Useimmat intranet-oppaat eivät ole suunnattu ensikertalaisille. Ne on kirjoitettu yrityksille, jotka uusivat jo toista tai kolmatta intranet-järjestelmäänsä ja jotka tietävät jo, mitä ”sisällönhallinta” tarkoittaa, ja joilla on käytettävissään IT-osasto siirtymän toteuttamista varten. Jos tämä on sinulle ensimmäinen kerta, tilanne on erilainen. Et ole korjaamassa olemassa olevaa sotkua. Yrität välttää sellaisen syntymistä.
Se muuttaa tärkeiden asioiden luonnetta. Ensimmäistä kertaa intranetin hankkiva yritys ei tarvitse alustaa, jolla on pisin ominaisuuslista. Se tarvitsee alustan, joka ei muutu muutaman kuukauden kuluttua toiseksi, hallitsemattomaksi järjestelmäksi: yksi lisäkäyttäjätunnus hallinnoitavaksi, yksi lisäoikeusrakenteet synkronoitavaksi, yksi lisäasia, josta kukaan ei ole vastuussa.
Mihin intranetiä oikeasti tarvitaan
Kun markkinointikielenkäyttö jätetään pois, intranet on hakua ja tallennusta koskeva ongelma. Löytävätkö ihmiset tarvitsemansa, ja pysyykö tieto paikkansa sen jälkeen, kun se on kirjoitettu? Sosiaaliset syötteet, organisaatiokaaviot ja foorumit ovat tässä suhteessa toissijaisia. Alusta voi näyttää viimeistellyltä, mutta silti epäonnistua perustoiminnassaan, jos haku on heikko tai kukaan ei ole vastuussa sisällön ajantasaisuudesta.
Ensimmäistä käyttöönottoa varten tämä on suodatin, jota kannattaa soveltaa kaikkiin vaihtoehtoihin: vähentääkö tämä yrityksesi ylläpitämien järjestelmien määrää vai lisääkö se niitä?
Perustelut nykyisen järjestelmäympäristön säilyttämiselle
Jos yrityksesi käyttää Google Workspacea, tällä on suurempi merkitys kuin miltä näyttää. Useimmat intranet-alustat yhdistyvät Google Workspaceen sillan kautta: liitännän avulla, joka synkronoi käyttöoikeudet ja peilaa käyttäjätilejä, ja jota on pidettävä ajan tasalla Googlen tekemien muutosten kanssa. Tämä silta toimii hyvin esittelyversiossa. Ongelmat tulevat esiin myöhemmin, kun joku lähtee yrityksestä ja hänen käyttöoikeutensa on poistettava kahdesta paikasta yhden sijaan, tai kun intranetin haku ei kata samoja alueita kuin Drive ja Gmail, jolloin käyttäjien on muistettava, missä järjestelmässä mikäkin asiakirja sijaitsee.
Pienempi joukko alustoja on rakennettu suoraan Google Workspacen päälle sen sijaan, että ne liitettäisiin siihen. Tunnistetiedot, käyttöoikeudet ja kirjautumistiedot periytyvät käyttäjän jo olemassa olevasta Google-tilistä. Synkronoitavaa toista käyttäjätietokantaa ei ole, eikä erillistä kirjautumisnäyttöä, joka aiheuttaisi käyttäjille hämmennystä. Yritykselle, jolla ei ole omaa IT- tai intranet-järjestelmänvalvojaa, tämä ei ole niinkään mukava lisäominaisuus vaan pikemminkin ero itsestään toimivan alustan ja sellaisen alustan välillä, josta hiljalleen tulee jonkun osa-aikatyö.
Happeo on yksi tämän ryhmän täysin natiiveista vaihtoehdoista. Se ei käsittele Google Workspacea konfiguroitavana integraationa. Käyttöoikeudet, kertakirjautuminen ja haku perustuvat suoraan yrityksen olemassa olevaan Google-asetuksiin, ja sivulle sijoitettu Google Doc- tai Sheet-asiakirja päivittyy reaaliaikaisesti sen sijaan, että se linkitettäisiin Driveen. Sisältö on jaoteltu kolmeen luokkaan: pysyvä viitemateriaali, kuten toimintaperiaatteet ja perehdytysasiakirjat, tiimikohtaiset tilat sekä lyhytaikaiset päivitykset. Tämä tarjoaa ensimmäisen asennuksen yhteydessä yksinkertaisen, sisäänrakennetun vastauksen kysymykseen, joka muuten aiheuttaisi viikkoja kestävää lievää hämmennystä: mihin tämä tieto oikeastaan kuuluu. Järjestelmä sisältää myös sisällön kunnon perusilmaisimet, jotka tuovat esiin sivut, joihin kukaan ei ole koskenut aikoihin – mikä on ensimmäiselle intranetille tärkeämpää kuin miltä kuulostaa. Ensimmäisen vuoden suurin riski ei yleensä ole epäonnistunut lanseeraus, vaan onnistunut lanseeraus, jota kukaan ei ylläpidä sen jälkeen.
Kevyemmät vaihtoehdot
Kaikkien ensimmäisten intranet-sivustojen ei tarvitse ratkaista skaalautuvuutta tai pitkän aikavälin hallintoa jo ensimmäisenä päivänä. Muutama vaihtoehto on syytä tuntea nimenomaan siksi, että ne ovat yksinkertaisempia:
Google Sites ei maksa mitään ylimääräistä, jos maksat jo Google Workspacesta, ja se hoitaa perusasiat: sivunrakentaja, jolla on suora pääsy Drive-tiedostoihin ja Kalenteriin. Siinä ei ole varsinaista hakutoimintoa sen lisäksi, mitä näet edessäsi olevalla sivulla, ei analytiikkaa eikä mitään omistajuuden seurantaa muistuttavaa. Viisihenkiselle tiimille, joka tarvitsee yhden jaetun sivun linkkejä ja ohjeita varten, tämä ei ole este. Jos tarvitset enempää, siitä tulee juuri se toinen järjestelmä, jota tämä opas yrittää auttaa sinua välttämään, sillä sen ylittäminen tarkoittaa kaiken siirtämistä uudelleen aikaisemmin kuin haluaisit.
Tiimille, joka haluaa mahdollisimman yksinkertaisen vaihtoehdon sekä Googlen että Microsoftin alustoilla ilman, että sen taustalla tarvitaan paljon rakenteita tai omistajuuden seurantaa, kevyt monialustainen työkalu voi olla järkevä väliaikaisratkaisu. Tuo yksinkertaisuus on myös sen rajoitus: kun tarvitset todellista hakutoimintoa, vanhentuneiden tietojen tunnistusta tai selvyyttä siitä, kuka mitäkin omistaa, olet taas samassa tilanteessa, jonka ensimmäisen intranetin pitäisi ratkaista.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen päätöksentekoa
Ostopas-väitteet ovat halpoja esittää ja helppoja kumota. Kaksi nopeaa testiä riittää paljastamaan suurimman osan markkinointipuheista, ennen kuin sitoudut mihinkään.
Ensinnäkin, pudota asiakirja sivulle ja katso, mitä tapahtuu. Jos se päivittyy reaaliaikaisesti ja esikatselu toimii oikein, integraatio on aito. Jos se vain linkittää Driveen tai SharePointiin, kyseessä on pikemminkin silta kuin natiivi yhteys. Se ei automaattisesti sulje vaihtoehtoa pois, mutta se ei ole sitä, mitä ”rakennettu Google Workspacelle” tai ”rakennettu Microsoft 365:lle” yleensä tarkoittaa.
Toiseksi, etsi intranetin omasta hakupalkista jotain, jonka tiedät olevan sekä sähköpostissasi että tiedostotallennustilassasi. Jos hakutuloksissa ei näy tuloksia molemmista, päivittäisessä käytössä joudut vaihtamaan sovellusta useammin kuin myyntisivulla annettiin ymmärtää.
Varsinainen päätös
Ensimmäistä kertaa intranetiä käyttäessä valituksi tulee yleensä se alusta, jolla ei tarvitse jatkuvasti vahtia sen toimintaa. Jos yrityksesi käyttää täysin Google Workspacea, Microsoft 365:tä tai niiden yhdistelmää, kannattaa valita alusta, joka on rakennettu natiivisti juuri sinun ympäristöösi sopivaksi sen sijaan, että se olisi vain yhdistetty siihen. Happeo on tästä selkein esimerkki, sillä se kattaa molemmat ekosysteemit natiivisti. Google Sites on edelleen järkevä varavaihtoehto, jos tarpeesi ovat todella vähäiset.
Vältettävä virhe ei ole väärän alustan valitseminen. Suurin osa näistä toimii teknisesti jonkin aikaa. Virhe on valita sellainen, joka hiljalleen muuttuu hallinnolliseksi taakaksi, jota kukaan ei ole pyytänyt – ja se on yleensä hetki, jolloin ensimmäinen intranet muuttuu ensimmäiseksi intranetiksi, joka on nyt korvattava.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko IT-tiimiä yrityksen intranetin perustamiseen?
Ei välttämättä, mutta se riippuu alustasta. Alusta, joka on alun perin rakennettu yrityksen olemassa oleville työkaluille (Google Workspace, Microsoft 365 tai molemmat), perii tunnistetiedot ja käyttöoikeudet jo käytössä olevista tileistä, joten käyttöönotto on lähinnä konfigurointia eikä niinkään tekninen projekti. Alusta, joka yhdistyy erillisen integraatiokerroksen kautta, vaatii yleensä enemmän käytännön asennustyötä ja jatkuvaa ylläpitoa.
Kuinka kauan ensimmäisen intranetin käyttöönotto yleensä kestää?
Pienelle tiimille natiivisti integroidulla alustalla perusasetukset voivat olla valmiina muutamassa päivässä. Suurin osa ajasta kuluu yleensä sisällön parissa, ei itse alustan parissa: päätetään, mikä kuuluu mihinkin, siirretään olemassa olevat asiakirjat ja saatetaan ensimmäinen erä sivuja kohtuulliseen kuntoon ennen julkaisua.
Mitä eroa on intranetillä ja pelkkien jaettujen kansioiden käytöllä?
Pääasiassa haku ja omistajuus. Jaetut kansiot eivät kerro, kuka on vastuussa asiakirjasta tai onko se edelleen ajantasainen, ja haku rajoittuu yleensä tiedostonimiin. Intranetti on rakennettu vastaamaan molempiin tarpeisiin: se mahdollistaa sisällön löytämisen sen todellisen sisällön perusteella ja määrittää sivuille selkeän omistajan, jolloin vanhentunut sisältö havaitaan sen sijaan, että se kertyisi huomaamatta.
Onko Google Sitesin kaltainen ilmainen työkalu riittävän hyvä yrityksen ensimmäiseksi intranetiksi?
Hyvin pienelle tiimille, jolla on vain muutama sivu, kyllä. Heti kun yritys tarvitsee kunnollista hakutoimintoa, sisällön omistajuuden seurantaa tai käyttöanalytiikkaa, se todennäköisesti kasvaa ilmaisen sivunrakentajan ulottumattomiin, ja kaiken siirtäminen myöhemmin uudelle alustalle on enemmän työtä kuin sellaisen alustan valitseminen, jossa on alusta alkaen tilaa kasvaa.
Pitääkö yrityksen tietää jo etukäteen, aikooko se käyttää pitkällä aikavälillä Google Workspacea vai Microsoft 365:tä, ennen kuin se valitsee intranetin?
Ei, jos alusta tukee molempia natiivisti. Jotkut intranet-alustat toimivat yhtä hyvin sekä Google Workspacessa että Microsoft 365:ssä, mikä tarkoittaa, että yrityksen ei tarvitse sitoutua toiseen ekosysteemiin vain saadakseen kunnollisen haun, käyttöoikeudet ja tiedostojen integroinnin. Riski syntyy lähinnä siitä, että valitaan alusta, joka on natiivisti yhteensopiva vain yhden ekosysteemin kanssa, kun taas yrityksen todellinen ympäristö on sekamuotoinen tai vielä määrittelemätön.
