Etätyö on tullut jäädäkseen, ja vaikka etätyöskentelyssä on monia etuja, keskittymisen ylläpitäminen kotona vaatii todellista tahdonvoimaa. Yksi etätyön tärkeimmistä syistä on se, että kotona vietetään enemmän aikaa ja työmatkoihin kuluu vähemmän aikaa, mutta perhevelvoitteiden ja kotitöiden keskellä on helppoa menettää keskittymiskyky. Alla on 10 vinkkiä, joiden avulla pysyt keskittyneenä kotona työskennellessäsi.
1. Luo kotitoimisto
Monet nykyaikaiset toimistot on suunniteltu maksimoimaan työntekijöiden tuottavuus, mutta kodeistamme puuttuvat nämä innovaatiot. Ilman fyysistä rajaa, kuten toimistoa tai työpistettä, on houkuttelevaa työskennellä olohuoneen sohvalla. Erillinen etätyöskentelytila tarjoaa mukavan ja rauhallisen paikan tehtävien hoitamiseen sekä puheluiden ja videopuheluiden soittamiseen. Ihannetapauksessa työntekijän tulisi käyttää ylimääräistä huonetta, jossa on ovi melun vähentämiseksi – tämä on erityisen tärkeää, jos asut perheenjäsenten tai kämppisten kanssa ja tarvitset yksityisyyttä.
2. Suunnittele työtehtävät tehtävälistojen avulla
Google Kalenterin kaltaiset sovellukset voivat auttaa etätyöntekijöitä varaamaan tietyn ajan tehtävien hoitamiseen. Jos hyödynnät jo Googlen yhteistyötyökaluja ja intranet-ratkaisuja, voit käyttää Google Kalenteria työaikataulun luomiseen ja tärkeiden muistutusten asettamiseen. Aikablokkien avulla käyttäjät voivat varata tiettyjä ajanjaksoja tiettyjen projektien parissa työskentelyyn. Älä unohda ottaa huomioon lounastaukoja ja henkilökohtaisia tapahtumia, kuten lasten hakemista koulusta – tämä antaa etätyöntekijöille mahdollisuuden ylläpitää myös terveellistä työn ja vapaa-ajan tasapainoa.
3. Määritä kiinteät työajat
Jotkut ystävät ja perheenjäsenet olettavat, että kotona työskentely tarkoittaa, että sinulla on paljon aikaa usein toistuviin lounas- tai kahvitaukoihin seurustelua varten, minkä vuoksi etätyöntekijöiden on opittava asettamaan rajat. Kun olet suunnitellut työpäiväsi, yritä parhaasi mukaan pysyä siinä. Jotkut yritykset antavat työntekijöille mahdollisuuden valita omat työaikansa, joten yritä selvittää, milloin olet tuottavin – työskenteletkö paremmin heti aamulla vai myöhemmin iltapäivällä? Vastaus voi auttaa sinua määrittämään kiinteät työajat.
4. Pysy yhteydessä työtovereihisi
Yksi etätyöntekijöiden suurimmista haasteista on yhteydenpito työtovereiden ja tiimin jäsenten kanssa. Sosiaaliset intranet-ratkaisut, videoneuvottelut ja pikaviestisovellukset ovat parhaita korvikkeita kasvokkain tapahtuville kokouksille, sillä niiden avulla tiimit voivat nähdä toisensa ja keskustella samalla, kun esityksiä jaetaan reaaliajassa.
Se, että etätyötiimit voivat kommunikoida milloin tahansa, ei kuitenkaan tarkoita, että se olisi aina tuottavaa. Liiallinen viestintä voi itsessään olla häiritsevää — etätyöntekijöiden tulisi olla yhtä mieltä siitä, kuinka paljon aikaa käytetään työhön ja kuinka paljon viestien lähettämiseen ja niihin vastaamiseen.
5. Hallitse laitteitasi
Älypuhelimet ja muut laitteet ovat tulleet välttämättömiksi työkaluiksi jokapäiväisessä elämässämme, mutta ne voivat aiheuttaa vakavia häiriötekijöitä. Häiriöiden vähentämiseksi ja etätyön tuottavuuden parantamiseksi työntekijät voivat haluta estää pääsyn tietyille verkkosivustoille työpäivän aikana. Monet selainlaajennukset ja työpöytäsovellukset voivat estää pääsyn sosiaalisen median sivustoille, suoratoistopalveluihin ja pelisovelluksiin tiettyinä vuorokaudenaikoina.
6. Laita taustamusiikkia keskittymisen tueksi
Musiikilla on kyky terävöittää keskittymistä ja parantaa mielialaa työnteon aikana. Vaikka sanoituksiltaan rikkaat kappaleet eivät ehkä ole paras tapa saada töitä tehtyä, pehmeän taustamusiikin kuuntelu on erinomainen keino auttaa työntekijöitä keskittymään tehtäviinsä ja sulkemaan pois häiritsevät äänet. Kuulokkeiden käyttö antaa myös vaikutelman, että henkilö on keskittynyt eikä kiinnostunut rennosta keskustelusta, mikä on hyödyllistä aikuisille, jotka asuvat yhteisessä taloudessa.
7. Työskentele kodin ulkopuolella
Etätyöntekijöiden on joskus vaikea pysyä tehtävissään, olipa häiriötekijöiden määrä sitten ylivoimainen tai vain turhauttava. Kodin ulkopuolella työskentely pitää työntekijät virkeinä tarjoamalla heille uuden työympäristön. Esimerkiksi paikalliset kahvilat tarjoavat usein ilmaisen Wi-Fi-yhteyden ja vähemmän häiriötekijöitä kuin perinteinen toimistoympäristö, ja yhteisölliset työtilat tai jaetut toimistot tarjoavat tiloja etätyöntekijöille, jotka eivät halua olla yksin.
8. Pukeudu kunnolla
Vaikka tehokkaaksi etätyöntekijäksi tulemiseen ei ole yhtä ainoaa kaavaa, rutiinin luominen on ratkaisevan tärkeää. Tämä tarkoittaa heräämistä ja valmistautumista tulevaan päivään. Pelkkä pukeutuminen auttaa siirtymään yksityiselämästä ”työtilaan”, ja se on myös tapa varmistaa, että näytät ammattimaiselta mahdollisten yllättävien videopuheluiden varalta.
9. Käytä etätyöhön sopivia työkaluja
Wi-Fi, pilvitallennustila ja muut kehittyneet digitaaliset työkalut auttavat tavallista työntekijää työskentelemään kotoa kestävällä tavalla. Yrityksen yhteinen etäintranet-ohjelmisto on yksi helpoimmista tavoista, joilla työntekijät voivat pysyä keskittyneinä ja yhteydessä tiimeihinsä – se on digitaalinen työympäristö, jossa ihmiset voivat käyttää tiedostoja, jakaa päivityksiä ja tehdä yhteistyötä projekteissa reaaliajassa. Kun yritys on ottanut intranet-ohjelmiston käyttöön, työntekijät voivat kirjautua sisään millä tahansa laitteella milloin tahansa, minkä vuoksi etätyöntekijöiden on tärkeää hyödyntää tätä teknologiaa täysimääräisesti päivittäisissä tehtävissä ja olennaisten yritystietojen löytämisessä.
10. Pidä tauko
On normaalia, että ihmiset kokevat stressiä kotona työskennellessään. Pitkät työpäivät johtavat usein uupumukseen, mikä aiheuttaa ongelmia, kuten päänsärkyä ja väsymystä. Sen sijaan työntekijöiden tulisi viettää joka päivä tietty aika poissa työympäristöstään.
Työ- ja yksityiselämän tasapainon säilyttämiseksi kannattaa sitoutua pitämään pieniä, etukäteen suunniteltuja taukoja. Nouse työpöydän ääreltä ja keitä uutta kahvia, meditoi tai kävele ulkona. Muista kertoa tiimeillesi suunnitelluista tauoistasi, jotta he eivät yritä keskeyttää sinua puheluilla tai pikaviesteillä.
Pysy keskittyneenä etätyöskennellessäsi
Kotona työskennellessä on useita tapoja pysyä keskittyneenä ja käsitellä häiriötekijöitä. Ota aikaa löytääksesi juuri sinulle sopivat menetelmät.
Varaa henkilökohtainen esittely osoitteesta ja keskustele jo tänään yritysintranet-ratkaisuista yhden tiimimme jäsenen kanssa.
Usein kysytyt kysymykset
Miten voin järjestää kotini niin, että vältän häiriötekijöitä työskennellessäni?
Aloita erillisellä kotitoimistolla, mieluiten ylimääräisellä huoneella, jonka oven voi sulkea melun sulkemiseksi ulos, varsinkin jos asut perheen tai kämppisten kanssa. Hiljainen taustamusiikki voi myös auttaa keskittymään ja sulkemaan ympäristön melun pois, ja jos koti itsessään häiritsee liikaa, kahvila tai yhteisöllinen työtila tarjoaa vaihtelua ympäristöön, jossa on vähemmän keskeytyksiä.
Mitkä rutiini- ja aikataulumuutokset auttavat etätyöntekijöitä pysymään tehtävissään?
Pukeutuminen asianmukaiseen työasuun joka aamu auttaa siirtymään henkisesti ”työtilaan”, ja työaikojen määrittäminen todellisen tuottavuuden huippuhetkien ympärille pitää päivän jäsenneltynä. Ajan varaaminen esimerkiksi Google Kalenterin kaltaisella työkalulla sekä säännöllisten taukojen suunnittelu ja niistä tiedottaminen tiimillesi täydentävät rutiinin, joka todella toimii pitkällä aikavälillä.
Miten teknologia ja digitaaliset työkalut voivat parantaa etätyön tuottavuutta?
Yrityksen yhteinen intranet toimii digitaalisena työpaikkana, jossa työntekijät voivat tehdä yhteistyötä, jakaa päivityksiä ja käyttää tiedostoja reaaliajassa millä tahansa laitteella, ja videoneuvottelut sekä pikaviestit korvaavat hyvin kasvokkain pidettävät kokoukset. Tähän kannattaa yhdistää selkeät ohjeet siitä, milloin on syytä kommunikoida ja milloin työskennellä hiljaisuudessa, sillä jatkuva viestittely voi itsessään muodostua häiriötekijäksi.
Onko liiallinen viestintä todellinen riski etätyöskenteleville tiimeille?
Kyllä – se, että etätyöryhmät voivat lähettää toisilleen viestejä milloin tahansa, ei tarkoita, että se olisi aina tuottavaa. Selkeä viestintä tiimille siitä, milloin keskitytään työhön ja milloin on aikaa vastata viesteihin, auttaa estämään jatkuvia keskeytyksiä, jotka voivat kumota nopeiden viestintävälineiden tuomat edut.
