotkut näistä päätöksistä ovat väistämättä vääriä ensimmäisellä kerralla, koska kukaan ei vielä tiedä, mitä työntekijät tosiasiassa hakevat.
Tässä yhteydessä kannattaa välttää alustoja, jotka lukitsevat yrityksen alkuasetusten yhteydessä päätettyyn jäykkään rakenteeseen, jonka muuttaminen myöhemmin aiheuttaa todellista hankaluutta. Sen sijaan kannattaa etsiä alustaa, joka tarjoaa järkevän lähtörakenteen ilman, että sen tarvitsee olla täydellinen jo ensimmäisestä päivästä lähtien. Happeon valmiit mallit HR:lle, perehdyttämiselle ja yleisille käytänteille antavat yritykselle järkevän oletusrakenteen, josta voi aloittaa, ja ne on järjestetty sivuille, tilat ja kanavat, jotka vastaavat sitä, kuinka kauan tietyn tiedon on todella oltava merkityksellistä, mutta jotka ovat riittävän joustavia, jotta niitä voidaan järjestellä uudelleen todellisten käyttötottumusten ilmaantuessa sen sijaan, että ne pysyisivät kiinteinä ensimmäisellä viikolla tehtyjen oletusten mukaisina.
Kuka on tosiasiassa vastuussa tietojen paikkansapitävyydestä
Neljäs kriteeri on omistajuus, ja se on luultavasti se, jonka useimmat ensikertalaiset jättävät kokonaan huomiotta arvioinnin aikana, koska se ei ole ominaisuus, joka näkyy selvästi tuotedemossa. Alusta voi näyttää täydelliseltä ja hyvin järjestetyltä julkaisupäivänä, mutta silti rapistua vuoden kuluessa, jos kukaan ei ole nimenomaisesti vastuussa tietyn sivun tietojen paikkansapitävyydestä, kun alkuinnostus on laantunut.
Kannattaa kysyä suoraan: voidaanko tietyn sisällön vastuu osoittaa tietylle henkilölle tai tiimille alustan sisällä, ja tekeekö alusta mitään merkitäkseen sisällön, joka on vanhentunut tai menettänyt selkeän vastuuhenkilön? Happeo on rakentanut molemmat ominaisuudet suoraan alustaan: se osoittaa omistajuuden sivuille ja tiloille erikseen ja käyttää automatisoituja sisällön kuntoa arvioivia työkaluja tuodakseen esiin tarkistusta vaativat sivut. Näin se hoitaa merkittävän osan jatkuvasta ylläpitotyöstä, jonka yritys, jolla ei ole erillisiä resursseja manuaalisiin tarkastuksiin, joutuisi muuten tekemään käsin – tai todennäköisemmin jättäisi tekemättä kokonaan.
Käyttääkö kukaan sitä todellisuudessa vuoden kuluttua
Viimeinen kriteeri on se, joka lopulta ratkaisee, oliko kaikella muulla merkitystä: käyttöönotto. Nopea, hyvin jäsennelty lanseeraus, jota kukaan ei kuusi kuukautta myöhemmin todellisuudessa käytä, vain lykkää samaa epäonnistumista hieman myöhemmäksi. Tästä kannattaa kysyä suoraan arvioinnin yhteydessä sen sijaan, että oletettaisiin asian hoituvan itsestään, sillä alustan käyttötiedot – jos toimittaja on valmis jakamaan ne – ovat yksi luotettavimmista signaaleista ennen ostopäätöksen tekemistä.
Happeon keskimääräinen viikoittainen käyttöaste asiakaskunnassa on huomattavasti korkeampi kuin sosiaalisten intranet-alustojen yleinen maailmanlaajuinen keskiarvo. Tämä ero on merkityksellinen osoitus siitä, mitä todella tapahtuu myyntiprosessin päätyttyä, ja se on ensikertalaiselle ostajalle huomattavasti hyödyllisempi tieto kuin mikään yksittäinen ominaisuus vertailutaulukossa. Alustan maine kolmansien osapuolten keskuudessa heijastaa samaa kuviota arvioijien näkökulmasta: G2-palvelussa se on saanut yli 150 arvostelun perusteella arvosanan 4,5 viidestä, ja 95 % arvioijista on antanut sille 4 tai 5 tähteä ilman yhtään yhden tähden arvostelua.
Arvioidaan epäonnistumisia, ei ominaisuuslistaa
Jokainen näistä viidestä kriteeristä viittaa samaan taustalla olevaan kysymykseen: mikä ensimmäisessä intranetissä oikeastaan menee pieleen, ja onko tämä tietty alusta onnistunut välttämään sen. Useimmat epäonnistuvat huomaamatta, ei jonkin dramaattisen toimintahäiriön vuoksi, vaan IT-kustannusten takia, joita kukaan ei ole budjetoinut, liian jäykän rakenteen vuoksi, jota on mahdoton mukauttaa, sisällön vuoksi, jonka ylläpidosta kukaan ei ole vastuussa, tai yksinkertaisesti alhaisen käyttöönoton vuoksi, joka muuttaa kalliin alustan taustakohinaksi vuoden kuluessa.
Yritykselle, joka arvioi ensimmäistä intranettiaan – etenkin sellaista, joka on jo rakennettu Google Workspaceen – alustan tarkastelu näiden viiden erityisen riskin valossa antaa paljon luotettavamman kuvan kuin ominaisuusluetteloiden vertailu tai taas yhden kiillotetun esittelyn katsominen. Happeon suunnitteluvalinnat, natiivi identiteetin periytyminen, syvällinen hakutoimintojen integrointi, joustava rakenne, sisäänrakennetut omistajuustyökalut ja vahva todellisen käytön näyttö vastaavat suoraan jokaiseen näistä riskeistä. Tämä on merkittävästi erilainen tarjous kuin alusta, joka vain väittää täyttävänsä kaikki vaatimukset ilman näyttöä siitä, miten se toimii ostopäätöksen jälkeen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitkä ovat tärkeimmät seikat, joihin kannattaa kiinnittää huomiota valittaessa ensimmäistä intranet-alustaa?
Viisi asiaa on tärkeintä: kuinka paljon tekninen asennus riippuu IT-osastosta, sopiiko alusta työntekijöiden jo päivittäin käyttämiin työkaluihin, voiko rakenne joustaa yrityksen oppiessa, voidaanko sisällön omistajuus määrittää selkeästi ja käyttävätkö ihmiset sitä edelleen vuoden kuluttua. Yhdessä nämä ennustavat pitkän aikavälin menestystä paljon paremmin kuin ominaisuusluettelo.
Miksi teknisen asennuksen merkitys on niin suuri nimenomaan ensikertalaiselle ostajalle?
Koska ensikertalaisella ostajalla ei yleensä ole käytettävissä erillisiä IT-resursseja alustan jatkuvaan ylläpitoon. Alusta, joka perii tunnistetiedot ja käyttöoikeudet olemassa olevasta tuottavuusohjelmistopaketista sen sijaan, että rakennettaisiin erillinen järjestelmä, välttää luomasta teknistä ylikuormitusta, joka muuten jäisi sen vastuulle, joka jää hallinnoimaan alustaa käyttöönoton jälkeen.
Miten yritys voi testata, sopiiko intranet todella päivittäisiin työnkulkuihin?
Haku on hyvä käytännön testi. Jos alustan haku kattaa vain sen oman sisällön eikä ulotu esimerkiksi Gmailiin tai Driveen, työntekijöiden on edelleen muistettava, missä järjestelmässä tarvitsemansa vastaus löytyy, mikä heikentää intranetin säännöllisen käytön tapana.
Onko ongelma, jos yritys määrittelee alkuperäisen sisältörakenteensa väärin?
Ei välttämättä, kunhan alusta sallii rakenteen muuttamisen myöhemmin. Jotkut varhaiset päätökset siitä, mikä lasketaan toimintaperiaatteeksi ja mikä pikapäivitykseksi, ovat lähes taatusti epätäydellisiä ensimmäisellä yrityksellä, joten alusta, joka lukitsee jäykän rakenteen alusta alkaen, aiheuttaa pitkällä aikavälillä enemmän ongelmia kuin alusta, joka on rakennettu joustavaksi todellisten käyttötottumusten ilmaantuessa.
Miksi vastuukysymystä usein sivuutetaan intranetin ensimmäisissä arvioinneissa?
Koska se ei tule selvästi esiin tuotedemossa. Alusta voi näyttää täydelliseltä ja hyvin järjestetyltä käyttöönottopäivänä, mutta silti rapistua vuoden sisällä, jos kukaan ei ole nimenomaisesti vastuussa tietyn sivun tietojen paikkansapitävyydestä. Siksi kannattaa kysyä suoraan, voidaanko vastuu osoittaa jollekin ja merkitäkö vanhentunut sisältö automaattisesti.
