Jos olet käyttänyt yrityksen intranetiä 90-luvulla tai 2000-luvun alkupuolella, ajatus siitä ei todennäköisesti herätä sinussa iloa. Nuo vanhat järjestelmät olivat usein kömpelöitä, sekavia ja yksinkertaisesti epämiellyttäviä käyttää.
Olemme kuitenkin tulleet pitkälle noista pölyisistä vanhoista ohjelmista, joita kukaan ei halunnut käyttää, ja nykypäivän yritysintranetit ovat täysin eri luokkaa. Ne ovat kiinnostavia, esteettisesti miellyttäviä ja täynnä ominaisuuksia, jotka tekevät yhteistyöstä helppoa.
Lue alta seitsemän yritysintranetin etua sekä muutamia käytännön esimerkkejä, jotka osoittavat, kuinka tehokkaita nämä järjestelmät voivat olla.
Mutta ensin lyhyt määritelmä.
Mikä on yritysintranet?
Yrityksen intranet on suojattu verkko, johon pääsevät vain organisaation sisäiset käyttäjät. Sen pääasiallinen tarkoitus on tarjota työntekijöille tila tiedostojen jakamiseen, viestintään ja yhteistyöhön. Yrityksen intranetit ovat erityisen arvokkaita nykypäivän etä- ja hybridityöskentelyssä, jossa työntekijät tarvitsevat työkaluja tehokkaaseen etäyhteistyöhön.
Miksi tarvitset yrityksen intranetin? 7 keskeistä etua
Tässä on seitsemän etua, joita parhaat yritysintranetit voivat tuoda organisaatiolle:
1. Lisää työntekijöiden sitoutumista
Yritysintranetin avulla työntekijät voivat tutustua toisiinsa, vaikka he olisivatkin kaukana toisistaan. Tämä auttaa heitä tuntemaan yhteyttä organisaatioonsa, mikä parantaa sitoutumista ja jopa vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.
Jokainen intranet on erilainen, mutta parhaissa on sosiaalisia ja yhteistyöhön kannustavia ominaisuuksia, kuten jaetut kanavat, viestit ja reaktiot, jotka auttavat yhdistämään kaikki toisiinsa.
2. Edistää parempaa viestintää
Parhaat yritysintranetit antavat kaikilla tasoilla työskenteleville työntekijöille mahdollisuuden jakaa viestejä, kommentteja ja artikkeleita, mikä edistää avointa viestintäkulttuuria koko organisaatiossa.
Monet ratkaisut integroituvat myös työkaluille, kuten Slackille tai Microsoft Teamsille, joten voit lähettää viestin työkaverille suoraan intranet-alustaltasi. Intranetistäsi tulee monipuolinen työkalu, joka mahdollistaa paremman ja tehokkaamman viestinnän.
3. Mahdollistaa tiedon jakamisen
Yrityksen intranet on työntekijöille täydellinen paikka tallentaa, jakaa ja käyttää tietoa. Kaikki yrityksen toimintaperiaatteista jaetuista kalentereista työntekijähakemistoon voidaan (ja pitäisi) tallentaa yrityksen intranetiin.
Näin työntekijät tietävät aina, mistä etsiä tarvitsemaansa tietoa, eikä heidän enää tarvitse etsiä sitä jaetuista kansioista tai selata sähköpostisivuja löytääkseen yhden liitetiedoston.
4. Lisää tuottavuutta
Onko sinulla koskaan ollut tärkeä työ tehtävänä, mutta olet joutunut keskittymään väärään asiaan etsiessäsi oikeaa versiota asiakirjasta? Tai oletko joutunut vaihtamaan välilehteä vastataksesi kollegan viestiin ja päätynyt lopulta täysin sivuraiteelle?
Kun kaikki viestintävälineistäsi tarvitsemiisi tiedostoihin ja tietoihin on yhdessä paikassa, elämä helpottuu huomattavasti. Toisin sanoen yrityksen intranet on avain tuottavampaan, sujuvampaan ja rauhallisempaan työelämään.
5. Sisältää tehokkaat hakutoiminnot
McKinsey-raportin mukaan keskimääräinen työntekijä käyttää noin 20 % työviikostaan tiedon etsimiseen ja keräämiseen. Tämä ei ole vain ärsyttävää, vaan myös valtava tuhlausta työntekijöiden ajasta.
Parhaissa yritysintranet-ratkaisuissa on tehokkaat hakutoiminnot, joiden avulla voit hakea samanaikaisesti sähköposteista, intranet-alustalta ja jaetuilta levyiltä, jolloin työntekijät löytävät tarvitsemansa tiedostot sekunneissa. Happeo menee vielä askeleen pidemmälle tekoälypohjaisella Knowledge Engine -moottorillaan, joka merkitsee puuttuvan, vanhentuneen tai epäjohdonmukaisen sisällön, jotta työntekijöiden löytämät vastaukset ovat luotettavia.
6. Tarjoaa parannettua tietoturvaa
Työntekijöiden tiedot, asiakastiedot, erittäin salaiset liiketoimintastrategiat: lähes jokaisen yrityksen on käsiteltävä tietty määrä luottamuksellista tietoa, ja hyvä yritysintranet tarjoaa turvallisen paikan sen säilyttämiseen.
Esimerkiksi Happeon avulla kaikki tiedot säilytetään turvallisesti Google Cloudissa, joten hyödyt huippulaatuisista tietoturvaprotokollista. Voit myös määrittää käyttöoikeusasetuksia varmistaaksesi, että vain oikeat henkilöt pääsevät näkemään intranetin arkaluontoisimmat osat.
7. Vähentää sähköpostien määrää
Jatkuva sähköpostien vastaanottaminen voi katkaista työnkulun, keskeyttää ajatteluprosessit ja yleisesti ottaen sotkea päivänne, mutta yritysintranet voi auttaa tässä.
Intranetin käyttö tarkoittaa siirtymistä kyselykulttuurista hakukulttuuriin. Yksinkertaisesti sanottuna kollegasi eivät tarvitse pommittaa toisiaan sähköposteilla, koska he voivat sen sijaan etsiä tarvitsemansa tiedot.
Miten yritykset käyttävät intranetiä?
Jotta voisit ymmärtää, miten intranet voi auttaa organisaatiota, tässä on muutamia esimerkkejä siitä, miten todelliset asiakkaat ovat saavuttaneet menestystä Happeon yritysintranetin avulla.
Yritysfuusioiden helpottamiseksi
Inspire Education Group on kahden korkeakoulun fuusiosta syntynyt organisaatio. Ryhmä näki fuusion mahdollisuutena ottaa käyttöön uusia ja tehokkaampia viestintätapoja, joten se otti käyttöön Happeon yritysintranetin yhdistääkseen kaksi aiemmin erillistä yksikköä.
Happeon avulla IEG toivoi voivansa vähentää sisäisten sähköpostiviestien määrää, lyhentää tiedonhakuun kuluvaa aikaa ja parantaa johdon näkyvyyttä, mikä on keskeinen haaste koulutusalalla.
Happeon avulla konserni onnistui yhdistämään kaikki työntekijät jakamalla tärkeää sisältöä ja hyödyntämällä vahvan organisaatiokulttuurinsa voimaa.
Siirtyminen etätyökeskeiseen malliin
Vuoden 2020 lopussa ActivTrak valmistautui siirtymään etätyökeskeiseksi yritykseksi. Yritys tarvitsi työkalun, jonka avulla työntekijät voisivat kommunikoida ja tehdä yhteistyötä etäyhteyden kautta. Sen oli myös säilytettävä yrityskulttuurinsa, mikä voi olla haastavaa etätyöympäristössä.
Happeon avulla ActivTrak loi järjestelmällisen tietopankin, jossa työntekijät voivat tehdä etäyhteistyötä ja löytää tietoa. Yritys hyödynsi myös Happeon sosiaalisia ominaisuuksia kannustamalla työntekijöitä tutustumaan toisiinsa, vaikka he eivät olisi koskaan tavanneet kasvotusten.
Globaalien tiimien yhdistäminen
Riwal on globaali yritys, jolla on 2 600 työntekijää 75 toimistossa 16 maassa. Yritys tarvitsi alustan yhdistääkseen henkilöstönsä, johon kuuluu suuri määrä kenttätyöntekijöitä, kuten kuorma-autonkuljettajia ja teknikkoja.
Happeon avulla Riwal pystyi yhdistämään koko henkilöstönsä alustan Google Translate -integraation ansiosta, joka mahdollistaa kaikkien kansallisuuksien työntekijöille yhteydenpidon kollegoihin ympäri maailmaa. Happeon mobiilisovelluksen ansiosta Riwal on myös pystynyt luomaan yhteyden kenttätyöntekijöihinsä.
Osastojen välisen viestinnän parantamiseksi
MINT Dentistry on yli 60 hammaslääkäriaseman muodostama konsortio Dallasin ja Houstonin alueilla. Yritys kääntyi Happeon puoleen ratkaistakseen katkonaisen viestinnän ja työntekijöiden välisen etäisyyden tunteen, sillä työntekijät eivät yleensä tunteneet yhteyttä muiden toimipisteiden kollegoihin.
Happeo-yritysintranetin käyttöönoton jälkeen MINT Dentistryn työntekijöiden sitoutuminen on kasvanut huomattavasti sekä tiimien sisällä että osastojen välillä. Organisaatiokaavio auttaa työntekijöitä ymmärtämään, miten kaikki sopivat yhteen, kun taas kommenttien ja reaktioiden kaltaiset ominaisuudet tarjoavat tutun, sosiaalisen median kaltaisen kokemuksen.
Katso yritysintranet toiminnassa
Haluatko tietää, miten Happeon kaltainen yritysintranet voisi muuttaa organisaatiotasi? Ilmoittaudu ilmaiseen, räätälöityyn esittelyyn ja näe Happeo toiminnassa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on yritysintranet?
Yrityksen intranet on suojattu verkko, johon pääsevät vain organisaation sisäiset käyttäjät. Se tarjoaa työntekijöille yhden paikan tiedostojen jakamiseen, viestintään ja yhteistyöhön.
Mitkä ovat yrityksen intranetin edut?
Yrityksen intranet lisää sitoutumista, parantaa viestintää, keskittää tiedon, lisää tuottavuutta, helpottaa tiedon hakua, turvaa luottamukselliset tiedot ja vähentää sisäistä sähköpostiliikennettä.
Miten yrityksen intranet vähentää sähköpostiviestien määrää?
Se siirtää tiimit kyselykulttuurista hakukulttuuriin: sen sijaan, että työntekijät lähettäisivät sähköpostia kollegoilleen tiedon saamiseksi, he hakevat tietoa intranetistä ja löytävät sen itse.
Miten yritykset käyttävät Happeoa yrityksen intranettinä?
Happeon asiakkaat käyttävät sitä tiimien yhdistämiseen fuusioiden jälkeen, siirtymiseen etätyöskentelyyn, globaalin ja kenttätyötä tekevän henkilöstön yhdistämiseen sekä viestinnän parantamiseen osastojen ja toimipisteiden välillä.
