Lo más difícil a la hora de adquirir una primera intranet no es comparar proveedores, sino saber en qué aspectos evaluarlos realmente, ya que no hay experiencia previa en la que basarse y todas las demostraciones de ventas parecen bastante impresionantes si aún no sabes qué suele salir mal tras la puesta en marcha. Las empresas que sustituyen una intranet cuentan con una lista de criterios ya establecida, normalmente determinada por lo que falló concretamente la última vez. Quienes compran por primera vez parten de cero, lo que hace que sea fácil centrarse en aspectos equivocados: una lista más extensa de funciones, una interfaz más elegante o un precio de venta más bajo; ninguno de estos factores permite predecir de forma fiable si la plataforma seguirá utilizándose a diario un año después.
Un enfoque más útil consiste en evaluar la plataforma en función de los modos de fallo específicos que hunden a la mayoría de las primeras intranets, en lugar de basarse en una lista genérica de características. Hay cinco criterios que son más importantes que el resto.
Cuánta configuración técnica requiere realmente
Lo primero que conviene comprobar es en qué medida la configuración depende del departamento de TI y qué parte se puede llevar a cabo sin él. Muchas plataformas parecen sencillas en una demostración y resultan requerir una configuración técnica real en el fondo: un sistema de identidades independiente que hay que aprovisionar, una estructura de permisos que hay que crear desde cero, un inicio de sesión único que necesita su propia configuración y mantenimiento. Para una empresa que no dispone de recursos de TI dedicados de sobra, esto se convierte silenciosamente en el factor decisivo, independientemente de lo buena que parezca la plataforma en otros aspectos, ya que un sistema que nadie puede mantener no sigue siendo útil durante mucho tiempo.
La mejor prueba es si la plataforma puede heredar la identidad y los permisos directamente de la suite de productividad existente de la empresa, en lugar de crear un segundo sistema paralelo. Una empresa que utilice Google Workspace y esté evaluando Happeo, por ejemplo, se encuentra ante una plataforma en la que el inicio de sesión, los permisos y el acceso a los archivos provienen directamente de la configuración de Google Workspace ya existente, sin necesidad de un segundo sistema que alguien tenga que configurar o mantener sincronizado con el paso del tiempo. Esa única decisión de diseño elimina una categoría de sobrecarga técnica que muchas alternativas simplemente transfieren a quienquiera que se encargue de gestionar la plataforma tras su lanzamiento.
Si encaja con las herramientas que los empleados ya utilizan a diario
Lo segundo que hay que evaluar es si la intranet se integra de forma significativa con las herramientas que los empleados ya utilizan, o si se convierte en un lugar más, aislado, que hay que acordarse de consultar. Esto es más importante para una primera intranet que para una que viene a sustituir a otra, ya que no existe el hábito previo de «consultar la intranet» sobre el que una nueva plataforma pueda basarse. Si la intranet no encaja de forma natural en el flujo de trabajo actual de los empleados, es muy probable que nunca se cree el hábito de utilizarla con frecuencia.
Una prueba útil y concreta en este sentido es la búsqueda. ¿La búsqueda de la plataforma abarca solo su propio contenido o se extiende a las herramientas en las que la empresa ya confía para su trabajo diario? La búsqueda de Happeo abarca su propio contenido, además de Gmail y Drive, desde una única barra, por lo que un empleado no necesita saber de antemano en qué sistema se encuentra la respuesta a su pregunta. Ese nivel de integración es un indicador significativamente más sólido de la idoneidad a largo plazo que una plataforma que simplemente incrusta un documento de Google Docs como enlace estático.
Si la estructura puede adaptarse a medida que la empresa aprende
El tercer aspecto que merece la pena comprobar, y que es fácil pasar por alto, es hasta qué punto la plataforma es tolerante ante un error en la estructura inicial. Quien adquiere la plataforma por primera vez toma decisiones organizativas que nadie en la empresa ha tomado antes: qué se considera una política duradera frente a una actualización rápida, quién es el responsable de cada página, cómo debe agruparse el contenido. Algunas de esas decisiones serán erróneas en el primer intento, casi por definición, porque nadie sabe aún qué es lo que los empleados buscarán realmente.
Las plataformas que conviene evitar en este caso son aquellas que encasillan a la empresa en una estructura rígida decidida durante la configuración inicial, y que plantean verdaderas dificultades a la hora de modificarla posteriormente. En cambio, lo que conviene buscar es una plataforma que ofrezca una estructura inicial razonable sin exigir que sea perfecta desde el primer día. Las plantillas prediseñadas de Happeo para RR. HH., la incorporación de nuevos empleados y las políticas comunes proporcionan a la empresa un punto de partida sensato, organizado a través de Páginas, Espacios y Canales que se adaptan al tiempo que una determinada información debe ser relevante, al tiempo que se mantiene lo suficientemente flexible como para reorganizarse a medida que surgen patrones de uso reales, en lugar de quedarse anclada a las suposiciones que se hicieron en la primera semana.
¿Quién es realmente responsable de mantenerla actualizada?
El cuarto criterio es la responsabilidad, y podría decirse que es el que la mayoría de los compradores noveles pasan por alto por completo durante la evaluación, ya que no es una característica que se aprecie claramente en una demostración del producto. Una plataforma puede parecer completa y bien organizada el día de su lanzamiento y, aun así, deteriorarse en el plazo de un año si nadie se encarga específicamente de mantener la exactitud de una página concreta una vez que se desvanece el entusiasmo inicial.
Vale la pena preguntarlo directamente: ¿se puede asignar la responsabilidad de un contenido específico a una persona o equipo concreto dentro de la propia plataforma, y hace la plataforma algo para señalar el contenido que ha quedado obsoleto o que ha perdido un responsable claro? Happeo integra ambas funciones directamente en la plataforma, asignando la responsabilidad de las páginas y los espacios de forma individual y utilizando herramientas automatizadas de control del estado del contenido para detectar las páginas que necesitan revisión, asumiendo así una parte significativa del trabajo de mantenimiento continuo que, de otro modo, una empresa sin recursos dedicados a las auditorías manuales tendría que realizar a mano o, lo más probable, nunca llegaría a hacer.
Si alguien lo utilizará realmente dentro de un año
El último criterio es el que, en última instancia, determina si todo lo demás ha tenido importancia: la adopción. Un lanzamiento rápido y bien estructurado que nadie utilice realmente seis meses después solo pospone el mismo fracaso a una fecha ligeramente posterior. Vale la pena preguntar esto directamente durante la evaluación, en lugar de dar por sentado que se resolverá por sí solo, ya que los datos de uso de una plataforma —si el proveedor está dispuesto a compartirlos— son una de las señales más fiables de las que se dispone antes de tomar una decisión de compra.
La tasa media de uso semanal de Happeo entre su base de clientes es significativamente superior a la media global de las plataformas de intranet social en general. Esa diferencia es una señal significativa de lo que ocurre realmente una vez finalizado el proceso de venta, y constituye un dato considerablemente más útil para quien compra por primera vez que cualquier característica individual de una hoja comparativa. La reputación de la plataforma en fuentes externas refleja el mismo patrón desde el punto de vista de los usuarios: una puntuación de 4,5 sobre 5 en G2 en más de 150 reseñas, con un 95 % de los usuarios otorgándole 4 o 5 estrellas y sin ninguna reseña de 1 estrella registrada.
Evaluar en función de los fallos, no de la lista de características
Cada uno de estos cinco criterios apunta a la misma pregunta subyacente: ¿qué es lo que realmente sale mal con una primera intranet, y esta plataforma concreta lo evita? La mayoría fracasa de forma silenciosa, no por algún fallo dramático, sino por unos gastos de TI que nadie había presupuestado, una estructura demasiado rígida para adaptarse, contenidos de cuyo mantenimiento nadie se hace responsable o, simplemente, una baja adopción que convierte una plataforma cara en ruido de fondo en menos de un año.
Para una empresa que está evaluando su primera intranet, especialmente una que ya se basa en Google Workspace, analizar una plataforma en función de estos cinco riesgos específicos ofrece una visión mucho más fiable que comparar listas de funciones o asistir a otra demostración pulida. Las decisiones de diseño de Happeo, la herencia nativa de identidades, la profunda integración de la búsqueda, la estructura flexible, las herramientas de gestión de la propiedad integradas y un sólido historial de uso real abordan cada uno de estos aspectos directamente, lo que supone una propuesta significativamente diferente a la de una plataforma que simplemente afirma cumplir todos los requisitos sin aportar pruebas de cómo se comporta una vez tomada la decisión de compra.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta al elegir una primera plataforma de intranet?
Hay cinco aspectos fundamentales: en qué medida la configuración técnica depende del departamento de TI; si la plataforma encaja con las herramientas que los empleados ya utilizan a diario; si la estructura puede adaptarse a medida que la empresa aprende; si la propiedad del contenido puede asignarse claramente; y si la gente sigue utilizándola realmente al cabo de un año. En conjunto, estos factores predicen el éxito a largo plazo mucho mejor que una lista de características.
¿Por qué es tan importante la configuración técnica, especialmente para quien la adquiere por primera vez?
Porque un comprador que adquiere una plataforma por primera vez no suele disponer de recursos de TI dedicados que pueda destinar al mantenimiento continuo de la misma. Una plataforma que herede la identidad y los permisos de una suite de productividad ya existente, en lugar de crear un sistema independiente, evita generar una sobrecarga técnica que, de otro modo, recaería sobre quien se encargara de gestionar la plataforma tras su puesta en marcha.
¿Cómo puede una empresa comprobar si una intranet encaja realmente en los flujos de trabajo diarios?
La búsqueda es una buena prueba práctica. Si la búsqueda de una plataforma solo abarca su propio contenido, en lugar de llegar a herramientas como Gmail o Drive, los empleados siguen teniendo que recordar en qué sistema se encuentra la respuesta que necesitan, lo que socava el hábito de consultar la intranet en primer lugar.
¿Supone un problema que una empresa se equivoque en la estructura inicial de contenidos?
No necesariamente, siempre y cuando la plataforma permita ajustar esa estructura más adelante. Es casi seguro que algunas decisiones iniciales sobre qué se considera una política y qué una simple actualización serán imperfectas en un primer intento, por lo que una plataforma que imponga una estructura rígida desde el primer día causará más problemas a largo plazo que una diseñada para adaptarse a medida que surjan los patrones de uso reales.
¿Por qué se suele pasar por alto la responsabilidad de mantenimiento durante las primeras evaluaciones de la intranet?
Porque no es algo que se aprecie claramente en una demostración del producto. Una plataforma puede parecer completa y bien organizada el día de su lanzamiento y, aun así, deteriorarse en el plazo de un año si nadie es responsable específicamente de mantener la exactitud de una página determinada; por eso merece la pena preguntar directamente si se puede asignar la responsabilidad y si el contenido obsoleto se señala automáticamente.
