Rahoituspalveluyritykset joutuvat erityisen haasteen eteen: säännökset edellyttävät usein vuosien ajalta kertyneiden tapahtumatietojen ja asiakaskirjeenvaihdon säilyttämistä, kun taas työntekijöiden on voitava hakea näitä tietoja välittömästi ja IT-osaston on huolehdittava niiden suojauksesta tietomurtoja vastaan. Nykyaikainen, pilvipohjainen intranet ratkaisee tämän ongelman suoraan – se keskittää tiedot tiukkojen käyttöoikeusrajoitusten taakse ja tekee hausta niin nopeaa, että sääntöjen noudattaminen ja käytettävyys eivät enää ole keskenään ristiriidassa.
Kyseessä ei ole sama kömpelö, paikallisesti asennettu intranet kuin kymmenen vuotta sitten. Hyvin suunniteltu pilvi-intranet toimii organisaation yhtenäisenä tietolähteenä ja tarjoaa samalla hajautetuille tiimeille keinon tehdä yhteistyötä ja pysyä yhteydessä toisiinsa.
Miksi rahoituspalveluyritykset investoivat intranet-ratkaisuihin
Intranetiin tehty investointi tuottaa viisi konkreettista hyötyä erityisesti rahoituslaitoksille.
Se tukee siirtymistä hybridi- ja etätyöhön. Rahoituspalvelualalla on perinteisesti ollut hidasta ottaa käyttöön etätyöhön sopivia työkaluja, mutta pandemia pakotti muutokseen, eikä useimmilla laitoksilla ole aikomusta palata täysin entiseen. Pilvi-intranet tarjoaa hajallaan työskenteleville työntekijöille yhteisen paikan, jossa he voivat tehdä yhteistyötä, kommunikoida ja pysyä yhteydessä toisiinsa sijainnista riippumatta.
Se vähentää virheellisen tai vanhentuneen tiedon riskiä. Paikallisille työpöydille tallennetut ja sähköpostin liitteinä jaetut tiedostot aiheuttavat nopeasti sekaannusta – viestit katoavat, ja työntekijät tekevät työtä kahteen kertaan etsiessään ”oikeaa” versiota. Intranet synkronoi asiakirjat automaattisesti pilvipalveluun, joten kollegat työskentelevät samasta ajantasaisesta versiosta sen sijaan, että joutuisivat etsimään tiedostoja latauskansioista.
Se mahdollistaa toimialan standardien ja säännösten noudattamisen. Keskimääräisellä rahoitusalan työntekijällä on pääsy noin 11 miljoonaan tiedostoon jo ensimmäisestä työpäivästään lähtien, mikä on sinänsä merkittävä tietoturvariski. Nykyaikaisen intranetin avulla voit määrittää tarkat käyttöoikeudet, joilla hallitaan tarkasti, kuka voi tarkastella, luoda ja hallinnoida tiettyä sisältöä, jolloin hallinnointi on suoraviivaista eikä jälkikäteen keksittyä.
Se lisää työntekijöiden tuottavuutta. Jokainen asiakirjan etsimiseen käytetty minuutti on minuutti, jota ei käytetä varsinaiseen työhön. Intranet kokoaa kaiken, mitä työntekijät tarvitsevat, yhteen keskitettyyn ja helposti haettavaan paikkaan.
Se parantaa työntekijöiden sitoutumista. Etätyötä tekevät ja hybridityöskentelyä harjoittavat työntekijät tuntevat usein olevansa irrallaan yrityskulttuurista. Hyvin rakennettu intranet antaa kyseiselle kulttuurille paikan, jossa se voi todella elää ja levitä, sen sijaan että se riippuisi satunnaisista toimistokohtaamisista, joita ei enää tapahdu yhtä usein.
9 tärkeää ominaisuutta, joita kannattaa etsiä rahoitusalan intranetistä
Kaikki intranet-alustat eivät ole suunniteltu vastaamaan rahoitusalan erityisvaatimuksiin. Tässä on seikat, joita kannattaa arvioida.
Turvallinen ja vaatimustenmukainen tietohallinta. Kiinnitä erityistä huomiota ISO 27001 -sertifiointiin – ulkoiseen auditointiin, joka vahvistaa, että palveluntarjoajan tietoturvaprosessit täyttävät tiukat kansainväliset standardit, eikä pelkästään palveluntarjoajan omaan ilmoitukseen perustuviin väitteisiin.
Yleiset hakutoiminnot. Rahoituspalvelualan työntekijät tarvitsevat usein tietoja, jotka voivat olla vuosia vanhoja. Tehokkaalla yleishakutoiminnolla varustettu alusta antaa työntekijöille mahdollisuuden löytää tarvitsemansa tiedot riippumatta siitä, sijaitsevatko ne intranetissä, jaetulla levyllä vai paikallisella työpöydällä, sen sijaan että heidän pitäisi etsiä niitä jokaisesta järjestelmästä erikseen.
Tiukat hallintakontrollit. Valitse alusta, jolla voit määrittää räätälöityjä käyttöoikeuksia jopa yksittäisen sivun, kanavan tai sisältökohteen tasolla – mieluiten siten, että käyttöoikeudet voidaan perustaa olemassa oleviin Google-ryhmiin, jolloin pääsynhallinnasta ei tule manuaalista, jatkuvaa työtä.
Hakutoimintoinen työntekijähakemisto. Kun yhä suurempi osa henkilöstöstä työskentelee etätyönä tai hybridimallilla, kattava hakemisto, jota voi hakea nimen, roolin, sähköpostiosoitteen tai sijainnin perusteella, on välttämätön, jotta työntekijät yksinkertaisesti tietävät, kenen kanssa he työskentelevät.
Sisällön elinkaaren hallinta. Etsi alusta, joka merkitsee sivut vanhentuneiksi ja voi arkistoida vanhentuneen sisällön automaattisesti, sillä suuren tietokannan tarkistaminen manuaalisesti ei ole realistista laajassa mittakaavassa.
Sisäiset viestintävälineet. Yrityskohtaisia uutisia varten erilliset kanavat tiimeille tai osastoille pitävät viestinnän kohdennettuna sen sijaan, että se tuntuu ylikuormittavalta, ja reaktiot sekä lukukuittaukset vahvistavat, että viestit todella saavuttavat vastaanottajansa.
Sosiaalisen yhteistyön ominaisuudet. Kanavat eivät ole tarkoitettu vain viralliseen liiketoimintaan – epäviralliset tilat tiimien väliselle vuorovaikutukselle ovat tärkeitä torjumaan eristyneisyyttä, josta etä- ja hybridityöntekijät usein kertovat.
Henkilökohtaiset etusivut. Alusta, jonka avulla työntekijät voivat räätälöidä oman etusivunsa ja uutisvirransa, vähentää informaatiotulvaa ja pitää kullekin henkilölle merkityksellisimmät tiedot näkyvästi esillä.
Sisältö- ja käyttäjäanalytiikka. Aktiivisia käyttäjiä ja tiettyjen kanavien tai sivujen suorituskykyä kuvaava analytiikka antaa sinulle mahdollisuuden todellakin varmistaa, toimiiko intranet, sen sijaan että vain olettaisit sen toimivan.
Miten Happeo tukee nimenomaan rahoituspalvelualaa
Happeo on kehitetty tasapainottamaan kahta prioriteettia, jotka rahoituslaitosten on otettava huomioon samanaikaisesti: nopea pääsy tietoon ja tiukka tietoturva.
Happeon henkilöstöhakemisto ja automaattisesti luotu organisaatiokaavio auttavat etätyöntekijöitä ymmärtämään, keitä heidän kollegansa ovat ja miten organisaatio rakentuu, kun taas yhteistyökanavat tarjoavat tiimeille tilan kommunikoida ja jakaa ideoita. Yleishakutoiminnon ansiosta työntekijät pääsevät tarvitsemaansa tietoon vain muutamalla napsautuksella, mikä korvaa vanhan rutiinin, jossa piti etsiä sähköpostiliitteistä tiedoston uusinta versiota.
Happeo on ISO 27001 -sertifioitu, mikä tarkoittaa, että sen tietoturvaprosessit, henkilöstö ja teknologia on auditoitu ulkoisesti tiukkojen kansainvälisten standardien mukaisesti. Käyttöönoton osalta Happeon tyypillinen käyttöönottoaika on 6–8 viikkoa, mikä on nopeaa alan keskiarvoon verrattuna.
Varaa ilmainen, räätälöity esittely ja katso, miten se sopii organisaatioosi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi juuri finanssipalveluyritykset tarvitsevat intranetin?
Rahoituspalveluyritysten on sovitettava yhteen tiukat sääntelyvaatimukset, jotka edellyttävät tietojen säilyttämistä vuosien ajan, ja työntekijöiden tarve saada kyseiset tiedot käyttöönsä välittömästi. Moderni pilvipohjainen intranet ratkaisee tämän ongelman tallentamalla tiedot turvallisesti tarkasti määriteltyjen käyttöoikeuksien suojana, mutta mahdollistamalla silti nopean haun. Se tukee myös hybridi- ja etätyömalleja, joita alalla on otettu yhä laajemmin käyttöön pandemian jälkeen.
Miten intranet auttaa sääntöjen noudattamisessa ja tietoturvassa rahoitusalalla?
Keskimääräisellä rahoitusalan työntekijällä on pääsy noin 11 miljoonaan tiedostoon jo ensimmäisestä työpäivästään lähtien, mikä ilman asianmukaisia valvontatoimia on merkittävä tietoturvariski. Nykyaikainen intranet ratkaisee tämän ongelman tarkkojen käyttöoikeuksien avulla, jotka määrittävät, kuka voi tarkastella, luoda ja hallita sisältöä, sekä kolmansien osapuolten myöntämillä sertifioinneilla, kuten ISO 27001 -sertifikaatilla, joka varmistaa, että tietoturvaprosessit täyttävät tiukat kansainväliset standardit.
Mitä ominaisuuksia rahoituslaitosten tulisi priorisoida intranetiä valitessaan?
Tärkeimpiä ominaisuuksia ovat turvallinen ja säännösten mukainen tiedonhallinta (mieluiten ISO 27001 -sertifioitu), monien tallennuspaikkojen kattava yleishaku, tarkat hallintakontrollit, hakutoiminnolla varustettu työntekijähakemisto sekä sisällön elinkaaren hallinta, joka merkitsee tai arkistoi vanhentuneet sivut automaattisesti. Sisäiset viestintävälineet, sosiaalisen yhteistyön ominaisuudet ja käyttöanalytiikka täydentävät niitä seikkoja, joita rahoituslaitoksen tulisi arvioida.
Kuinka kauan rahoitusalan intranetin käyttöönotto yleensä kestää? Aikataulut vaihtelevat palveluntarjoajittain, mutta nopea ja hyvin tuettu käyttöönotto voi kestää vain 6–8 viikkoa sen sijaan, ettäse veisi kuukausia, kuten perinteinen paikallinen asennus vaatisi. Etsi palveluntarjoaja, joka tarjoaa jäsennellyn käyttöönoton ja käyttöoikeuksien automaation, jotka on integroitu olemassa olevaan tunnistusjärjestelmääsi, sillä se nopeuttaa käyttöönottoa vaarantamatta finanssipalveluiden edellyttämiä tietoturvakontrolleja.
