Intranetti tehostaa työpaikan yhteistyötä tarjoamalla hajautuneille tiimeille yhden yhteisen alustan viestintään, tiedostojen jakamiseen ja projektisuunnitteluun — ja korvaa siten eristyneisyyden ja koordinaatio-ongelmat, joita syntyy luonnostaan, kun tiimit eivät enää työskentele samassa tilassa. Kun etätyö, hybridityöskentely ja globaalit tiimit ovat nykyään arkipäivää, yhteinen digitaalinen yhteistyöalusta on muuttunut valinnaisesta välttämättömäksi.
Gallupin tutkimuksen mukaan 85 % amerikkalaisista työntekijöistä ei ole sitoutunut työhönsä, ja alhainen sitoutuminen heikentää suoraan yhteistyötä. Alla on kahdeksan konkreettista tapaa, joilla intranet ratkaisee tämän ongelman.
1. Intranetit tukevat avointa viestintää
Olipa kyseessä sitten yrityksen tärkeä ilmoitus, julkinen kiitos tiimille tai muistutus yleiskokouksesta, avoin viestintä on yhteistyön perusta. Intranetin avulla voit tavoittaa työntekijät erillisten kanavien, suorien viestien, kalenteriin linkitettyjen tapahtumailmoitusten tai jaettujen tiedostojen kautta – mikä tukee sekä ylhäältä alas- että alhaalta ylös -viestintää. Mitä avoimemmin yritys viestii, sitä sitoutuneemmiksi työntekijät tuntevat itsensä ja sitä motivoituneempia he ovat tekemään yhteistyötä yhteisten projektien ja määräaikojen parissa.
2. Intranetit edistävät läpinäkyvyyttä tiedostojen jakamisen kautta
Tunne, että päätöksenteosta jää paitsi, estää aktiivisesti yhteistyötä. Intranet torjuu tämän tekemällä esimerkiksi henkilöstöpolitiikasta, perehdytysprosesseista, työntekijähakemistosta ja liiketoimintakertomuksista koostuvan tiedon avoimesti kaikkien saataville. Avoimuus on erityisen tärkeää, kun tiimit ovat hajallaan ympäri maailmaa, sillä työntekijät eivät voi enää luottaa siihen, että he kuulevat taustatietoja sattumalta jaetussa toimistossa.
3. Intranetit vähentävät siiloja ja lisäävät selkeyttä
Viestinnän siilo syntyy, kun tieto pysyy yhden tiimin sisällä sen sijaan, että se leviäisi koko yritykseen, ja se johtaa usein väärään tietoon, virheellisiin toimituksiin tai epäjohdonmukaisiin päätöksiin. Siilojen purkaminen tarkoittaa viestinnän avaamista koko organisaatiolle, ja hyvin toteutettu intranet, jossa on selkeät viestintäkanavat, tekee tämän suoraan antamalla jokaiselle tiimille saman yhteisen työtilan.
4. Intranetit luovat epävirallisia yhteyksiä sosiaalisten ominaisuuksien kautta
Etätyö poistaa ne pienet, epäviralliset vuorovaikutustilanteet – käytäväkeskustelut, lounastauon jutustelut – jotka aiemmin pitivät tiimejä sosiaalisesti yhdessä. Yksinkertaiset sosiaaliset ominaisuudet, kuten reaktiot ja kommentit intranet-viesteihin, antavat työntekijöille mahdollisuuden olla jälleen rennosti yhteydessä toisiinsa ja jakaa ajatuksiaan ja reaktioitaan samalla tavalla kuin he tekisivät luonnollisesti kasvotusten. Se kuulostaa pieneltä asialta, mutta se lieventää merkittävästi etätyöntekijöiden usein mainitsemaa eristyneisyyttä.
5. Intranetit helpottavat menestyksen juhlistamista
Työntekijöillä, joiden työtä ei koskaan tunnusteta, on vain vähän motivaatiota tehdä innokkaasti yhteistyötä seuraavassa projektissa. Intranetin oma tunnustuskanava – projektien onnistumisia, saavutuksia tai hyviä uutisia varten – tuo menestyksille näkyvyyttä silloinkin, kun tiimit eivät voi kokoontua kasvotusten, ja tämä näkyvyys vahvistaa motivaatiota jatkaa yhteistyötä.
6. Intranetit luovat tilaa koulutukselle ja osaamisen kehittämiselle
Uuden oppiminen on yksi luotettavimmista tavoista lisätä itseluottamusta ja sitoutumista työssä. Hyvin järjestetyn intranetin avulla on helppo julkaista koulutusmateriaaleja, jakaa tarvittavia asiakirjoja ja myöntää käyttöoikeuksia oikeille työntekijöille – ja aktiivisesti oppivat työntekijät tekevät yleensä mieluummin yhteistyötä ympärillään olevien kollegoiden kanssa.
7. Intranetit yhdistävät koko yrityksen, eivät vain yksittäisiä tiimejä
Siloja purkamisen lisäksi intranet yhdistää aktiivisesti ihmisiä koko organisaatiossa – hakutoiminnolla varustettu työntekijähakemisto, avoimet koulutustilaisuudet, julkiset tapahtumat ja aihekohtaiset kanavat helpottavat johtajien ja nuorempien työntekijöiden tai henkilöstöhallinnon ja markkinoinnin välistä yhteydenpitoa tavoilla, jotka eivät muuten tapahtuisi luonnollisesti.
8. Intranet antaa jokaiselle työntekijälle äänen – jos heille annetaan mahdollisuus
Intranetin käyttöönotto on vasta ensimmäinen askel; yhteistyötä edistää vasta se, että työntekijöille annetaan aito mahdollisuus vaikuttaa sen rakentamiseen ja käyttöön. Työntekijöiden ottaminen mukaan varhaisessa vaiheessa, jotta he voivat ehdottaa ominaisuuksia ja nähdä omat panoksensa heijastuvan lopullisessa alustassa, luo paljon vahvemman omistajuuden tunteen kuin pelkkä uuden työkalun julkistaminen. Tämä on tärkeää, koska käyttöönotto ei tapahdu itsestään: Prescient Digital Median tutkimuksen mukaan vain 13 % työntekijöistä käyttää intranetiä päivittäin. Käytännön hyötyjen selkeä esittely ja ihmisten osallistaminen alusta lähtien ovat se, mikä todella nostaa tätä lukua.
Aloittaminen
Tästä eteenpäin tie on suoraviivainen: ota intranet käyttöön, keskustele työntekijöiden kanssa avoimesti sen eduista ja käytöstä sekä avaa ensimmäiset kanavasi. Kun työntekijät ovat aidosti omaksuneet alustan, läpinäkyvyyden säilyttäminen ja avoin viestintä ylläpitävät sitä yhteistyötä, jonka olet päättänyt rakentaa.
Varaa esittely osoitteesta ja katso, miten Happeo tukee hajautettujen tiimien välistä yhteistyötä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten intranet voi auttaa murtamaan viestinnän siiloja yrityksen sisällä?
Viestinnän siilot syntyvät, kun tieto jää yksittäisten tiimien sisälle sen sijaan, että se leviäisi koko yritykseen, mikä voi johtaa epäyhtenäisyyteen, väärään tietoon ja virheellisiin päätöksiin. Intranet ratkaisee tämän toimimalla keskitettynä alustana, jolla on avoimet viestintäkanavat. Näin eri osastojen on helppo jakaa ajankohtaista tietoa läpinäkyvästi sen sijaan, että keskustelut rajoittuisivat yksityisiin sähköposteihin tai tiimikohtaisiin chat-keskusteluihin.
Mitkä ovat parhaat tavat käyttää intranetiä, jotta työntekijät tuntevat olevansa tiiviimmin yhteydessä toisiinsa?
Koska Gallupin tutkimuksen mukaan 85 % amerikkalaisista työntekijöistä ei ole sitoutuneita työhönsä, yhteishenki vaikuttaa suoraan yhteistyöhön. Sosiaaliset ominaisuudet, kuten reaktiot ja kommentit, antavat etätyöntekijöille mahdollisuuden vuorovaikutukseen rennolla tavalla, aivan kuten fyysisessä toimistossa, ja erityiset tunnustuskanavat, joilla saavutuksia juhlistetaan julkisesti, antavat työntekijöille syyn tuntea itsensä arvostetuiksi ja pysyä sitoutuneina.
Miten varmistetaan, että työntekijät todella ottavat uuden intranetin käyttöön ja käyttävät sitä?
Käyttöönotto on todellinen haaste — Prescient Digital Median tutkimuksen mukaan vain 13 % työntekijöistä käyttää intranetiä päivittäin. Työntekijöiden ottaminen mukaan käyttöönottoprosessiin alusta alkaen, jotta he voivat vaikuttaa ominaisuuksiin ja nähdä oman palautteensa heijastuvan alustassa, luo omistajuuden tunnetta, joka edistää säännöllistä käyttöä paljon tehokkaammin kuin pelkkä uuden työkalun julkistaminen.
Mitä eroa on viestinnän siilolla ja terveellä tiimikohtaisella viestinnällä?
Tiimikohtaisesta viestinnästä tulee siilo, kun muiden osastojen tarvitsemat tiedot eivät koskaan saavuta niitä, mikä johtaa päällekkäiseen työhön tai ristiriitaisiin päätöksiin. Terve viestintä antaa tiimeille mahdollisuuden käyttää omia työkäytäntöjään, mutta samalla tärkeät päivitykset välittyvät koko organisaatiolle jaetun alustan kautta, jolloin mikään kriittinen asia ei jää yhden tiimin kuplaan.
