Jokaisessa organisaatiossa on piilotettu aarreaitta tietoa, joka jää laajalti huomaamatta: organisaation sisäinen tietämys. Tällä termillä viitataan kollektiivisiin kokemuksiin, taitoihin, oivalluksiin ja asiantuntemukseen, joita työntekijät jakavat keskenään epävirallisesti. Mutta tässä on ongelma: kun pitkäaikaiset työntekijät lähtevät, he vievät tämän korvaamattoman tietämyksen usein mukanaan. Jäljelle jää siis kysymys: miten tämä tärkeä tieto voidaan säilyttää ennen kuin se katoaa organisaatiosta?
Mitä yhteisön tieto on, ja miksi se on niin tärkeää?
Jos olet koskaan viettänyt ensimmäisen työpäiväsi uudessa työpaikassa kamppaillen toimistotulostimen kanssa tai yrittäen selvittää, miten kahvinkeitin toimii, tiedät, että vastaus löytyy harvoin työntekijäkäsikirjasta: se tulee kollegalta. Se on heimotietoa käytännössä: kirjoittamaton, kokemukseen perustuva osaaminen, joka pitää päivittäisen toiminnan sujuvana. Pienistä käytännön vinkeistä kriittisiin prosesseihin – tämäntyyppinen tieto kertyy vuosien työkokemuksen kautta. Se elää usein ihmisten pääissä eikä niinkään kirjallisissa ohjeissa. Olipa kyseessä sitten ajan myötä hiottu tietty työnkulku tai tieto asiakkaiden mieltymyksistä, yhteisön tietämys on keskeisessä roolissa tuottavuuden, tehokkuuden ja yleisen menestyksen kannalta. Jos sitä ei tallenneta ja jaeta, se voi aiheuttaa aukkoja organisaation toiminnassa, mikä johtaa sekaannukseen, tehottomuuteen ja uusien työntekijöiden hitaaseen perehtymiseen.
Yksi suurimmista riskeistä, joihin organisaatiot joutuvat, on tämän tiedon menetys, kun kokeneet työntekijät jäävät eläkkeelle tai siirtyvät uusiin tehtäviin. Kun työntekijä lähtee siirtämättä arvokkaita oivalluksiaan, nämä oppitunnit menevät hänen mukanaan. Lisäksi, jos organisaatiollasi ei ole vakiintunutta tiedon siirron prosessia, organisaation sisäinen tieto voi kadota huomaamatta, ja se tulee esiin vasta, kun on jo liian myöhäistä.
Toimenpiteet organisaation sisäisen tietämyksen säilyttämiseksi ennen kuin se katoaa
Kysymys onkin, miten tätä olennaista tietoa voidaan säilyttää ja suojella? Tässä on muutamia käytännön toimenpiteitä, joihin voit ryhtyä:
Dokumentoi kaikki (ja varmista, että tieto on helposti saatavilla)
Kannusta työntekijöitä dokumentoimaan prosessinsa, vinkkinsä, niksejään ja oppimansa asiat helposti saatavilla olevassa muodossa. Luo jaettuja digitaalisia tiloja, kuten Happeon kaltaisia tietopankkeja, joihin työntekijät voivat tallentaa ja helposti hakea tätä tietoa. Käytä malleja tai ohjeita dokumentointiprosessin standardoimiseksi, jotta sitä on helppo seurata ja päivittää. Esimerkiksi pyytämällä työntekijöitä laatimaan yksityiskohtaisia vaiheittaisia ohjeita monimutkaisiin tehtäviin, vianmääritysoppaita tai jopa yksinkertaisia parhaita käytäntöjä voidaan säästää aikaa, kun uudet työntekijät tai tiimit kohtaavat haasteita. Monissa tapauksissa, kun tieto on erittäin erityistä, sisällön tulisi mennä muodon edelle: salli epämuodollisempi tiedon tallentaminen, sillä sitä voidaan aina kehittää myöhemmin.
Mentorointi- ja työharjoitteluohjelmat
Kokeneiden työntekijöiden ja uusien tulokkaiden parittaminen on yksi parhaista tavoista välittää organisaation sisäistä tietoa. Mentoroinnin ja työharjoittelun kautta kokeneet työntekijät voivat jakaa oivalluksiaan reaaliajassa, tarjota arvokasta kontekstia ja vastata kysymyksiin, joihin ei löydy vastausta käyttöohjeesta. Se antaa työntekijöille myös mahdollisuuden oppia yrityskulttuurista ja kirjoittamattomista säännöistä, jotka jäävät usein huomiotta koulutusohjelmissa.
Laadi tietojen siirron tarkistuslistoja
Kun työntekijä valmistautuu lähtemään, laadi tiedon siirtoa koskeva prosessi. Tähän kuuluu tarkistuslistan laatiminen hänen tehtävistään, vastuualueistaan ja tärkeimmistä tiedoista, joita hän on kerännyt yrityksessä ollessaan. Kannustamalla (liiankin) yksityiskohtaiseen tärkeiden prosessien dokumentointiin varmistetaan, että vaikka työntekijä lähteekin, tärkeät yksityiskohdat eivät lähde hänen mukanaan. Tee tästä tarkistuslistasta vakiintunut osa lähtömenettelyä. Tämän prosessin käyttöönotto auttaa myös jääviä työntekijöitä tuntemaan vähemmän ahdistusta ja olemaan paremmin valmistautuneita muutokseen.
Käytä yhteistyötyökaluja
Hyödynnä yhteistyötyökaluja, kuten wikejä, jaettuja asiakirjoja ja jopa videotallenteita, joiden avulla työntekijät voivat tallentaa tietonsa reaaliajassa. Google Docs, Trello ja Happeo kaltaiset työkalut mahdollistavat saumattoman yhteistyön ja dokumentoinnin.
Edistä tiedonjakamisen kulttuuria
Edistä avointa kulttuuria, jossa työntekijöitä kannustetaan jakamaan tietämystään ja kokemuksiaan keskenään. Tunnusta ja palkitse niitä, jotka käyttävät aikaa prosessiensa dokumentointiin, auttavat muita ja edistävät tiimin tietämystä. Järjestä tietojen jakamistilaisuuksia, joissa työntekijät voivat vaihtaa näkemyksiä, tai avaa Happeo-kanava ”pikavinkkejä” varten.
Suorita säännöllisiä ”tietotarkastuksia”
Varmista, että tietojen siirto prosessi päivitetään säännöllisesti. Suorita auditointeja tai arviointeja tunnistaaksesi tietopuutteet tai alueet, joilta kriittistä tietoa vielä puuttuu. Tarkista säännöllisesti työntekijöiltä, ovatko he päivittäneet dokumentaatiota tai onko uutta tietoa, jota tulisi jakaa.
Yhteenveto
Organisaation sisäinen tieto on uskomaton resurssi, joka oikein hyödynnettynä voi parantaa tiimisi tehokkuutta ja pitkän aikavälin menestystä. Mutta jos et aktiivisesti vaali sitä, vaarannat arvokkaiden oivallusten menettämisen joka kerta, kun työntekijä lähtee. Edistämällä tiedonjakamisen kulttuuria, ottamalla käyttöön tehokkaita tiedonsiirtokäytäntöjä ja käyttämällä oikeita työkaluja voit varmistaa, että organisaation sisäinen tieto pysyy organisaatiosi voimavarana riippumatta siitä, kuka tulee tai lähtee.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä organisaation sisäinen tietämys on ja miksi se on tärkeää?
Organisaation sisäinen tieto on kirjoittamatonta, kokemukseen perustuvaa osaamista, jota työntekijät ovat keränneet ajan mittaan ja jota he jakavat epävirallisesti. Se on tärkeää, koska se pitää päivittäisen toiminnan sujuvana, vaikka se harvoin löytyy virallisista asiakirjoista.
Mitä tapahtuu, jos organisaation sisäistä tietämystä ei tallenneta ennen työntekijän lähtöä?
Jos organisaation sisäistä tietämystä ei tallenneta, se katoaa työntekijän mukana, mikä aiheuttaa toimintaan aukkoja, jotka ilmenevät sekaannuksena, tehottomuutena ja hitaampana perehtymisprosessina hänen tehtävänsä ottavalle seuraajalle.
Mitkä ovat tehokkaita tapoja säilyttää organisaation sisäinen tieto?
Tehokkaita tapoja säilyttää organisaation sisäistä tietoa ovat prosessien dokumentointi helposti saatavilla olevaan tietokantaan, kokeneiden työntekijöiden parittaminen uusien työntekijöiden kanssa mentoroinnin ja työharjoittelun avulla sekä tietojen siirtoa koskevien tarkistuslistojen laatiminen ennen työntekijän lähtöä.
Miten organisaatiot voivat tehdä tiedon jakamisesta osan kulttuuriaan?
Organisaatiot voivat rakentaa tiedonjakamisen kulttuuria antamalla tunnustusta työntekijöille, jotka dokumentoivat prosessinsa, järjestämällä säännöllisiä tiedonjakamistilaisuuksia sekä suorittamalla säännöllisiä tietotarkastuksia puutteiden havaitsemiseksi ennen kuin niistä tulee ongelma.
