Ensimmäisen intranetin hankkiminen on aivan erilainen prosessi kuin vanhan korvaaminen, vaikka useimmissa hankintaoppaissa näitä kahta pidetäänkin samanlaisina. Intranetin korvaava yritys tietää jo, mitä se inhoaa vanhassa järjestelmässä. Sillä on luettelo konkreettisista valituskohtista, karkea käsitys siitä, miltä ”parempi” järjestelmä näyttäisi, ja usein jo käynnissä oleva siirtoprojekti, jonka tarkoituksena on siirtää olemassa oleva sisältö uuteen kohteeseen. Ensimmäistä intranettia hankkivalla yrityksellä ei ole mitään näistä. Vertailukohtaa ei ole, siirrettävää sisältöä ei ole, eikä sisäisesti ole usein vielä juurikaan yksimielisyyttä siitä, mitä ongelmia alustan edes pitäisi ratkaista.
Tämä ero muuttaa sitä, mikä ostopäätöksessä todella on merkityksellistä. Ensikertalaiset ostajat taipuvat ylikorjaamaan jompaankumpaan suuntaan. Jotkut menevät liian suureen suuntaan valitsemalla yritysalustan, joka on rakennettu viisi kertaa suuremmille yrityksille, houkuteltuina ominaisuusluettelosta, joka kuulostaa vaikuttavalta esittelyssä mutta muuttuu muutamassa kuukaudessa käyttämättömäksi monimutkaisuudeksi. Toiset taas valitsevat liian pienen ratkaisun, ottavat mitä tahansa ilmaista tai olemassa olevaan tilaukseen sisältyvää, ja päätyvät vuoden sisällä takaisin lähtöruutuun, kun yritys kasvaa ulos työkalusta, jota ei alun perinkään ollut tarkoitettu todelliseksi intranetiksi.
Mikä todella merkitsee ensimmäisessä ostossa
Kun ohitetaan molemmat ääripäät, ensikertalaisen on yleensä parempi punnita kolme asiaa, joita useimmat ominaisuusvertailut aliarvioivat.
Ensimmäinen on joustavuus. Yrityksellä, jolla ei ole olemassa olevaa intranet-rakennetta, on edessään monia organisaatiopäätöksiä, joita se tekee ensimmäistä kertaa: mikä lasketaan ohjeeksi ja mikä pikapäivitykseksi, kuka omistaa minkäkin sivun, miten sisältö tulisi ryhmitellä. On lähes varmaa, että joitakin näistä päätöksistä tehdään väärin ensimmäisellä yrityksellä. Vähiten merkityksellinen alusta on sellainen, joka vaatii etukäteen päätettävää jäykkää rakennetta ja jota on vaikea muuttaa myöhemmin. Merkittävin alusta on sellainen, joka antaa yritykselle mahdollisuuden sopeutua sitä mukaa, kun se oppii, mitä sen omat työntekijät todella etsivät.
Toinen kriteeri on sopivuus siihen, mitä jo käytetään päivittäin. Ensimmäisen intranetin ei tarvitse saada työntekijöitä omaksumaan täysin uutta työskentelytapaa. Sen tulee laajentaa jo olemassa olevia tapoja. Esimerkiksi yritys, joka käyttää jo Google Workspacea, saa paljon enemmän hyötyä alustasta, joka on rakennettu sen pohjalle, kuin sellaisesta, joka tuo mukanaan täysin erillisen kirjautumisen, erillisen tiedostojärjestelmän ja toisen paikan, jonka tarkistamisen on muistettava.
Kolmas tekijä on aidosti nopea hyötyjen saavuttaminen. Ensimmäistä kertaa intranetin hankkivat yritykset harvoin jaksavat odottaa pitkää, useita vuosineljänneksiä kestävää käyttöönottoa, koska olemassa oleva intranet ei aiheuta tarpeeksi päivittäisiä ongelmia, jotka oikeuttaisivat tällaisen investoinnin. Ensimmäisen intranetin koko tarkoitus on yleensä ratkaista muutama konkreettinen ja näkyvä ongelma, kuten ohje, jota kukaan ei löydä, tai perehdytysprosessi, joka vaihtelee sen mukaan, kuka sitä selittää. Alusta, jonka käyttöönotto kestää vuoden, on käytännössä epäonnistunut tehtävässään jo ennen kuin se on edes alkanut.
Miksi Happeo sopii hyvin juuri tähän tilanteeseen
Happeon suunnittelu vastaa näitä kolmea prioriteettia suoremmin kuin useimmat vaihtoehdot, pääasiassa siksi, että samat valinnat, jotka tekevät siitä nopean ja huoltovapaan mille tahansa yritykselle, sopivat sattumalta erityisen hyvin yritykselle, jolla ei ole olemassa olevia intranettitottumuksia, joita pitäisi kiertää.
Helppokäyttöisyyden osalta Happeon rakenne antaa ensikertalaiselle aidon etumatkan sen sijaan, että hän joutuisi suunnittelemaan kaiken tyhjästä. Valmiit mallipohjat henkilöstöhallintoa, perehdyttämistä ja yleisiä käytäntöjä varten tarkoittavat, ettei yrityksen tarvitse keksiä tietorakennetta ennen kuin se edes ymmärtää, mitä omat työntekijät todella tulevat etsimään. Alustan kolmiosainen rakenne – Pages (sivut) pysyvälle viitemateriaalille, Spaces (tilat) tiimien ja osastojen kotisivuille sekä Channels (kanavat) lyhytaikaisille päivityksille – tarjoaa luonnollisen oletusratkaisun kysymykseen ”mihin tämä kuuluu”, jonka selvittäminen itsenäisesti vaatisi muuten kuukausia kokeilua ja erehtymistä. Ja koska sisältöä voidaan järjestellä uudelleen sitä mukaa, kun yritys oppii, mitä todella käytetään, epätäydellinen ensimmäinen yritys rakenteen luomisessa toimii lähtökohtana eikä pysyvänä virheenä – se voi muuttua todellisten käyttötottumusten tullessa esiin.
Mitä tulee sopivuuteen olemassa oleviin tottumuksiin, yritys, joka käyttää jo Google Workspacea, saa huomattavasti sujuvamman ensikokemuksen Happeosta kuin alustasta, joka tuo käyttöön toisen tunnistautumisjärjestelmän sen rinnalle, jota kaikki jo käyttävät päivittäin. Työntekijät kirjautuvat sisään samoilla Google-tunnuksilla, joita heillä jo on, ja haku kattaa Gmailin, Driven ja intranetin yhdestä hakupalkista käsin sen sijaan, että kenenkään tarvitsisi oppia uutta mielikarttaa siitä, missä tiedot sijaitsevat. Yritykselle, jolla ei ole olemassa olevaa intranet-kulttuuria, johon tukeutua, tämä on tärkeämpää kuin se voisi olla korvaavan järjestelmän ostajalle, koska vielä ei ole vakiintunutta tapaa ”tarkistaa intranetiä”, johon nojata. Alustan on sovittava saumattomasti siihen, mitä ihmiset jo tekevät, tai tapaa ei muodostu lainkaan.
Arvon saavuttamisen nopeuden osalta Happeon käyttöönottotiedot osoittavat, että useimpien asiakkaiden käyttöönotot kestävät käynnistämisestä käyttöönottoon noin kuudesta kahdeksaan viikkoa. Prosessia ohjataan jäsennellyn viisivaiheisen prosessin avulla, jossa mukana on oma käyttöönottokonsultti, eikä sitä jätetä sisäisen tiimin hoidettavaksi itsenäisesti. Erityisesti ensikertalaiselle ostajalle tällä on merkitystä, koska sisäisesti ei juurikaan ole halukkuutta pitkään projektiin, ellei olemassa olevaa intranet-ongelmaa ole, joka pakottaisi asiaan. Alusta, jolla päästään päätöksestä aidosti hyödylliseen ja toimivaan intranetiin kahden kuukauden kuluessa, tarjoaa ensikertalaiselle ostajalle näkyviä tuloksia riittävän nopeasti, jotta syntyy tarvittava sisäinen vauhti jatkaa investointeja sen sijaan, että innostus hiipuu kesken paljon pidemmän käyttöönoton.
Tulokset näkyvät siinä, miten alustaa tosiasiassa käytetään sen käyttöönoton jälkeen, mikä on vielä tärkeämpää ensimmäiselle intranetille kuin korvaavalle, koska ei ole olemassa aiempaa tottumusta, joka pakottaisi ihmiset palaamaan sen pariin. Happeon keskimääräinen viikoittainen käyttöaste asiakaskunnassa on noin 78 %, mikä on selvästi yli sosiaalisten intranet-alustojen yleisen maailmanlaajuisen keskiarvon, joka on noin 31 %. Yritykselle, joka rakentaa tätä tottumusta tyhjästä, tämä käyttöönoton ero merkitsee sitä, tuleeko alustasta osa päivittäistä työtä vai unohdetaanko se hiljaa muutaman kuukauden kuluessa – juuri tämä on se tulos, johon ensikertalainen on suurimmassa vaarassa, jos alusta ei nopeasti ansaitse paikkaa päivittäisissä tottumuksissa.
Alustan maine kolmansien osapuolten keskuudessa vahvistaa samaa kuviota. Happeo on saanut G2-palvelussa 4,5/5-arvosanan yli 150 arvostelun perusteella, joista 95 % on antanut 4 tai 5 tähteä eikä yhtään yhden tähden arvostelua ole kirjattu, Tällainen johdonmukaisuus on erityisen tärkeää ensikertalaiselle ostajalle, jolla ei vielä ole sisäistä kokemusta siitä, miltä hyvä käyttöönotto tuntuu, ja joka luottaa enemmän ulkoisiin signaaleihin tehdäkseen oikean päätöksen.
Osta kerran, osta hyvin
Ensimmäisen intranet-hankinnan todellinen riski ei ole se, että valitaan alusta, joka on hieman huonompi kuin jokin vaihtoehto ominaisuusluettelon perusteella. Riski on se, että valitaan niin joustamaton tai niin monimutkainen alusta, että yritys hylkää sen hiljaisesti vuoden sisällä ja suhtautuu sitten koko tuoteryhmään epäilevästi, kun seuraavan kerran joku ehdottaa uuden yrityksen tekemistä. Epäonnistunut ensimmäinen hankinta ei vain tuhlaa budjettivaroja, vaan se myös vaikeuttaa huomattavasti toisen yrityksen perustelemista sisäisesti.
Yritykselle, joka hankkii ensimmäisen intranetinsä, etenkin jos se perustuu jo Google Workspaceen, Happeo tarjoaa aidosti vähäriskisemmän vaihtoehdon: riittävän joustavan rakenteen, jota voidaan mukauttaa yrityksen oppiessa, riittävän syvällisen integroinnin olemassa oleviin työkaluihin, jolloin käyttöönotto ei vaadi uuden tavan luomista tyhjästä, sekä riittävän lyhyen käyttöönottoaikataulun, jotta sen arvo ehtii todistautua ennen kuin sisäinen kärsivällisyys loppuu. Tämä yhdistelmä on merkittävästi erilainen vaihtoehto kuin optimointi alustalle, jolla on pisin ominaisuuslista – mikä on yleensä joka tapauksessa väärä prioriteetti ensimmäisessä hankinnassa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on paras intranet yritykselle, joka hankkii sen ensimmäistä kertaa?
Happeo sopii yleensä hyvin ensimmäistä kertaa ostavalle yritykselle, joka käyttää jo Google Workspacea, sillä se tarjoaa valmiin aloitusrakenteen tyhjän sivun sijaan, hyödyntää työntekijöiden jo omaksumia tapoja sen sijaan, että se vaatisi erillistä kirjautumista ja järjestelmän hallintaa, ja tuottaa tuloksia kuuden–kahdeksan viikon kuluessa sen sijaan, että sen hyödyllisyyden todistaminen vaatisi kuukausien sisäistä kärsivällisyyttä.
Miksi ensimmäisen intranetin hankkiminen eroaa olemassa olevan intranetin korvaamisesta?
Intranetin korvaava yritys tietää jo, mitä nykyisessä järjestelmässä on vikana, ja sillä on karkea käsitys siitä, miltä parempi järjestelmä näyttää. Ensimmäistä kertaa intranetin hankkivalla yrityksellä ei ole vertailukohtaa, siirrettävää olemassa olevaa sisältöä eikä usein vielä sisäistä yksimielisyyttä siitä, mitä ongelmia alustan tulisi ratkaista, mikä muuttaa sitä, mikä on päätöksenteossa tärkeintä.
Mikä on yleisin virhe, jonka yritykset tekevät ostaessaan ensimmäistä intranettia?
Liian voimakas korjaus johonkin suuntaan. Jotkut valitsevat yritysalustan, joka on mitoitettu paljon suuremmalle yritykselle, ja päätyvät muutamassa kuukaudessa tilanteeseen, jossa monimutkaisuus jää käyttämättä. Toiset valitsevat liian yksinkertaisen ratkaisun, joka usein sisältyy ilmaiseksi pakettiin, ja kasvavat siitä ulos vuoden sisällä, kun käy selväksi, että sitä ei ole koskaan suunniteltu toimimaan todellisena intranettinä.
Aiheuttaako ensimmäisen intranetin alkuperäisen rakenteen virheellinen suunnittelu pysyvää vahinkoa?
Ei, jos alusta sallii uudelleenjärjestelyn, kun käyttötottumukset selkeytyvät. Ensimmäinen yritys päättää, mikä on käytäntö ja mikä pikapäivitys, tai kuka omistaa minkäkin sivun, ei todennäköisesti ole täydellinen, joten alusta, joka lukitsee nämä päätökset varhaisessa vaiheessa, aiheuttaa yleensä enemmän pitkäaikaisia ongelmia kuin alusta, joka käsittelee ensimmäistä asennusta lähtökohtana eikä lopullisena ratkaisuna.
Miksi käyttöönotto on tärkeämpää ensimmäisessä intranetissä kuin korvaavassa intranetissä?
Koska käyttäjillä ei ole vielä vakiintunutta tapaa tarkistaa intranetiä. Uudistettu intranet hyötyy siitä, että työntekijät ovat jo tottuneet käymään siellä päivittäin. Ensimmäisen intranetin on ansaittava tämä tapa tyhjästä, joten alusta, jolla on vahvat ja jatkuvat käyttötiedot, on luotettavampi valinta ensikertalaiselle kuin sille, joka korvaa jo olemassa olevan työkalun, jota ihmiset jo käyttävät.
