Kuinka lisätä intranetin käyttöaktiivisuutta ylimmän johdon avulla

Menestyvän intranetin rakentaminen vaatii sitoutumista, mutta entä sen elinvoimaisuuden ylläpitäminen? Se on jatkuva prosessi. Hyvä uutinen on se, että ylimmällä johdolla on avainasemassa intranetin täyden potentiaalin hyödyntämisessä. Tutkimukset osoittavat, että heidän aktiivinen osallistumisensa on salainen ase, jolla voidaan edistää käyttäjien sitoutumista ja rakentaa organisaation sisälle aidosti yhtenäinen verkkoyhteisö.

Sukelletaanpa dataan ja paljastetaan käytännönläheisiä strategioita, joilla ylimmistä johtajista saadaan hiljaisten tukijoiden sijaan intranetin äänekkäitä puolestapuhujia. Tutkimme, miksi heidän äänellään on merkitystä, miten heidän osallistumisensa voidaan tehdä vaivattomaksi ja miten heidän vaikutusvaltaansa voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti. Joten kiinnitä turvavyösi ja valmistaudu sytyttämään uudelleen kipinä intranetissäsi – joidenkin arvokkaimpien tiimijäsentesi avulla.

Ylimmän johdon innostaminen uudelleen

Terveen ja elinvoimaisen intranetin rakentaminen ja ylläpitäminen on jatkuva prosessi. Se edellyttää, että intranetin vastuuhenkilöt ajattelevat intranetiä kukoistavana hankkeena, joka vain kasvaa ja paranee tulevaisuudessa. Koska intranetsivuston ylläpitäjän aikataulu ja aika ovat rajalliset, on tärkeää, että sivustollesi valitsemillasi toimilla on suuri vaikutus. Tutkimukset osoittavat, että aikaa ylimmän johdon tukijoiden sitouttamiseen käyttäminen on keskeinen tekijä intranet-”projektin” onnistumisessa.

Muutoksenhallinnan maailmanlaajuinen johtaja Prosci on tehnyt perusteellista tutkimusta, joka osoittaa johdonmukaisesti, että tukijoiden tehokkuus on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumiselle. Uusimman tutkimuksen osallistujat kertoivat, että tukijoiden tehokkuus vaikutti suoraan siihen, saavuttiko projekti tavoitteensa. Itse asiassa projektit, joissa tukija oli erittäin tehokas, saavuttivat tai ylittivät tavoitteet yli kaksi kertaa useammin kuin projektit, joissa tukija oli hyvin tehoton. 79 % projekteista saavutti tai ylitti tavoitteet, kun tukijat olivat ”erittäin tehokkaita”, luku laski 50 %:iin ”melko tehokkaiden tukijoiden” kohdalla, ja siitä eteenpäin riski vain kasvaa.

Ylimmän johdon hyödyntäminen muutoksenhallinnan viestinnässä

Meillä on tietoja, joiden perusteella tiedämme, että ylimmän johdon tuki ja sitoutuminen ovat ratkaisevan tärkeitä intranetin menestykselle. Miten siis saat näiltä tärkeiltä tiimikavereilta aidosti näkyvää ja sitoutunutta tukea?

• Tutkimukset osoittavat, että organisaationlaajuisten muutosten yhteydessä käyttäjät haluavat kuulla kannustavia viestejä organisaation ylimmältä johdolta. Kyllä, myös suoraan esimiehiltä voi tulla hyviä viestejä, mutta tutkimusten mukaan paras tapa saada käyttäjät kuuntelemaan on ylimmän johdon ääni, joka tukee todella merkittävää uutista. Esittele nämä tutkimustulokset niille ylimmän johdon edustajille, joihin kohdistat viestisi, jotta voit perustella, miksi heidän äänellään ”muutoksen sanansaattajana” on merkitystä.
• Kun ylimmän johdon edustaja ymmärtää, miksi yritys toivoo hänen osallistumistaan, on aika aktivoida hänet. Yksi keino on tarjota ylimmän johdon tukijoille helppo tapa aloittaa vuorovaikutus intranetin kanssa. Harkitse kutsumaan heitä lähettämään valikoituja viestejä, jotka liittyvät intranetin ”merkittäviin hetkiin”.
• Kun päivität sivustoa lisäämällä uuden kanavan tai olet päivittänyt tietoja suositulla sivulla, pyydä yhtä organisaation ylimmistä johtajista ilmoittamaan muutoksesta. Kohdeyleisösi odottaa innokkaasti ylimmän johdon selitystä muutoksen syistä . Tämä voi olla myös ihanteellinen hetki heille muistuttaa yleisöäsi intranetin tärkeimmistä tavoitteista ja kannustaa lukijoita tukemaan näitä tavoitteita osallistumalla sivustoon tavoitteitasi tukevilla konkreettisilla tavoilla.
• Kun johtaja on julkaissut ensimmäisen viestinsä intranetissä, etsi edelleen muita organisaatiossa tapahtuvia muutoksia, joita hän voi tukea omalla äänellään, jotta alkuperäinen vauhti säilyy.
  
  

Kuinka saada ylimmän johdon mukaan

Innostakaa johtajia yleisellä suunnitelmalla.

Selitä johtajille, miksi heidän läsnäolonsa intranetissä on tärkeää sisäisen viestinnän kannalta. Korosta, millaista vaikutusta johdon viestintä voi tuottaa organisaatiollesi. Muista määritellä ja ehdottaa tavoitteita, aloitteita, aiheita, kanavia ja julkaisutiheyttä.

Keskity sisältöön.

Keskity erityisesti sisällön tyyppiin ja kohdeyleisöön. Pyydä johtajia pohtimaan seuraavia kysymyksiä: Saavuttaisinko suurimman vaikutuksen, jos jakaisin ajankohtaisia uutisia, juhlisin saavutuksia, tarjoaisin strategista tietoa tai keskustelisin työntekijöiden kanssa tietystä brändiarvosta? Millainen julkaisu sopisi parhaiten tämän johtajan tavoitteisiin ja intohimoihin? Ketä haluan tavoittaa hänen julkaisuillaan?

Kannusta työntekijöitä vuorovaikutukseen.

Kannusta työntekijöitä osallistumaan esittämällä kysymyksiä, rohkaisemalla kommentoimaan tai luomalla kyselyitä. Tämä vahvistaa yhteisöllisyyttä ja osallistumisen tunnetta. Lisää toimintakehotuksia (CTA) aina kun se on tarkoituksenmukaista, jotta osallistumista voidaan edistää. Toimintakehotuksia voivat olla esimerkiksi:

• ”Jätä kysymyksesi kommentteihin”
• ”Kerro mielipiteesi kommenteissa”
• ”Lue tämä [blogikirjoitus] saadaksesi lisätietoja”
• ”Juhli tätä hetkeä kanssani ja jaa ajatuksesi alla”
  
  

Valitse oikea muoto ja ajoitus.

Päätä sisällön yksityiskohdista, kuten:

• Mikä kanava sopii parhaiten julkaisuun?

• Sopiiiko julkaisu parhaiten artikkeliksi vai ilmoitukseksi?
• Sopisiko tälle johtajalle parhaiten video vai tekstimuoto?
• Milloin on paras aika julkaista viestejä kunkin johtajan osalta? (esim. ota huomioon aikavyöhykkeet, jotta saat maksimaalisen sitoutumisen ja kattavuuden)
  
  

Ole johdonmukainen.

Intranetin käyttäjät kaipaavat läpinäkyvyyttä. Kannusta organisaatiosi johtajia laatimaan säännöllinen julkaisuaikataulu, jotta viestintä on johdonmukaista ja luotettavaa.

Vinkkejä intranetin käyttöön ylimmän johdon edustajana

On tärkeää antaa ylimmälle johdolle valmiudet ja tarvittava koulutus, jotta he voivat julkaista sisältöä tehokkaasti ja johdonmukaisesti. Tässä on muutamia suosituksia ylimmälle johdolle, joka aikoo julkaista sisältöä yrityksesi intranetissä viestinnän vaikuttavuuden maksimoimiseksi.

Ole aito.

Kirjoita keskustelevalla tyylillä, joka heijastaa persoonallisuuttasi ja yrityksen kulttuuria. Aitous auttaa rakentamaan luottamusta.

Pidä teksti lyhyenä.

Koska tiivis sisältö on suositeltavaa, pyri pitämään viestisi lyhyinä ja ytimekkäinä. Käytä luetteloita ja alaotsikoita, jotta teksti on helpompi lukea.

Anna selkeät toimintakehotukset.

Jos haluat työntekijöiden ryhtyvän tiettyihin toimenpiteisiin, muista antaa selkeät ohjeet. Jos esität yleisölle kysymyksen julkaisussa, muista seurata kommentteja, jotta voit reagoida niihin ja vastata niihin.

Ylimmän johdon edustajat: Hyödyntäkää intranetin voima

Ylimmällä johdolla on avain intranetin täyden potentiaalin hyödyntämiseen. Heidän aktiivinen osallistumisensa ei ole vain lisäetu, vaan se on avain käyttäjien sitoutumisen edistämiseen ja elinvoimaisen verkkoyhteisön luomiseen. Ylimmän johdon jäsenet, voima intranetin elävöittämiseen on teissä. Vahvistamalla ääntänne inspiroitte yhteistyöhön, tiedon jakamiseen ja lopulta vahvempaan, yhtenäisempään organisaatioon.

Jos etsitte alustaa, joka yhdistää organisaationne kaiken tietämyksen sen henkilöstöön ja tehokkaaseen sisäiseen viestintään, kannattaa tutustua nopeasti Happeoon.

Ylimmän johdon osallistuminen on tärkein yksittäinen tekijä, joka edistää käyttäjien sitoutumista ja varmistaa, että yrityksesi intranet saavuttaa ensisijaiset tavoitteensa. Muutoksenhallinnan maailmanlaajuisen johtajan, Prosci-yrityksen, tutkimukset osoittavat johdonmukaisesti, että johdon aktiivinen tuki korreloi suoraan projektin menestyksen kanssa. Organisaatiot, jotka saavat ylimmältä johdoltaan näkyvää ja aktiivista tukea, pystyvät huomattavasti todennäköisemmin rakentamaan menestyvän ja hyvin hyödynnetyn digitaalisen kotipesän.

Tätä väitettä tukeva tilastollinen näyttö on vakuuttavaa. Hankkeet, joilla on erittäin tehokas ylimmän johdon tukija, saavuttavat tai ylittävät tavoitteensa yli kaksi kertaa useammin kuin hankkeet, joiden tukijat ovat tehottomia. Tarkemmin sanottuna tiedot osoittavat, että 79 prosenttia muutosaloitteista saavuttaa tavoitteensa, kun niillä on vahva johdon tuki. Tämä onnistumisaste laskee rajusti vain 50 prosenttiin, kun tukijat ovat vain jonkin verran tehokkaita, mikä aiheuttaa merkittävän riskin hankkeen toteutettavuudelle.

Näiden tilastojen lisäksi ylimmällä johdolla on ainutlaatuinen valta vahvistaa alustan uskottavuus. Organisaation muutosten aikana työntekijät hakevat vaistomaisesti ohjausta ja varmuutta hierarkian huipulta. Kun ylimmän johdon edustajat käyttävät intranetiä merkittävien tapahtumien julkistamiseen, he viestittävät, että alusta on lopullinen totuuden lähde. Tämä ylhäältä alaspäin suuntautuva vahvistus saa henkilöstön ”kuuntelemaan” ja lisää sitoutumista huomattavasti tehokkaammin kuin viestit, jotka välitetään yksinomaan suorien esimiesten toimesta.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi ylimmän johdon osallistuminen on niin tärkeää intranetin menestykselle?

Proscin tutkimuksen mukaan hankkeet, joissa on erittäin tehokas johtotason tukija, saavuttavat tai ylittävät tavoitteensa yli kaksi kertaa useammin kuin hankkeet, joissa tukijat ovat tehottomia — onnistumisprosentti on 79 % verrattuna vain 50 %:iin, kun tukijat ovat vain jonkin verran tehokkaita. Ylimmällä johdolla on myös ainutlaatuinen valta vahvistaa alustan merkitys, sillä työntekijät hakevat organisaatiomuutoksen aikana vaistomaisesti ohjausta hierarkian huipulta.

Miten saat ylimmän johdon aloittamaan kirjoittamisen intranetiin?

Aloita helpolla askeleella kutsumalla heidät julkistamaan jokin tietty ”merkittävä hetki”, kuten uuden kanavan avaaminen tai sivun uudistaminen, sen sijaan että pyytäisit heitä julkaisemaan sisältöä säännöllisesti heti alusta alkaen. Kun he ovat tehneet ensimmäisen julkaisunsa, etsi seuraava organisaatiomuutos, jota he voivat luonnollisesti tukea äänellään, jotta vauhti säilyy.

Millaista sisältöä ylimmän johdon tulisi julkaista vaikutuksen maksimoimiseksi?

Johtajien tulisi valita sisältöä, joka liittyy heidän todellisiin tavoitteisiinsa ja intohimoihinsa – kuten uutisten jakaminen, saavutusten juhlistaminen tai strategisen kontekstin tarjoaminen – yleisten viestien sijaan, ja yhdistää siihen selkeä kehotus toimia, kuten ”jättäkää kysymyksenne kommentteihin”. Julkaisujen tulisi olla lyhyitä, aitoja ja keskustelevia, sillä ytimekäs ja aito sisältö rakentaa johdonmukaisesti enemmän luottamusta kuin muodolliset, pitkät ilmoitukset.

Kuinka usein ylimmän johdon tulisi julkaista sisältöä, jotta intranet tuntuu aktiiviselta?

Jatkuvuus on tärkeämpää kuin julkaisutiheys – säännöllinen, ennakoitava julkaisuaikataulu luo työntekijöiden odottamaa läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta paremmin kuin satunnaiset aktiivisuuspiikit. Kanavan, muodon ja ajoituksen määrittäminen etukäteen (mukaan lukien aikavyöhykkeet, jotta tavoitettaisiin mahdollisimman laaja yleisö) auttaa johtajia ylläpitämään tätä rytmiä ilman, että se jää sivuseikaksi.