Työkalujen hajautumisen piilevä vero
Nykyään työntekijät käyttävät jopa 20 prosenttia työviikostaan tarvitsemansa tiedon etsimiseen. Suuri syy tähän on se, että yrityksen tietämys on hajaantunut liian moneen paikkaan.
Tarvitset yrityksen uusimmat kulukäytännöt. Yksinkertaista - kunnes alat etsiä. SharePoint saattaa olla virallinen arkisto, mutta kukaan ei ole varma, onko se ajan tasalla. Joku on saattanut mainita asiasta Slackin #yhtiönlaajuinen-kanavalla, mutta et löydä ensisijaista lähdettä. Google Drive on täynnä kaksoiskappaleita ja tiedostoja, joiden otsikko on "LNITBS-copy Export1(1) NEW2023". Ja Notionista on saattanut tulla epävirallinen suosikki tietyille tiimeille, joiden mitään tietoja ei ole tarkistettu.
Se, minkä olisi pitänyt olla vain kahden minuutin tehtävä, muuttuu turhauttavaksi haaskanetsinnäksi. Kun tämä kerrotaan sadoille työntekijöille ja tuhansille asiakirjoille, saat hiljaisen tuottavuustappajan töihin.
Miksi pirstaloitumista tapahtuu ylipäätään
Tietämyksen pirstaloituminen ei johdu siitä, että työntekijät ovat huolimattomia, vaan siitä, että organisaatiot kerrostavat työkaluja virallisesti ja epävirallisesti ajan myötä. SharePoint tai Confluence saattaa olla koko yrityksen standardi, joka on valittu vuosia sitten ja joka on juurtunut syvälle IT-työnkulkuihin, mutta ajan myötä tiimit alkavat ottaa käyttöön vaihtoehtoja: Notion joustavuuden vuoksi, Google Drive yhteistyön helppouden vuoksi tai muita työkaluja, jotka tuntuvat nopeammilta ja kevyemmiltä.
Tuloksena on päällekkäisten järjestelmien verkko. Virallinen tieto saattaa olla SharePointissa tai Confluence-ohjelmassa, mutta työntekijät luottavat yhä enemmän "käyttökelpoisempiin" päivittäisiin työkaluihin. Näin muodostuu siiloja: tieto on hajallaan, päällekkäistä ja sitä on vaikea jäljittää yhteen totuuden lähteeseen. Kun myyntiryhmä joutuu etsimään väärin sijoitettua strategia-asiakirjaa, asiat alkavat hajota, kun työntekijät kysyvät: "Missä tämä on ja miten löydän sen?".
Pirstaleisuuden kustannukset
Työkalujen hajanaisuuden ongelma on sekä organisatorinen että kallis. Seuraavassa kerrotaan, miten eri tietoalustojen pirstaloituminen vaikuttaa liiketoimintaan:
1. Aikaa tuhlataan etsimiseen
McKinseyn raportin mukaan työntekijät käyttävät jopa 20 prosenttia työviikostaan tiedon etsimiseen. Se on yksi kokonainen päivä, joka menee hukkaan digitaaliseen haaskaukseen.
2. Toistuva työ
Kun työntekijät eivät löydä jo olemassa olevaa työtä, he luovat sen uudelleen. Tämä johtaa siihen, että samasta käytännöstä, esityksestä tai strategia-asiakirjasta liikkuu useita versioita.
3. Epäjohdonmukainen tieto
Kumpi on "oikea" totuuden lähde - viime viikolla päivitetty Google-dokumentti vai Confluence-sivu, johon on koskettu viimeksi kuukausi sitten? Pirstaleisuus luo epävarmuutta ja virheitä.
4. Työntekijöiden turhautuminen ja sitoutumattomuus
Harva asia on demoralisoivampi kuin tuntikausien tuhlaaminen sellaisen asian etsimiseen, jonka pitäisi olla yksinkertaista. Työkaluihin turhautuminen voi vaikuttaa yleiseen työtyytyväisyyteen.
5. Vaatimustenmukaisuuteen ja turvallisuuteen liittyvät riskit
Arkaluonteiset tiedot, jotka ovat levinneet eri alustoille, lisäävät tietoturvaloukkausten riskiä, varsinkin jos oikeuksia ei hallita johdonmukaisesti.
Toisin sanoen: pirstaloituminen ei ole vain hankalaa. Se heikentää aktiivisesti tuottavuutta, sitoutumista ja luottamusta.
Mitä yritykset yleensä yrittävät (ja miksi se epäonnistuu)?
Tämän haasteen edessä monet organisaatiot valitsevat usein yhden kolmesta lähestymistavasta:
1. Pakotetaan kaikki yhdelle alustalle
Paperilla tämä kuulostaa yksinkertaisimmalta ratkaisulta: "tästä lähtien kaikki asuu SharePointissa" (tai Notionissa, Drivessa tai Confluencessa). Käytännössä se menee kuitenkin pieleen. Tiimit vastustavat luopumista työkaluista, jotka sopivat heidän työnkulkuihinsa, ja syntyy varjo-IT. Sen sijaan, että pirstaloituneisuus vähenisi, päädytään sekä virallisten että epävirallisten työkalujen käyttöön, mikä vain lisää pirstaloituneisuutta.
2. Dokumentoi, missä asiat sijaitsevat
Jotkin yritykset yrittävät kartoittaa kaaosta luomalla meta-dokumentteja, joissa kerrotaan, mihin tiedot tulisi tallentaa. Ongelma? Nämä oppaat vanhenevat lähes välittömästi. Ne myös jätetään huomiotta päivittäisessä työnteossa.
3. Luota natiivihakuun
Jokaisella työkalulla on oma hakupalkki, mutta mikään niistä ei keskustele keskenään. Tämän seurauksena työntekijät joutuvat etsimään useasta eri paikasta, eivätkä useinkaan ole varmoja, ovatko he löytäneet olennaisimman tai ajantasaisimman sisällön.
Nämä ratkaisut epäonnistuvat, koska ne puuttuvat oireisiin, eivät perusongelmaan. Pirstaloituneisuuden korjaaminen tarkoittaa sitä, että tiimien viikoittain tai päivittäin käyttämistä työkaluista puuttuu yhdistävä kerros.
Miten pirstaloituneisuutta todella vähennetään
Vastaus ei ole rakkaiden työkalujen tuhoaminen. Pikemminkin paras strategia on luoda keskitetty paikka, joka yhdistää ne toisiinsa, vähentää kitkaa ja tuo tiedon esiin helposti saatavilla olevalla tavalla.
Tämä näyttää käytännössä seuraavalta:
1. Yhtenäinen pääsy digitaalisen päämajan kautta
Sen sijaan, että odotat työntekijöiden muistavan, missä sisältö sijaitsee, anna heille yksi paikka, josta aloittaa. Digitaalinen päämaja toimii keskeisenä sisäänkäyntipisteenä yrityksesi osaamisekosysteemiin. Riippumatta siitä, missä asiakirja sijaitsee, työntekijät tietävät, että he pääsevät siihen käsiksi yhden keskuksen kautta.
2. Älykäs, alustarajat ylittävä haku
Pirstaleisuus katoaa vasta, kun työntekijät voivat kirjoittaa kyselyn yhteen hakupohjaan ja löytää tuloksia kaikista työkaluista. Näin vältytään turhalta vaivannäöltä, joka liittyy useiden alustojen yksittäiseen hakuun.
3. Tietokoneita, ei vain hakukoneita
Ilman asiayhteyden ymmärtämistä tavallinen hakusanahaku voi tuoda esiin kymmeniä epäolennaisia asiakirjoja. Tekoälykäyttöiset tietämysmoottorit voivat suositella oikeaa sisältöä, tehdä siitä tiivistelmän tai jopa tuoda vastaukset suoraan esiin, jolloin työntekijöiltä säästyy viiden eri tiedoston avaaminen vastauksen kokoamiseksi.
4. Kuratoidut keskukset ja sivut
Kaiken ei pitäisi perustua hakuun. Kriittisen tiedon - esimerkiksi käytäntöjen, perehdyttämisresurssien ja strategisten päivitysten - kuratoidut keskukset tekevät tiedosta löydettävää ilman vaivaa. Digitaalisen päämajan sivut ja kanavat järjestävät sisältöä, jotta työntekijät tietävät, mistä he voivat hakea "virallisen version".
5. Integrointi työnkulkuun
Parhaat ratkaisut eivät pakota työntekijöitä muuttamaan käyttäytymistään. Integrointi olemassa oleviin työkaluihin tarkoittaa, että tieto nousee esiin siellä, missä ihmiset jo työskentelevät, eikä erillisessä portaalissa, jossa heidän on muistettava käydä.
Esimerkkitapaus: järjestyksen tuominen kaaokseen
Otetaan hypoteettinen esimerkki.
Ennen:
- SharePoint on yrityksen käytäntöjen virallinen koti, mutta siinä on hidas navigoida ja hankala tehdä hakuja.
- Ajan mittaan Google Drivesta tuli nopean yhteistyön, kansioiden ja työtiedostojen käyttökohde, mutta sitä ylläpidetään harvoin.
- Samaan aikaan jotkut tiimit ovat alkaneet käyttää Notionia epävirallisena työkaluna omien tiedostojensa seurantaan.
- Työntekijät kysyvät toisiltaan jatkuvasti: "Mistä löydän tämän tiedoston?".
Sen jälkeen, kun oli otettu käyttöön digitaalinen päämaja, jossa on yhtenäinen haku ja tiedon solmukohdat:
- Työntekijöiden ei tarvitse muistaa, millä alustalla mikäkin tieto sijaitsee: yksi haku tuo tulokset näkyviin koko teknologiapinoosi kattavasti.
- Viralliset käytännöt ovat olemassa Sivuilla, jotka merkitään automaattisesti sisällön omistajille, kun tieto saattaa olla vanhentunutta,
- Markkinointikansiot, projektitiedotteet ja wikit näkyvät samoissa tuloksissa, jotta saat monipuolisen vastauksen riippumatta siitä, missä ne on laadittu.
- Sen sijaan, että työntekijät menettäisivät aikaa eri työkalujen etsimiseen, he luottavat siihen, että yksi keskitetty taso antaa heille oikean vastauksen.
Tulevaisuuden tietämysstrategian varmistaminen
Kova totuus on, että työkalupinot kehittyvät jatkuvasti. Tänään se voi olla Notion, huomenna se voi olla jotain aivan uutta. Jos lukitset itsesi "yksi työkalu, joka hallitsee kaikkia" -strategiaan, se aiheuttaa myöhemmin lisää pirstaloitumista.
Viisainta on varmistaa tietämyksenhallintasi tulevaisuus seuraavin keinoin:
- Hyväksymällä työkalujen moninaisuus, mutta hallitsemalla kaaosta integraation avulla.
- Rakentamalla keskitetyn keskuksen ympärille, ei yhden alustan ympärille.
- Keskitytään löydettävyyteen, ei varastointiin, sillä tietoa, jota ei löydy, ei ehkä ole olemassakaan.
Tiimien pakottaminen hylkäämään suosikkityökalunsa aiheuttaa vain lisää turhautumista. Luo sen sijaan yhdistävä kerros: digitaalinen päämaja, joka integroi tiedon, käyttää älykästä hakua ja tarjoaa kuratoituja tiloja kriittiselle sisällölle. Järjestelmä, joka toimii työkalujen kanssa, ei niitä vastaan. Pirstaleisuus on väistämätöntä. Kaaos ei ole. Oikealla strategialla voit muuttaa hajanaisen tiedon ekosysteemin yhdistetyksi, älykkääksi ekosysteemiksi, jossa työntekijät käyttävät vähemmän aikaa etsimiseen ja enemmän aikaa tekemiseen.
Jos työntekijäsi ovat juuttuneet työkalujen rönsyilevään haaskaetsintään, on aika löytää parempi tapa. Happeon Knowledge Engine auttaa yhdistämään teknologiapinosi yhdeksi älykkääksi kokemukseksi. Lue lisää siitä, miten Happeo vähentää tietämyksen pirstaloitumista täällä, tai varaa puhelinsoitto.
