Intranetin tärkeimmät edut ovat tuottavuuden kasvu, tiiviimpi yhteistyö ja keskitetty asiakirjojen tallennus, kun taas sen suurimmat haitat ovat tietoturvariskit, käyttöönottokustannukset sekä sen toimivuuden ylläpitämiseen tarvittava jatkuva hallinnointi. Se, sopiiko intranet yrityksellesi, riippuu siitä, ovatko nämä edut suuremmat kuin sen ylläpitämiseen tarvittava todellinen ja jatkuva työpanos.
Intranetin edut
Lisää työntekijöiden tuottavuutta ja sitoutumista
Intranetti yhdistää henkilöstön yhteen tilaan, jossa työntekijöiden ääni kuuluu ja heidän mielipiteensä tulevat esiin. Gallupin tutkimuksen mukaan 65 % yhdysvaltalaisista työntekijöistä ei ole sitoutuneita työhönsä, kun taas McKinsey Global Instituten tutkimuksen mukaan tuottavuus kasvaa 20–25 % yrityksissä, joissa työntekijät ovat aidosti yhteydessä toisiinsa ja yritykseen. Kun kaikki työntekijöiden tarvitsemat asiat on koottu yhteen keskitettyyn paikkaan, ei enää tarvitse jatkuvasti vaihtaa alustojen välillä, mikä lisää tuottavuutta entisestään.
Käyttäjien luoma sisältö on keskeinen tekijä työntekijöiden sitoutumisen ylläpitämisessä – staattisten, ylhäältä alaspäin suunnattujen viestien sijaan moderni intranet tukee osastojen välistä kaksisuuntaista vuoropuhelua, tarjoaa työntekijöille aidon kanavan ilmaista itseään ja pitää alustan merkityksellisenä pitkällä aikavälillä.
Tarjoaa sisäänrakennetun sosiaalisen alustan
Tuttujen sosiaalisen median toimintamallien tuominen työpaikalle tuo todellisia etuja: 82 % työntekijöistä uskoo, että sosiaalinen media voi parantaa heidän suhteitaan työtovereihin, ja 60 % uskoo, että se tukee työpaikan päätöksentekoa. Henkilökohtaiset profiilit, hakutoiminnolla varustettu etusivu sekä reaktiot, kuten tykkäykset, kommentit ja maininnat, auttavat työntekijöitä luomaan yhteyksiä ja rakentamaan aitoa yhteisöllisyyttä, vaikka he olisivatkin hajallaan eri paikoissa.
Harvard Business Review -lehden tutkimuksen mukaan sosiaalinen media sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella alentaa kustannuksia ja lisää yksilöiden kykyä koordinoida toimintaa tuottavasti omasta aloitteestaan – ja juuri tätä dynamiikkaa sosiaalinen intranet on nimenomaan suunniteltu tukemaan.
Parantaa yhteistyötä ja viestintää
Asiakirjojen jakaminen, kommentointi ja yhteinen muokkaus antavat työntekijöille mahdollisuuden työskennellä yhdessä projekteissa fyysisestä etäisyydestä riippumatta. Hyvin rakennettu intranet tukee sekä osastokohtaisia yhteistyötiloja että osastojen välistä viestintää, tuoden esiin tietoa, joka muuten jäisi erillisiin siiloihin. Tämä viestintään keskittyminen lisää yleensä myös läpinäkyvyyttä ja osoittaa selvästi, että tehokas viestintä on yritykselle aito prioriteetti.
Integroi ulkoiset työkalut
Intranetin on tarkoitus toimia keskittymänä kaikille yrityksen jo käyttämille työkaluille – Google Workspace, Slack, Trello ja vastaavat alustat voidaan yleensä tuoda kaikki yhteen tilaan. Tämä purkaa suoraan siiloja: erilliset työkalut tarkoittavat, että tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, missä ne voivat kadota tai päällekkäistyä, kun taas integroidut työkalut pitävät tiedot yhtenäisinä ja vähentävät aikaa, jonka työntekijät menettävät siirtyessään alustalta toiselle yhden tehtävän suorittamiseksi.
Mahdollistaa ohjelmiston räätälöinnin
Mukautettavan intranetin avulla voit rakentaa järjestelmän yrityksesi erityistarpeiden mukaan sen sijaan, että ottaisit käyttöön yleisen mallipohjan, ja brändäysvaihtoehdot auttavat yhtenäistämään yrityksen visuaalista ilmeä. Monet palveluntarjoajat voivat räätälöidä ohjelmistojaan edelleen pyynnöstä, ja parhaat modernit intranetit antavat työntekijöille mahdollisuuden säätää asioita itse ilman IT-osaston tai ulkopuolisen asiantuntijan apua – ne kehittyvät organisaation mukana sen sijaan, että pysyisivät muuttumattomina.
Sisältää asiakirjojen tallennustilan
Keskitetty asiakirjojen tallennus ja tehokas hakukone säästävät työntekijöiltä tunteja, jotka he muuten tuhlaisivat etsiessään tiedostoja sekavasta tietokannasta. Työasiakirjojen lisäksi esimerkiksi työntekijäkäsikirja ja lomahakemuslomakkeet löytyvät helposti itse, mikä lisää työntekijöiden itsenäisyyttä ja vapauttaa kollegat, joilta muuten kysyttäisiin apua suoraan.
Käytettävissä milloin tahansa, missä tahansa
Pilvipohjaisiin intranet-palveluihin pääsee millä tahansa laitteella, jossa on internetyhteys, mikä on erityisen tärkeää työntekijöille, jotka matkustavat tai työskentelevät työpöytänsä ulkopuolella. Useimmat intranet-palvelut tarjoavat myös oman mobiilisovelluksen, mikä on merkittävää, kun otetaan huomioon, kuinka paljon aikaa ihmiset jo viettävät puhelimillaan – mobiili-ilmoitukset ja henkilökohtaiset uutissyötteet pitävät työntekijät ajan tasalla yrityksen uutisista missä tahansa he ovatkin.
Intranettien haitat
Turvallisuusriski
Yrityksen kaikkien tärkeiden tietojen keskittäminen yhteen paikkaan keskittää myös riskin, jos järjestelmä vaarantuu. Palveluntarjoajat investoivat voimakkaasti järjestelmien turvaamiseen, mutta yrityksen puolelta tarvitaan silti asianmukainen yhdyskäytävän tai palomuurin konfigurointi sekä määritellyt sisäiset ”käytännesäännöt” intranetin käyttöä varten.
Tietotulva
Ilman tarkoituksellista järjestelyä intranetiin voi kertyä niin paljon sisältöä, että siitä tulee pikemminkin sekava kuin hyödyllinen. Ylivoimaiseksi kokevat työntekijät pyrkivät välttämään alustaa kokonaan, mikä kumoaa sen tarkoituksen – intranet päätyy luomaan uudelleen juuri sen hajanaisen tiedon ongelman, jonka se oli tarkoitus ratkaista.
Aika ja kustannukset
Käyttöönoton aikataulut vaihtelevat huomattavasti yrityksittäin, riippumatta siitä, kuinka nopealta ja helpolta toimittajan markkinointi sen antaa ymmärtää. Alkuperäisen käyttöönoton lisäksi työntekijöiden kouluttaminen ja eri osa-alueille erikoistuneiden ylläpitäjien nimittäminen vievät aikaa, ja jatkuva ylläpito voi aiheuttaa toistuvia kustannuksia. Kannattaa kysyä toimittajalta suoraan mahdollisista lisäkustannuksista, joita saattaa ilmetä käyttöönoton jälkeen, eikä tyytyä pelkästään päähintaan.
Jatkuva hallinnointi
Intranetti ei toimi itsestään. Jotkin alustat vaativat työntekijöitä, jotka keskittyvät nimenomaan järjestelmän tehtävien hallintaan, ja näiden henkilöiden löytäminen, kouluttaminen ja vastuullistaminen on sinänsä jatkuvaa työtä. Erityisesti sisältö vaatii jatkuvaa hallintaa, jotta vältetään edellä kuvattu tiedon ylikuormitus.
Vaikea käyttöönotto ja omaksuminen
Intranetiä, jossa on liian vaikea navigoida, ei yksinkertaisesti käytetä, riippumatta siitä, kuinka paljon arvokasta tietoa se sisältää. Deloitten tutkimuksen mukaan vain noin 25 % työntekijöistä todella käyttää yrityksen sosiaalisia verkostoja, ja ratkaiseva tekijä on lähes aina sisällön relevanssi ja helppokäyttöisyys, ei niinkään ominaisuuksien määrä. Yrityksesi viestintätyyliin aidosti sopivan alustan valinta ja työntekijöiden valmistelu hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa ovat tärkeämpiä kuin mikään yksittäinen ominaisuus.
Jatkuvat päivitykset ja ohjelmistongelmat
Alusta, jota ei päivitetä säännöllisesti, taipuu helposti takaisin kohti sitä staattista ja vanhentunutta tunnelmaa, josta intranetin on tarkoitus päästä eroon. Ohjelmistovirheet ovat normaali osa mitä tahansa ohjelmistoa, mutta palveluntarjoajaa, jolla ei ole vankkaa asiakastukea eikä näyttöä säännöllisistä päivityksistä, kannattaa harkita uudelleen ennen sitoutumista.
Varaa esittely osoitteesta ja katso, kuinka Happeo tasapainottaa nämä kompromissit.
Kysymyksiä, joita kannattaa esittää intranetin tarpeiden kartoituksen yhteydessä
Jos edut ovat organisaatiollesi haasteita suuremmat, seuraava askel on perusteellinen tarpeiden kartoitus ennen toimittajien arvioinnin aloittamista. Hyödyllisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Kuinka usein käytät nykyistä intranetiäsi, jos sinulla sellainen on?
- Jos käyttö on vähäistä, mikä on syy siihen ja miten sitä voitaisiin parantaa?
- Mitkä työkalut auttaisivat työntekijöitä todella suorittamaan päivittäiset tehtävänsä?
- Mikä on yrityksesi viestintätapa, ja miten työntekijät tällä hetkellä viestivät keskenään?
- Onko teillä sisäisiä edistäjiä, jotka voisivat johtaa tämän käyttöönoton, vai pitääkö teidän koota sellainen tiimi?
- Kuinka vaikeaksi käyttöönottoprosessi todennäköisesti osoittautuu juuri teidän henkilöstönne kohdalla?
- Mikä on käyttöönoton budjetti?
- Kuka järjestää koulutuksen ja millainen se on?
- Kuinka nopeasti alustan on oltava käyttövalmis?
- Kuinka paljon aikaa voidaan realistisesti varata tälle projektille sisäisesti?
- Mitä konkreettisia ongelmia näette jo nyt, joita intranet voisi suoraan parantaa?
Pidä lopputavoite mielessäsi koko prosessin ajan – pyri mitattaviin tuloksiin, jotka voit muuntaa todellisiksi liiketoimintatavoitteiksi. Kannattaa myös kerätä mielipiteitä organisaation kaikilta tasoilta, ei vain sidosryhmiltä ja johtajilta, sillä intranetin menestys riippuu viime kädessä siitä, pitävätkö sitä päivittäin käyttävät ihmiset sitä arvokkaana.
Usein kysytyt kysymykset
Miten intranet voi auttaa parantamaan työntekijöiden tuottavuutta ja sitoutumista?
Intranetti lisää tuottavuutta ja sitoutumista yhdistämällä henkilöstön keskitettyyn alustaan, jossa kaikki päivittäiseen työhön tarvittava on saatavilla yhdestä paikasta, jolloin jatkuva sovellusten välillä vaihtelu ei ole enää tarpeen. Tutkimukset osoittavat, että verkostoituneet työntekijät ovat 20–25 % tuottavampia, ja työntekijöille annettu aito ääni kaksisuuntaisen viestinnän ja käyttäjien luoman sisällön kautta pitää sitoutumisen ja tyytyväisyyden korkealla tasolla pitkällä aikavälillä.
Millä tavoin intranet tukee sosiaalista vuorovaikutusta ja yhteistyötä henkilöstön keskuudessa?
Intranetti tukee sosiaalisia yhteyksiä toimimalla kuin sisäinen sosiaalinen alusta – henkilökohtaisten profiilien, reaktioiden ja kommenttien avulla työntekijät voivat luoda suhteita luonnollisesti, mikä on tärkeää, sillä 82 % työntekijöistä uskoo, että sosiaaliset työkalut parantavat työtovereiden välisiä suhteita. Sosiaalisen kanssakäymisen lisäksi nämä samat ominaisuudet tukevat todellista yhteistyötä jaettujen asiakirjojen muokkaamisen ja osastojen välisen viestinnän kautta, mikä tuo esiin tietoa, joka muuten jäisi erillisiin siiloihin.
Mitkä ovat intranetin käyttöönoton suurimmat riskit tai haittapuolet?
Merkittävimmät riskit liittyvät tietoturvaan, sillä yritystietojen keskittäminen yhteen paikkaan keskittää myös riskin, jos tiedot vaarantuvat, sekä käyttöönoton epäonnistumiseen, sillä sekava tai epäolennaista sisältöä tarjoava alusta jää yksinkertaisesti käyttämättä sen ominaisuuksista riippumatta. Myös kustannukset ja jatkuva ylläpito ovat todellisia haasteita – käyttöönoton aikataulut vaihtelevat yrityksittäin, ja toimivan, hyvin organisoidun intranetin ylläpito vaatii jatkuvaa huomiota eikä ole kertaluonteinen asia.
Mitä yrityksen tulisi ottaa huomioon suorittaessaan intranetin tarveanalyysia?
Tarveanalyysissä tulisi arvioida nykyisiä käyttötapoja ja niiden taustalla olevia syitä, työntekijöiden viestintätapaa, budjettia, realistisia aikatauluja sekä sitä, kuka yrityksen sisällä voi toimia projektin vetäjänä. On erittäin tärkeää, että analyysiin osallistuvat työntekijät organisaation kaikilta tasoilta, ei vain sidosryhmät ja johtajat, sillä intranetin menestys riippuu viime kädessä siitä, pitävätkö sitä päivittäin käyttävät ihmiset sitä aidosti hyödyllisenä.
