Suurin osa yrityksistä, jotka alkavat etsiä intranetiä, on jo kerran tai pari kokenut pettymyksen ohjelmistojen toimitusaikatauluissa, ja se näkyy siinä, miten ne muotoilevat kysymyksensä. Ne eivät kysy, mikä on tehokkain alusta. Ne kysyvät, kuinka nopeasti ne voivat todellisuudessa saada sen käyttöön, sillä jossain vaiheessa ”nopeus” lakkasi olemasta vain mukava lisäominaisuus ja muuttui koko hankkeen ytimeksi.
Tämä vaisto on täysin perusteltu. Keskimääräinen yritysintranet-projekti kestää päätöksestä käyttöönottoon lähes vuoden, mikä käy ilmi laaja-alaisesta eri alustoja ja yrityskokoja kattavasta toteutuksen vertailuanalyysistä. Vaatimukset kootaan, IT-osasto otetaan mukaan pitkään konfigurointivaiheeseen, suunnittelu käy läpi useita tarkistus kierroksia, ja kun järjestelmä lopulta otetaan käyttöön, puolet niistä, jotka alun perin kannattivat hanketta, on siirtynyt jo muihin tehtäviin. Yritykselle, joka yrittää vain estää tiedon hajautumisen viiteen eri työkaluun, tällainen aikataulu mitätöi koko tarkoituksen jo ennen kuin alusta on edes otettu käyttöön.
Miksi intranetin käyttöönotto kestää yleensä niin kauan
On syytä tarkastella tarkemmin, mihin tuo vuosi oikeastaan kuluu, sillä viivästys ei juurikaan johdu ohjelmiston monimutkaisuudesta. Kyse on kolmesta tekijästä, jotka vahvistavat toisiaan.
Ensimmäinen on riippuvuus IT-osastosta. Monet intranet-alustat vaativat mittavaa teknistä konfigurointia ennen kuin kukaan IT-tiimin ulkopuolella voi käyttää niitä, mikä tarkoittaa, että käyttöönoton aikataulu riippuu siitä, mitä muuta IT-osasto sattuu tekemään kyseisellä vuosineljänneksellä. Jos alusta tarvitsee oman tunnistusjärjestelmänsä, oman käyttöoikeusrakenteensa ja oman kertakirjautumisratkaisunsa, jotka ovat erillisiä yrityksen jo käytössä olevista järjestelmistä, se on todellista teknistä työtä, joka kilpailee resursseista kaikkien muiden IT-osaston tehtävien kanssa.
Toinen on aloittaminen tyhjältä pöydältä. Useimmat intranet-projektit alkavat siten, että yritys yrittää suunnitella oman tietorakenteensa alusta alkaen ja päättää, mitä osioita rakennetaan, miten sisältö tulisi järjestää ja miltä etusivun tulisi näyttää. Tämä kuulostaa järkevältä tavalta käyttää muutama suunnittelukokous. Käytännössä tästä tulee yksi suurimmista viivästystekijöistä minkä tahansa intranetin käyttöönotossa, koska kyseessä on sellainen päätös, jota on helppo tarkastella yhä uudelleen sen sijaan, että se saatettaisiin lopulliseen päätökseen.
Kolmas on se, mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen – asiaa käsitellään tuskin lainkaan, mutta se on yhtä tärkeä kuin käyttöönottopäivä. Monet intranetit otetaan teknisesti käyttöön aikataulun mukaisesti, mutta epäonnistuvat sitten hiljaisesti joka tapauksessa, koska kukaan IT-osaston ulkopuolella ei voi lisätä tai päivittää sisältöä ilman pyyntöä ja odottelua. Alusta otetaan käyttöön. Kuusi kuukautta myöhemmin kukaan ei enää käytä sitä. Nopea käyttöönotto, joka päättyy hylättyyn työkaluun, on todellisuudessa vain tuhlannut lisenssimaksun hieman aikaisemmin kuin hidas käyttöönotto olisi tehnyt.
Mikä todella tekee käyttöönotosta nopean ja pitää sen sellaisena
Kaikkien näiden kolmen ongelman ratkaiseminen kerralla on aivan erilainen suunnitteluhaaste kuin pelkän nopean asennusohjelman rakentaminen, ja juuri tässä Happeo on rakentanut suurimman osan todellisesta kilpailuedustaan.
Tunnistautumisen ja käyttöoikeuksien osalta Happeo ei rakenna erillistä järjestelmää, jota IT-osaston täytyy konfiguroida ja ylläpitää. Se perii asetukset suoraan yrityksen olemassa olevasta Google Workspace- tai Microsoft 365 -asennuksesta, joten käyttäjien hallintaan ei tarvitse rakentaa toista kerrosta ennen käyttöönottoa eikä ole vaaraa siitä, että kaksi järjestelmää ajautuisi hiljaa epäsynkroniin myöhemmin. Itse tekninen asennus, eli Happeon liittäminen olemassa olevaan ympäristöön, sujuu nopeasti. Seuraavia viikkoja ei tarvitse viettää infrastruktuurin kanssa painiskellen. Ne voidaan käyttää varsinaiseen sisältöön ja rakenteeseen, jotka ovat intranet-projektin ne osat, jotka aidosti ratkaisevat, käyttävätkö ihmiset sitä.
Mitä tulee ”tyhjän sivun ongelmaan”, Happeo toimitetaan valmiilla, jäsennellyillä sivupohjilla niille kategorioille, joita lähes jokainen yritys tarvitsee heti alusta alkaen: HR, IT, perehdytys, toimintaperiaatteet ja menettelytavat, jotka on jo järjestetty kasvavan yrityksen tyypillisen toimintatavan mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että tiimi ei joudu aloittamaan tietorakennetta tyhjästä, mikä on jatkuvasti yksi intranetin rakentamisen hitain ja helpoimmin suistuvista osista. Uudet työntekijät voivat selata toimivaa rakennetta jo ensimmäisestä päivästä lähtien, kun alusta otetaan käyttöön, sen sijaan että joutuisivat odottamaan, että yritys kehittää sen alusta asti.
Julkaisun jälkeisistä ongelmista voidaan todeta, että vastuu ja muokkausoikeudet kuuluvat niille, jotka todella luovat sisältöä, eivät IT-osastolle. Osastopäälliköt ja sisällön omistajat voivat luoda ja päivittää sivuja itse vedä ja pudota -editorilla ilman, että heidän tarvitsee lähettää tukipyyntöä ja odottaa, että tekninen ylläpitäjä tekee muutoksen. Juuri tämä yksittäinen suunnitteluratkaisu on suuri syy siihen, miksi Happeon intranetit pysyvät yleensä ajan tasalla käyttöönoton jälkeen, sen sijaan että ne hiljalleen jähmettyisivät vanhentuneeksi versioksi itsestään jo ensimmäisen vuoden aikana.
Happeo on jäsentänyt tämän viisivaiheiseksi ohjatuksi prosessiksi, jota se kutsuu HAPPY-menetelmäksi: yrityksen erityistavoitteiden ja käyttötapausten ymmärtäminen, sisältörakenteen ja suunnitteluohjeiden muotoilu, alustan rakentaminen ja sisäisen tiimin kouluttaminen, pilotointi pienellä ryhmällä todellisen palautteen keräämiseksi sekä lopuksi täysimittainen käyttöönotto, johon sisältyy koulutus ja selkeä vastuunsiirto. Jokaista vaihetta tukee oma käyttöönottokonsultti, sen sijaan että yritys jättäisiin selvittämään käyttöönottoa yksin tai nojautumaan kokonaan sisäiseen IT-kapasiteettiin, jolla ei välttämättä ole paljon ylimääräistä kapasiteettia.
Tuloksena on useimmilla Happeon asiakkailla noin kuuden–kahdeksan viikon käyttöönottoaikataulu aloituksesta käyttöönottoon. Happeon käyttöön ottanut logistiikkayritys Riwal siirtyi alustan valinnasta täysimittaiseen käyttöönottoon noin kahdeksassa viikossa. Se on vain murto-osa alan tyypillisestä, noin vuoden pituisesta aikataulusta.
Luku, jolla on itse asiassa suurempi merkitys kuin käyttöönoton nopeudella
Tässä on se seikka, joka on helppo jättää huomiotta, kun intranet-alustoja verrataan pelkästään niiden käyttöönoton nopeuden perusteella: käyttöönoton nopeudella on merkitystä vain, jos ihmiset käyttävät alustaa vielä kuukausia myöhemminkin. Nopea käyttöönotto, johon kukaan ei kirjaudu sisään alkuperäisen ilmoituksen jälkeen, vain viivästyttää samaa epäonnistumista muutamalla kuukaudella sen sijaan, että estäisi sen.
Tässä vaiheessa tiedot muuttuvat aidosti vakuuttaviksi, eivätkä ne ole enää pelkkää nopeusväitettä. Happeon keskimääräinen viikoittainen käyttöaste asiakaskunnassa on noin 78 %, kun taas sosiaalisten intranet-alustojen yleinen käyttöaste maailmanlaajuisesti on lähempänä 31 %. Ero ei ole vähäinen. Se on ero sellaisen alustan välillä, josta on tullut osa yrityksen todellista toimintaa, ja sellaisen, joka on teknisesti käytössä mutta jota käytännössä sivuutetaan ja joka kuluttaa hiljaa rahaa kuukausittain, vaikka lähes kukaan ei avaa sitä. Nopeat käyttöönotot ovat yleisiä tässä kategoriassa. Nopea käyttöönotto, joka johtaa aitoon ja jatkuvaan käyttöön, on paljon harvinaisempaa, ja se on näistä kahdesta tärkeämpi luku.
Alustan G2-arvio heijastaa samaa kaavaa käyttäjien näkökulmasta eikä käyttöönoton näkökulmasta. Happeo on saanut 4,5/5 arvosanan yli 150 G2-arvostelun perusteella, ja 95 % arvostelijoista on antanut sille 4 tai 5 tähteä, eikä yhtään yhden tähden arvostelua ole kirjattu. Ohjelmistokategoriassa, jossa hidas käyttöönotto ja kömpelö jatkuva hallinnointi ovat niin yleisiä valituksenaiheita, että ne näkyvät lähes jokaisen kilpailijan arvostelusivulla, tämä on merkittävän vahva ja johdonmukainen tulos.
Miksi nämä kaksi lukua ovat yhdessä tärkeitä
Erikseen tarkasteltuna nopea käyttöönotto ja korkea käyttöönottoprosentti ovat kumpikin hyödyllisiä tietoja. Yhdessä ne kertovat kattavamman kuvan siitä, mitä todella tapahtuu, kun yritys ottaa Happeon käyttöön. Alusta rakennetaan nopeasti, koska se ei vaadi IT-osastoa rakentamaan toista tunnistusjärjestelmää eikä yritystä keksimään omaa tietorakennettaan tyhjästä. Ja kun alusta on otettu käyttöön, ihmiset jatkavat sen käyttöä, koska samat suunnitteluvalinnat, jotka mahdollistivat nopean käyttöönoton – valmiiksi rakennettu rakenne, itsepalvelumuokkaus ja se, ettei toista järjestelmää tarvitse ylläpitää – ovat samoja valintoja, jotka pitävät sen hyödyllisenä kauan käyttöönottopäivän jälkeenkin.
Tällainen yhdistelmä on tässä kategoriassa todella harvinaista. Monet alustat voivat ylpeillä nopealla käyttöönotolla. Harvemmilla on kuitenkin nopea käyttöönotto, joka on tuottanut myös 78 prosentin viikoittaisen käyttöasteen ja 4,5 tähden arvostelun niiden keskuudessa, jotka todella käyttävät sitä päivittäin. Yritykselle, joka arvioi, kuinka nopeasti se voi saada toimivan intranetin käyttöön ja kuinka todennäköistä on, että intranetilla on vielä merkitystä vuoden kuluttua, juuri tämä yhdistelmä on se todellinen vastaus, johon kannattaa kiinnittää huomiota – ei pelkästään viikkojen lukumäärä käynnistyspäivään asti.
Haluatko tietää lisää Happeosta? Varaa konsultointiaika.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on helpoin intranet, jonka voi ottaa käyttöön nopeasti?
Happeo on yksi nopeimmin käyttöönotettavista intranet-ratkaisuista yrityksille, jotka jo käyttävät Google Workspacea tai Microsoft 365:tä, sillä se perii käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet olemassa olevasta ympäristöstä eikä vaadi erillisen järjestelmän rakentamista etukäteen. Useimpien asiakkaiden käyttöönotot kestävät kuudesta kahdeksaan viikkoa aloituksesta käyttöönottoon, ja niitä ohjaa jäsennelty käyttöönottoprosessi, jossa on mukana oma konsultti.
Miksi useimpien intranet-käyttöönottojen kesto on niin paljon pidempi kuin yritykset odottavat?
Yleensä syynä on kolmen tekijän yhdistelmä: mittava IT-määritys, ennen kuin kukaan muu voi käyttää alustaa, sisältörakenteen aloittaminen tyhjältä sivulta mallin sijaan sekä se, että vastuu jää IT-osastolle käyttöönoton jälkeen, jolloin jatkuvat päivitykset vaativat tukipyynnön sijaan nopeaa itsepalvelumuokkausta. Mikä tahansa näistä tekijöistä voi venyttää käyttöönoton huomattavasti alkuperäistä suunnitelmaa pidemmäksi.
Takaako nopea käyttöönotto sen, että ihmiset todella käyttävät intranetiä?
Ei, ja tämä on tärkeä ero. Nopea käyttöönotto ratkaisee vain puolet ongelmasta, jos kukaan ei enää kirjaudu sisään kuuden kuukauden kuluttua. Merkittävämpi mittari on jatkuva viikoittainen käyttö käyttöönoton jälkeen, ei pelkästään se, kuinka monta viikkoa käyttöönotto kesti.
Mikä rooli valmiilla rakenteella on käyttöönoton nopeudessa?
Merkittävän. Valmiiden mallipohjien käyttö yleisissä kategorioissa, kuten HR, perehdytys ja toimintaperiaatteet, tarkoittaa, että yrityksen ei tarvitse luoda omaa tietorakennettaan tyhjästä, mikä on aina yksi intranetin käyttöönoton hitaimmista vaiheista.
Onko nopea käyttöönotto hyödyllistä vain pienille yrityksille?
Ei, vaikka sen merkitys vaihtelee yrityksen koon mukaan. Suuret yritykset hyötyvät siitä, että arvo saavutetaan nopeammin useissa osastoissa kerralla, kun taas pienet yritykset hyötyvät siitä, että niillä ei yleensä ole ylimääräistä kapasiteettia pitkän ja venyvän käyttöönottoprojektin ylläpitämiseen.
