Työntekijöiden sitoutumisen kannalta viestintä on erittäin tärkeää. Vaikka videot voivat välittää tehokkaasti viestiä lyhyessä ajassa ja graafinen suunnittelu voi helpottaa monimutkaisen tiedon ymmärtämistä, kirjoittaminen on edelleen laajamittaisen viestinnän vakiomenetelmä.
Suuri osa sisäisistä viestijöistä on aiemmin työskennellyt journalismin parissa. Monilla henkilöstöhallinnon ammattilaisilla on tausta psykologiassa. Kumpikaan ryhmä ei välttämättä ole tottunut kirjoittamaan verkkosisältöä.
Intranetiisi ei ehkä sijaitse World Wide Webissä, eikä se välttämättä ole kaikkien saatavilla – mutta työntekijöillesi se on yhdentekevää. Osa intranetistä näyttää verkkosivustolta, osa taas sosiaalisen median alustalta. Tällainen vaikutelma luo odotuksia: ”Älä tuhlaa aikaani, anna minulle vain olennaista tietoa.” Siksi olemme koonneet luettelon vinkkejä, jotka ovat peräisin tunnetuista teoksista ja jotka auttavat sinua parantamaan intranetiin kirjoittamaasi tekstiä entisestään.
14 vinkkiä inspiroivien intranet-artikkeleiden kirjoittamiseen
1. Kirjoita yksinkertaisesti
Kun kirjoitat intranetiin, varmista, ettet kirjoita vain yrityksesi lakimiesten miellyttämiseksi – käytä keskustelevaa sävyä ja yksinkertaista kieltä. Älä huoli siitä, että teksti olisi liian yksinkertaista: yksinkertaisen, selkeän ja ytimekkään kirjoitustavan katsotaan olevan älykkäämpää kuin kieli, jonka ymmärtämiseen tarvitaan synonyymisanakirjaa.
2. Kuvaile hyvin
Kun viestit esimerkiksi neljännesvuosituloksista intranetissä, muista asettaa prosenttiluvut asiayhteyteen. Luvut eivät merkitse mitään ilman sanoja, sillä sanat herättävät tarinan eloon.
3. Käytä huumoria
Huumorin käyttö on yksi parhaista tavoista tehdä viestinnästä mieleenpainuvaa. Älä kuitenkaan liioittele – kun huumori on odottamatonta, se osuu kohdalleen. Muista kuitenkin, että kirjoitat organisaatiosi intranet-alustalle, et baariin.
4. Päätä viesti avoimella kysymyksellä
Päättäkää viestinne intranetissä avoimella kysymyksellä. Se on nopea ja helppo tapa herättää kommentteja.
5. Pidä viesti lyhyenä
Gettysburgin puhe oli vain 272 sanaa pitkä. Sinun ei tarvitse kirjoittaa mestariteosta välittääksesi viestisi – eikä toimitusjohtajankaan. Lyhyt ja ytimekäs sisältö on paras pituus useimmille intranet-artikkeleille.
6. Testaa kirjoitustaitojasi
Erinomainen tapa testata kirjoitustaitojasi intranet-alustoille on kirjoittaa viestisi luonnollisella tyylilläsi ja poistaa sitten kaikki adjektiivit. Kuvittele, että lukijoillasi on rajallinen määrä aivosoluja kunkin kappaleen kohdalla – jokainen lukemansa sana vie yhden aivosolun kapasiteetin. Mitä enemmän aivosoluja jää käyttämättä, sitä enemmän lukijoillasi on aivokapasiteettia muistaa ja pohtia viestiäsi. Erityisesti sanat kuten ”erittäin” tai ”usein” pitäisi saada hälytyskellot soimaan.
Kun olet tottunut tähän riisuttuun kirjoitustapaan, lisää yksi tai kaksi adjektiivia – mutta varmista, että ne ovat merkityksellisiä. Jos sanot ”kansainvälinen yritys” sen sijaan, että sanoisit vain ”yritys”, adjektiivin ”kansainvälinen” tulisi olla siellä syystä – esimerkiksi välittääksesi ainutlaatuisen myyntivaltin (USP).
7. Käytä kysymyksiä viestissäsi
Tekstin jakaminen kysymyksillä on loistava tapa saada lukijan mieli jälleen kiinnostumaan. Vältä kuitenkin suljettuja kysymyksiä – jos lukija vastaa mielessään toivotulla tavalla (”ei”, kun halusit ”kyllä”), olet menettänyt hänen huomionsa.
8. ”Kuvittele” – sana, jota sinun on ehdottomasti käytettävä
Käytä sanaa ”kuvittele”. John Lennon osoitti, että se on yksi englannin kielen voimakkaimmista sanoista. Intranet-alustasi lukijat tuntevat olevansa sitoutuneempia ja motivoituneempia lukemaan viestiäsi ja vastaamaan siihen.
9. Kirjoita aktiivisella äänensävyllä
Kirjoita aina aktiivisella äänensävyllä, kun laadit artikkeleita intranetiin. ”Jotta voisimme palvella asiakkaitamme parhaiten” tulisi olla ”palvellaksemme asiakkaitamme parhaiten”. Tarkoituksena ei ole ehdottaa, vaan vakuuttaa. ”Hän on ratkaisemassa ongelmaa” pitäisi olla ”hän ratkaisee ongelmaa”. Miksi? Koska hän työskentelee sen parissa juuri nyt, ja haluat välittää tämän kiireellisyyden tunteen. -ing-päätteiset verbit (nykyinen progressiivimuoto) viittaavat yleensä passiivisuuteen.
10. Käytä vain yhtä toimintakehotusta
Älä koskaan sisällytä useampaa kuin yhtä toimintakehotusta (CTA) yhteen viestintään. Yksi jää mieleen, kaksi on vertailu, kolme on ehdotus, neljä tai useampi on luettelo.
11. Ole selkeä
Ilmaise asia selkeästi, jotta kukaan ei voi tulkita sanomaasi väärin – et voi luottaa siihen, että lukija kiinnittää täyden huomionsa viestiisi tai että hänellä on implisiittistä tai kontekstuaalista tietoa viestisi taustasta.
12. Rytmi
Rytmi – se suuri erottava tekijä. Se hengittää. Se elää. Se kiehtoo. Rytmi on se ero, joka erottaa ”hyvän” tekstin ”loistavasta” tekstistä. Mistä rytmi syntyy? Lauseidesi pituudesta. Kappaleet ovat tahteja. Haluatko menestyä? Kirjoita rytmikkäästi.
Huomasitko, mitä teimme? ”Rytmi on se ero, joka erottaa ’hyvän’ ja ’loistavan’ tekstin” on kyseisen kappaleen ainoa ydinviesti, mutta käytämme aloituslausetta, kolminkertaista iskua ja metaforaa, jotta se jää mieleen. Kierrämme sääntöjä esittämällä suljetun kysymyksen, mutta emme lopeta siihen, joten emme pelkää menettävämme lukijaa. Sen sijaan jatkamme heti toimintakehotuksella (CTA), jolla teksti päättyy.
13. Vältä sanaa ”that” lauseen lopussa
Lähes kaikki lauseen osat, jotka päättyvät sanaan ”that”, voidaan poistaa. ”One of those events that eventually lead to change” tulisi muuttaa muotoon ”this event led to change” – ja jos ollaan tarkkoja, poistetaan myös sana ”eventually”.
14. Kerro, älä myy
Intranetin artikkeleiden tulisi olla niin arvovaltaisia ja vakuuttavia keräämiesi upeiden tosiseikkojen ansiosta, ettei sinun tarvitse myydä – kaikkine kauniine adjektiiveineen – vakuuttaaksesi ketään.
Haluatko lukea lisää?
"On Writing Well" on yksi tunnetuimmista kirjoista, joka on täynnä hyödyllisiä vinkkejä ja parhaita käytäntöjä tietokirjallisuuden kirjoittamiseen. Kun olet lukenut sen, tutustu Joseph Sugarmanin teokseen "The Adweek Copywriting Handbook". Suuren osan siitä voi jättää huomiotta – etenkin pitkän tekstin kirjoittamista koskevat osat –, mutta ne kohdat, joissa käsitellään sanojen psykologisia vaikutuksia, ovat ajankohtaisia vielä tänäkin päivänä. Hänen sääntönsä siitä, mitä ensimmäisen lauseen tulisi tehdä (saada sinut lukemaan toinen lause!), on myös korvaamaton.
Lopuksi, kun olet lukenut nämä kaksi kirjaa, sukeltaudu teokseen "Sin and Syntax". Tämä kirja keskittyy enemmän tekstin kirjoittamiseen, sanojen leikittelyyn ja sääntöjen rikkomiseen – niin kieliopin sääntöihin kuin edellä lueteltuihinkin. Se muuttaa kirjoittamisen taidemuodoksi ilman turhia hölynpölyjä. Kun luet näitä kirjoja ajan mittaan, huomaat, että sosiaalisen intranetin ratkaisua koskeva kirjoituksesi muuttuu turhasta merkitykselliseksi teoksen ”On Writing Well” avulla, merkityksellisestä kiinnostavaksi teoksen ”The Adweek Copywriting Handbook” avulla ja kiinnostavasta unohtumattomaksi teoksen ”Sin and Syntax” avulla.
Varaa esittely osoitteesta ja keskustele jo tänään jonkun tiimimme jäsenen kanssa yritysintranet-ratkaisuista.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka voin tehdä intranet-artikkeleistani kiinnostavampia työntekijöille?
Aloita keskustelevalla sävyllä ja yksinkertaisella kielellä – yksinkertaista kirjoitustyyliä pidetään usein älykkäämpänä kuin monimutkaista ammattikieltä. Aseta tiedot tai prosenttiluvut kontekstiin kuvailevien sanojen avulla, ripottele mukaan hienovaraista huumoria, lopeta avoimella kysymyksellä ja kirjoita aktiivimuodossa välittääksesi kiireellisyyttä ja vakuuttavuutta.
Mikä on paras tapa jäsentää ja muotoilla intranetin sisältöä?
Pidä teksti lyhyenä – viestin välittämiseen ei tarvita kirjallista mestariteosta. Kirjoita ensin luonnollinen luonnos ja poista sitten lähes kaikki adjektiivit, jättäen vain ne, joilla on aito merkitys. Pysy yhdessä toimintakehotuksessa artikkelia kohden, ole selkeä sen sijaan, että luottaisit lukijan kykyyn ymmärtää asioita implisiittisesti, ja vaihdele lauseiden pituutta rytmin luomiseksi.
Mitkä kirjat voivat auttaa minua parantamaan sisäisen viestinnän kirjoittamista?
"On Writing Well" on laajalti suositeltu lähtökohta tietokirjoittamisen perusteisiin. Joseph Sugarmanin kirja ”The Adweek Copywriting Handbook” käsittelee tiettyjen sanojen psykologisia vaikutuksia, mukaan lukien säännön, jonka mukaan ensimmäisen lauseen ainoana tehtävänä on saada lukija lukemaan toinen lause. ”Sin and Syntax” keskittyy sanaleikkeihin ja kielioppisääntöjen tarkoitukselliseen rikkomiseen, jolloin kirjoittamisesta tulee jotain taidemuotoa lähempää.
Miksi passiivin välttäminen on niin tärkeää intranet-kirjoittamisessa?
Aktiivinen muoto välittää kiireellisyyttä ja vakuuttavuutta, kun taas passiiviset rakenteet pehmentävät viestiä ja saavat sen tuntumaan enemmän ehdotukselta kuin väitteeltä. ”Hän ratkaisee ongelman” kuulostaa välittömältä ja käynnissä olevalta, kun taas ”ongelmaa ratkaistaan hänen toimestaan” etäännyttää lukijan samasta dynamiikasta.
