Etätyöskentelyllä on epäilemättä omat etunsa, mutta niin on myös yhteyden tunteella työtovereihin. Lukuisat tutkimukset ovat osoittaneet, kuinka hyödyllistä yhteishenki työpaikalla on – tuottavuuden kasvusta työntekijöiden vaihtuvuuden vähenemiseen. Eräässä Harvard Business Review -lehden tutkimuksessa todettiin jopa, että työntekijät, jotka tuntevat olevansa arvostettuja, suoriutuvat paremmin.
Jaime Cannon on Super Coffeen työntekijäkokemuksesta vastaava johtaja. Kuuden vuoden kokemuksella koulunopettajana Jaime tietää viestinnästä muutaman asian. Hän jakoi meille muutamia vinkkejä ja neuvoja siitä, miten työntekijöiden yhteishenki voidaan ylläpitää etätyöskentelyn aikana.
Uusien työntekijöiden toivottaminen tervetulleiksi etätyöskentelyn aikana – mitä kannattaa ja mitä ei kannata tehdä
Jaime kertoo, ettei pidä olettaa, että ihmiset osaavat ottaa yhteyttä: ”Ensimmäinen askel on ottaa käyttöön oikeat digitaaliset työkalut, mutta ei voi olettaa, että asiat hoituvat itsestään. Ihmiset tarvitsevat pienen kannustuksen päästäkseen pois mukavuusalueeltaan, ja heidän on tunnettava olonsa turvalliseksi voidakseen tehdä niin.”
”Sama pätee muutoksenhallintaan. Kun jaat päivityksiä tai uutisia, joista tiimisi on oltava tietoinen, älä oleta, että kaikki tulkitsevat asioita samalla tavalla kuin yritys. Esittele uutiset tavalla, joka kannustaa palautteeseen ja antaa ihmisille mahdollisuuden esittää kysymyksiä tai ehdotuksia. Haluat ihmisten jakavan ajatuksiaan, koska et voi koskaan tietää, mitä heidän omalla vaikutusalueellaan tapahtuu ja mitä et ole ottanut huomioon. Ja sinun on varmistettava, että pidät uudet työntekijät mielessäsi, kun otat käyttöön palautemahdollisuuksia.
”Pidä viestintäkanavat todella avoimina, jotta ihmiset voivat hyödyntää niitä, ja yritä luoda kulttuuri, jossa ihmiset tuntevat voivansa toimia vapaasti. Molemmissa asioissa on paljon sanottavaa: sinulla on oltava keinot toteuttaa se, mutta tarvitset myös asennetta rakentaa kulttuuria, jossa ihmisten on hyväksyttävää viedä asioita ylöspäin kanavassa eikä vain alaspäin.”
Tämä tarkoittaa käytännössä seuraavaa:
- Luo avoimen viestinnän kulttuuri
- Valitkaa parhaat työkalut digitaaliseen viestintään
- Ota uudet työntekijät mukaan ja rohkaise heitä kommunikoimaan avoimesti
- Älä oleta, että ihmiset osaavat ottaa yhteyttä
Mikä on työntekijän elinkaaren tärkein osa?
Ihmisten välinen yhteys säilyy muuttumattomana koko työntekijän elinkaaren ajan. Tuon yhteyden ylläpitäminen sekä alusta asti mukana olleiden että juuri liittyneiden työntekijöiden kanssa ei ole helppoa — Super Coffee -yrityksessä on työntekijöitä, jotka ovat olleet siellä kuusi vuotta, ja uusia tulokkaita, jotka eivät ole vielä tavanneet yhtään kollegaa kasvotusten.
Jaime selittää: ”Kun aloitat uudessa työssä, ihmisten välisten yhteyksien luominen on keskeinen osa työntekijäkokemusta ja työntekijän elinkaarta. Tämä korostuu entisestään – ja muuttuu haastavammaksi – etätyöskenneltäessä. Yritämme jatkuvasti miettiä, mitä mahdollisuuksia on tarjolla virtuaalisesti, mutta myös tulevia mahdollisuuksia tavata kasvotusten. On tärkeää muistaa, että inhimillisen yhteyden on oltava olemassa jollain tasolla, jotta se voi siirtyä digitaaliseen maailmaan. Tärkeintä on löytää se tasapaino, joka varmistaa, että ihmiset tuntevat kuuluvansa yhteisöön. Tätä varten on keskityttävä siihen, että ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi nopeasti, koska heiltä vaaditaan tärkeän työn tekemistä, ja se on vaikeaa pelkän näytön välityksellä.”
Älä yritä aina ”korjata” asioita
Kuunteleminen on joskus tärkeämpää kuin ongelmien ratkaiseminen. Johtajana vastuu joidenkin näiden ongelmien ratkaisemisesta lankeaa sinulle – mutta joskus sinun ei pitäisi keskittyä ongelmien korjaamiseen vaan niiden kuuntelemiseen.
Jaime selittää: ”Pelkkä kuunteleminen voi olla haaste. Mutta joskus kyse on siitä, että annetaan ihmisille tilaa puhua ilman, että välttämättä yritetään korjata tilannetta. Ihmiset haluavat tulla kuulluiksi – kyse on siitä, että heille annetaan tilaa puhua ja jakaa ajatuksiaan.”
”On toki asioita, jotka vaativat toimintaa. Mutta kun elää eristyneessä maailmassa, ihmiset haluavat vain tulla hyväksytyiksi ja tietää, että se, mitä he ovat kokemassa, on ok.”
Meillä kaikilla on jo ollut osamme virtuaalikokouksista, emmekä ehkä halua enää lisää. Mutta joskus pelkkä puhelu, jonka tarkoituksena on vain puhua ja jakaa ajatuksia, voi merkitä valtavasti.
Näytä esimerkkiä
Johtajien näkyvä osallistuminen madaltaa kynnystä kaikille muillekin. ”Joskus työntekijöille voi tuntua hieman pelottavalta julkaista sisältöä yrityksen sisäisessä sosiaalisessa intranetissä”, Jaime sanoo. ”Toisaalta, mitä useammin he näkevät esimiehensä, ylimmän johdon tai yrityksen perustajien esittävän avoimia kysymyksiä ja jakavan vastauksia, sitä enemmän verho nousee. Uskon, että ihmiset alkavat tuntea olonsa mukavammaksi ja uskaltavat tuoda itseään esiin. Useimmilla on jo oma suosikkisivusto, jolla he viihtyvät vuorovaikutuksessa. Kyse on siitä, että hyödynnetään tätä olemassa olevaa potentiaalia ja saadaan ihmiset osallistumaan sisäisesti.”
Tule esiin, rakenna luottamusta, älä pakota mihinkään
Jaime jättää meille lopuksi viisaan neuvon: ”Jos pystyt näyttämään esimerkkiä siitä käyttäytymisestä, jota pyydät muilta, ihmisten on helpompi osallistua. Julkaisen sisäisessä intranetissämme paljon asioita, joita en välttämättä jakaisi LinkedInissä tai Instagramissa. Jos ihmiset näkevät, että pyydän heitä avautumaan samalla kun avaudun itsekin, uskon sen herättävän luottamusta ja kuuluvuuden tunnetta yrityksessä kaikille. Kuuluvuuden tunnetta ei voi pakottaa, mutta sitä voi rohkaista.”
Usein kysytyt kysymykset
Miten johtajat voivat ottaa uudet etätyöntekijät tehokkaasti vastaan ja perehdyttää heidät?
Luo avoimia viestintäkanavia ja tarjoa aktiivista tukea sen sijaan, että olettaisit yhteyden syntyvän luonnostaan. Esittele yritysuutisia tavalla, joka kannustaa aktiivisesti kysymyksiin ja palautteeseen, ja pidä viestintäkanavat avoimina molempiin suuntiin, jotta työntekijät uskaltavat tuoda esiin ideoita sen sijaan, että vain vastaanottaisivat ohjeita.
Mikä on paras tapa, jolla etätyön johtajat voivat rakentaa luottamusta ja kannustaa sitoutumista?
Näytä esimerkkiä. Kun työntekijät näkevät säännöllisesti, että johtajat, ylimmän johdon edustajat ja perustajat julkaisevat viestejä ja vastaavat niihin yrityksen sisäisessä intranetissä, muidenkin on paljon helpompi tehdä samoin. Johtajat, jotka osoittavat aitoa haavoittuvuutta sen sijaan, että julkaisisivat vain kiillotettuja päivityksiä, herättävät yleensä syvempää luottamusta ja vahvempaa yhteenkuuluvuuden tunnetta koko tiimissä.
Miten johtajien tulisi käsitellä työntekijöiden ongelmia ja virtuaalisen viestinnän haasteita?
Aseta aktiivinen kuunteleminen etusijalle sen sijaan, että yrittäisit ratkaista jokaista ongelmaa välittömästi. Etätyöskentely- tai eristyneessä työympäristössä työntekijät haluavat usein vain tulla kuulluiksi ja tunnustetuiksi, ja puhtaasti jakamiseen ja yhteydenpitoon tarkoitettujen puheluiden varaaminen ongelmanratkaisun sijaan voi merkittävästi parantaa hyvinvointia, vaikka virtuaalikokoukset tuntuvatkin jo sinänsä uuvuttavilta.
Miksi ihmisten välinen yhteys on etätyöympäristössä entistä tärkeämpää, ei vähemmän tärkeää?
Etätyö poistaa ne satunnaiset kasvokkain tapahtuvat hetket, jotka aiemmin loivat yhteyttä automaattisesti, minkä vuoksi yhteyden luominen tarkoituksellisesti on sekä haastavampaa että tärkeämpää. Tasapainon löytäminen virtuaalisten yhteydenpitomahdollisuuksien ja tulevien kasvokkain tapahtuvien hetkien välillä auttaa sekä pitkäaikaisia työntekijöitä että uusia tulokkaita tuntemaan, että he todella kuuluvat yhteisöön.
