Useimmilla organisaatioilla on enemmän sisäistä tietoa kuin koskaan aiemmin - ja vähemmän luottamusta siihen, että ne löytävät sen tarvittaessa. Päätöksiä tehdään ilman asiayhteyttä, joka olisi muuttanut niitä. Uudet työntekijät viettävät ensimmäiset kuukautensa selvitellen institutionaalista tietoa, jonka olisi pitänyt olla löydettävissä heti ensimmäisenä päivänä. Tiimit toistavat työtä, joka on jo tehty jossain, jonkun toimesta, asiakirjassa, jota kukaan ei löytänyt. Keskimääräinen työntekijä käyttää noin 20 prosenttia työviikostaan tiedon etsimiseen - noin 2,5 tuntia päivässä eli noin 4 500 dollaria työntekijää kohti vuodessa menetettynä tuottavuutena. Yrityshakuohjelmistojen tarkoituksena on korjata tämä ongelma. Se, miten se todella toimii, riippuu lähes täysin siitä, miten se on toteutettu ja minkä ongelman organisaatio luulee sen ratkaisevan.
Mitä on yrityshaku?
Yrityshaku on ohjelmisto, jonka avulla työntekijät voivat tehdä hakuja yrityksen sisäisistä järjestelmistä - asiakirjoista, tietokannoista, intraneteistä, sähköposteista ja projektityökaluista - yhden hakukäyttöliittymän kautta. Ero tavalliseen hakukoneeseen on tärkeä: tässä ei indeksoida julkista verkkoa, vaan indeksoidaan organisaation omaa tietoa ja tehdään siitä hakukelpoista niille, jotka sitä tarvitsevat.
Toisin kuin julkisten verkkosivustojen ulkoisille käyttäjille tarkoitettu sivustohaku, yrityshaku palvelee valtuutettuja sisäisiä käyttäjiä, jotka etsivät yrityksen erityistietoja. Se murtaa tietosiilot luomalla yhteyden eri järjestelmiin, joissa tieto todellisuudessa sijaitsee - pilvitallennustiloihin, CRM-alustoihin, viestintätyökaluihin ja asiakirjahallintajärjestelmiin - ja rakentamalla hakukelpoisen indeksin kaikkiin järjestelmiin ja palauttamalla relevantteja tuloksia riippumatta siitä, missä lähdetiedosto sijaitsee. Nykyaikaiset yrityshakuratkaisut tekevät myös eron strukturoidun datan (tietokannat, taulukkolaskentaohjelmat) ja strukturoimattoman datan (asiakirjat, sähköpostit, kokousmuistiot) välillä, sillä suurin osa organisaation tietämyksestä on todellisuudessa siellä.
Yrityshakuratkaisujen tyypit
Kaikki yrityshakuohjelmistot eivät toimi samalla tavalla. Tärkeimmät tyypit kannattaa ymmärtää:
Tekoälypohjainen yrityshaku käyttää koneoppimista ja luonnollisen kielen käsittelyä ymmärtääkseen, mitä joku oikeastaan kysyy, eikä vain hakusanojen perusteella. Parhaat toteutukset ymmärtävät aikomuksia, eivät vain termejä, ja kehittyvät ajan myötä sen perusteella, miten ihmiset todella etsivät.
Yhdistetty haku hakee useita itsenäisiä järjestelmiä samanaikaisesti ja yhdistää tulokset - sen sijaan, että hakisit erikseen intranetistä, Google Drivesta ja CRM:stä, yksi haku tuo esiin relevantit tulokset kaikista järjestelmistä kerralla. Toisin kuin siilotettu haku, joka palauttaa tulokset arkistoittain, yhdistetty haku yhdistää löytämisen eri järjestelmistä.
Paikalliset, pilvipohjaiset ja hybridi-käyttöönotot sopivat kukin erilaisiin organisaation tarpeisiin ja teknisiin infrastruktuureihin. Pilvipohjaisista yrityshakualustoista on tullut oletusarvo useimmissa nykyaikaisissa organisaatioissa, vaikka säännellyt toimialat vaativat usein paikallisia tai hybridi-malleja tietojen riippumattomuuteen liittyvistä syistä.
Yrityshakuohjelmistojen tärkeimmät ominaisuudet
Tehokkaan yrityshakuohjelmiston on tehtävä muutakin kuin palautettava tuloksia. Ominaisuudet, joilla on todella merkitystä:
Vankat liitännät erilaisiin tietolähteisiin ovat perusta. Työkalu on vain niin hyödyllinen kuin järjestelmät, joihin se pääsee käsiksi - pilvitallennus, viestintätyökalut, projektinhallinta, CRM - ja näiden liittimien on pysyttävä ajan tasalla alustojen päivittyessä.
Luonnollisen kielen prosessoinnin ansiosta hakukone ymmärtää kyselyitä siten kuin ihmiset ne todella kirjoittavat, eikä vaadi tarkkoja avainsanojen vastaavuuksia. Tämä on nykyään kaikkien kilpailukykyisten yrityshakuratkaisujen perusvaatimus.
Tietoturva ja käyttöoikeuksien valvonta varmistavat, että työkalu noudattaa järjestelmissäsi jo olemassa olevia käyttöoikeuksia. Tulos, joka tuo näkyviin asiakirjan, jota joku ei ole oikeutettu näkemään, ei ole vain säännösten noudattamiseen liittyvä riski - se murtaa käyttäjien luottamuksen työkaluun kokonaan.
Hakuanalytiikka ja tietämysvajeiden tunnistaminen on ominaisuus, jota useimmat organisaatiot käyttävät liian vähän. Hakutiedot eivät kerro vain sitä, mitä ihmiset löysivät, vaan myös sen, mitä he etsivät eivätkä löytäneet - ja juuri tässä kohtaa tietämysvajeet todella paljastuvat ja missä dokumentointityötä on tehtävä.
API- ja integrointiominaisuuksien ansiosta yritysten hakuohjelmistot voidaan liittää olemassa oleviin liiketoimintasovelluksiin ja työnkulkuihin sen sijaan, että ne olisivat erillinen työkalu, jota työntekijöiden on muistettava käyttää.
Yrityshakuohjelmistojen edut
Parempi tuottavuus. Tutkimusten mukaan työntekijät käyttävät noin 20 prosenttia työviikostaan tiedonhakuun. Tehokkaat yrityshakuohjelmistot lyhentävät tätä aikaa merkittävästi, sillä ne tuovat esiin relevantteja tuloksia kaikista sisäisistä järjestelmistä yhdessä paikassa sen sijaan, että työntekijöiden tarvitsisi navigoida useilla eri alustoilla. 74 prosenttia ylemmistä ja johtavista toimihenkilöistä raportoi, että heidän on käytettävä eri alustoja löytääkseen tarvitsemansa tiedot - yrityshaku puuttuu tähän suoraan.
Parempi päätöksenteko. Tehokkaan yrityshakupalvelun tukemat vahvat tiedonhallintajärjestelmät auttavat organisaatioita tekemään kriittisiä päätöksiä 60,5 prosenttia nopeammin ja nopeuttavat päätöksentekoa yhteensä 31 prosenttia. Kun oikeat tiedot ovat löydettävissä oikealla hetkellä, päätökset voidaan tehdä paremmassa kontekstissa ja vähemmän arvailujen varassa.
Tiedon jakaminen tiimien kesken. Tiimit, joissa tiedon jakaminen on tehokasta, suoriutuvat viisi kertaa todennäköisemmin korkealla tasolla. Yrityshakuohjelmistot murtavat osastokohtaiset siilot, jotka pitävät olennaisen tiedon lukittuna yksittäisiin tiimeihin, ja tekevät institutionaalisesta tiedosta koko organisaation käytettävissä olevaa.
Päällekkäisyyksien vähentäminen. Kun työntekijät löytävät jo olemassa olevan tiedon, he lakkaavat rakentamasta sitä uudelleen tyhjästä. Tuottavuus paranee: vähemmän aikaa etsintään, vähemmän aikaa päällekkäisyyteen ja enemmän aikaa työhön, joka todella vie asioita eteenpäin.
Mitä yrityshaun maisemassa on vialla
Yli puolet yrityshakujen käyttäjistä raportoi edelleen, että he eivät löydä tarvitsemaansa tietoa kohtuullisessa ajassa. Tämä on masentava luku ohjelmistoluokalle, jonka koko tarkoitus on löydettävyys - ja se viittaa ongelmaan, jota parempi hakutekniikka ei yksinään korjaa.
Useimmat yritysten hakutyökalut otetaan käyttöön ikään kuin taustalla oleva tieto olisi jo hyvässä kunnossa ja se pitäisi vain järjestää paremmin. Useimmissa organisaatioissa tämä oletus on väärä. Päätösten taustalla olevat perustelut, prosessien taustalla oleva konteksti, harkintapäätökset, joita ei ole missään käsikirjassa - suurinta osaa tästä ei ole koskaan kirjattu ylös. Mikään hakurajapinta, vaikka se olisi kuinka älykäs tahansa, ei voi tuoda esiin sitä, mitä ei koskaan kirjattu.
Viimeaikaiset tekoälykäyttöiset yrityshakutyökalut ovat muotoilleet tätä ongelmaa uudelleen, mutta eivät ole täysin ratkaisseet sitä. Tarjous on vakuuttava: yhdistä kaikki tietolähteesi, anna tekoälyn tuoda esiin se, mikä on relevanttia, ja katso, miten tuottavuus seuraa. Nämä työkalut tekevät todella hyödyllisiä asioita. Useimmat niistä optimoivat kuitenkin edelleen hakua - nopeuttavat ja helpottavat jo dokumentoitujen asioiden löytämistä. Jos tiedon luominen ja ylläpito on keskeytynyt, paremmalla haulla pääsee vain nopeammin väärään vastaukseen. Tekoäly, joka tuo vanhentunutta tai epätarkkaa tietoa itsevarmasti esiin, on jollakin tapaa pahempi kuin ei tekoälyä lainkaan, koska se luo illuusion siitä, että sinulla on vastaus, vaikka sinulla ei ole.
Organisaatiot, jotka todella saavat lisäarvoa yrityshakupalvelusta, pitävät sitä osana laajempaa tietämyksenhallintastrategiaa - ei erillisenä ratkaisuna.
Kuinka toteuttaa yrityshaku tehokkaasti
Aloita tietolähteistä. Kartoita kaikki järjestelmät, joissa organisaation tietämys elää, ennen kuin valitset työkalun. Käytettävissä olevien liitäntöjen ja niiden laadun pitäisi olla ensisijainen arviointikriteeri - ei jälkikäteisarviointi.
Määritä sisällön omistajuus. Yrityshaku tuo esiin sen, mikä on olemassa. Jos kukaan ei ole vastuussa dokumentoidun tiedon oikeellisuudesta, parempi löydettävyys vain helpottaa huonon tiedon löytämistä. Sisällön selkeä omistajuus - tiimeittäin, aihepiireittäin ja sivukohtaisesti - on hakujen laadun edellytys, ei mikään mukavuus.
Käytä hakuanalytiikkaa aktiivisesti. Useimmissa yrityshakutoteutuksissa vähiten käytetty ominaisuus on tieto siitä, mitä ihmiset etsivät ja mitä he eivät löytäneet. Epäonnistuneet haut kertovat suoraan, missä organisaation tietämyksessä on puutteita. Niiden käsitteleminen signaalina - ja näiden puutteiden järjestelmällinen korjaaminen - erottaa ajan mittaan kehittyvät toteutukset pysähtyneistä toteutuksista.
Kouluta käyttäjät, mutta älä lopeta siihen. Käyttäjien omaksumisella on merkitystä, mutta se on hidas indikaattori. Jos työntekijät eivät käytä yrityshakutyökalua, hyödyllisempi kysymys on yleensä se, miksi: tulokset eivät ole riittävän hyviä, liitännät eivät kata oikeita järjestelmiä tai sisällön laatu on liian heikko, jotta haku kannattaisi.
Tekoälyn rooli yrityshaussa
Tekoäly on nostanut yrityksen hakuohjelmistojen suorituskyvyn perustasoa - ja lisännyt virheiden tekemisen riskiä. Koneoppimisen ja luonnollisen kielen käsittelyn ansiosta nykyaikaiset yrityshakukoneet pystyvät ymmärtämään käyttäjän aikomuksen kyselyn taustalla sen sijaan, että ne vain täsmäyttäisivät termejä, antamaan relevantimpia tuloksia epätarkemmilla syötteillä ja parantamaan ajan myötä todellisten käyttötapojen perusteella.
Generatiivinen tekoäly vie tätä vielä pidemmälle, sillä se syntetisoi tietoa useista eri lähteistä ja tarjoaa suoria vastauksia pelkkien linkkien sijasta - mikä on todella hyödyllistä, kun taustalla oleva sisältö on tarkkaa ja ajankohtaista, ja aktiivisesti harhaanjohtavaa, kun se ei ole. Organisaatiot, jotka saavat eniten irti tekoälyyn perustuvasta yrityshakupalvelusta, ovat tehneet ensin rakenteellisen työn: selkeä omistajuus, tarkka sisältö ja määritellyt prosessit tiedon pitämiseksi ajan tasalla. Tekoäly vahvistaa sitä, mikä on jo olemassa. Jos olemassa oleva on sotkuista, se vahvistaa sotkua.
Agenttinen tekoäly - järjestelmät, jotka pystyvät vastaamaan dynaamisesti monimutkaisiin pyyntöihin, oppimaan aiemmista vuorovaikutustilanteista ja tuomaan proaktiivisesti esiin asiaan liittyvää tietoa - edustaa yrityshakujen seuraavaa kehitystä. Luvassa on hakukokemus, joka ennakoi, mitä tarvitset, eikä odota, että sinulta kysytään. Edellytyksenä on, kuten aina, että tieto, johon se perustuu, on etsimisen arvoista.
Oikean yrityshakuohjelmiston valinta
Tärkeimmät arviointikriteerit:
Liitinten kattavuus ja laatu - tavoittaako se organisaatiosi tosiasiassa käyttämät järjestelmät, ja pysyvätkö nämä liitännät ylläpidettyinä?
Hakujen laatu - ymmärtääkö se luonnollista kieltä, pystyykö se käsittelemään kontekstia ja palauttaa tuloksia, joita ihmiset todella käyttävät?
Tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta - noudattaako se olemassa olevia käyttöoikeuksia kaikissa liitetyissä järjestelmissä?
Analytiikka ja puutteiden tunnistaminen - kertooko se paitsi mitä löytyi, myös mitä ei löytynyt?
Integrointi tiedon luomiseen - voiko se yhdistää epäonnistuneet haut puuttuvien asioiden dokumentointiprosessiin sen sijaan, että se vain kirjaisi epäonnistumisen?
Skaalautuvuus ja toimittajan tuki - kasvaako se organisaation mukana, ja onko toimittaja sitoutunut pitämään sen ajan tasalla?
Yrityshakuohjelmistot: Bottom Line
Yrityshakuohjelmisto on yksi tehokkaimmista investoinneista, joita kasvava organisaatio voi tehdä - mutta vain, jos se otetaan käyttöön siten, että sen käyttöönotossa on selkeä näkemys siitä, mihin se pystyy ja mihin se ei pysty yksinään. Se voi tehdä olemassa olevasta tiedosta huomattavasti helpommin saatavilla olevaa. Se voi vähentää työntekijöiden tuhlaamaa aikaa pirstaleisten järjestelmien etsimiseen. Se voi tuoda esiin organisaation dokumentoiman tiedon puutteet. Se ei kuitenkaan voi korvata organisaation kurinalaisuutta, jolla tieto pidetään täsmällisenä, omana ja etsimisen arvoisena.
Parhaat yrityshakutoteutukset eivät pidä työkalua ostettavana tuoteryhmänä vaan rakennettavana infrastruktuurina, joka liittyy siihen, miten tietoa luodaan ja ylläpidetään, ei vain siihen, miten sitä haetaan. Kun tämä tehdään oikein, tuottavuus ja päätöksenteko paranevat aidosti. Jos se jätetään huomiotta, ostetaan vain nopeampi tapa löytää väärä vastaus.
