Yrityksen intranet on alusta, joka poistaa viestinnän esteitä, keskittää yrityksen tietämyksen ja yhdistää hajallaan toimivia tiimejä — ja se rakentuu tyypillisesti jonkin seuraavista keskeisistä käyttötarkoituksista: sisällönhallinta, sosiaalinen yhteistyö, mobiilikäyttö, yrityskulttuurin rakentaminen, esteettömyys, kolmansien osapuolten ratkaisujen käyttöönotto tai yhtenäinen digitaalinen työympäristö.
74 % työntekijöistä kertoo, että he kokevat jäävänsä paitsi yrityksen tiedoista ja uutisista, ja organisaatiot havaitsevat 20–25 %:n tuottavuuden kasvun, kun työntekijät ovat aidosti yhteydessä toisiinsa. Sen ymmärtäminen, mikä käyttötapaus vastaa organisaatiosi todellista ongelmaa, on nopein tapa arvioida, kannattaako intranetiin investoida.
Käyttötapaus 1: Intranet sisällönhallintajärjestelmänä
CMS-keskeinen intranet keskittää asiakirjojen hallinnan, tietojen tallennuksen ja tiedon julkaisemisen koko yrityksessä, ja siinä on mukautettava navigointi sekä sisäänrakennetut kolmannen osapuolen integraatiot.
Tämän tyyppiseen intranetiin kuuluu tyypillisesti:
- Asiakirjojen hallinta ja tietojen tallennus
- Tiedon julkaiseminen koko yrityksessä
- Mukautettava sivukartta ja navigointi sekä mukautettavat moduulit
- Integrointi kolmansien osapuolten työkaluihin
- Yhteistyötila työntekijöille
- Virtuaalinen kokoustila
- Yritystason haku- ja navigointityökalut
- Tiedostomuotojen hallinta julkaisujen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi
Kun kaikki on tallennettu yhteen keskitettyyn paikkaan, työntekijät voivat luoda ja löytää sisältöä helposti sen sijaan, että joutuisivat etsimään sitä hajallaan olevista järjestelmistä. Yritykset havaitsevat yleensä tämän suorana seurauksena tulostus- ja paperikustannusten alenemisen, paremman ajankäytön tehokkuuden sekä tiukemman hallinnan yrityksen laajuisesta tiedonjaosta.
Käyttötapaus 2: Sosiaalinen intranet
Sosiaalinen intranet yhdistää viestintävälineet henkilökohtaisiin profiileihin, haku- ja vuorovaikutusominaisuuksiin – se tuo käytännössä tutut sosiaalisen median toimintamallit ammatilliseen kontekstiin sitoutumisen ja yhteistyön vahvistamiseksi.
Yleisiä ominaisuuksia ovat:
- Sosiaalisen portaalin etusivu, jossa on haettavat työntekijäprofiilit
- Nykyaikaiset sosiaaliset työkalut, kuten @maininnat, hashtagit, kommentit ja tykkäykset
- Integrointi jo käytössä oleviin sosiaalisen median alustoihin
- Yksinkertaiset työkalut multimediasisällön luomiseen ja jakamiseen
- Mobiilisovellustuki jatkuvaa yhteyttä varten
Nielsen Norman Groupin sosiaalisten työkalujen integrointia koskevassa tutkimuksessa todettiin, että nämä yhteisöt vaativat vain vähän koulutusta ja pyrkivät "valvomaan itseään", erityisesti yhteisömanagereiden avustuksella. Tutkimuksessa pääteltiin, että sosiaaliset ominaisuudet ovat erityisen arvokkaita yrityksen sisäisen yhteistyön ja tietohallinnan tukemisessa.
Tämä käyttötapaus on tärkein globaaleille tai hajautetuille organisaatioille, joissa virtuaalinen sosiaalinen tila auttaa työntekijöitä löytämään tiimien ja toimipaikkojen rajat ylittäviä kollegoita, joilla on tiettyä asiantuntemusta – siirtäen viestinnän yksisuuntaisesta, ylhäältä alaspäin suuntautuvasta viestinnästä kohti aitoa kaksisuuntaista keskustelua.
Käyttötapaus 3: Mobiilit intranet-sovellukset
Mobiili intranet-sovellus antaa työntekijöille täyden pääsyn intranetiin puhelimeltaan, mikä on tärkeää, kun yhä suurempi osa työstä tehdään kiinteän työpöydän ulkopuolella.
Tähän sisältyy tyypillisesti:
- Täysi pääsy intranetiin mistä tahansa mobiililaitteesta
- Reagoiva, käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
- Interaktiivinen työntekijäluettelo ja kattavat sosiaalisen verkostoitumisen ominaisuudet
- Johdon lähettämät push-ilmoitukset, saatavilla ympäri vuorokauden
- Integrointi muihin mobiilisovelluksiin ja liiketoimintatyökaluihin
Mobiilikäyttö pitää työntekijät yhteydessä toisiinsa matkoilla tai poissa työpöydän ääreltä, ja se yleensä lisää sitoutumista yksinkertaisesti siksi, että intranetiin pääsee milloin tahansa eikä vain työpisteeltä. Integrointi työkaluiden, kuten Google Kalenterin, Docsin ja sähköpostin, kanssa tekee mobiilisovelluksesta aidon yhden luukun ratkaisun sen sijaan, että se olisi vain yksi sovellus lisää, jota pitää tarkistaa erikseen.
Käyttötapaus 4: Yrityskulttuurin vahvistaminen
Kulttuurin rakentamiseen käytetty intranet luo tilan, jossa yrityksen arvoja ja tiimityöskentelyä voidaan vahvistaa sisällön ja vuorovaikutuksen kautta, joita työntekijät näkevät päivittäin.
Tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
- Tapoja juhlia nopeasti työntekijöiden menestyksiä
- Sisältö, joka osoittaa, mitä yritys arvostaa
- Uusille työntekijöille näkyvyys yrityksen toiminnasta
- Erillisten, toisistaan irrallisten työkalujen aiheuttamien siilojen vähentäminen
- Kaksisuuntaisen viestinnän vahvistaminen ylhäältä alaspäin suuntautuvan viestinnän sijaan
Intranet ei luo kulttuuria yksinään, mutta tarkoituksenmukaisesti käytettynä siitä tulee kanava, joka vahvistaa johtajuuden asettamaa sävyä — jos intranetiä käytetään työntekijöiden tunnustamiseen ja arvostamiseen, tämä malli leviää yleensä koko organisaatioon.
Käyttötapaus 5: Esteetön ja käyttäjäystävällinen työpaikka
Esteettömyyteen perustuva intranet palvelee monenlaisen osaamistason omaavaa henkilöstöä käyttämällä yhdenmukaisia malleja ja muotoilua, jotta jokainen työntekijä voi osallistua ilman teknistä asiantuntemusta.
Yleisiä ominaisuuksia ovat:
- Brändäysvaihtoehdot yhtenäisen ja ammattimaisen esitystavan varmistamiseksi
- Sisällön luominen ja muotoilu ilman koodia tai HTML:ää
- Tarkempi haku
- Pääsy työntekijöiden lomakkeisiin, kuten lomapyynnöihin, kuluraportteihin ja vakuutuslomakkeisiin
- Käyttäjäystävällinen navigointi ja käyttöliittymän suunnittelu
- Tekoälyominaisuudet virtuaaliseen avustamiseen
Yleisen mallipohjan sijaan juuri oman työvoimasi toimintatapoihin räätälöidyn alustan valinta nopeuttaa yleensä käyttöönottoa ja helpottaa päivittäisiä tehtäviä kaikissa osastoissa.
Käyttötapaus 6: Yhteistyö kolmannen osapuolen intranet-palveluntarjoajan kanssa
Intranetin rakentaminen alusta alkaen antaa organisaatiolle täyden hallinnan, mutta se vaatii huomattavia sisäisiä resursseja – henkilöstöä, aikaa ja teknistä osaamista, joita useimmilla yrityksillä ei ole ylimääräistä tarjolla. Kolmannen osapuolen palveluntarjoaja ratkaisee tämän ongelman suoraan.
Ulkoinen intranet-palveluntarjoaja tarjoaa tyypillisesti:
- Tiimi asiantuntijoita, joilla on kokemusta intranet-ratkaisujen rakentamisesta eri toimialoilla
- Mukautettavat, käyttövalmiit mallipohjat
- Nopea käyttöönotto ja käyttöönotto
- Jatkuva asiakastuki vianmääritykseen
- Sisäisen IT-osaston osallistumisen tarve on minimaalinen
- Toimittajan tarjoamat sisäänrakennetut päivitykset ja jatkuva kehitys
- Testatut, ennalta hyväksytyt integraatiot yleisiin SaaS-työkaluihin
Koska tarjolla on nyt lähes 100 pilvipohjaista intranet-palveluntarjoajaa, useimmat organisaatiot voivat löytää alustan, joka integroituu jo niiden käyttämiin työkaluihin. Esimerkiksi Happeo integroituu erityisesti Google Workspaceen kalentereiden, asiakirjojen ja tapahtumien osalta ja tekee yhteistyötä Slackin kanssa viestinnän osalta. Useimmille organisaatioille ostaminen on rakentamista taloudellisempi vaihtoehto, kun sisäisen kehitystyön ajasta ja resursseista aiheutuvat kokonaiskustannukset otetaan huomioon.
Käyttötapaus 7: Yhtenäinen digitaalinen työympäristö
Erillisten SaaS-työkalujen käyttö yhteistyöhön luo usein siiloja sen sijaan, että ne ratkaisisivat ongelmia. Digitaalisena työympäristönä rakennettu intranet integroi nämä työkalut yhteen tilaan sen sijaan, että ne jäisivät hajanaisiksi.
Tämä tarjoaa tyypillisesti seuraavia etuja:
- Useiden erillisten järjestelmien aiheuttamien siilojen poistuminen
- Tuottavuuden kasvu, kun kaikki työkalut ovat yhdessä paikassa
- Jatkuvuus työntekijöiden jo käyttämien työkalujen kanssa
- Parempi yhteensopivuus koko organisaatiossa
- Kustannusten aleneminen useiden ohjelmistotilauksien yhdistämisen ansiosta
Kun nykyiset työkalut kootaan yhteen keskitettyyn keskukseen – sen sijaan, että ne toimisivat erillään toisistaan – työntekijät säästävät aikaa, jota he muuten kuluttaisivat sovellusten välillä vaihdellessaan etsiessään tarvitsemiaan tietoja, ja erilliset tilaukset yhdistyvät yhdeksi yhtenäiseksi työympäristöksi.
Minkä käyttötapauksen valitset organisaatiollesi
Tärkein käyttötapaus riippuu siitä, minkä konkreettisen ongelman organisaatiosi tällä hetkellä kohtaa – olipa kyse sitten hajallaan olevasta dokumentaatiosta, erillään toimivista etätiimeistä, heikosta mobiilikäytöstä, vahvistusta kaipaavasta kulttuurista tai työkalujen hajanaisuudesta, joka luo siiloja. Tämän ongelman tunnistaminen ennen toimittajien arviointia helpottaa huomattavasti oikeiden kysymysten esittämistä ja sen varmistamista, että tietty alusta todella pystyy ratkaisemaan ongelman.
Varaa esittely osoitteesta ja katso, miten Happeo tukee näitä käyttötapauksia suoraan.
Usein kysytyt kysymykset
Miten intranet voi toimia sisällönhallintajärjestelmänä, ja mitkä ovat sen edut?
Intranetin sisällönhallintajärjestelmä keskittää digitaalisen sisällön luomisen ja hallinnan, mukaan lukien asiakirjojen hallinnan, tietojen tallennuksen ja koko yrityksen kattavan julkaisemisen, kaikki joustavassa, verkkopohjaisessa järjestelmässä. Tietojen keskittäminen tällä tavalla vähentää hajallaan olevia resursseja, leikkaa tulostus- ja paperikustannuksia sekä lisää ajankäytön tehokkuutta ja tuottavuutta tarjoamalla jokaiselle työntekijälle yhden paikan, jossa luoda, jakaa ja löytää sisältöä.
Mitä ominaisuuksia sosiaalinen intranet tarjoaa nykyaikaisille yrityksille?
Sosiaalinen intranet yhdistää viestintävälineet henkilökohtaisiin profiileihin, hakuun ja vuorovaikutusominaisuuksiin, kuten mainintoihin, hashtageihin ja kommentointiin, soveltaen tuttuja sosiaalisen median malleja ammatilliseen ympäristöön. Tämä on erityisen hyödyllistä globaaleille tai hajautetuille organisaatioille, sillä se auttaa työntekijöitä löytämään tiettyä asiantuntemusta omaavia kollegoita ja siirtää viestinnän yksisuuntaisesta viestinnästä kohti aitoa kaksisuuntaista keskustelua.
Miten mobiili-intranet-sovellukset tukevat etätyötä tekeviä ja liikkuvia työntekijöitä?
Mobiili-intranet-sovellukset antavat työntekijöille täyden pääsyn intranetiin mistä tahansa laitteesta käsin. Niissä on mukautuva käyttöliittymä, interaktiivinen työntekijäluettelo sekä johdon lähettämät reaaliaikaiset push-ilmoitukset. Integrointi arkipäiväisiin työkaluihin, kuten Google Kalenteriin, Docsiin ja sähköpostiin, tekee mobiilisovelluksesta aidon keskitetyn ratkaisun, jonka avulla pysyt yhteydessä ollessasi matkalla tai poissa työpöydän ääreltä.
Mistä tiedän, mikä intranetin käyttötapaus sopii organisaatiolleni?
Aloita tunnistamalla se konkreettinen ongelma, josta organisaatiossasi on kyse – esimerkiksi hajallaan oleva dokumentaatio, eristyneet etätyöntekijät, heikko kulttuurin vahvistaminen tai hajanaiset työkalut, jotka luovat siiloja. Tämä ongelma osoittaa suoraan sopivan käyttötapauksen, olipa kyse sitten sisällönhallinnasta, sosiaalisesta yhteistyöstä, mobiilikäytöstä tai yhtenäisestä digitaalisesta työympäristöstä, ja helpottaa huomattavasti toimittajien arviointia oikeiden kriteerien perusteella.
