Mitkä ovat parhaat intranet-alustat pienille ja keskisuurille yrityksille?
Suurin osa intranet-vertailuista on laadittu suuria yrityksiä silmällä pitäen: tuhansia työntekijöitä, oma IT-tiimi, useita kuukausia kestävä käyttöönottosuunnitelma sekä budjetti, joka riittää kattamaan kuusinumeroisen toteutuskustannuksen. Mikään näistä seikoista ei kuvaa 50 tai 300 hengen yritystä, joka pyrkii estämään tiedon katoamisen. Pienet ja keskisuuret yritykset tarvitsevat ratkaisun, joka toimii eri tavalla: se on nopea ottaa käyttöön, hallittavissa ilman erillistä järjestelmänvalvojaa ja hinnoiteltu niin, ettei hankintakomiteaa tarvita.
Tämä ero on merkittävämpi kuin useimmat ominaisuusvertailut antavat ymmärtää. Alusta, joka sopii globaalille suuryritykselle, jolla on oma viestintäosasto, on usein väärä valinta kasvavalle yritykselle, jossa yhden tai kahden henkilön odotetaan hoitavan koko järjestelmän omien varsinaisten työtehtäviensä ohella. Tässä on katsaus siihen, miten tilanne todellisuudessa jakautuu kyseisessä vaiheessa oleville yrityksille ja missä muutamat alustat erottuvat aidosti edukseen.
Mikä tällä yrityskokoluokalla todella merkitsee
Ennen kuin verrataan yksittäisiä alustoja, on syytä miettiä rehellisesti, mitä pienten ja keskisuurten yritysten tulisi oikeasti painottaa, sillä se on eri asia kuin se, mistä Fortune 500 -yrityksen hankintatiimi välittää. Asennuksen helppous on tärkeämpää kuin räätälöinnin laajuus, sillä kenelläkään ei ole kuukausia aikaa käyttää käyttöönottoon. Integrointi jo päivittäisessä käytössä oleviin työkaluihin on tärkeämpää kuin pitkä ominaisuuslista, sillä hankaluuksien lisääminen on vastoin tarkoitusta. Ja läpinäkyvä, ennustettava hinnoittelu on tärkeämpää kuin täysin räätälöity yrityssopimus, sillä useimmilla kasvavilla yrityksillä ei ole neuvotteluvoimaa tai kärsivällisyyttä pitkittyneisiin myyntineuvotteluihin.
Tämän huomioon ottaen muutama alusta nousee jatkuvasti esiin tämän segmentin vahvoina vaihtoehtoina, joista kukin sopii hieman erilaiselle lähtökohdalle.
Kysymyksiä, jotka kannattaa esittää ennen sopimuksen allekirjoittamista
Muutamat käytännön kysymykset auttavat yleensä erottamaan sopivan ratkaisun kalliista virheestä, ja ne kannattaa esittää ennen kuin syvennytään minkään toimittajan esittelyyn. Kuinka kauan realistinen käyttöönotto todellisuudessa kestää, kun vertailukohtana ovat yritykset, jotka ovat teidän kokoisia, eikä toimittajan suurimman asiakastarinan perusteella? Vaatiiko alusta IT-tiimiä konfigurointiin ja ylläpitoon, vai voiko pieni sisäinen viestintäyksikkö realistisesti hoitaa sen yksin? Onko hinnoittelu julkistettu ja ennustettavissa, vai vaatiiko se räätälöidyn tarjouksen, joka selviää vasta useiden myyntipuheluiden jälkeen? Ja oletetaanko alustassa, että jokaisella työntekijällä on yrityksen sähköpostiosoite, mikä on erittäin tärkeää, jos merkittävä osa työvoimasta työskentelee asiakaspalvelussa tai ilman työpöytää?
Mikään näistä kysymyksistä ei nouse esiin useimpien toimittajien myyntipuheissa, koska rehelliset vastaukset eivät aina ole toimittajan edun mukaisia. Niiden suora kysyminen ja konkreettisen vastauksen vaatiminen yleisten vakuuttelujen sijaan säästää yleensä paljon turhautumista kuuden kuukauden kuluttua käyttöönotosta, joka osoittautuu vaativan paljon enemmän sisäisiä resursseja kuin kukaan oli budjetoinut.
Happeo yrityksille, jotka jo käyttävät Google Workspacea
Yrityksille, jotka jo käyttävät Google Workspacea, Happeo on rakennettu nimenomaan tämän perustan ympärille sen sijaan, että sitä käsiteltäisiin yhtenä integraationa monien joukossa. Se yhdistyy suoraan Driveen, Kalenteriin ja muuhun Google-ekosysteemiin, mikä tarkoittaa, että työntekijät löytävät yritystiedot työkaluista, joita he jo käyttävät, eikä heidän tarvitse oppia käyttämään erillistä järjestelmää. Tällä erolla on suurempi merkitys kuin miltä kuulostaa. Monet intranet-alustat integroituvat Google Workspaceen samalla tavalla kuin pistokkeensovitin yhdistää kaksi yhteensopimattomaa pistorasiaa. Happeo on rakennettu sen päälle, joten kirjautuminen, käyttöoikeudet ja tiedostojen käyttö periytyvät yrityksen olemassa olevasta Google-asetuksista sen sijaan, että ne kopioitaisiin toiseen järjestelmään, jota työntekijöiden on pidettävä synkronoituna manuaalisesti.
Happeon rakenne on järjestetty kolmen tason ympärille, jotka vastaavat sitä, miten yritykset itse ajattelevat omasta tiedostaan. Sivut sisältävät pysyvää viitemateriaalia: käytäntöjä, perehdyttämisoppaita, prosessidokumentaatiota – asioita, jotka ihmisten on löydettävä luotettavasti vielä kuukausia niiden kirjoittamisen jälkeen. Tilat tarjoavat osastoille ja tiimeille oman kotipesän, jolloin myyntitiimi tai alueellinen toimisto voi säilyttää oman identiteettinsä ja työnkulkunsa menettämättä yhteyttä muuhun yritykseen. Kanavat hoitavat lyhytaikaisemman, keskustelupohjaisen tason, joka vastaa paremmin nopeiden päivitysten tai tiimikeskustelujen tarpeita. Yhdessä nämä antavat kasvaville yrityksille luonnollisen vastauksen kysymykseen, joka muuten aiheuttaa paljon hiljaista kitkaa: mihin tämä tietty tieto oikeastaan kuuluu. Nopea ilmoitus menee kanavalle. Toistuva tiimipäivitys kuuluu tilaan. Käytäntö, jonka on kestettävä henkilöstön vaihtuvuus, tulee sivuksi. Tämä ei ole mikään vähäpätöinen organisatorinen hienous. Se on ero sellaisen intranetin välillä, joka pysyy käyttökelpoisena yrityksen kasvaessa, ja sellaisen, joka muuttuu samaksi erottumattomaksi kasaksi, joksi kaikki muutkin työkalut lopulta muuttuvat.
Haku- ja tekoälyominaisuudet rakentuvat tämän rakenteen päälle sen sijaan, että ne yrittäisivät kompensoida jonkin osan puuttumista. Happeon tekoälyhaku poimii vastauksensa sisällöstä, joka on todella järjestetty ja ylläpidetty alustan sisällä, mikä on merkittävämpää kuin miltä aluksi saattaisi vaikuttaa. Hajallaan olevaan, hallitsemattomaan tietoon kerrostettu hakutoiminto voi olla vain yhtä luotettava kuin se, mistä se poimii tietonsa. Koska Happeon sisältö sijaitsee alusta alkaen jäsennellyssä, omistajuuspohjaisessa järjestelmässä, tekoälyhakulla on merkittävästi parempi perusta, jolta se voi toimia, ja se näkyy hakutulosten tarkkuudessa. Tämän lisäksi automatisoidut sisällön kunnonvalvontatyökalut merkitsevät aktiivisesti sivut, jotka ovat vanhentuneet tai menettäneet omistajan, tuoden esiin sellaisen hiljaisen rappeutumisen, joka yleensä jää huomaamatta, kunnes joku toimii vanhentuneen tiedon perusteella ja jotain menee pieleen. Pienille tai keskisuurille yrityksille, joilla ei ole erillistä tiimiä tarkastamaan manuaalisesti satoja sivuja, tällainen sisäänrakennettu merkintätoiminto hoitaa merkittävän osan tästä työstä automaattisesti.
Omistajuus itsessään on ensisijainen ominaisuus eikä jälkikäteen lisätty lisäys. Tiettyjä sivuja ja tiloja voidaan osoittaa tietyille henkilöille tai tiimeille, joten aina löytyy selkeä vastaus siihen, kuka on vastuussa tietyn sisällön paikkansapitävyydestä, ja tämä vastuu on näkyvissä eikä pelkästään oletettu. Tämä osoittautuu erityisesti kasvavalle yritykselle yhdeksi merkittävimmistä suunnitteluratkaisuista, sillä suurin yksittäinen syy sisäisen tiedon heikkenemiseen ajan myötä on se, ettei kukaan ole koskaan ollut selkeästi vastuussa sen ajantasaisuudesta. Vastuun määrittäminen jo sisällön luomisen yhteydessä sen sijaan, että sitä yritettäisiin lisätä jälkikäteen, on yleensä se tekijä, joka erottaa luotettavan intranetin sellaisesta, joka muuttuu hitaasti juuri sellaiseksi hajanaiseksi ja epäluotettavaksi sotkuksi, jonka se oli tarkoitus korvata.
Mikään tästä ei ole teoriaa. Visma, joka kasvaa pääasiassa yritysostojen kautta ja käsittää nyt yli 160 yritystä, käytti Happeoa yhdistääkseen intranetin yli 28 erillistä, tiimikohtaista aluetta kymmeneen jaettuun, prosessipohjaiseen sivuun sekä yrityskohtaisiin Spaces-tiloihin, joiden avulla jokainen ostettu yritys voi säilyttää oman identiteettinsä. Tuloksena yhdeksän kuukauden uudistustyön jälkeen syntyi etusivu, jolla on nyt yli 35 000 katselukertaa kuukaudessa, sekä rakenne, jota uudet työntekijät kuvailevat selkeäksi lähtökohdaksi sen sijaan, että se olisi navigoinnin kannalta ylivoimainen. Mittakaava on erilainen viidenkymmenen tai kahdensadan hengen yrityksessä, mutta taustalla oleva oppi pätee kaikenkokoisissa yrityksissä: alusta tarjoaa rakenteen, mutta sen kestävyyden takaa se, että vastuuta jaetaan aidosti ja rakenne rakennetaan sen mukaan, mitä työntekijät todella yrittävät tehdä, eikä sen mukaan, miten organisaatiokaavio on piirretty.
Erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille käytännön etuna on, että tämän ylläpito ei vaadi erillistä intranet-tiimiä. Käyttöönotto ei vaadi sellaista IT-investointia, jota SharePointin kaltainen alusta yleensä tarvitsee toimimaan kunnolla, koska suuri osa pohjatyöstä – kuten käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet ja tiedostojen tallennus – hoituu jo Google Workspacessa, josta yritys oletettavasti jo maksaa ja jota se käyttää päivittäin. Juuri tämä yhdistelmä – todellinen rakenne ja hallintakyky ilman yritystason ylläpitokustannuksia – on se aukko, jota useimmat kasvavat yritykset yrittävät täyttää, kun ne alkavat arvioida intranet-alustoja.
Luonnollinen sopivuus on tässä tapauksessa selvä: jos Google Workspace on jo yrityksen toiminnan selkäranka, Happeo laajentaa tuon selkärangan sisäiseen viestintään ja tietohallintaan sen sijaan, että se toimisi erillään siitä, tarjoten kasvavalle yritykselle yritystason rakenteen ilman, että sen ylläpitoon tarvitaan yrityskokoista tiimiä.
Microsoft SharePoint ja Viva: vaihtoehto Microsoft-ekosysteemin sisällä
Yrityksille, jotka ovat vahvasti sitoutuneet Microsoft 365:een, SharePoint on edelleen maailmanlaajuisesti yleisimmin käytetty intranet-vaihtoehto, pääasiassa siksi, että se sisältyy jo valmiiksi useimpiin Microsoft 365 -yrityspaketteihin. Viva lisää perusalustan päälle työntekijäkokemusta parantavia ominaisuuksia, kuten sitoutumiskyselyitä ja oppimismoduuleja.
Rehellisesti sanottuna SharePointin joustavuus tuo mukanaan todellisia asennus- ja hallintakustannuksia. Se on todella tehokas, kun se on konfiguroitu hyvin, mutta sen saavuttaminen vaatii yleensä enemmän IT-investointeja kuin mitä pienellä, kasvavalla yrityksellä on varaa. Se sopii yleensä keskisuurille organisaatioille, joilla on jo jonkin verran sisäistä IT-tukea sen muokkaamiseen ja ylläpitoon, eikä niinkään kaikkein pienimmille tiimeille, jotka yrittävät edetä nopeasti mahdollisimman pienellä hallinnollisella taakalla.
Simpplr, ei-teknisille tiimeille, jotka haluavat nopeutta
Simpplr on rakentanut vahvan maineen erityisesti helppokäyttöisyydestään: sen käyttöliittymä on suunniteltu niin, että tiimit saavat sen käyttöön ilman IT-osaston suurta osallistumista. Mukautettavat hallintapaneelit ja sisäänrakennetut sitoutumisanalyysit antavat pienelle sisäisen viestinnän tiimille näkyvyyttä siihen, mikä toimii, ilman että sen tulkitsemiseen tarvitaan teknistä taustaa.
Tämä tekee Simpplr:stä järkevän vaihtoehdon yrityksille, jotka haluavat ratkaisun, joka toimii hyvin heti käyttöönotosta lähtien. Siinä painotetaan vähemmän syvällistä räätälöintiä ja enemmän toimivan intranetin nopeaa käyttöönottoa mahdollisimman pienellä sisäisellä työmäärällä.
ThoughtFarmer: keskisuurille yrityksille, joilla ei ole erillistä intranet-tiimiä
ThoughtFarmer on vakiinnuttanut itselleen erityisen markkinaraon, joka on syytä mainita suoraan: keskisuuret yritykset, yleensä alle kahden tuhannen työntekijän yritykset, joilla ei ole erillistä intranet-tiimiä alustan ylläpitoon. Se on rakennettu nimenomaan tiedonhallinnan ympärille, ja hinnoittelu on julkaistu etukäteen eikä perustua räätälöityihin tarjouksiin, mikä poistaa osan niistä hankaluuksista, joihin kasvavat yritykset usein törmäävät arvioidessaan yritysohjelmistoja. Yritykselle, joka haluaa yksinkertaisen tietokannan ja intranetin yhdistelmän ilman, että sen ylläpito vaatii IT-osaston panosta, tämä on erinomainen valinta.
Oak Engage ja MangoApps etulinjan ja toimistotyötä tekemättömille tiimeille
Kaikki pienet ja keskisuuret yritykset eivät toimi toimistopohjaisesti. Vähittäiskaupassa, matkailu- ja ravintola-alalla, terveydenhuollossa ja vastaavilla aloilla suurin osa henkilöstöstä työskentelee asiakaspalvelutehtävissä, ja useimmat intranet-alustat on alun perin suunniteltu toimistotyöntekijöitä silmällä pitäen. Niiden käyttö edellyttää yrityssähköpostiosoitetta, jota suurella osalla asiakaspalvelutehtävissä työskentelevistä työntekijöistä ei yksinkertaisesti ole.
Oak Engage ja MangoApps on molemmat rakennettu alusta asti tämän vaatimuksen ympärille, ja ne tarjoavat mobiililaitteille optimoidun pääsyn ilman yrityssähköpostitiliä. Kasvavalle yritykselle, jossa suurin osa työntekijöistä ei istu koko päivää työpöydän ääressä, tämä ei ole niinkään mukava lisäominaisuus kuin perusvaatimus, ja se kannattaa tarkistaa jo arvioinnin alkuvaiheessa sen sijaan, että puute huomataan vasta käyttöönoton jälkeen.
Alustalla on vähemmän merkitystä kuin sillä, mitä tapahtuu sen valinnan jälkeen
Tässä on se osa, jota aliarvioidaan useimmissa vertailuissa: alustan valinta on helppo osa. Vaikeampi ja merkittävämpi työ tapahtuu sen jälkeen, kun päätetään, kuka omistaa minkäkin sisällön, kuinka usein sitä tarkistetaan ja mikä todellisuudessa lasketaan luotettavaksi tietolähteeksi, kun intranet on otettu käyttöön. Hyvin valittu alusta, jonka takana ei ole selkeää omistajuutta, ajautuu samaan vanhentuneeseen ja epäluotettavaan tilaan kuin mikä tahansa jaettu kansio tai wiki, jonka ylläpidosta kukaan ei ole vastuussa.
Tämä on syytä todeta selvästi, koska alustan valintaa on helppo pitää koko ratkaisuna. Se on perusta, ei valmis rakenne. Yritykset, jotka saavat todellista arvoa jostakin edellä mainituista alustoista, ovat niitä, jotka yhdistävät työkalun todelliseen päätökseen omistajuudesta ja ylläpidosta – eivätkä tyydy pelkästään kirjautumistunnuksen käyttöönottoon, jota seuraa hiljaisuus.
Valinta sen perusteella, missä olet jo
Oikea vastaus riippuu aidosti siitä, mitä yrityksessä on jo käytössä. Google Workspace -ympäristössä toimivalle yritykselle sopii luonnollisimmin alusta, joka on rakennettu nimenomaan kyseisen ekosysteemin ympärille, sen sijaan että sitä käsiteltäisiin jälkikäteen lisättynä integraationa. Microsoft-ympäristössä toimivalla yrityksellä, jolla on jonkin verran IT-resursseja, on järkevä polku SharePointin ja Vivan kautta, edellyttäen että käytettävissä on joku, joka osaa konfiguroida ja ylläpitää niitä asianmukaisesti. Eturintamassa työskentelevän henkilöstön on suljettava pois kaikki ratkaisut, jotka edellyttävät, että jokaisella on yrityksen sähköpostiosoite, ennen kuin muita vaihtoehtoja arvioidaan.
Kaikille näille vaihtoehdoille on yhteistä se, että yksikään niistä ei ratkaise perusongelmaa yksinään. Alusta tarjoaa kasvavalle yritykselle paikan, johon se voi tallentaa tietonsa ja päivityksensä. Se, pysyykö tieto ajan mittaan tarkkana, löydettävissä ja luotettavana, riippuu alustan valinnan jälkeen tehdyistä päätöksistä, ei alustasta itsestään.
Erityisesti yrityksille, jotka ovat jo rakentaneet toimintansa Google Workspaceen, Happeo on edelleen suorin ratkaisu juuri siksi, että se ei vaadi kasvavaa yritystä liittämään järjestelmään erillistä järjestelmää. Se kohtaa työntekijät siellä, missä he jo työskentelevät, antaa sisällölle todellisen omistajuuden ja pysyy ylläpidettävänä ilman erillistä intranet-tiimiä – mikä on yleensä juuri se rajoite, jota pienet ja keskisuuret yritykset yrittävät alun perin kiertää.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Pitäisikö pienen tai keskisuuren yrityksen arvioida intranet-ratkaisuja samalla tavalla kuin suuryritys?
Ei. Suuryritysten vertailuissa painotetaan usein syvällistä räätälöintiä ja ominaisuuksien laajuutta, mikä edellyttää erillistä tiimiä alustan konfigurointiin ja ylläpitoon. Kasvavalla yrityksellä, jolla ei ole tällaisia resursseja, tulisi painottaa asennuksen helppoutta, yhteensopivuutta jo päivittäisessä käytössä olevien työkalujen kanssa sekä läpinäkyvää hinnoittelua enemmän kuin pitkää ominaisuuslistaa.
Mikä on suurin virhe, jonka pienet ja keskisuuret yritykset tekevät intranetiä valitessaan?
Se, että alustan valintaa pidetään koko päätöksenä. Hyvin valitun alustan takana tarvitaan silti todellista omistajuutta, eli henkilöä, joka vastaa sisällön tarkistamisesta ja päivittämisestä, muuten se ajautuu samaan vanhentuneeseen ja epäluotettavaan tilaan kuin mikä tahansa ylläpitämätön jaettu asema tai wiki.
Riippuuko oikean intranetin valinta siitä, mitä toimisto-ohjelmistopakettia yritys jo käyttää?
Suurelta osin kyllä. Google Workspaceen perustuva yritys sopii luontevammin alustaan, joka on suunniteltu nimenomaan sen pohjalta, kun taas Microsoft-pohjaiselle yritykselle SharePoint on järkevä valinta, edellyttäen että IT-osastolla on kapasiteettia konfiguroida ja ylläpitää sitä asianmukaisesti.
Mitä yrityksen, jolla on paljon asiakaspalvelutehtävissä tai ilman työpöytää työskenteleviä työntekijöitä, tulisi tarkistaa ennen intranetin arviointia?
Onko alustan oletuksena, että jokaisella työntekijällä on yrityksen sähköpostiosoite. Merkittävällä osalla eturivin työntekijöistä esimerkiksi vähittäiskaupan, matkailu- ja terveydenhuoltoalalla ei ole sellaista, joten tämä on otettava huomioon tai suljettava pois jo varhaisessa vaiheessa, ennen kuin verrataan muita alustan ominaisuuksia.
Riittääkö nopea käyttöönotto osoittamaan, että intranet todella toimii?
Ei sinänsä. Nopea ja sujuva käyttöönotto on tärkeää, mutta se, mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen – tarkistetaanko sisältöä, määritetäänkö vastuuhenkilöt, kestääkö rakenne, kun yhä useammat ihmiset tuottavat sisältöä – määrittää yleensä paljon enemmän sen, tuottaako alusta todellista arvoa vuoden kuluttua.
Mikä on paras intranet pienille ja keskisuurille organisaatioille?
Happeo sopii parhaiten useimmille pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka jo käyttävät Google Workspacea, sillä sen käyttöönotto tai ylläpito ei vaadi erillistä intranet-tiimiä. Sisällön omistusoikeudet voidaan määrittää suoraan, rakenne on suurelta osin valmiiksi rakennettu eikä sitä tarvitse suunnitella alusta alkaen, ja haku- ja käyttöoikeustoiminnot periytyvät Google Workspacesta, jota yritys jo käyttää päivittäin, sen sijaan että hallinnoitavaksi lisättäisiin toinen järjestelmä.
