La intranet de un centro educativo debe ser tan única como el alumnado y el personal al que representa. Por lo tanto, si tu intranet presenta limitaciones rígidas o ofrece una experiencia poco intuitiva que impide a los usuarios acceder a la información que necesitan en el poco tiempo del que disponen a lo largo del día, esto se traducirá en bajas tasas de adopción, escasa participación y usuarios frustrados.
Un ámbito en el que esta realidad es bien conocida y comprendida es el sector educativo. Los usuarios de colegios y universidades están muy ocupados y, a menudo, no pasan todo el tiempo delante de la pantalla de un ordenador como ocurre en otros sectores. Se dedican a formar e interactuar con los alumnos, compartiendo sus conocimientos e información. Necesitan una intranet que se adapte a su realidad, que resulte igual de atractiva y que se ajuste a sus necesidades. Además, la educación suele ser un ámbito muy regulado, en el que las políticas, los procedimientos y la documentación son fundamentales para su modelo operativo y esenciales para la rutina diaria de la mayoría de los empleados.
Como expertos en el ámbito de las intranets, en Happeo hemos estudiado a nuestros clientes del sector educativo y el mercado para comprender las necesidades de las instituciones educativas en materia de gestión del conocimiento, así como la forma de crear y equipar una intranet que satisfaga las necesidades específicas de los centros educativos.
Principales objetivos de las intranets escolares
A través de nuestra investigación, hemos descubierto que el 67 % de los docentes, el personal directivo y el personal de apoyo acceden a la intranet a diario, y el 95 % de ellos lo hace semanalmente. Esto significa que los empleados de los centros educativos desean disponer de un espacio centralizado que cubra sus necesidades y les permita mantenerse al día y conectados con sus compañeros.
Independientemente de sus funciones y fines, los empleados del ámbito educativo utilizan las intranets principalmente para compartir información, buscar datos, crear noticias y anuncios, consultar el organigrama y gestionar el contenido del sitio. Para respaldar estos usos, existen tres pilares fundamentales que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la experiencia de intranet en los centros educativos.
Fuente única de información
Los educadores necesitan disponer de un único lugar fiable donde encontrar políticas, documentación y gestión del conocimiento precisos y constantemente actualizados. Utilizar las páginas de la intranet para recopilar información importante y organizarla en un formato claro y fácil de usar reduce la frustración y mantiene a todo el personal docente y administrativo en sintonía.
Un sistema central de gestión de RR. HH. también puede ayudar a reducir las diferencias entre los distintos edificios o campus del centro educativo, proporcionando al personal docente y administrativo el mismo acceso a información uniforme sobre el personal. Además, aprovechar la intranet para herramientas e integraciones, como los sistemas de gestión del aprendizaje para la formación, es la mejor manera de realizar un seguimiento y gestionar la formación continua y la formación en materia de cumplimiento normativo para todo el mundo en un único lugar.
Comunicaciones internas estructuradas
Cuando hay noticias y anuncios que compartir, garantizar que la información llegue a todas las personas que la necesitan requiere unas comunicaciones internas estructuradas. A menudo, las intranets funcionan con comunicaciones puntuales que se difunden con la esperanza de que lleguen a los destinatarios adecuados, lo que en muchas ocasiones no da buenos resultados.
Para facilitar unas comunicaciones estructuradas que puedan llegar a los profesores de distintas ubicaciones con horarios variados, es importante que la función de comunicación de la intranet sea fácil y clara de navegar en cuanto a la estructura de los menús y el etiquetado. Contar con canales específicos para comunicaciones dirigidas también reduce el ruido innecesario y difunde información relevante para cada usuario. Por último, crear una función de comunicación bidireccional tiene un gran impacto en los índices de adopción, implicación y satisfacción del personal del centro. Habilitar funciones como comentarios, hilos de discusión y reacciones permite el diálogo, la conexión y que se escuchen las opiniones de los empleados.
Una interfaz moderna y fácil de usar
Los centros educativos rebosan aprendizaje, personalidad, crecimiento y diversión; la intranet de un centro educativo debería transmitir lo mismo. Contar con una intranet difícil de navegar y con un diseño aburrido no contribuye a aumentar el compromiso de los usuarios. Y cuando los usuarios no se sienten comprometidos, no obtienen la información que necesitan ni comparten sus propios conocimientos.
Hay algunas características clave que pueden ayudar a ofrecer una experiencia intuitiva a los usuarios de la intranet escolar, siendo la más solicitada un motor de búsqueda potente. Nada arruina más la experiencia en una intranet que tener que rebuscar entre resultados de búsqueda, archivos y documentos para localizar la información necesaria. Las intranets son, ante todo, centros de información importante, por lo que deben configurarse para que precisamente eso resulte sencillo. La inteligencia artificial puede ayudar a mejorar las funciones de búsqueda para ofrecer respuestas seleccionadas, en lugar de simples listas de resultados.
Además, debe ser rápida. Los docentes y el personal no tienen tiempo para una experiencia lenta. Necesitan poder acceder a la información en el menor tiempo posible, entre clases, durante una hora de preparación o a la hora del almuerzo. Una intranet moderna debe ser capaz de seguir el ritmo del usuario.
Por último, una intranet escolar moderna no tiene por qué ser aburrida. Contar con una intranet con un diseño estéticamente atractivo y acorde con la imagen de marca mejora significativamente la participación de los usuarios, ya que fomenta un ambiente positivo y profesional. Mejora la experiencia del usuario, infunde confianza y refuerza la identidad y los valores de la organización. Una imagen de marca coherente genera reconocimiento y familiaridad, lo que fomenta las visitas regulares y aumenta la aceptación general.
El éxito de cualquier intranet radica en su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de sus usuarios, y las intranets escolares son únicas en comparación con las de otros sectores. Happeo sabe cómo crear un espacio digital para los centros educativos que resuelva los problemas habituales y una a los docentes, y mantiene su compromiso de ofrecer soluciones de intranet que empoderen a los docentes, fomenten la implicación y mejoren la experiencia de aprendizaje.
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Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia utiliza el personal del centro educativo la intranet?
Los estudios revelan que el 67 % de los profesores, la dirección y el personal de apoyo acceden a su intranet a diario, y el 95 % lo hace semanalmente, lo que la convierte en un punto de encuentro fundamental para mantenerse conectados y al día.
¿Cuáles son los tres pilares de una intranet escolar eficaz?
Una intranet escolar de éxito necesita una única fuente de información fiable para las políticas y la documentación, comunicaciones internas estructuradas que lleguen al personal independientemente de su ubicación y horario, y una interfaz moderna y fácil de usar.
¿Por qué es tan importante la función de búsqueda en las intranets escolares?
Una función de búsqueda eficaz es la característica más solicitada en las intranets escolares, ya que los educadores disponen de poco tiempo entre clases o durante los descansos, y la búsqueda basada en inteligencia artificial puede ofrecer respuestas seleccionadas en lugar de largas listas de resultados.
¿Cómo facilita una intranet escolar las comunicaciones internas?
Una intranet escolar facilita las comunicaciones mediante canales específicos para mensajes dirigidos a un público concreto, una navegación y una clasificación claras, y funciones bidireccionales como comentarios y reacciones que permiten que se escuche la voz del personal.
