Tiedonhallinnan tapa vaikuttaa kaikkiin organisaation osa-alueisiin – ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin tai palveluihin. Ja kuten kaikessa muussakin, myös tiedon tallentamistavalla on merkitystä.
Tänään tarkastelemme, miten tied onhallinta j ärjestelmä vaikuttaa siihen, onko työvoima tuottava vai tuottamaton.
- Yhteistyö
Tietoa ja osaamista voidaan käyttää – ja useimmiten käytetäänkin – yhteistyöhön. Niiden jakaminen on yhteistyön ydin – siitä keskustelu alkaa, ideoita syntyy, tehtäviä jaetaan ja kaikki alkavat osallistua. Kaikki sujuu kuin tanssi, kun ihmisillä on pääsy samaan tietoon, mutta usein näin ei ole.
Kun liikkeellä on satoja asiakirjaversioita ja tiimin jäsenet eivät ole varmoja siitä, mikä niistä on uusin, yhteistyö voi (ja todennäköisesti tulee) muuttumaan sekavaksi (lievästi sanottuna). Tietosilot ovat toinen este yhteistyökulttuurin rakentamiselle, sillä ne estävät tiimin jäseniä tekemästä täysin tietoon perustuvia päätöksiä.
Tietosilo on eristetty tietokokonekappale, joka ei voi olla vapaasti yhteydessä siihen liittyviin tietovirtoihin. Se on myös tiedonhallinnan haaste, johon 54 % organisaatioista törmää ja joka voi maksaa niille jopa 1,5 miljoonaa dollaria vuodessa. Viestinnän ja yhteistyön siilot voivat myös johtaa:
- Työntekijöiden väliseen epäyhtenäisyyteen
- Tiimin jäsenten erilaisiin prioriteetteihin
Tietohallintajärjestelmät auttavat luomaan tiedonjakamisen kulttuurin, jossa tieto on kaikkien organisaation jäsenten saatavilla. Ne pitävät tiedon valmiina yhteistyön helpottamiseksi – tiedon löytäminen on helppoa, tiedot ovat järjestettyinä ja kaikki pääsevät siitä käsiksi.
- Päätöksentekoprosessi
Mainitsimmeko jo jotain tietoon perustuvista päätöksistä? Tietohallintaohjelmisto jakaa tietoa, jotta se on kaikkien organisaation jäsenten saatavilla. Joten...miten tietohallinta vaikuttaa päätöksentekoon?
- Se luo yhden luotettavan tietolähteen, joka tarjoaa päätöksentekoprosessissa käytettävää ajantasaista tietoa.
- Se tekee prosesseista ketteriä nopeuttamalla tiedon saatavuutta. Useiden asiakirjaversioiden leviäminen ympäriinsä ilman selkeää järjestystä aiheuttaa sekaannusta. Tämä säästää aikaa, jonka ihmiset mieluummin käyttäisivät tuottavaan työhön.
Mitä eroa sillä on? Parempia päätöksiä tehdään nopeammin.
- Sisäisen viestinnän muuttaminen yhdeksi luotettavaksi tietolähteeksi
Kun kuulet sanan ”tietohallinta”, saatat ajatella, että kyse on pelkästään kuivien tietojen järjestämisestä. Kyse ei kuitenkaan ole vain tiedostojen tallentamisesta ja jakamisesta, vaan myös siitä kiertävästä viestinnästä. Olipa kyseessä sitten staattinen tai dynaaminen viestintä, tiedon jakaminen tarkoittaa läpinäkyvyyttä.
Miltä läpinäkyvyys näyttää ylhäältä alaspäin suuntautuvassa tiedon jakamisessa?
- Tieto on sijainnista riippumatonta
- Resurssit ovat kaikkien saatavilla milloin tahansa
- Sisällöntuotanto on demokratisoitunut
- Yksinkertaistettu projektinhallinta
- Osastosivut ja automatisoitu perehdytys: jos markkinoinnin osastolta tuleva Susan on uusi tiimissä eikä vielä tunne HR-käytäntöjä, hän löytää ne Pages-sivustolta, jonne staattinen tieto tallennetaan. Hän ei tuhlaa aikaa selaamalla loputtomasti Slackia toivoen, että joku olisi kirjoittanut siitä.
Jotta varmistetaan, että viestintää ei käydä vain organisaation ja sen henkilöstön välillä, vaan myös työntekijät voivat tuoda ajatuksiaan ja mielipiteitään esiin yritykselle, tiedonhallintajärjestelmien on toimittava myös alhaalta ylöspäin suuntautuvan viestinnän keskuksina. Mikä on siis alhaalta ylöspäin suuntautuvan viestinnän vaikutus tiedon jakamiseen?
- Kanavat, joissa viestintä on dynaamista, ovat paikka, jossa työntekijät voivat jakaa tietoa ja käydä siitä keskustelua kommenteissa.
- Työntekijät ilmaisevat mielipiteitään, antavat palautetta ja jakavat oivalluksia.
- Kun työntekijät tuntevat kuuluvansa yhteisöön ja pysyvänsä ajan tasalla yrityksen tapahtumista, he ovat tuottavampia.
- Kanavat, joissa viestintä on dynaamista, ovat paikka, jossa työntekijät voivat jakaa tietoa ja käydä siitä mielekkäitä keskusteluja kommenttiosioissa.
- Siirtyminen ”kysy”-kulttuurista ”etsi”-kulttuuriin
Olet varmasti kohdannut (tai kohtaat parhaillaan!) yrityksessäsi sen yhden henkilön, joka pyytää sinua aina lähettämään linkin asiakirjoihin tai kansioihin, koska hän ei koskaan osaa löytää niitä itse, ja sinä autat häntä aina, koska se on kohteliaisuutta. Kuvittele nyt, että koko henkilöstösi toimisi tällä tavalla. Silloin olet tekemisissä ”kysy”-kulttuurin kanssa, toisin kuin ”etsi”-kulttuurissa.
Hakukulttuuri kukoistaa siellä, missä tieto on järjestetty niin, että se on nopea ja helppo löytää; sen seurauksena ihmisten ei tarvitse kysellä ympäriinsä, koska he osaavat löytää etsimänsä itse. Se on paras kulttuuri, jota voidaan rakentaa tietohallinnon kannalta, mutta se on myös vaikein – ja tietohallintojärjestelmä on olemassa auttaakseen sinua vaikuttamaan tähän kulttuurimuutokseen:
- Se toimii organisaation omana wiki-työkaluna, jonka avulla henkilöstön tarvitsema tieto on helposti löydettävissä, jolloin jokainen voi keskittyä omiin tehtäviinsä. Toisin sanoen tietohallinnalla on suora vaikutus tuottavuuteen.
- Se estää tiedon menetyksen. Tieto on edelleen käytettävissä, vaikka työntekijät lähtisivätkin organisaatiosta. Ilman asianmukaista tietopohjaa työntekijän lähtiessä hänen tietonsa katoaa hänen mukanaan.
- Se auttaa sinua ilmaisemaan sanomasi. Haluat, että arvosi, kulttuurisi ja resurssisi ovat vahvoja ja pysyviä. Paras tietohallintajärjestelmä toimii yrityksellesi työkaluna, jonka avulla se voi hallita viestintää ja tarjota kaikille työntekijöille yhden ainoan luotettavan tietolähteen.
Tässä on ydin
Kun liiketoiminta kasvaa, myös jaettu tieto kasvaa. Tiedonhallinnan tapa on vaikuttava – se määrittää, miten tietoa löydetään, jaetaan ja tallennetaan organisaatiossasi. Henkilöstösi on mukana tässä prosessissa, ja se, miten he suhtautuvat tietoon, näkyy heidän työssään: päivittäisistä tehtävistä aina motivaatioon ja sitoutumiseen sisältöön asti.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten tietohallintajärjestelmä parantaa yhteistyötä? Tietohallintajärjestelmä tarjoaa kaikille pääsyn samaan tietoon hajanaisten asiakirjaversioiden ja tietosilojen sijaan, jotka yleensä vaikeuttavat yhteistyötä ja estävät tiimin jäseniä tekemästä täysin tietoon perustuvia päätöksiä.
Mikä on tietosilo, ja miksi sillä on merkitystä? Tietosilo on erillinen tietokappale, joka ei voi vapaasti liittyä siihen liittyviin tietovirtoihin. Se on yleinen tiedonhallinnan haaste, ja se voi myös johtaa työntekijöiden välisiin ristiriitoihin ja tiimien välisiin prioriteettien epäsuhtaisuuksiin.
Miten tietohallinta vaikuttaa päätöksentekoon? Se luo yhden luotettavan tietolähteen, jossa on ajantasaista tietoa, ja nopeuttaa pääsyä kyseiseen tietoon sen sijaan, että ihmisten pitäisi selata useita asiakirjaversioita, mikä tarkoittaa, että parempia päätöksiä tehdään nopeammin.
Mitä eroa on ylhäältä alas- ja alhaalta ylös -tyyppisellä tiedon jakamisella? Ylhäältä alas -tyyppinen jakaminen tekee resursseista, kuten toimintaperiaatteista ja staattisesta tiedosta, sijainnista riippumattomia ja kaikkien saatavilla olevia milloin tahansa, kun taas alhaalta ylös -tyyppinen jakaminen tapahtuu kanavissa, joissa työntekijät keskustelevat, antavat palautetta ja jakavat oivalluksia, mikä pitää ihmiset tiiviimmin yhteydessä toisiinsa ja lisää tuottavuutta.
Mitä eroa on ”kysy”-kulttuurilla ja ”etsi”-kulttuurilla? ”Kysy”-kulttuurissa työntekijät luottavat siihen, että kollegat ohjaavat heidät asiakirjojen luo, koska he eivät löydä niitä itse. ”Haku”-kulttuurissa tiedot on järjestetty niin hyvin, että ihmiset löytävät tarvitsemansa itse, mikä on vaikeampi mutta tuottavampi kulttuuri rakentaa.
Mitä tiedolle tapahtuu, kun työntekijä lähtee organisaatiosta? Ilman asianmukaista tietopohjaa työntekijän tieto lähtee hänen mukanaan. Tietohallintajärjestelmä estää tämän menetyksen pitämällä tiedot saatavilla ja haettavissa myös työntekijän lähdön jälkeen.
