Tehokas henkilöstöhallinto on ratkaisevan tärkeää nykyaikaisille yrityksille, ja kaksi keskeistä työkalua tällä alalla ovat HR-järjestelmät (tunnetaan myös nimellä HRIS) ja intranetit. Vaikka näiden järjestelmien käyttötarkoitukset ovat erilaiset, ne voidaan integroida strategisesti organisaation prosessien optimoimiseksi. Molemmilla järjestelmillä on omat vahvuusalueensa, alueita, joilla ne eivät todellakaan voi korvata toisiaan, sekä tapoja, joilla ne toimivat paremmin yhdessä.
Missä HR-järjestelmät loistavat
HR-järjestelmien tarkoituksena on virtaviivaistaa erilaisia HR-prosesseja, ja ne toimivat keskitettynä tietovarastona työntekijöihin liittyvälle tiedolle. Nämä järjestelmät automatisoivat rutiinitehtäviä, kuten palkanlaskennan, etuuksien hallinnoinnin, suorituskyvyn hallinnan ja lomapäivien seurannan.
HR-järjestelmät parantavat tietojen tarkkuutta ja saatavuutta, minimoivat manuaaliseen kirjanpitoon liittyvät virheet ja antavat HR-ammattilaisille mahdollisuuden keskittyä strategisiin hankkeisiin.
HR-järjestelmän vahvuus piilee sen kyvyssä koota tiedot yhteen ja tarjota kattava näkymä työntekijätietoihin. Tämä keskitetty tietokanta helpottaa datapohjaista päätöksentekoa ja antaa HR-tiimeille mahdollisuuden analysoida trendejä ja tehdä perusteltuja valintoja osaamisen hallinnan suhteen.
Käyttäjien näkökulmasta HR-järjestelmillä on myös selkeä rooli heidän työssään. HR-järjestelmissä säilytetään palkka- ja verodokumentteja sekä muuta HR-tietoja, kuten kertyneitä vapaapäiviä tai suorituskyvyn arviointitietoja. Käyttäjät käyttävät HR-järjestelmiä tarpeen mukaan; ne eivät toimi ensisijaisena lähteenä liiketoimintaan liittyvälle tiedolle.
Missä intranetit loistavat
Intranetit täyttävät organisaatioissa hyvin ainutlaatuisen roolin verrattuna HR-järjestelmiin. Siinä missä HR-järjestelmät sisältävät kunkin työntekijän henkilökohtaisia tietoja ja huolehtivat HR-osastojen sujuvasta ja tarkasta toiminnasta, intranetit palvelevat laajempaa tarkoitusta sekä yrityksen että yksittäisen käyttäjän kannalta.
Intraneteillä on muutamia keskeisiä tehtäviä. Ensinnäkin ne ovat keskeinen totuuden lähde. Intranetit sisältävät tärkeää organisaatiotietoa, pelastaen sen sähköpostilaatikoista ja chat-keskusteluista sekä järjestäen sen tavalla, joka on kaikkien työntekijöiden saatavilla dynaamisen haun avulla ja jota on helpompi pitää ajan tasalla luotettavuuden takaamiseksi.
Toiseksi intranetit ovat sisäisen viestinnän, uutisten ja päivitysten keskus. Kun haluat virkistää muistia viimeisimmästä yritysstrategiasta, tarkistaa tärkeitä ilmoituksia tai tutustua yrityksen käytäntöihin, intranet on oikea paikka.
Lopuksi intranet on paikka, jossa tiimit ja käyttäjät voivat jakaa tietoa, oppia toisiltaan ja luoda organisaationlaajuista synergiaa. Se auttaa tiimejä puhumaan samaa kieltä, yhtenäistämään arvoja ja brändiä sekä vahvistamaan yrityskulttuuria.
Ajan myötä ja käytön yleistyessä intranetistä voi tulla työntekijöiden digitaalinen koti. Se tarjoaa tärkeää liiketoimintaan liittyvää tietoa, luo rakenteen sisäiselle viestinnälle ja yhdistää tiimit yhdeksi organisaatioksi, jolloin siitä tulee ensisijainen paikka yhteydenpitoon ja tiedon jakamiseen etätyöntekijöiden ja hajallaan sijaitsevien toimipisteiden välillä.
HR-järjestelmät ja intranetit: synergian luominen
Vaikka HR-järjestelmillä ja intranetillä on erilliset roolit, niiden integrointi voi yhdessä tuottaa synergiavaikutuksen, joka muuttaa henkilöstöhallintoa ja liiketoimintaa laajasti sekä jokaisen työntekijäkäyttäjän kokemusta.
Tarkastellaanpa, miten nämä järjestelmät täydentävät toisiaan:
Kattava näkymä työntekijöistä
Voimme ajatella HR-järjestelmiä työntekijöitä koskevana ”taustatiedona”, joka sisältää vain heille ominaista ja arkaluonteista tietoa. Työntekijän profiili ja toiminta intranetissä ovat sen sijaan enemmänkin ”käyttöliittymän” näkymä työntekijästä, mukaan lukien hänen roolinsa, työnsä ja vuorovaikutuksensa koko organisaatiossa. Yhdessä nämä kaksi näkymää työntekijästä – sekä tausta- että etupuolinen – antavat johdolle kattavan kuvan työntekijän vaikutuksesta, ja molemmat alustat tarjoavat työntekijöille pääsyn sekä yksityisiin että tiimien välisiin tietoihin.
Henkilöstöhallintojärjestelmässä työntekijä saattaa näkyä vain nimenä, palkkana ja suoritusarvioina. Intranet auttaa kuitenkin täyttämään henkilöstöhallintojärjestelmän aukkoja ja luomaan kokonaisvaltaisen kuvan kustakin yksittäisestä työntekijästä sekä mahdollistaa nopean yhteydenoton kyseiseen työntekijään tarvittaessa.
Intranetit tuovat lisää näkyvyyttä henkilöstöhallinnolle
Kun HR-järjestelmät toimivat erillisinä työkaluina, jotka on liitetty teknologiapinoon, intranetit voidaan integroida minkä tahansa organisaation tuottavuustyökaluihin tavalla, joka hyödyttää käyttäjien päivittäistä työtä. Esimerkiksi Happeo integroituu tiiviisti Google Workspaceen ja kokoaa yhteen kaiken sen liiketoimintatiedon, jota tiimisi tarvitsevat voidakseen tehdä yhteistyötä helpommin ja tehokkaammin eri maantieteellisillä alueilla ja aikavyöhykkeillä.
Toinen dynaamisen intranetin keskeinen etu on sen kyky edistää muiden työkalujen, kuten HR-alustojen, käyttöönottoa koko organisaatiossa. Vaikka HR-osasto todennäköisesti käyttää omia HR-kohtaisia alustojaan työntekijätietoihin, joita ei jaeta koko yrityksessä, intranet-palveluita voidaan hyödyntää viestinnän keskuksina automatisoimaan HR-tietojen jakelua ja ohjaamaan käyttäjiä tarvittaessa tarkemmin kohdennettuihin HR-työkaluihin. Esimerkiksi, jos joku etsii intranetistä palkkalaskelmia, intranet toimii organisaation neuvonantajana ja ohjaa hänet kirjautumaan HR-portaaliin kyseisten tietojen saamiseksi.
Intranetti voi tarvittaessa ohjata käyttäjän HR-järjestelmään, ja HR-henkilöstö voi käyttää intranettiä ilmoittaakseen etuuksista, ilmoittautumisaikoista, koulutusmahdollisuuksista ja muista tärkeistä päivityksistä. Tämä varmistaa yhdenmukaisen viestinnän koko organisaatiossa, vähentää väärinkäsitysten riskiä ja parantaa yleistä selkeyttä. Intranet on kanava, jota käytetään yhä useammin kaikkien työntekijöiden pitämiseksi ajan tasalla henkilöstöasioista.
Työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksien lisääminen itsepalvelun avulla
Sekä intranetit että HR-järjestelmät antavat työntekijöille mahdollisuuden itsepalveluun. HR-järjestelmien avulla he voivat päivittää henkilötietojaan, hakea lomaa tai tarkastella palkkakuitteja. Intranetit antavat työntekijöille mahdollisuuden jakaa työtään, olla yhteydessä kollegoihin ja hankkia tietoa ilman, että heidän tarvitsee etsiä työtoveria tai tuhlata liikaa aikaa etsimiseen. HR-järjestelmät ja intranetit tarjoavatkin samanlaisen kokemuksen erilaisiin tarpeisiin, mutta molemmat kannustavat työntekijöitä itsepalveluun.
Yhteistyöympäristöjen edistäminen
Intranetit tarjoavat työkaluja yhteistyöhön ja voivat tehostaa tiimien muodostamista ja projektitehtävien jakamista kaikissa tiimeissä. Yhdistämällä nämä kaksi alustaa synergian luomiseksi HR-osasto voi hyödyntää intranetiä uusien työntekijöiden esittelemiseen, työntekijöiden saavutusten tunnustamiseen sekä tilojen luomiseen, joissa työntekijät voivat olla yhteydessä toisiinsa ja tehdä yhteistyötä projekteissa, mikä edistää tiimityön ja innovaation kulttuuria.
Kunkin työkalun ainutlaatuisten ominaisuuksien tunnistaminen ja niiden yhteinen hyödyntäminen voi luoda vankan sisäisen teknologiainfrastruktuurin, joka edistää organisaation menestystä ja intranetin käyttöönottoa.
Jos organisaatiosi käyttää Google-alustaa ja etsii modernia intranet-ratkaisua täydentämään HR-järjestelmää, tutustu Happeoon – ykkösluokiteltuun, tekoälypohjaiseen alustaan, joka mullistaa käsityksemme intranet-kokemuksista ja luo dynaamisia digitaalisia koteja organisaatioille ja niiden työntekijöille.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä ero on HR-järjestelmän ja intranetin välillä?
HR-järjestelmä (HRIS) on työntekijätietojen ja HR-prosessien, kuten palkanlaskennan, etuuksien hallinnan, suorituskyvyn hallinnan ja lomien seurannan, tallennusjärjestelmä. Intranet on yhteinen paikka yritystiedoille, uutisille ja osaamiselle, jota kaikki työntekijät käyttävät. HR-järjestelmä sisältää yksilöllisiä, luottamuksellisia tietoja, kun taas intranetissä on koko organisaatiolle tarkoitettua tietoa.
Voiko intranet korvata HR-järjestelmän?
Ei. Intranetissä ei käsitellä palkanlaskentaa, verodokumentteja, etuuksien hallintaa tai suorituskykytietoja, eikä sitä ole suunniteltu arkaluonteisten henkilökohtaisten tietojen tallentamiseen. HR-järjestelmä puolestaan ei toimi koko yrityksen kattavana lähteenä toimintaperiaatteille, uutisille ja jaetulle tiedolle. Kumpikin järjestelmä kattaa tarpeet, joita toinen ei voi täyttää.
Miten intranet ja HR-järjestelmä toimivat yhdessä?
Intranetti toimii pääportaalina ja ohjaa työntekijät HR-järjestelmään, kun he tarvitsevat henkilökohtaisia tietoja, kuten palkkalaskelmia. HR-tiimit voivat käyttää intranettiä ilmoittaakseen etuuksista, ilmoittautumisaikoista ja koulutusmahdollisuuksista, koska työntekijät vierailevat siellä useammin kuin HR-portaalissa. Johdonmukainen viestintä yhdessä paikassa vähentää väärinkäsityksiä.
Miksi työntekijät vierailevat intranetissä useammin kuin HR-järjestelmässä?
Työntekijät käyttävät HR-järjestelmää tarpeen mukaan, esimerkiksi tarkistaakseen kertyneitä lomapäiviä tai ladatakseen palkkalaskelman. Intranetistä he löytävät päivittäiseen työhönsä liittyvät ohjeet, uutiset ja tietotaidon, joten siellä vieraillaan useammin. Siksi se on parempi paikka tavoittaa kaikki HR-päivityksillä.
Mitä HR-tiimit voivat ilmoittaa tai jakaa intranetin kautta?
Yleisiä esimerkkejä ovat etuuksista tiedottaminen, ilmoittautumisaikataulut, koulutusmahdollisuudet, käytäntöjen päivitykset, uusien työntekijöiden esittelyt sekä työntekijöiden saavutusten tunnustaminen. Yksityiskohtaiset henkilötiedot säilytetään henkilöstöhallintojärjestelmässä.
Tarjoavatko sekä HR-järjestelmä että intranet työntekijöille itsepalvelumahdollisuuksia?
Kyllä, eri tarpeisiin. Henkilöstöjärjestelmässä työntekijät voivat päivittää henkilötietojaan, hakea lomaa tai tarkastella palkkalaskelmiaan. Intranetissä työntekijät voivat löytää yrityksen tietopohjaa, jakaa työtään ja olla yhteydessä kollegoihinsa ilman, että heidän tarvitsee etsiä työkaveria tai viettää pitkää aikaa hakutoimintojen parissa.
