Etätyöhön sopeutuminen edellyttää oikeaa teknologiaa, selkeitä viestintäohjeita sekä harkittua tapaa mitata, pysyvätkö työntekijät sitoutuneina, kun toimisto katoaa. Monet yritykset epäröivät tätä muutosta pelätessään tuottavuuden laskua tai yksinkertaisesti siksi, että ne eivät ole vielä investoineet oikeisiin viestintävälineisiin. Oikealla lähestymistavalla siirtymä ei tarvitse olla vaikeaa.
1. Varmista ensin etätyötilojen turvallisuus
Etätyö tuo mukanaan todellisia tietoturvariskejä, ja ne on hoidettava ennen kaikkea muuta. Asiakkaiden luottamuksellisia tietoja käsittelevien tiimien tulisi suojata digitaaliset työtilansa tietomurroilta erityisen huolellisesti. Virtuaalinen yksityisverkko (VPN) tarjoaa työntekijöille turvallisen pääsyn yritysverkkoon ja intranetiin ilman, että arkaluontoisia tietoja altistetaan laajemmalle internetille.
2. Tarkista nykyiset viestintävälineesi
Kaikki toimistokäyttöön suunnitellut viestintävälineet eivät välttämättä toimi etätyöskentelyssä. Sähköpostin lähettäminen ja vastauksen odottaminen ei ole tehokasta kiireellisissä projekteissa, joten pikaviestintä mahdollistaa kollegoiden välisen nopean yhteydenpidon, kun taas etukäteen sovitut videoneuvottelut korvaavat kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen, joka muuten menetetään.
3. Kerää tiimiltäsi suoraa palautetta
Tiiminvetäjien on tiedettävä, mitä työntekijät todella tarvitsevat menestyäkseen etätyössä. Kysely on yksinkertainen tapa selvittää, mitä konkreettisia ongelmia työntekijöillä on ja mitä mieltä he ovat jo käytössä olevista työkaluista – juuri tämän palautteen avulla voidaan varmistaa, että etätyöstrategia ratkaisee todellisia ongelmia eikä oletettuja.
4. Laadi selkeät viestintäohjeet
Epäselvyys siitä, miten ja milloin viestitään, aiheuttaa etätyöskentelyssä nopeasti kitkaa. Google Workspace -työkalut ovat tulleet suosituiksi nimenomaan siksi, että niihin pääsee millä tahansa selaimella ja laitteella – videoneuvottelut Google Meetin kautta, reaaliaikainen asiakirjojen yhteistyö Docsissa ja Slidesissa sekä kalenteriin integroitu aikataulutus pitävät etätyöntekijät aidosti ajan tasalla sen sijaan, että he joutuisivat arvaamaan, mitä heiltä odotetaan.
5. Panosta koulutukseen ja oppimiseen
Etätyöskentelyyn liittyvien työkalujen käytön aloittelevat työntekijät tekevät enemmän virheitä ilman asianmukaista koulutusta. Säännöllinen koulutus yrityksen tosiasiallisesti käyttämillä alustoilla lisää sitoutumista ja vähentää jatkuvaa valvontatarvetta, ja yhteistyöhön perustuva oppiminen antaa työntekijöille mahdollisuuden ratkaista ongelmia yhdessä tiiminä sen sijaan, että he tekisivät sen yksin.
6. Viestitä uudesta strategiasta selkeästi
Liiallinen viestintä on todellinen riski, kun etätyökalut on otettu käyttöön. Liian monet pikaviestit tai videopuhelut voivat häiritä varsinaista projektityötä, joten asettamalla selkeät odotukset siitä, miten ja milloin tiimin jäseniin otetaan yhteyttä – videon, chatin tai sähköpostin kautta – vältetään sekä väärinkäsitykset että tarpeettomat keskeytykset.
7. Valitse oikea yhteistyöalusta
Etätyöntekijät, joilla ei ole oikeita työkaluja, voivat alkaa tuntea olevansa irrallaan tiimistä. Videoneuvottelu- ja chat-ominaisuudet, jotka saavat ihmiset tuntemaan kuuluvansa tiimiin aikavyöhykkeestä riippumatta, ovat tässä yhteydessä ratkaisevan tärkeitä – Slackin kaltaiset työkalut sopivat hyvin nopeisiin kysymyksiin ja rentoihin keskusteluihin, Zoom videopuheluille ja näytön jakamiselle sekä erilliset projektinhallintatyökalut varsinaisen työn seurantaan.
8. Mittaa sitoutumista tarkoituksellisesti
Sitoutuminen ei synny itsestään etätyöskentelyssä. Kyselyt ovat yleisin tapa kerätä palautetta, mutta säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset paljastavat yleensä enemmän siitä, miten viestintä todellisuudessa sujuu. Rehellisen palautteen antamisen pelon poistaminen – myös kohderyhmäkeskustelujen tai työsuhteen päättymis haastattelujen avulla – tekee näistä keskusteluista aidosti hyödyllisiä sen sijaan, että ne olisivat pelkkää näennäistä.
9. Luo rutiineja, jotka kestävät siirtymävaiheen yli
Johdonmukaisuus on se, mikä tekee etätyöstä kestävää pitkällä aikavälillä. Lyhyet päivittäiset tai viikoittaiset puhelut työaikana luovat yhteenkuuluvuuden tunnetta, ja työntekijöiden kannustaminen varaamaan työajat ja tauot kalentereihinsa auttaa ylläpitämään järjestystä. Nämä rutiinit pysyvät yleensä hyödyllisinä vielä kauan sen jälkeen, kun alkuperäinen siirtyminen etätyöhön on saatu päätökseen.
Varaa esittely osoitteesta ja katso, miten Happeo tukee etätyöskenteleviä ja hajautettuja tiimejä.
Usein kysytyt kysymykset
Miten yritykset voivat suojata arkaluontoisia tietoja siirtyessään etätyöhön?
Digitaalisten työtilojen suojaaminen tietomurroilta on oltava etusijalla alusta alkaen, erityisesti niiden työntekijöiden osalta, jotka käsittelevät asiakkaiden tai yrityksen luottamuksellisia tietoja. Virtuaalinen yksityisverkko (VPN) tarjoaa työntekijöille turvallisen, salatun yhteyden yritysverkkoon ja intranetiin, ja yhdistämällä sen säännölliseen tietojenkäsittelykoulutukseen voidaan ehkäistä inhimillisiä virheitä, jotka aiheuttavat suurimman osan tietoturvaloukkauksista.
Mitä toimenpiteitä yritysten tulisi toteuttaa luodakseen tehokkaat viestintäohjeet etätyöskenteleville tiimeille?
Aloita tarkastelemalla olemassa olevia työkaluja selvittääksesi, mitkä niistä todella toimivat etätyöskentelyssä, ja määritä sitten selkeästi, miten ja milloin työntekijöiden tulisi käyttää sähköpostia, pikaviestintää tai videopuheluita. Yhtä tärkeää on suojautua liialliselta viestinnältä – kannustamalla työntekijöitä merkitsemään työajat ja kokoukset jaettuihin kalentereihin pidetään kaikki ajan tasalla ilman jatkuvia keskeytyksiä.
Miten johtajat voivat mitata ja ylläpitää työntekijöiden sitoutumista etätyöskentelyssä?
Yhdistä säännölliset kyselyt ennalta sovittuihin kahdenkeskisiin tapaamisiin, sillä kahdenkeskisissä keskusteluissa paljastuu yleensä rehellisempi kuva siitä, miten viestintä todellisuudessa sujuu. Sellaisen kulttuurin luominen, jossa työntekijät uskaltavat olla rehellisiä – ja jota vahvistetaan kohderyhmäkeskusteluilla tai työsuhteen päättymiskeskusteluilla – tekee palautteesta hyödyllistä sen sijaan, että se olisi pelkkä muodollisuus.
Mitkä viestintävälineet toimivat parhaiten hajautetuissa etätyötiimeissä?
Slackin kaltaiset pikaviestintäjärjestelmät sopivat hyvin nopeisiin kysymyksiin ja rentoon keskusteluun, kun taas Zoom- tai Google Meet -kaltaiset videotyökalut korvaavat kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen, joka muuten menetetään. Google Workspacen reaaliaikainen asiakirjojen yhteistyö Docsissa ja Slidesissa täydentää kokonaisuuden, sillä sen avulla tiimit voivat muokata tiedostoja yhdessä ilman, että heidän tarvitsee olla samassa paikassa tai edes samassa aikavyöhykkeessä.
